Skabeloner og hjælpeværktøjer
Her kan du se de projektskabeloner, du skal bruge til dit projekt, samt hjælpeværktøjer der kan bruges til at supplere med.
Skabeloner og hjælpeværktøjer til projektarbejdet
Alle skabeloner er tilgængelige i A-sag - sådan finder du dem:
- Gå til din sag og opret en kladde fra skabelon.
- Indtast titel og tryk "Vælg skabelon".
- Find skabelon under SBSYS Moduler (A-sag) -> Stabene -> Den Fælles Projektmodel.
- Vælg en skabelon på listen og tryk ok.
- Tryk ok i den første boks (overskrift skal ikke udfyldes).
- Udfyld anden boks med Projektnavn og evt. øvrige informationer og tryk ok.
- Skabelonen er nu forudfyldt med projektnavn, dato og sagsnummer - lige til at gå i gang med!
Skabelon til projektbeskrivelsen/kommissoriet
Det grundlæggende og gennemgående dokument for alle projekter er projektbeskrivelsen. I nogle sammenhænge arbejdes med kommissorier i stedet for projektbeskrivelser - i Randers Kommunes fælles projektmodel benyttes samme skabelon til projektbeskrivelser og kommissorier, og så er det op til den enkelte projektleder at vurdere/forventningsafstemme med ordregiver, om der er afsnit i skabelonen, som skal have mere eller mindre fokus.
I Fase 1: Afklaring/opstart kan man begynde at fastlægge og beskrive de foreløbige overvejelser omkring projektets formål, aktiviteter, organisering mv. i en foreløbig projektbeskrivelse eller kommissorium eller i en projektbeskrivelse "light". Dette kan danne grundlaget for, at ordregiveren godkender, at projektet igangsættes formelt.
I Fase 2: Analyse/planlægning skal den endelige projektbeskrivelse eller kommissorium udarbejdes. Projektbeskrivelsen/kommissoriet skal danne grundlag for, at styregruppen godkender, at projektet overgår til gennemførelsesfasen.
I Fase 3: Gennemførelse skal projektbeskrivelsen løbende opdateres og - hvis relevant - forelægges for styregruppen, hvis de oprindelige forudsætninger for projektet ændrer sig undervejs, fx hvis tidsplanen skrider, eller hvis der bliver behov for at ændre i projektets aktiviteter og milepæle. Projektbeskrivelsen - den oprindelige og eventuelt den opdaterede - danner desuden afsæt for, at der som afslutning på projektet skal udarbejdes en projektevaluering.
Skabelonen til projektevalueringen
Når alle leverancer og aktiviteter i et projekt er gennemførte, skal der udarbejdes en projektevaluering. Projektevalueringen skal godkendes af styregruppen, før projektet kan afsluttes og overgå til fase 4: Drifts- og resultatfasen.
Projektevalueringen skal først og fremmest omfatte:
- en vurdering af, om de formål, mål og succeskriterier, som blev opstillet for projektet, er indfriet
- en opsamling på læring og erfaringer fra projektet
- en vurdering af, om de ønskede gevinster er realiserede - eller forventes at blive det i den efterfølgende drifts- og resultatfase
- en afrapportering på projektets økonomi.
Hvis projektets gevinster først kan realiseres i drifts- og resultatfasen, skal projektlederen ved overgangen til drifts- og resultatfasen (fx ifm. det afsluttende styregruppemøde) afklare med gevinstejeren, hvordan der følges op på, at gevinsterne bliver realiseret - og hvem der skal have ansvaret for denne opfølgning. Det kan eventuelt aftales, at projektevalueringen opdateres og forelægges for gevinstejeren efter et vist stykke tid efter projektets afslutning.
Med projektbeskrivelse "light" kan du hurtigt danne dig et overblik over dit projekt eller din opgave på én side!
Du kan tage den med til det næste projektmøde og udfyld den sammen med din projektgruppe, eller udfylde den med din leder. Du kan også bruge den til din egen brainstorm/dit eget overblik, inden du går i gang med at planlægge et projekt eller en større opgave.
Du kan skrive direkte i den eller printe den ud.
Bemærk: Projektmodel light er ikke tilgængelig i A-sag som skabelon. Skabelonen er desuden ikke webtilgængelig.
Alle wordskabeloner kan tilgås direkte fra A-sag.
Tids- og aktivitetsplan
Tids- og aktivitetsplanen bruges til at skabe et overblik over projektets aktiviteter igennem projektets forløb og følge op på fremdriften i projektet. Den opdateres løbende undervejs i projektet.
Skabelon til tids- og aktivitetsplanen
Interessentanalyse
Interessentanalyse bruges til at identificere de personer/grupper (interessenter) i eller uden for organisationen, som har interesse i projektet eller bliver berørt at projektet. Nogle interessenter vil opleve, at projektet gavner deres situation, mens projektet for andre vil gribe forstyrrende ind i deres hverdag. Analysen kan med fordel kombineres med en kommunikationsplan.
Skabelon til interessentanalysen
Interessentanalysen i Excel med figurer
Kommunikationsplan
Kommunikationsplanen bruges til at planlægge og styre kommunikationen med projektets interessenter. Planen beskriver, hvem der er ansvarlig for at kommunikere hvad til hvem, hvordan og hvornår. Den bygger på oplysninger fra blandt andet interessentanalysen, risikoanalysen samt tids- og aktivitetsplanen.
Skabelon til kommunikationsplanen
Statusrapport
Statusrapporten har til formål at give interessenter i projektet et overblik over delleverancer i projektet. Rapporten kan udarbejdes ad hoc eller ved faseovergange.
Risikoanalyse
En risiko er en mulig hændelse som, hvis den/de opstår, vil have (negativ) indvirkning på projektet. Formålet med at lave en risikoanalyse er at forsøge at forudse hvordan og på hvilke tidspunkter der kan opstå risici i projektet, og skabe refleksion omkring hvordan disse håndteres.
Business Case
En business case kan tydeliggøre, om projektet kan betale sig at gennemføre. Det gøres ved at beregne projektets netto-nutidsværdi (NPV).
Her kan man finde inspiration og lære af andres erfaringer med projekter.
Har du nogle eksempler, vi må lægge op her til hjælp og inspiration for andre? Så send dem til projektmodel@randers.dk
Projektbeskrivelse
- Cirkulær økonomi i Udvikling, Miljø & Teknik
- Implementering af socialt frikort
- Personale- og arbejdsmiljøredegørelsen
- Udbredelse af talegenkendelse i Randers Kommune (it-projekt)
Kommissorium
- Særligt tilrettelagt ungdomsuddannelse (STU)
- Analyse af omsorgsområdet
- Budgetanalyse af skoleområdet
Projektevaluering
Kommunikationsplan
Målhierarki
Mere om den fælles projektmodel
Organisering og ansvar
Projektarbejdet er kendetegnet ved, at der dannes en selvstændig organisation til udførelse af projektet. Organisationen nedlægges igen, når projektet afsluttes.