Aktindsigt

Her får du adgang til et e-læringsprogram fra Holstebro Kommune, hvor de grundlæggende funktioner i aktindsigstmodulet bliver gennemgået.

Manuel gennemgang og kontrol af dokumenterne i aktindsigten er meget vigtig - særligt i de aktindsigter, som indeholder fortrolige eller personfølsomme oplysninger.

Når man sender en aktindsigt af sted via digital post eller publiceringsrum, er det pt. ikke muligt at 'afgørelsesbrevet' til sit hoveddokument.

En work-around vil være, at sende afgørelse om aktindsigten først og dernæst sende aktindsigten.

Kladder og dokumenter, som er afleveret i papirkurven på sagen, medtages ikke i en aktindsigt.

Hvis du har valgt at sende en aktindsigt til publiceringsrummet, modtager borgeren en besked i sin digitale postkasse, med et link til publiceringsrummet.

I denne vejledning kan du se, hvordan borgeren kan åbne aktindsigten via publiceringsrummet.

For at udnytte funktionaliteterne i aktindsigtsmodulet fuldt ud, skal brugerne fremover i ét af webmodulerne, for at for at finde aktindsigts-modulet.

Kender du ikke webmodulerne, kan du få en introduktion ved din superbruger eller nøgleperson eller finde materiale om dem på SBSYS Universet.

Du finder aktindsigtsmodulet i 'eksterne links' i webmodulerne:

Det er vigtigt at være opmærksom på, at ALLE personhenførbare oplysninger skal ekstraheres, når man laver en aktindsigt.

Ikke alle dokumenter er blevet OCR behandlet - dvs. konverteret billede til tekst.

SBSYS Teamet indgiver et udviklingsønske til arbejdsgruppen 'Vedligehold og Småudvikling' under Brugerklubben om, at der skal komme en advarsel, hvis der er 'tomme sider', som systemet ikke kan læse.

Fra tid til anden, kan der være en afdeling, som skal lave en aktindsigt, som er på mange tusind sider - f.eks. aktindsigtssager på store byggerier.

Det kan give udfordringer og har du brug for hjælp, så opret en IT-supportsag, så skal SBSYS Teamet nok være behjælpelige.

Søgning under ekstraheringsfunktionen er ikke så 'intelligent', at den kan finde ud af at finde alternative stavemåder som f.eks. Majbrit/Majbritt/Maybritt/Maibrit osv.

Det gælder også håndskrevne journaliserede dokumenter.

SBSYS er et gammelt system, som der ikke længere kan kodes på - SBSYS er derfor blevet splittet op i forskellige webmoduler, herunder aktindsigtsmodulet.

Aktindigtsmodulet skal tilgås fra A-sag og Nemsag.

Aktindsigtsmodulet i 'gammel-SBSYS' er blevet udfaset ved årsskiftet 2023/2024 og er ikke længere tilgængeligt.

Odense Kommune har udarbejdet en dybdegående vejledning til aktindsigtsmodulet, som du kan finde stor hjælp i.