Skriv et godt dagsordenspunkt

Et godt fif er at læse teksten højt for dig selv. Hvis det er vanskeligt, er teksten for svær.

Punktet må ikke være for langt, da politikerne skal overskue store mængder læsestof. Derfor skal dagsordenspunktet holde sig indenfor 1-3 sider. Hvis der er behov for mere forklaring, skal det være et notat der knyttes på sagen som et bilag.

Et dagsordenspunkt (beslutningspunkt) består af en række felter. Herunder kan du se, hvilken funktion de enkelte felter har og, hvad du skal være opmærksom på, når du skriver.

Overskriften skal være kort og præcis og angive, hvad sagen handler om. Har geografien betydning for sagen skal det fremgå af overskriften.

Af hensyn til offentligheden skal overskrifter fra lukkede punkter også være synlige. I Sbsys dagsordensmodul skriver du en anonymiseret overskrift i feltet "åben overskrift", fx personalesag, salg af jord, overslag eller tilbud. Det er ikke tilstrækkeligt blot at skrive "lukket sag".

Læseren skal i resuméet kunne danne sig et overblik over sagen. Resumeet skal forklare.

• Hvad der er sagens hovedbudskab
• Hvad politikerne overordnet set skal tage stilling til.

Resuméet skal være kort og præcist og bør fylde 6-10 linjer.

Indstillingen skal være præcis, så der ikke efterfølgende kan opstå tvivl om, hvad der er besluttet. Det skal fremgå om sagen er til orientering, efterretning, godkendelse eller beslutning. Og det er vigtigt, at indstillingen gør det muligt at træffe en entydig beslutning som for eksempel godkendt eller taget til efterretning.

Det er altid forvaltningen, der indstiller til de politiske udvalg.

Sådan formuleres indstillingen

Forslaget til beslutning formuleres lukket og har fokus på, hvad det er man ønsker at opnå.

Når du skriver indstillingen, indleder du med: "Forvaltningen indstiller ..." og følger op med et eller flere "at"-er. Hver beslutning skal splittes op i sit eget "at" og nummereres. Selv om der kun er en beslutning skal denne nummereres.

Vær opmærksom på, at eventuelle bevillingsmæssige ændringer altid skal have egne ”at”-er. Herudover er der en række specielle forhold man skal være opmærksom på ved indstillinger med bevillingsmæssige konsekvenser. Disse er nærmere beskrevet under punktet ”Økonomi”.

Når et udvalgs/byrådsmedlem anmoder om at få en sag på dagsordenen, skal formuleringen være "Forvaltningen indstiller til [udvalget], at forslaget behandles".

Når sagen skal behandles flere steder

Det er vigtigt, at sagens vej i det politiske system fremgår af indstillingen . Når en sag behandles flere steder, skal forslaget til beslutning indledes på følgende måde:

"Forvaltningen indstiller til byrådet (besluttende udvalg) via økonomiudvalget og x-udvalget".

Når man laver indstillinger til direktionen, der går videre til politisk behandling, skal man huske at skrive: "Forvaltningen indstiller". Ved sager, der alene skal behandles i direktionen skrives: "Det indstilles til direktionen, at …".

Hvis en sag skal behandles i flere udvalg samtidig, skal sagsbehandleren og udvalgssekretærene koordinere sagernes fremsendelse (se under procedurer, tidsfrister og teknik).

Sådan protokollerer/refererer du beslutninger

Sagsfremstillingen skal være objektiv og sagens politiske kerne skal klart fremgå. Altså skal teksten forklare:

• hvad er det der skal besluttes og hvorfor
• hvilke konsekvenser vil beslutningen få, fx i forhold til miljø eller handicap
• hvis relevant, hvilke alternativer der kan være til beslutningen.

Præsentation af sagen skal være selvbærende. Det vil sige, at punktet skal kunne forstås uden at læse bilag.

Hvis en sag har været i høring

Når en sag har været i høring, skal de indkomne høringssvar eller interessetilkendegivelser være beskrevet i præsentationen af sagen. Det skal ske på en måde, så politikkerne ikke skal forholde sig til en række holdninger og skrivelser.

Beskrivelsen skal være loyal overfor interessenten, og forvaltningens egen vurdering skal altid fremgå – uanset om forvaltningen vælger, at anbefale de indkomne synspunkter eller ej. Vurderingen bør være fulgt af en forklaring.

I sager hvor MED-behandling er relevant/påkrævet, skal der i sagsfremstillingen oplyses herom og redegøres for indholdet heraf. Referat fra MED-behandlingen kan eventuelt vedlægges som bilag.

Sådan skal opbygningen være

Du skal altid bygge sagsfremstilling op med det væsentligste først, typisk konklusionen/løsningen. Derefter uddyber teksten konklusionen/løsningen, sætter det ind i en sammenhæng og bringer noget baggrund/historik. Længere nede kommer teksten ind på detaljer og fakta, som kan give et dybere indblik i sagen. Denne opbygning sikrer, at den travle læser hele tiden har det væsentligst først og kan springe fra uden at miste det vigtigste.

Du skal som udgangspunkt altid bruge mellemrubrikker til at opdele teksten i tydelige afsnit. Det hjælper læseren med at skabe overblik. Derudover kan du bruge tabeller, grafer, kort eller lign. som illustrationer.

Brug vinkelarket til at skabe overblik

Mange sager er komplicerede og kan være svære at beskrive. Her kan vinkelarket være en hjælp til at sikre, at de nødvendige (og kun de nødvendige) detaljer kommer med og, at beskrivelsen bliver opbygget rigtigt med det væsentligste først.

Hent tomt vinkelark.

Hent eksempel på udfyldt vinkelark.

Når du bruger vinkelarket er det også lettere at opdele teksten med underoverskrifter/mellemrubrikker og afsnit

Sådan skal sproget være

Generelt skal du formulere din dagsordenstekst, så den kan forstås uden indgående kendskab til området. Dette gælder også for sager, der som udgangspunkt kun skal behandles i fagudvalg.

Husk at du ikke skriver til dine fagkolleger, men til politikkerne, der ikke har samme forkendskab til en sag. Derfor skal du altid forklare fagudtryk og forkortelser første gang de optræder i sagsfremstillingen.

Sørg også for at skrive aktivt og undgå passive verber, hvor der ikke er nogen aktør. I stedet for "det vurderes, at kommunen bør imødekomme anbefalingen" skriver du: "Forvaltningen vurderer, at kommunen bør følge anbefalingen".

Når du skriver, kan det være en hjælp at have i baghovedet, hvordan du ville forklare sagen, hvis du mødte et byrådsmedlem i Brugsen. På den måde holder du fokus på at skrive teksten i et let forståeligt sprog, hvor en spade er en spade og ikke et graveredskab.

Økonomiafsnittet skal beskrive økonomien i den aktuelle sag, men må også gerne indeholde beskrivelser af eventuelle fremtidige økonomiske konsekvenser, afhængig af sagens videre forløb.

Vær opmærksom på, at Økonomiafdelingen skal involveres i forberedelsen af alle sager med økonomiske konsekvenser. Se mere under "Procedurer, tidsfrister og teknik".

Hvis der slet ingen økonomi er forbundet med sagen, kan der skrives: "Der er ingen økonomiske konsekvenser ved beslutningen".

Hvis økonomien indeholdes inden for en forvaltnings budget, kan du skrive: "Omkostningerne afholdes inden for x's budgetramme", eller alternativt: "Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser".

Såfremt økonomien i sagen har været grundigt beskrevet i en anden sag, kan du også henvise til denne sag.

Hvis et forslag har økonomiske konsekvenser, der ikke indeholdes inden for afsatte budgetter, skal du beskrive alle direkte og indirekte konsekvenser for den kommunale økonomi.

Du skal som minimum beskrive følgende:

• Om sagen påvirker drifts- og/eller anlægsbudgettet, eller på anden vis medfører en ændret ressourceanvendelse.
• Hvis der er tale om anlægsudgifter skal det ligeledes oplyses om der er afledt drift ved forslaget.
• Hvis der er tale om driftsudgifter skal det anføres om der er tale om serviceudgifter eller overførselsudgifter.
• Hvis sagen samlet set medfører merudgifter, skal det oplyses, hvorledes disse foreslås finansieres.
• Hvis sagen omvendt medfører mindreudgifter anføres, hvad der foreslås at ske med dem.
• Bevillingsmæssige ændringer anføres i selve indstillingspunktet og der udarbejdes bevillingsskema til sagen.

Hent bevillingsskema.

Hent særskilt vejledning til sager med bevillingsmæssige konsekvenser.

Se særskilt vejledning på anlæg i Anlægshåndbogen.

Her kan du beskrive, hvad der sker med sagen, når beslutningen er taget. Fx hvis der er planlagt en opfølgning eller ny politisk behandling af sagen på et senere tidspunkt.

Feltet udfyldes kun, hvis det er relevant. Typisk i sager, der har et langt forløb.

Kun relevant for referenter. Vejledning er under udarbejdelse.