Procedurer, tidsfrister og teknik

Sager, der afleveres for sent, vil som udgangspunkt ikke blive optaget på dagsordenen, med mindre der foreligger en forudgående aftale med den ansvarlige sekretariatschef.

• Sager om køb, salg, leje eller udlejning af fast ejendom
• Sager om tilbud på bygge- og anlægsarbejder eller leverance af varer eller tjenesteydelser
• Sager om bedømmelse af personlige forhold for eksempel ved ansættelse eller tildeling af sociale ydelser
• Sager der indeholder fortrolige oplysninger om borgeres private forhold eller borgeres og virksomheders økonomiske forhold.

For hver sag skal forvaltningen vurdere, om det er nødvendigt at sætte sagen på den lukkede dagsorden.

Eksempler på sager, der skal på åben/lukket dagsorden

En sag om fastsættelse af kommunens generelle salgsvilkår for grunde i et udstykningsområde skal ikke på den lukkede dagsorden.

En sag kan ikke sættes på den lukkede dagsorden alene fordi, der er tale om for eksempel en klage, en kritik af kommunen eller et forslag, der vil kunne give anledning til uro blandt for eksempel ansatte eller brugere af kommunale tilbud.

Der kan være sager med fortrolige oplysninger, der har så stor interesse for offentligheden, at sagsbehandleren må overveje at dele sagen i et lukket og et åbent punkt. Et eksempel herpå kan være salg af ejendomme, hvor der både tages stilling til, hvorvidt ejendommen skal sælges (åbent punkt) og på hvilke vilkår, den skal sælges (lukket punkt).

Økonomiafdelingen skal inddrages i forberedelsen af alle sager med økonomiske konsekvenser.

Den chef, som har ansvaret for en konkret sag, har samtidigt ansvaret for, at økonomiafdelingen inddrages i sagens forberedelse, og at dette sker så tidligt at det er muligt at lave bemærkninger til denne og foretage eventuelle tilretninger inden fremsendelse på en dagsorden.

Ved økonomiske spørgsmål kontaktes økonomiafdelingen. Der er både fra byrådets og direktionens side stort fokus på de økonomiske konsekvenser af forvaltningens sager, hvorfor det skal præciseres, at det er vigtigt, at der er afklaring omkring de økonomiske konsekvenser af et dagsordenspunkt inden det behandles politisk.

Hvis et dagsordenspunkt ikke kan nå at blive klar til tiden, kan det i nogle tilfælde være muligt at få punktet på en tillægsdagsorden. På samme måde kan det være muligt at eftersende bilag. Begge dele skal godkendes af direktøren for forvaltningsområdet.

Ifølge styrelsesloven skal udsendelse af tillægsdagsordener og eftersendelse af bilag ske senest 4 dage før mødet. I særlige tilfælde hvor sagen ikke kan udsættes, har byrådet dog mulighed for at give dispensation. Det skal i så fald fremgå af sagsfremstillingen og kan kun ske i sager, hvor udvalget stadig har rimelig tid til at sætte sig ind i sagen og har et forsvarligt beslutningsgrundlag.

Skal en sag behandles i flere udvalg samtidig eller efterfølgende, er det vigtigt at være opmærksom på, at det ikke altid er muligt at sætte alle udvalgsbehandlinger på samme behandlingsplan. I så fald skal dagsordenspunktet oprettes enkeltvist til de relevante udvalgsmøder.

Proceduren er således:

Dagsordenspunktet oprettes og sættes på til det udvalg, hvor sagen skal starte.

Er det muligt at sætte punktet på behandlingsplan til det næste (og efterfølgende) udvalg gøres dette, men der kan dog være en teknisk udfordring, hvis møderne ligger for tæt på hinanden, således at den samme behandlingsplan ikke kan benyttes. Systemet oplyser, hvis dette er tilfældet.

Kan dagsordenspunktet ikke sættes på behandlingsplanen til alle udvalg på én gang, kopieres punktet manuelt videre til de(t) næste udvalg.

Det er vigtigt at være opmærksom på, at hvis punktet ikke kan sættes på den samme behandlingsplan til alle udvalgsbehandlinger, men i stedet skal oprettes manuelt i de enkelte relevante udvalg, skal beslutningen fra foregående udvalgsbehandlinger ligeledes kopieres manuelt ind i dagsordenspunktet under "indstilling".

Det anbefales, at det i dagsordenspunktet under "Videre proces" oplyses, hvilke udvalg sagen behandles i på hvilke datoer. Dette for at lette koordineringen mellem de enkelte udvalg.

Hvis sagen efter udvalgsbehandling skal videre til ØU og BY vil denne behandling kunne sættes på som én behandlingsplan, således at beslutninger fra de forudgående udvalgsbehandlinger alene skal indsættes manuelt i ØU-dagsordenspunktet. Beslutningerne kommer herefter via behandlingsplanen automatisk med videre til BY-dagsordenspunktet. Det er dog vigtigt at sagsbehandleren er meget opmærksom på, at beslutningerne indføres, så snart forudgående udvalgsbehandlinger er afsluttet.

Når sagen er behandlet politisk, modtager den sagsansvarlige en erindring i SBSYS om, at sagen er journaliseret. Herefter har den sagsansvarlige ansvaret for al videre information til relevante parter.

Har du spørgsmål til ovenstående kontakt da:

Der er i Randers Kommune nedsat en række råd, som skal høres i relevante sager.

Generelt skal rådene høres, når en specifik sag berører interesser, som rådet varetager.

Det kan fx være en udviklingsplan for handicapområdet, hvor handicaprådet naturligvis skal høres. Det er direktøren/sekretariatschefen for det enkelte forvaltningsområde, der har det overordnede ansvar for, at relevante råd bliver hørt.

Er du i tvivl om, hvordan det rent praktisk foregår, kan du altid tage fat i kontaktpersonen for de enkelte råd. Se oversigt over kontaktpersoner under "Hvis du har brug for hjælp".

Når punktet er oprettet og eventuelle bilag er tilknyttet, skal sagsbehandleren klarmelde punktet. Det er vigtigt, at punktet bliver klarmeldt, da udvalgssekretæren ellers kan blive i tvivl, om sagen skal på dagsordenen eller ej.

Som hovedreglen må sagsfremstillingen kun ændres rent korrekturmæssigt mellem de politiske behandlinger.

Hvis der før eller under fagudvalgets møde kommer nye/ændrede oplysninger, suppleres fagudvalgets beslutninger med disse. Det kan for eksempel være en oplysning om, at der er udleveret et bilag eller lavet nødvendige rettelser til sagsfremstillingen.

Eksempler på ændringer og tilføjelser

Der blev på mødet udleveret/inden mødet fremsendt en oversigt over byggeriets korrekte placering.

Det blev oplyst på mødet, at det med boligselskabet er aftalt, at 2- og 3-rumsboligerne skal være henholdsvis 60 og 90 km2.

Hvis der efter fagudvalgets møde viser sig at være væsentlige fejl eller behov for supplerende oplysninger, kan de nødvendige bemærkninger sættes ind i dagsordenen til økonomiudvalget/byrådet efter fagudvalgets indstilling. Fx: Forvaltningen kan efterfølgende oplyse, at udgiften til nedrivning af de to gamle bygninger foran skolen fejlagtigt ikke er anført. Beløbet er anslået til 500.000 kr. Hvis sidste "at" godkendes, skal bevillingen således forhøjes med 500.000 kr.

Fra SBSYS dagsordensmodul publiceres der til to 2 hjemmesider til hhv. interne og eksterne dagsordener, de 2 sider er indarbejdet i hhv. Randers.dk og Broen. Der er udarbejdet en opsætning i systemet, der fordeler hvilke dagsordener og referater, der skal på hvilke sider, hvilket betyder at man ikke behøver tage stilling til det.

Publicering af dagsordner foregår via FirstAgenda Prepare, dermed er det først, når man har frigivet en dagsorden/referat i FirstAgenda Prepare, at den bliver synlig på Randers.dk/Broen. I de tilfælde, hvor der foretages ændringer i dagsordensmodulet, er det vigtigt at frigive den opdateret version i FirstAgenda Prepare for at den bliver synlig.