Aktindsigt

Her får du adgang til et e-læringsprogram fra Holstebro Kommune, hvor de grundlæggende funktioner i aktindsigstmodulet bliver gennemgået.

Manuel gennemgang og kontrol af dokumenterne i aktindsigten er meget vigtig - særligt i de aktindsigter, som indeholder fortrolige eller personfølsomme oplysninger.

Når man sender en aktindsigt af sted via digital post eller publiceringsrum, er det pt. ikke muligt at 'afgørelsesbrevet' til sit hoveddokument.

En work-around vil være, at sende afgørelse om aktindsigten først og dernæst sende aktindsigten.

Dokumenter, som er afleveret i papirkurven på SBSYS sagen og kladder, medtages ikke i en aktindsigt.

Hvis du har valgt at sende en aktindsigt til publiceringsrummet, modtager borgeren en besked i sin digitale postkasse, med et link til publiceringsrummet.

I denne vejledning kan du se, hvordan borgeren kan åbne aktindsigten via publiceringsrummet.

For at udnytte funktionaliteterne i aktindsigtsmodulet fuldt ud, skal brugerne fremover i Nemsag, for at for at finde modulet.

Kender du ikke Nemsag, kan du få en introduktion ved din superbruger eller nøgleperson eller finde materiale om Nemsag på SBSYS Universet.

Du finder aktindsigtsmodulet i 'eksterne links' i Nemsag:

Det er vigtigt at være opmærksom på, at ALLE personhenførbare oplysninger skal ekstraheres, når man laver en aktindsigt.

Ikke alle dokumenter er blevet OCR behandlet - dvs. konverteret billede til tekst.

SBSYS Teamet indgiver et udviklingsønske til arbejdsgruppen 'Vedligehold og Småudvikling' under Brugerklubben om, at der skal komme en advarsel, hvis der er 'tomme sider', som systemet ikke kan læse.

Fra tid til anden, kan der være en afdeling, som skal lave en aktindsigt, som er på mange tusind sider - f.eks. aktindsigtssager på store byggerier.

Det kan give udfordringer og har du brug for hjælp, så opret en IT-supportsag, så skal SBSYS Teamet nok være behjælpelige.

Søgning under ekstraheringsfunktionen er ikke så 'intelligent', at den kan finde ud af at finde alternative stavemåder som f.eks. Majbrit/Majbritt/Maybritt/Maibrit osv.

Det gælder også håndskrevne journaliserede dokumenter.

SBSYS er ved at være et gammelt system, som der ikke længere kan kodes på - derfor er SBSYS ved at blive splittet op i forskellige webklienter, herunder aktindsigtsmodulet.

Vi opfordrer brugerne til at begynde at anvende aktindigtsmodulet fra Nemsag, da aktindsigt i 'gammel-SBSYS' udfases ved årsskiftet 2023/2024 og dermed ikke længere vil være tilgængeligt i SBSYS.

Odense Kommune har udarbejdet en dybdegående vejledning til aktindsigtsmodulet, som du kan finde stor hjælp i.