De fire faser i et projektforløb

I afklaring-/opstartsfasen skal det undersøges, om et projektforslag er godt nok til, at man kan igangsætte et egentligt projekt.

Projektets ordregiver har ansvaret for fase 1 og skal i denne fase:

• sikre, at det undersøges, om projektforslaget er tilstrækkeligt bæredygtigt (enten selv eller ved at udpege en medarbejder)
• godkende, at projektet kan igangsættes og overgå til fase 2
• udpege en styregruppe, en projektejer og en gevinstejer for projektet.

Man kan i denne fase begynde at udarbejde en foreløbig projektbeskrivelse/et foreløbigt kommissorium for projektet.

Find skabelon til projektbeskrivelsen/kommissoriet.

Projektbeskrivelse "light"

Som en hjælp til udarbejdelsen af den foreløbige projektbeskrivelse, kan du eventuelt benytte projektbeskrivelse "light", som kan give et overblik over projektet på én side.

Projektbeskrivelse "light" kan også bruges som dialogværktøj med fx din leder, inden du udarbejder en projektbeskrivelse.

Projektbeskrivelse "light" kan også bruges i stedet for en projektbeskrivelse, hvis der er tale om en opgave, som ikke er et projekt.

Find skabelon til projektbeskrivelse "light".

I fase 2 skal projektets indhold, omfang, forventet ressourceforbrug og forventede gevinster analyseres nærmere, og projektets aktiviteter og organisering skal planlægges. Resultaterne sammenfattes i en projektbeskrivelse/et kommissorium, som præsenteres for styregruppen. Projektbeskrivelsen/Kommissoriet skal danne grundlag for, at styregruppen kan vurdere,

• om de forventede resultater og gevinster kan retfærdiggøre den indsats og de ressourcer, der er nødvendige i projektet
• om det er realistisk at opnå de forventede resultater og gevinster.

Når styregruppen har godkendt projektbeskrivelsen/kommissoriet, overgår projektet til Fase 3: Gennemførelse.

Projektejeren har det overordnede ansvar for analyse- og planlægningsfasen.

Projektejeren skal udpege en projektleder, som – i samarbejde med projektejeren – får ansvaret for at udarbejde projektbeskrivelsen/kommissoriet.

Find skabelon til projektbeskrivelsen/kommissoriet.

Projektbeskrivelsen kan suppleres med særskilte værktøjer: interessentanalyse, risikoanalyse, kommunikationsplan, business case, tids- og aktivitetsplan, statusrapport - se hjælpeværktøjer.

Du kan hente inspiration til at udarbejde projektbeskrivelsen/kommissoriet i projektmodellens inspirationskatalog.

Den oprindelige, godkendte projektbeskrivelse/kommissorium gemmes og udgør baselinen, som projektleder og styregruppe kan bruge til løbende at vurdere fremdriften i projektet i gennemførelsesfasen.

Man skal derudover have en version af projektbeskrivelsen/kommissoriet, som man opdaterer undervejs i gennemførelsesfasen, hvis der sker ændringer i projektet undervejs. Man kan også supplere med en statusrapport ved overgang til hver fase - se hjælpeværktøjer.

Fase 3: Gennemførelse har til formål at sikre, at projektets aktiviteter gennemføres, at projektets leverancer nås inden for de aftale rammer, og at projektet implementeres og evalueres.

I denne fase har projektlederen– i samarbejde med sin projektgruppe – til opgave at:

• sikre fremdrift i projektet
• løbende følge op på projektets fremdrift og tids- og ressourceforbrug
• inddrage styregruppen status på projektet og nødvendige prioriteringer, når det vurderes nødvendigt
• løbende opdatere projektbeskrivelsen/kommissoriet
• forberede/udarbejde en implementeringsplan og gennemføre implementeringen af projektet
• gennemføre en evaluering af projektet, når alle aktiviteter er gennemførte.

I forbindelse med afslutning af gennemførselsfasen og overgang til driftsfasen, kan der suppleres med en statusrapport - se hjælpeværktøjer.

Projektevaluering og afslutning

Når alle projektets aktiviteter er gennemførte, skal projektlederen gennemføre en evaluering af projektet, som skal præsenteres for styregruppen.

I evalueringen skal projektets resultater og foreløbige effekter og gevinster opsummeres og sammenholdes med de mål, succeskriterier og gevinster, som blev opstillet i den oprindelige projektbeskrivelse/det oprindelige kommissorium.

Find skabelon til projektevaluering.

Hvis projektet skal overdrages til en særskilt driftsorganisation, skal evalueringen også beskrive, hvordan denne overdragelse skal foregå.

Når styregruppen har godkendt projektevalueringen, er projektet afsluttet formelt. Projektorganisationen opløses, og indsatsen overgår til Fase 4: Drift og resultater.

I Fase 4: Drift og resultater har gevinstejeren til opgave at sikre, at projektets effekter og gevinster realiseres.

Fasen kan være meget kort, hvis effekter og gevinster realiseres umiddelbart ved projektets afslutning.

Ofte vil effekter og gevinster dog først kunne realiseres et stykke tid efter projektets afslutning, særligt i større projekter.

I drifts- og resultatfasen skal gevinstejeren følge op og evaluere på, om de forventede effekter og gevinster fra projektet realiseres.

Opfølgningen og evalueringen foretages, når det vurderes relevant i drifts- og resultatfasen – og kan foretages ad flere omgange, hvis det vurderes, at der er behov for løbende fokus og opfølgning for at kunne realisere projektets effekter og gevinster.

Opfølgningen og evalueringen opsummeres i en opdateret udgave af projektevalueringen, som blev udarbejdet i projektets Fase 3: Gennemførelse. Den opdaterede projektevaluering skal præsenteres for projektets ordregiver.

Find skabelon til projektevaluering.

Drifts- og resultatfasen afsluttes, når ordregiveren vurderer, at det ikke er nødvendigt med yderligere fokus og opfølgning på gevinstrealiseringen.