Økonomisk holdbarhed
Systemejeren for den kommende løsning er ansvarlig for, at et IT-indkøb er økonomisk forsvarligt. Derfor anbefales der, at systemejer udarbejder et overblik over systemets total-omkostninger. Det vil sige, alle udgifter som er forbundet med anskaffelse, implementering og efterfølgende drift af den kommende IT-løsning.
IT-anskaffelsen er mere end købsprisen på software eller licenser. Det indebærer også for eksempel tid og udgifter til kompetenceopbygning, analyse, dataklargøring, konvertering af data, udarbejdelse af dokumentation, etablering af snitflader til kommunens IT-miljø eller andre myndigheder/leverandører, uddannelsen af brugere, osv. Men vurdering af licensbehov og antal af potentielle brugere af din kommende it-løsning er et væsentligt element.
For at få det bedste overblik over den samlede udgift og mulige besparelser, kan der evt. udarbejdes en Business case.
Business casen indeholder selvfølgelig det økonomisk aspekt i form af samlede udgifter contra forventede gevinster. Men business casen handler ikke kun om økonomi. Gevinster skal også forstås i bred forstand: kvalitetsforbedringer, tilfredshedsforbedringer mv. Omvendt kan der også være tale om forringelser eller "teknisk gæld", hvis der er noget, som bliver mere kompliceret, eller lige frem medfører tab for organisationen.
Teknisk gæld er et begreb der udtrykker, hvor langt en given løsning er fra den optimale løsning. Teknisk gæld er de omkostninger, der vil kunne komme efterfølgende for at tilpasse løsningen, f.eks. integration til andre systemer, tilpasning til ny lovgivning, genbrug af data, dublerede systemer eller komponenter, forældet teknologi, osv.
Systemejeren skal vurdere ambitionsniveauet for business casen og i den forbindelse have et særligt fokus på at sikre den relevante evaluering af Business casen, hvor det konkluderes: "Er det et profitabelt indkøb eller ej? Kan dette køb opbygge et teknisk gæld?"
Se Randers Kommunes vejledning til udarbejdelse af en business case.
For hjælp/sparring omkring beregningerne i Randers Kommunes Business case kan du skrive til projektmodel@randers.dk.
Krav til økonomiske overvejelser
It-indkøb skal overholde tærskelværdierne i EU-udbudslovgivningen. Vær opmærksom på at der er tale om alle anskaffelses- og driftsudgifter over kontraktens løbetid eller evt. over 4 år. Randers Kommunes Contract manager er ansat i IT og kan hjælpe dig med afklaring af dette.
Gode råd og anbefalinger
Når et IT-indkøb er implementeret og i drift, er det vigtigt at følge op på business casen og evaluere, om de indlagte forudsætninger stemmer overens med det faktiske resultat. Et hjælpeværktøj til dette kan være Randers Kommunes projektmodel-skabelon for gevinstrealisering.