Oprettelse af systemintegrationer

Systemintegration eller snitflade betyder, at to eller flere it-systemer eller software-funktioner bliver koblet sammen til et større system. Dette større system koordinerer de forskellige funktioner fra de forskellige stykker software eller systemer, som bliver samlet i et sammenhængende it-system med fælles databaser og datakilder.

It-integrationer kan etableres via standard-arkitektur (løsninger ”ud af boksen”, som leverandøren/organisationen har I forvejen) eller via skræddersyet udvikling, og forbindes via enten ny eller eksisterende hardware eller software.

Etablering af snitflader er en kompleks proces, og det er vigtigt at få involveret de rigtige parter og kompetencer for at sikre, at integrationen bliver bygget korrekt, kan understøtte det ønskede data-flow og overholder de eksisterende krav og retningslinjer for informationssikkerhed og GDPR.

Der er en række faste skridt i processen for etablering af en it-integration, som bør følges for at sikre, at integrationen bliver vellykket:

Behovet for integrationen er typisk affødt af behovet for nogle specifikke data, der findes i et andet it-system, og som er nødvendige at tilgå for at gennemføre en arbejdsopgave. Det er vigtigt at få beskrevet dette behov for data, definere krav til data og ønsker til anvendelse eller med andre ord – det nødvendige eller ønskede data-flow.

Digitalisering kan hjælpe med at beskrive data-flow og guide jer til den optimale løsning.

Der skal findes frem til, hvilke it-systemer eller fagsystemer, der indeholder de nødvendige eller ønskede data. Hvem er Systemejer og Systemforvalter for eget it-system, og hvem er Systemejer og Systemforvalter for det it-system, der ønskes integration til. Via fælles dialog skal kravene og forventningerne til integrationen beskrives og afstemmes. Det er Systemejernes ansvar at få kontakt til de respektive systemleverandører.

Der er 98 kommuner i Danmark, og de bruger mange af de samme it-løsninger i deres forvaltninger. Derfor er der ret stor chance for, at leverandøren allerede har lavet den ønskede integration før i en anden kommune. Muligheden for genbrug af en integrationsløsning kan nedbringe udgiften til etablering eller udvikling betydeligt. Det er vigtig for Systemejerne at afklare denne mulighed med deres leverandører.

Info om hvilke kommuner leverandøren har leveret løsningen til, og hvilke integrationer der er lavet kan slås op i it-systemoverblik KITOS. Log ind ved at trykke på Log in via den fælleskommunale adgangsstyring i feltet Single Sign-on (SSO) i højre side af skærmbilledet).

IT & Digitalisering kan hjælpe med den it-tekniske del af opgaven. Et godt grundlag for en produktiv dialog kan lægges allerede fra starten ved at hente og udfylde skabelon til afklaringsmøde.

På baggrund af afklaringsmødet skal der tages stilling til indgåelse af en Databehandleraftale med den nye leverandør eller ændringer til den allerede eksisterende Databehandleraftale med den ”gamle” leverandør. Det samme gælder for it-kontrakterne.

Etablering af en integration kan være en kompleks opgave. Derfor er det nødvendigt med et 3-partsmøde for at få afstemt forventninger, ansvar og aktiviteter interessenterne imellem. Mødet kan involvere en række deltagere fra IT & Digitalisering (som repræsenterer forskellige kompetenceområder), den ansvarlige Projektleder, Systemejere og/eller Systemforvaltere for begge it-systemer og deres leverandører. Hent skabelon til 3-parts møde.

Udfyld og send den til IT & Digitalisering i god tid inden mødet. Så kan IT & Digitalisering hjælpe med at afsætte de nødvendige specialister til mødet.

På baggrund af mødet skal der udarbejdes en endelig beskrivelse af den tekniske løsning, som vil give mulighed for leverandørerne i samarbejde med Projektlederen og Systemejerne og/eller Systemforvalterne udarbejde en implementeringsplan, driftsvilkår og pris for integrationen.

I de fleste tilfælde vil det resultere i indgåelse af en it-kontrakt med den nye leverandør eller udarbejdelse af et tillæg til en eksisterende kontrakt med den ”gamle” leverandør.

Du kan læse mere om forløbet i denne fase i guiden til IT-indkøb.

Du kan læse mere om forløbet i denne fase i guiden til IT-indkøb.

Integrationer har en begrænset levetid. De eksisterer så længe, de integrerede it-systemer er i drift. Derfor er det vigtigt at forholde sig til dette, inden aftalen om etablering af integrationen bliver underskrevet.

Har du brug for hjælp til systemintegrationer. Opret en sag via Serviceportalen.

Ellers kontakt digitalisering på digitalisering@randers.dk.