SD Personaleweb

Indberettes på billedet ”Merarbejde” i SD Personaleweb med lønart 100 og påføres tjenestekode U. Husk at godkende inden du trykker gem.

Efter lønkørsel findes beregningsgrundlag frem for refusionen i SD arkiv og findes på følgende måde:

Åbn SD løn. Under produkter vælges fanebladet SD arkiv.

I listen vælges liste SY35501T som hedder Refusion af udgifter ved uddannelse m.v. (se nedenfor).

Gå op på kikkerten, og Udsøg på tjenestenummer, og listen vises (se nedenfor).

Regningen laves i Opus.

Det er en god ide, at lægge en note på (ikon ved siden af kikkerten), når man har behandlet refusionsopgørelsen. Her kan man evt. vælge at lægge ny note på, når beløb modtages.

SD Personaleweb giver adgang til oplysninger om medarbejderne i lønsystemet.

Du kan forespørge og indberette på:

• Ferie
• Fravær
• Personoplysninger
• Ansættelsesoplysninger
• Lønsammensætning
• Arbejdstid
• Særydelser herunder merarbejde, kørsel ect.

Inden du kan komme i gang, skal du være autoriseret til SD Løn.

Din leder skal udfylde autorisationsformularen under IT-support eller via ikonet på skrivebordet.

Du logger dig på SD løn via klik på følgende ikon på dit skrivebord på pc'en:

Du bliver automatisk dirigeret videre til Silkeborg Data.

Du logger på via min arbejdsplads, hvor du vælger Randers Kommune.

Når du er logget på hjemmesiden, har du mulighed for at få adgang til forskellige produkter.

I fanen "Person og sted", er det muligt at skrive flere forskellige søgekriterier, for eksempel efternavn, tjenestenummer, CPR-nummer eller afdeling.

Søgningen sker på alle de medarbejdere, du har adgang til på tværs af institutioner og afdelinger. Det er vigtigt, at du har søgt din medarbejder frem i søgeren, før du går videre med at arbejde i menuerne.

I dag/I går

"I dag" viser nuværende og fremtidige ansættelsesforhold, mens "I går" viser afsluttede ansættelsesforhold. Du kan ændre fra I går til I dag, ved hjælp af rullegardinet. Se nedenstående.

F5

F5 tasten bruges til at komme tilbage til forsiden.

Det er vigtigt, at der KUN er én fane åben i SD ad gangen.

Du må aldrig gemme et dokument på en personalesag, eller sende til den ansattes E-Boks fra personalesagen, uden at sikre dig, at det er den korrekte person, det drejer sig om.

Menuen til venstre foldes ud ved at trykke på "plus".

I Medarbejderoversigten, kan du se medarbejderne på din afdeling.

Sortering af medarbejderoversigten

I medarbejderoversigten kan du sortere listen over dine medarbejdere i stigende eller faldende orden ved at klikke på overskrifterne:

• Navn
• Cpr.nr.
• Tjnr.
• Stilling
• Ændres pr.
• Status
• Timer
• Aflønning
• Ansættelse
• Spec. Ans. Eks. Fleksjob.

Flere afdelinger

Hvis du har adgang til flere afdelinger, kan du vælge mellem afdelingerne, du har adgang til, ved at trykke på pilen og rul ned til den ønskede afdeling og tryk søg.

Dato for oplysningerne

Alle oplysninger gælder pr. den dato/periode, som står i datofelterne. Hvis du ønsker at se oplysninger en anden periode/dato, skal du vælge det i feltet.

Du har mulighed for at få dine medarbejdere vist i følgende grupperinger:

• Ansat ikke i løn (0): Personer som er oprettet, men ikke sat i løn
• I løn (1): Ansat
• Orlov (3): Midlertidig ude af løn (fx barsel uden løn)
• Fratrådt (7,8,9): 7 = Emigreret eller død, 8 = Fratrådt, 9 = Pension.

Vælger du ”Fratrådt”, får du vist fratrædelser en måned frem i tiden.

I menuen vælger du "Ferieoversigt":

Her ses en samlet ferieoversigt over restferie på den valgte afdeling. Listen indeholder både personer, der er "I løn" og "Orlov". Hvis du vil se detaljerede oplysninger om en enkelt person, klikker du på linjen for personen, og du kommer direkte over på feriebilledet. Vær opmærksom på, hvilket ferieår du søger oplysninger i.

Du kan vælge nyt ferieår ved at klikke på rullegardinet ved afviklingsperiode.

I Medarbejderdata kan du se forskellige oplysninger om dine medarbejdere. Du kan vælge mellem følgende punkter i menuen:

• Ny medarbejder
• Medarbejder
• Særydelse
• Ferieoplysninger
• Fraværsoplysninger
• Fraværsoversigt
• Fratrædelsesårsagskode
• Lønsammensætning
• Lønberegning
• Senior- og Fritvalgsordning.

Indtast dato og Cpr-nr. Dato kan være frem eller tilbage i tid. Tryk næste.

Ved direkte overgang fra anden ansættelse hos Randers Kommune kontakt din løn og personale-konsulent.

Indtast dato og Cpr-nr. Dato kan være frem eller tilbage i tid. Tryk næste.

Ved direkte overgang fra anden ansættelse hos Randers Kommune kontakt din løn og personale-konsulent.

Ovenstående billede vises. Her opdateres medarbejderens oplysninger fra cpr-registreret.

Tryk næste.

På fanen 'Ansættelse' angives:

• Ansættelsesform (Månedsløn/timeløn/ekstern medarbejder)
• Arbejdstid (Arbejdstiden angives som antal timer og antal minutter)
• Stilling
• Afdeling
• Ophør for ansættelse (Husk at der altid skal angives en fratrædeslesårsagskode)
• Præsterede timer (skal ikke udfyldes)
• Jubilæumsdato (skal ikke udfyldes)

Ekstern medarbejder bruges til oprettelses af en – "ikke lønnet" medarbejder.

I tekstfeltet 'Kommentar til Lønkontoret' kan du skrive en meddelelse om den ansatte til Løn og Personale.

Tryk 'Næste' for at komme til bekræftelsen.

For enkelte faggrupper er timer pr. uge for en fuldtidsansat ikke lig 37 timer. Fx for tandlæger (35 timer) og dagplejer (48 timer).

Kontroller dine oplysninger grundigt og tryk på 'Opret medarbejder'.

Der kommer en bekræftelse på oprettelsen. Du skal nu arbejde videre med fanerne 'Løn', 'Procentfordeling' og 'Personalesag' for at færdiggøre oprettelsen af medarbejderen. Tryk ret medarbejder.

Nedenstående billede vises.

Vælg stillingsbetegnelse og nedenstående billede vises.

På visse overenskomster vælges overenskomst, pensionskasse, pensionsfaggruppe og lønklasse automatisk.

Hvis det ikke påføres automatisk vises nedenstående billede.

Vælg overenskomst.

Udfyld lønklassen.

Pensionskasse, pensionsprocent og pensionsfaggruppe udfyldes derefter automatisk.

Når lønklassen og pensionsoplysningerne er udfyldt manuelt eller automatisk, vises ovenstående billede.

Du skal tage stilling til anciennitetesdatoen og evt. lave en beregning af anciennitetsdatoen.

Hvis der er forhåndsaftaler på området eller overenskomsten tildeles 'fælles lønaftale'.

Hvis der er aftalt individuelle tillæg tildeles 'individuel lønaftale'.

Hvis der er tale om fælles lønaftale:

Tillægstype: Vælg tillægstype ved at trykke på "rullegardinet" herefter skal du vælge, om der er tale om funktionsløn, kvalifikationsløn, resultatløn, resultatløn/engangstillæg, særlig aftalt løn.

I nedenstående tilfælde er der valgt funktionsløn.

• Aflønning: Der tages herefter stilling til, om der er tale om beløb eller trin.
• Periode: Sæt slutdato på hvis der er tale om et tidsbegrænset tillæg.
• Lønaftale: Vælg det korrekte tillæg jf. forhåndsaftale.
• Enheder: Hvis tillægget skal deles mellem flere medarbejdere, så benyttes denne funktion.

Tryk herefter på tilføj.

Hvis der ikke skal tilføjes flere tillæg, trykkes gem og beregn løn.

Hvis der skal tilføjes flere tillæg tryk på enten 'tildel fælles lønaftale' eller 'tildel individuel lønaftale'.

Hvis der er tale om Individuel lønaftale:

Tillægstype: Vælg tillægstype ved at trykke på "rullegardinet" herefter skal du vælge, om der er tale om funktionsløn, funktionsløn/engangstillæg, kvalifikationsløn, kvalifikationsløn/engangstillæg

I nedenstående tilfælde er der valgt funktionsløn.

• Aflønning: Der tages stilling til, om der er tale om beløb eller trin.
• Beløb: Angiv beløb
• Niveau: Nutidskroner vælges kun ved engangstillæg.
• Periode: Sæt slutdato på hvis der er tale om et tidsbegrænset tillæg.
• Tillægsnavn: Teksten fremgår på lønsedlen – teksten skal være sigende.
• Begrundelse: Valgfrit, kan ses af Løn og Personale.
• Modregning: Hvis der er aftalt modregning, ændres nej til ja i rullegardinet.
• Afkortning: hvis der er aftale om at tillægget skal reduceres ift. timetal, vælges ingen afkortning.
• Pension: Hvis der er aftalt at tillægget ikke skal være pensionsgivende, vælges ingen

Tryk herefter på tilføj.

Hvis der ikke skal tilføjes flere tillæg, trykkes gem og beregn løn.

Hvis der skal tilføjes flere tillæg tryk på enten 'tildel fælles lønaftale' eller 'tildel individuel lønaftale'.

Hvis et tillæg skal redigeres eller slettes, bruges nedenstående ikoner.

Markere det tillæg som skal slettes, tryk herefter gem og beregn løn. Tillægget er derefter slettet fra valgte dato. Man kan rette 18 måneder tilbage i lønsystemet.

Hvis der er tale om Fælles lønaftale:

Tillægstype: Vælg tillægstype ved at trykke på "rullegardinet" herefter skal du vælge, om der er tale om funktionsløn, kvalifikationsløn, resultatløn, resultatløn/engangstillæg, særlig aftalt løn.

I nedenstående tilfælde er der valgt funktionsløn.

• Aflønning: Der tages herefter stilling til, om der er tale om beløb eller trin.
• Periode: Sæt slutdato på hvis der er tale om et tidsbegrænset tillæg.
• Lønaftale: Vælg det korrekte tillæg jf. forhåndsaftale.
• Enheder: Hvis tillægget skal deles mellem flere medarbejdere, så benyttes denne funktion.

Tryk herefter på tilføj.

Hvis der ikke skal tilføjes flere tillæg, trykkes gem og beregn løn.

Hvis der skal tilføjes flere tillæg tryk på enten ”tildel fælles lønaftale” eller ”tildel individuel lønaftale. ”

Tillægstype: Vælg tillægstype ved at trykke på "rullegardinet" herefter skal du vælge, om der er tale om funktionsløn, funktionsløn/engangstillæg, kvalifikationsløn, kvalifikationsløn/engangstillæg.

I nedenstående tilfælde er der valgt funktionsløn.

• Aflønning: Der tages stilling til, om der er tale om beløb eller trin.
• Beløb: Angiv beløb
• Niveau: Nutidskroner vælges kun ved engangstillæg.
• Periode: Sæt slutdato på hvis der er tale om et tidsbegrænset tillæg.
• Tillægsnavn: Teksten fremgår på lønsedlen – teksten skal være sigende.
• Begrundelse: Valgfrit, kan ses af Løn og Personale.
• Modregning: Hvis der er aftalt modregning, ændres nej til ja i rullegardinet.
• Afkortning: hvis der er aftale om at tillægget skal reduceres ift. timetal, vælges ingen afkortning.
• Pension: Hvis der er aftalt at tillægget ikke skal være pensionsgivende, vælges ingen

Tryk herefter på tilføj.

Hvis der ikke skal tilføjes flere tillæg, trykkes gem og beregn løn.

Hvis der skal tilføjes flere tillæg tryk på enten "tildel fælles lønaftale" eller "tildel individuel lønaftale".

Hvis et tillæg skal redigeres eller slettes, bruges nedenstående ikoner

Markere det tillæg som skal slettes, tryk herefter gem og beregn løn. Tillægget er derefter slettet fra valgte dato. Man kan rette 18 måneder tilbage i lønsystemet.

På fanen "Procentfordeling" kan du se, hvordan lønnen er fordelt på én eller flere afdelinger.

Du har mulighed for at ændre fordelingen af bogføringen.

Hvis du vinger af i vis kontonummer, kan du se, hvilke kontonummer lønnen er sat op på.

Vær opmærksom på at procentfordelingen ikke ændres, selv om medarbejderen skifter afdeling.

For at lave et ansættelsesbrev til månedslønnede og timelønstilgang til timelønnede vælges "Skriv brev".

Når du vil Skrive brev, starter du med at angive datoen, for hvornår ansættelsen skal træde i kraft.

Vælg OK og følgende oversigt kommer frem:

Du vælger den skabelon, du ønsker at arbejde med.

Hvis du skal lave et ansættelsesbrev, skal du tage stilling til en række spørgsmål, inden du trykker på videre. Spørgsmålene kan varriere ifht. Overenskomsten.

Der kommer herefter en dialogboks op med "Opdater feltkoder". Tryk herefter på ja, og ansættelsesbrevet vil blive flettet.

Når ansættelsesbrevet er færdig flettet, skal det kontrolleres. Husk at påføre lederens navn både i ansættelsesbrevet og lønaftaleskemaet.

For at gemme ansættelsesbrevet i personalesagen trykkes på krydset i højre hjørne. Følgende dialogboks vises.

Tryk herefter ja, og ansættelsebrevet gemmes i personalesagen.

Ansættelsesbrevet skal sendes til medarbejderen via personalesagen ved at trykke på kuverten.

Det sendes derefter deres digitale postkasse.

Når du har trykket på kuverten kommer nedenstående tekstboks frem.

Her kan du skrive en besked til modtager, inden du trykker send.

Når beskeden er sendt til medarbejderens digitale postkasse, fremkommer følgende i personalesagen. Dette er vores kvittering på, at beskeden er sendt og afleveret til modtageren.

Medarbejderen modtager en besked i sin mailboks om, at der er kommet et nyt dokument fra Randers Kommune i e-Boks.

Ansættelsesbrevet sendes til underskrift ved den faglige organisation eller TR. Hvis brevet skal sendes til den faglige organisation, sendes det som sikker post via Outlook. Du skal bruge organisationens CVR. Nummer. Du kan læse mere om, hvordan du sender sikker post i følgende link. Send sikker post.

I denne fane ændrer du ansættelsesforholdet på eksisterende medarbejdere, f.eks. ændring af arbejdstid, lønændringer, fratrædelser m.v.

På ovenstående skærmbillede kan du på fanen "Person" se medarbejderens navn og adresse.

Navn og adresse ajourføres via folkeregisteret.

På fanen "person" kan du ændre:

• Adresse
• Telefonnumre
• Mailadresser.

Som udgangspunkt bør du ikke ændre adresse, men hvis du har behov for dette (fx pga. hemmelig- eller udenlandsk adresse), skal du først vælge "Ingen opdatering" i feltet "Opdatering fra cpr-registret".

Fanen "Ansættelse" indeholder oplysninger om medarbejderens ansættelsesdato, ugentligt timetal og arbejdssted.

Feltet oplysninger viser, hvornår data er gældende fra og til.

Datoen 31.12.9999 betyder uendeligt.

Du kan vælge en anden periode ved at klikke på rullegardinet i oplysninger pr.

Ved ændring, skal du i feltet ”Ændringsdato” taste en ny dato og derefter trykke på knappen "Ret".

Under ”Ansættelse” kan du ændre:

• Timetal:
  • Ved tidsbegrænsede ændringer i timetal, skal du markere feltet "Tidsbegrænset ændring", og taste en slutdato for ændringen.
  • Ved ændring af timetal, laves en timetalsændring i fanen personalesag. Husk underskrifter ved timetalsændringer.
• Arbejdssted:
  • Ved ændring af arbejdssted skal der enten laves nyt ansættelsesbrev eller blanketten ændring af arbejdssted udfyldes – Ved tvivlsspørgsmål kontakt Løn og Personale.
• Stillingskode:
  • Her vises stillingskoder for afdelingen, for at se for hele institutionen tryk på "I".
• Status:
  • Hvis du har behov for at foretage ændringer tilbage til før 1.1.2013 kontakt Løn og Personale.

Når en medarbejder skal fratræde med udgangen af en måned, skal du indsætte sidste dag i aktuel måned og ændre "status".

Fanen "Løn" indeholder oplysninger om overenskomst, pensionskasse, anciennitetsdato samt grundløn og tillæg.

På fanen "Løn" kan du ændre:

• Fast løn
• Tildele fælles/individuel lønaftale
• Slette og redigere tillæg.

Hvis du ønsker at lave rettelser i lønnen vælges en Ændringsdato. Herefter trykkes på Ret.

Stillingsbetegnelse

Hvis stillingsbetegnelsen skal ændres søges i rullegardinet. Hvis den ønskede stillingsbetegnelser ikke kan findes trykkes på F, så det ændres til A. Åben rullegardinet på ny og flere valgmuligheder vil vises i alfabetisk rækkefølge. Husk at tryk gem og beregn løn.

Lønklasse

Hvis lønklassen skal ændres søges i rullegardinet. Hvis den ønskede lønklasse ikke findes trykkes på F, så det ændres til A. Her vises lønklasserne for afdelingen. For at se for hele institutionen tryk på F. Åben rullegardinet på ny og flere valgmuligheder vil vises. Ved at du ændre lønklassen ændres pensionsfaggruppe, pensionskasse og pensionsprocent automatisk. Husk at tryk gem og beregn løn.

Sletning eller redigering af tillæg

Hvis et tillæg skal redigeres eller slettes, bruges nedenstående ikoner

Markere det tillæg som skal slettes, tryk herefter gem og beregn løn. Tillægget er derefter slettet fra valgte dato. Man kan rette 18 måneder tilbage i lønsystemet.

Besked til lønkonsulent

Du har mulighed for at skrive en kommentar til lønsagsbehandleren. Eks. Ansat i en tidsbegrænset periode eller timetalsændring i tidsbegrænset periode.

Når du trykker på "Gem og beregn løn" kan du se lønnen i kr.

Hvis der er forhåndsaftaler på området eller overenskomsten tildeles "fælles lønaftale".

Hvis der er aftalt individuelle tillæg tildeles "individuel lønaftale".

Fælles lønaftale

Hvis der er tale om Fælles lønaftale:

Tillægstype: Vælg tillægstype ved at trykke på "rullegardinet" herefter skal du vælge, om der er tale om funktionsløn, kvalifikationsløn, resultatløn, resultatløn/engangstillæg, særlig aftalt løn.

I nedenstående tilfælde er der valgt funktionsløn.

• Aflønning: Der tages herefter stilling til, om der er tale om beløb eller trin.
• Periode: Sæt slutdato på hvis der er tale om et tidsbegrænset tillæg.
• Lønaftale: Vælg det korrekte tillæg jf. forhåndsaftale.
• Enheder: Hvis tillægget skal deles mellem flere medarbejdere, så benyttes denne funktion.

Tryk herefter på tilføj.

Hvis der ikke skal tilføjes flere tillæg, trykkes gem og beregn løn.

Hvis der skal tilføjes flere tillæg tryk på enten "tildel fælles lønaftale" eller "tildel individuel lønaftale".

Individuel lønaftale

Hvis der er tale om Individuel lønaftale:

Tillægstype: Vælg tillægstype ved at trykke på "rullegardinet" herefter skal du vælge, om der er tale om funktionsløn, funktionsløn/engangstillæg, kvalifikationsløn, kvalifikationsløn/engangstillæg.

I nedenstående tilfælde er der valgt funktionsløn.

• Aflønning: Der tages herefter stilling til, om der er tale om beløb eller trin.
• Beløb: Angiv beløb.
• Niveau: Nutidskroner vælges kun ved engangstillæg.
• Periode: Sæt slutdato på hvis der er tale om et tidsbegrænset tillæg.
• Tillægsnavn: Teksten fremgår på lønsedlen – teksten skal være sigende.
• Begrundelse: Valgfrit, kan ses af Løn og Personale.
• Modregning: Hvis der er aftalt modregning, ændres nej til ja i rullegardinet.
• Afkortning: hvis der er aftale om at tillægget skal reduceres ifht. Timetal, vælges ingen afkortning.
• Pension: Hvis der er aftalt at tillægget ikke skal være pensionsgivende, vælges ingen.

Tryk herefter på tilføj.

Hvis der ikke skal tilføjes flere tillæg, trykkes gem og beregn løn.

Hvis der skal tilføjes flere tillæg tryk på enten "tildel fælles lønaftale" eller "tildel individuel lønaftale".

Hvis der er aftalt individuelle tillæg tildeles "individuel lønaftale".

Tillægstype: Vælg tillægstype ved at trykke på "rullegardinet" herefter skal du vælge, om der er tale om funktionsløn, funktionsløn/engangstillæg, kvalifikationsløn, kvalifikationsløn/engangstillæg.

I nedenstående tilfælde er der valgt funktionsløn.

• Aflønning: Der tages herefter stilling til, om der er tale om beløb eller trin.
• Beløb: Angiv beløb
• Niveau: Nutidskroner vælges kun ved engangstillæg.
• Periode: Sæt slutdato på hvis der er tale om et tidsbegrænset tillæg.
• Tillægsnavn: Teksten fremgår på lønsedlen – teksten skal være sigende.
• Begrundelse: Valgfrit, kan ses af Løn og Personale.
• Modregning: Hvis der er aftalt modregning, ændres nej til ja i rullegardinet.
• Afkortning: hvis der er aftale om at tillægget skal reduceres ifht. Timetal, vælges ingen afkortning.
• Pension: Hvis der er aftalt at tillægget ikke skal være pensionsgivende, vælges ingen.

Tryk herefter på tilføj.

Hvis der ikke skal tilføjes flere tillæg, trykkes gem og beregn løn.

Hvis der skal tilføjes flere tillæg tryk på enten "tildel fælles lønaftale" eller "tildel individuel lønaftale".

På fanen "Procentfordeling" kan du se, hvordan lønnen er fordelt på én eller flere afdelinger.

Du har mulighed for at ændre fordelingen af bogføringen på én eller flere afdelinger.

Hvis du vinger af i vis kontonummer, kan du se, hvilke kontonummer lønnen er sat op på.

Vær opmærksom på at procentfordelingen ikke ændres, selv om medarbejderen skifter afdeling.

Hvis et tillæg skal redigeres eller slettes, bruges nedenstående ikoner.

Markere det tillæg som skal slettes, tryk herefter gem og beregn løn. Tillægget er derefter slettet fra valgte dato. Man kan rette 18 måneder tilbage i lønsystemet.

På fanen "Personalesag" kan du se, hvilke dokumenter personalesagen indeholder

Du kan:

• Skrive ansættelsesbreve mv.
• Gemme dokumenter.

Når du vil Skrive brev, starter du med at angive datoen for, hvornår ændringen skal træde i kraft.

Vælg OK og følgende oversigt kommer frem.

Du vælger den skabelon, du ønsker at arbejde med.

Ved nogle dokumenter, vil der kommer nogle spørgsmål, du skal tage stilling til, inden du kan trykke videre.

Der kommer herefter en dialogboks op med ”Opdater feltkoder.” Tryk herefter på ja, og dokumentet vil blive flettet.

Når dokumentet er færdig flettet, skal det kontrolleres. Husk at påføre lederens navn.

For at gemme dokumentet i personalesagen trykkes på krydset i højre hjørne. Følgende dialogboks vises.

Tryk herefter ja, og ansættelsesbrevet gemmes i personalesagen.

Visse dokumenter kræver leder og medarbejders underskift. Se vejledningen Personale Administration - Hvad skal du som leder bl.a. være opmærksom på.

Når du skal gemme et dokument i p-sagen, påsættes dags dato automatisk.

Vælg dokument: Find dit gemte dokument, ved at trykke på gennemse og indsæt det.

Husk at de dokumenter, du har fået scannet ind og gemt på din pc, skal slettes på din PC, når dokumenterne er gemt på Personalesagen. Dokumenter du har modtaget på papir, skal efterfølgende makuleres, når de er lagt på personalesagen.

Vælg dokumenttype.

Påfører en sigende dokumenttitel.

Tryk Gem.

Brugervejledning til Digital Post i SD Personaleweb

Opdateret funktionalitet i personalesagen i SD

Når I har sendt et dokument til en medarbejders Digitale Postkasse fra SD Personaleweb, og medarbejderen bruger besvar knappen i Digital Post eller e-Boks, vil den der står som afsender af dokumentet modtage en mail i Outlook.

Mailen vil se ud som nedenstående:

Svaret fra medarbejderen ligger direkte i personalesagen, og selvom der står SBSYS sagen i mailen, er det ensbetydende med personalesagen.

Mailen er en advisering om, at medarbejderen har svaret på et tilsendt dokument, og I vil derfor skulle gå ind på personalesagen og forholde jer til svaret.

Mailen sendes til den, der har afsendt dokumentet til digital post.

Hvis der er særlige personalesager, f.eks. svar på en høring, hvor der er en fastsat tidsfrist, vil vi anbefale, at I fortsat selv er opsøgende på, om der er kommet svar ind på personalesagen.

Det er vigtigt, når du gemmer en mail i p-sagen, at det gemmes i det rigtige format i Personaleweb.

Følgende procedure skal anvendes, når mail filer bliver gemt i Personale-Web.

• Man klikker "Gem som" i Outlook og navngiver filen
• HUSK at ændre "Filtypen" til enten "Kun tekst", "HTML" eller som PDF-fil.
  PDF fil dannes ved at klikke på udskriv og vælg CutePDF writer under printer.
• Tryk udskriv og gem filen på dit F-drev, indtil det er lagt i p-sagen. Husk at slette dokumentet igen på dit F-drev.

Ved fremsendelse af dokument til medarbejderen se afsnittet vedr. skriv brev.

Ved ny ansættelser skal der tages hensyn til, om der skal udbetales lørdagstillæg, weekendtillæg, SH-timer, holddriftstillæg eller forskudttidstillæg.

Her kan du se oplysninger om start- og restsaldi for ferietimer, 6. ferieuge samt Forskudsferie. Hvis en medarbejder har overført ferie fra et ferie år til et andet ferie år, kan du også se saldoen på billedet.

Alle saldi ajourføres i lønsystemet i daglige kørsler.

Vis detaljer timer

Her vises en oversigt over, hvilke datoer der er registreret ferie på.

I lønsammensætning kan du se, hvilket grundlønstrin og hvilke tillæg medarbejderen får.

I lønberegning kan du se lønsammensætningen pr. måned for medarbejder og arbejdsgiver.

Der kan lønsimuleres på afdeling eller enkeltpersoner.

I lønsimulering for enkeltpersoner kan du fiktivt ændre timetal, løntrin eller beløb på medarbejderen, og dermed få beregnet konsekvensen for både medarbejder og arbejdsgiver. Du skal vælge lønsimulering – enkeltperson.

• Vælg imellem tillæg beløb eller tillæg trin.
• Tryk herefter på bestil lønsimulering.

Lønsimuleringen vises eller kan ses under resultat.

OBS: Lønsimulering virker kun som regnemaskine og ændrer intet på personens ansættelsesforhold.

Dette billede er kun relevant for personer, som ifølge deres overenskomst er omfattet af reglerne vedrørende seniorordning og Fritvalgsordning.

Du kan se, hvor mange seniortimer en medarbejder har optjent og, hvor mange timer der er tilbage. Seniortimerne nedskrives i samme øjeblik, som registreringen sker.

Du kan også se, om medarbejderen har valgt seniorbonus eller seniorpension i stedet for seniordage.

I Indberetning kan du se forskellige oplysninger om dine medarbejdere. Du kan vælge mellem følgende punkter i menuen:

• Oversigt og godkendelse
• Merarbejde
• Masseindberetning.

I denne oversigt ses de særydelser, som er indtastet på en medarbejder. Det er også her, at leder skal godkende kørsel, ekstra timer ect.

I alle oversigterne kan der vælges mellem afventende, afviste, godkendte eller alle indberetninger.

Oversigt inkl. Kørsel: Her ses registret kørsel fra kørselsapp eller fra MedarbejderNet.

Oversigt: Her vises alle indberettede særydelser. Husk at vælge et tj.nr. ud. Sæt kryds i behandlede indberetninger, hvis indberetningerne er godkendt. Hvis du dobbeltklikker på indberetningen, kommer du tilbage til merarbejde, og du kan foretage en ændring af det indtastede.

Kørselsoversigt: En samlet oversigt over indberettet kørsel.

MineValg: Her godkendes ferieoverførsler, ferieindberetninger, ect. fra MedarbejderNet.

I fanen merarbejde indberettes særydelser på medarbejderne. Særydelser kan være tillæg, timer, overarbejde, ferie ect.

Husk at krydse af i ”godkendt” og tryk gem, for at det indtastede bliver udbetalt i lønnen.

Husk at ferie skal indberettes som timer.

Se tidsfrister for indberetning.

Indberetninger kan ses i oversigten "oversigt og godkendelse".

Under denne fane kan der indberettes flere ydelser på samme tid – også på forskellige tjenestenumre. Indtastningerne er godkendt på forhånd.

Husk at vælge vis alle kolonner, så der kan påføres afdeling, kontonummer ect.

Du kan indberette de samme typer af indberetninger på Masseindberetning, som du kan på billedet "Merarbejde", det vil fx sige:

• Kørsel
• Overarbejde
• Ferie.

Udfyld Skabelonen med de data, som skal gentages, gå ned i indberetning og tryk dernæst på nedenstående billede for at skabelonen anvendes igen.

Udfyld Skabelonen med de data, som skal gentages, gå ned i indberetning og tryk dernæst på nedenstående billede for at skabelonen anvendes igen.

Du har først lavet en indberetning i det øjeblik, du har udfyldt en eller flere af de 10 indberetningslinjer og klikket på "Gem" eller trykket på "Enter".

Indberetninger kan ses i oversigten "oversigt og godkendelse".

Hvis du vil slette indberetninger, skal du først gå ind i oversigt og godkendelse – og finde den indberetning som du ønsker at slette. Dobbelt klik på feltet og det lukkes op.

Når du klikker på "Gem", gemmes de ændringer, du har lavet - fx godkendelser, sletninger og indberetninger.

Under fanen arbejdstidsplaner kan du se følgende:

• Plan for afdeling
• Plan for medarbejder
• Planoversigt.

Arbejdstidsplaner bruges til medarbejdere, der skal have dannet normtimer og ikke er på en Tjenestetids-afdeling. Arbejdstidsplaner danner normal –timer ( lønart 100) ud fra den plan, der er tilknyttet medarbejderen.

Ved nyoprettelse af medarbejdere, bliver der automatisk oprettet en standard plan, svarende til det timetal medarbejderen er ansat på. Timerne fordeles ligeligt på alle ugens hverdage. 7,4 timer pr. dag for en fuldtidsansat.

På overenskomster med afvigende timetal fx, dagplejere der har en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid på 48 timer. Her oprettes automatisk en standard plan på 37 timer.

Afdelingsplaner kan benyttes af flere medarbejdere, med samme arbejdstid.

Har du en gruppe medarbejdere, der følger samme plan, kan du tilknytte dem en afdelingsplan i stedet for en personlig plan.

Du kan oprette alle de afdelingsplaner, du har brug for. I hurtigsøgeren vælger du den afdeling, du ønsker at arbejde med.

Vælg opret.

Indtast plannavn og indsæt start dato i feltet "gældende fra".

Indsæt arbejdstider ved at klikke på en dag i arbejdstidsplanen.

Herefter vises en dialogboks, hvor du kan indtaste de ønskede arbejdstider. Du kan indsætte samme arbejdstid for flere dage på en gang, ved at vælge hvilke ugedage arbejdstiden gælder for.

Sæt evt. markering, så der kan angives pauser.

Gennemsnitlig arbejdstid beregnes og vises løbende.

Vælg gem.

I planen for medarbejder kan du se den aktuelle arbejdstidsplan for den valgte medarbejder. Du kan tildele medarbejderen en afdelingsplan, personligplan, standardplan eller vælge ingen plan.

Opret personlig plan

I fanen "person og sted" vælger du den medarbejder, du ønsker at arbejde med.

Under "tildel plan for medarbejder" vælger du personlig plan.

Indsæt start dato i feltet "gældende fra".

Ret arbejdstiderne for medarbejderen. Sluttidspunktet kan ændres ved at trække med musen i bunden af den blå markering af arbejdstiden. Du kan også klikke på den dag, du vil ændre. Herefter vises en dialogboks, hvor du kan sætte de ønskede arbejdstider ind. Du kan ændre til samme arbejdstid for flere dage på en gang, ved at vælge hvilke ugedage arbejdstiden gælder for.

Sæt evt. markering, så der kan angives pauser.

Gennemsnitlig arbejdstid beregnes og vises løbende. Du kan oprette en personlig plan, hvor arbejdstiden afviger fra beskæftigelsesdecimalen.

Husk at gemme planen.

Vælg den medarbejder, du ønsker at arbejde med.

Tilføj det antal uger, planen skal løbe over.

Ret arbejdstiden for medarbejderen som beskrevet i punktet "Opret personlig plan".

Du bladrer frem og tilbage mellem ugerne med pil-ikonerne.

Når du vælger planoversigten, får du vist en oversigt over, hvilke planer der er tilknyttet afdelingens medarbejdere pr. dags dato.

I datofeltet, kan du vælge at få vist oversigten for en anden dato. Du kan skrive en dato eller vælge en dato fra kalenderen.

Du får vist medarbejderens navn og tjeneste nr. norm timer og den aktuelle plan.

Pilene i plan-kolonnen indikerer om der er tidligere eller fremtidige planer og du bladrer i planerne ved at klikke på pilene.

Vælg menupunktet "opsætning" – "Helligdage afdeling" i SD Personaleweb. På afdelingsoversigten kan du se de gældende aftaler på afdelingen.

• SD standard: Der findes ikke en aftale på overenskomsten. Gælder alle medarbejdere, der ikke er dækket af personlig aftale, lokalaftale eller aftale på overenskomst.
• Overenskomst: Overenskomstens regler. Gælder alle medarbejdere der ikke er dækket af personlige eller lokalaftaler.
• Lokalaftale for overenskomst: Der er indgået en lokalaftale for overenskomsten. Gælder alle medarbejdere på overenskomsten. Gælder alle medarbejdere på overenskomsten der ikke er dækket af en personlig aftale.
• Lokalaftale for afdelingen: Der er indgået en aftale på afdelingen. Gælder alle medarbejdere på afdelingen, der ikke er dækket af en personlig aftale eller lokalaftale på overenskomsten.

Hvis der er indgået en lokalaftale, skal der oprettes en for enten overenskomst eller afdeling.

Klik på "opret lokalaftale" for den valgte overenskomst eller "opret" for lokalaftale for afdeling.

Her vises alle de aftaler overenskomsten eller afdelingen har været dækket af og evt. fremtidige aftaler. Der kan sorteres på periode og aftaletype.

For at oprette en aftale skal du klikke på "opret ny aftale".

Når du opretter en aftale, skal du for helligdage vælge mellem følgende:

• Følger plan – som betyder, at man arbejder efter arbejdstidsplanen på helligdagen.
• Fri hele dagen.

For specialdage har du følgende muligheder:

• Følger plan – som betyder, at man arbejder efter arbejdstidsplanen på helligdagen.
• Fri kl. 12
• Fri hele dagen.

Oprettelse af en ny aftale afslutter automatisk den foregående aftale.

Ret aftale for afdeling

Vælger du ret aftale, kan du rette i både dato og indhold. Ændrer du dato, vil der blive dannet en ny aftale, hvor det tilbageværende af den gamle aftale vil blive bibeholdt.

Ophør aftale for afdeling

Skal du afslutte en lokalaftale vælger du "ophør aftale" og indtaster den ønskede slutdato.

Hvis du helt ønsker at fjerne den personlige aftale indtaster du en slutdato, som er dagen før startdatoen for den personlige aftale.

Vælg menupunktet "opsætning – Helligdage medarbejder" i SD Personaleweb.

På medarbejderoversigten kan du se de gældende aftaler på medarbejderniveau. Her vises alle medarbejdere på afdelingen på den valgte dato.

Bemærk: I datofeltet "gå til dato" kan du vælge, at få vist oversigten for en anden dato.

Medarbejderne vises i alfabetisk rækkefølge og de kan sorteres i omvendt rækkefølge ved at klikke på medarbejder. For hver medarbejder vises der hvilken aftaletype den gældende aftale har. Aftaletyperne kan sorteres, så man kan få de enkelte typer samlet.

For timelønnede medarbejdere vises følgende aftale "der er ingen aktuel aftale".

Lokalaftaler for afdeling og overenskomst vises i medarbejderoversigten, men skal rettes fra billedet "helligdage – afdeling".

Hvis en medarbejders aftale ikke kan dækkes af overenskomstaftalen, en lokalaftale for afdelingen eller en lokalaftale for overenskomsten, skal der oprettes en personlig aftale for medarbejderen.

Klik på "opret/vis" for at få vist alle aftaler, for den medarbejder du har valgt.

Her vises alle de aftaler medarbejderen har været dækket af og evt. Fremtidige aftaler. Der kan sorteres på periode og aftaletype.

For at oprette en medarbejderaftale skal du klikke på "opret personlig" og derefter "opret ny aftale".

Når du opretter en aftale, skal du for helligdage vælge mellem følgende:

• Følger plan: man arbejder efter arbejdstidsplanen på helligdagen.
• Fri hele dagen.

For specialdage har du følgende muligheder:

• Følger plan – som betyder, at man arbejder efter arbejdstidsplanen på helligdagen.
• Fri kl. 12
• Fri hele dagen.

Oprettelse af en ny aftale afslutter automatisk den foregående aftale.

Ret aftale for medarbejder

Vælger du ret aftale, kan du rette i både dato og indhold. Ændrer du dato, vil der blive dannet en ny aftale, hvor det tilbageværende af den gamle aftale vil blive bibeholdt.

Ophør aftale for medarbejder

Skal du afslutte en aftale for en medarbejder, fordi medarbejderen skal følge en overenskomstaftale, en afdelings- eller overenskomstaftale vælger du "ophør aftale" og indtaster den ønskede slutdato.

Hvis du helt ønsker at fjerne den personlige aftale indtaster du en slutdato, som er dagen før startdatoen for den personlige aftale.

I SD Arkiv kan du se lønsedler, løn- og ansættelsesforhold, fleksrefusion og DP-skemaer for medarbejderne.

Du har adgang til SD Arkiv under menupunktet "Produkter".

Tryk på den gule mappe og følgende dialogboks åbnes.

Vælg lønsedler og en tom lønseddel åbnes:

Tryk CTRL+F eller søg på kikkerten, for at finde lønsedlen på en bestemt person eller afdeling.

Udfyld feltet med tjenestenummer eller cpr-nummer og klik på "Søg" eller tryk "Enter". Medarbejderens lønsedler og eventuelle a conto-sedler kommer frem. Der vil altid blive præsenteret den nyeste lønseddel for det interval, der søges i.

Hvis der sættes en stjerne i stedet for kørselsdato, vises alle lønsedlerne på den pågældende person.

Du kan bladre mellem lønsedlerne ved at trykke på page up/page Down

Du får den hurtigste svartid, hvis du spørger på en/flere konkrete nøgler, fx:

• Et tjenestenummer
• En afdeling
• Et cpr-nummer
• En kørselsdato – eller
• Kombinationer af ovenstående nøgler, fx et tjenestenummer og en afdeling.

Du får længere svartid, hvis du spørger mere generelt, fx:

• En hel institutionskode
• En bestemt kørselsdato uden yderligere nøgler
• Store intervaller.

Jeg vil gerne finde lønsedler for flere medarbejdere

Udfyld feltet ud for tjenestenummer. Skriv det mindste tjenestenummer i "Fra-feltet" og det største tjenestenummer i "Til-feltet".

Klik på Søg eller tryk "Enter", og du får alle lønsedler/a-conto-sedler for de medarbejdere, som ligger i intervallet.

Du kan bladre mellem lønsedlerne for en medarbejder ved at trykke på Ctrl + pil til højre eller venstre, for henholdsvis nyere og ældre lønsedler.

Du kan bladre mellem forskellige medarbejdere ved at trykke på Ctrl. + pil op eller ned, for henholdsvis lavere og højere tjenestenumre/cpr-numre.

Fravær/Merarbejde – Ny bruges til registrering af fravær, sygdom, ekstra timer, ferie ect. på medarbejdere.

Hvis der skal indberettes fravær eller ferie, skal du klikke inden for arbejdstiden. (De mørkegrå felter) og der vælges dernæst en årsag.

Afvigende felter: Her kan du registrere med afvigende afdeling, stillingskode eller tjenestekode. "Afvigende felter" benyttes, hvis en udgift skal konteres på en anden afdeling.

Bemærkning: Her kan du tilføje en bemærkning til indberetningen.

Du kan vælge om registreringen skal være ”hele dagen”, eller kun en del af dagen.

ed sygdom kan du vinge af i ”åbent fravær.”

Heldagsregistreringer vil kunne ses øverst under ”Hele dage”

Indberetninger kan ses i oversigten "oversigt og godkendelse".

Ret registrering

Ønsker du at rette en registrering, åbner du selve registreringen ved at klikke på indberetningen.

Du kan nu ændre datoen eller klokkeslættet.

Se Historik

Du har her mulighed for at se historikken for de enkelte registreringer.

Du kan også registrere for de timelønnede i arbejdstidsplanerne. De timelønnede er oprettet således, at de ingen fast plan har og får derfor en ugeplan, som er blank.

Klik på den aktuelle dag og vælg lønart 110 Timeløn.

Skriv fra-og til tidspunkt for den præsterede vagt.

Hvis der skal indberettes merarbejde, skal du dobbeltklikke inden for arbejdstiden. (De mørkegrå felter) og der vælges dernæst en årsag.

Her ser du et eksempel på merarbejdsregistreringer.

Hvis du har valgt en lønart, som kræver antal/beløb, får du nedenstående registreringsbillede. Du kan her se, at du ikke har mulighed for at angive en fra-/til tid, da eksempelvis 1. ledighedsdag ikke skal bruge disse for at kunne udloddes. Du indsætter blot antal.

Tryk gem og registreringen kan nu ses i planen.

Ønsker du at slette en registrering, åbner du selve registreringen.

Du klikker nu på slet og får følgende dialogboks, som du skal tage stilling til.

Du klikker på Ja, slet registrering og herefter er registreringen slettet.

Ønsker du at rette en registrering, åbner du selve registreringen.

Du kan nu ændre datoen eller klokkeslættet.

Se Historik

Du har her mulighed for at se historikken for de enkelte registreringer.

Hvis du vælger "gentag" får du mulighed for at vælge, om registreringen skal gælde for hele dagen eller i et bestemt tidsrum. Vælg hvilke dage i ugen registreringen skal gælde for.

Startdagen er udfyldt med den dag, du klikkede på i kalenderen. Du har mulighed for at ændre datoen, ved at skrive en anden dato eller via et klik på kalenderikonet.

Du kan vælge, at registreringen ikke skal have en fastdefineret slutdato ved at markere ud for "aldrig". Hvis du ønsker en slutdato på din registrering skal du markere ud for ”slutdato og indsætte den ønskede slutdato.

Der kan oprettes mere end én serie med gentagne registreringer. Der skal indsættes slutdato for hver serie.

Gentagne registreringer vises i "Fravær/merarbejde – Ny" med et gentage ikon i nederste højre hjørne af registreringen.