Personaleadministration
Hvad skal du som leder bl.a. være opmærksom på.
Det er et ledelsesmæssig ansvar at sikre, at arbejdet i forbindelse med personaleadministration håndteres korrekt, og efter de gældende lovgivninger og retningslinjer. Herunder også at alle relevante informationer og dokumenter i forbindelse med personaleadministration journaliseres i personalesagen. Det betyder bl.a. at lederen skal sikre, at indberetningerne til lønsystemet Silkeborg Data (SD-løn) sker i overensstemmelse med de foreliggende vejledninger, og at der foretages den fornødne kontrol/risikovurdering i den forbindelse.
Lister og henvisningen er ikke udtømmende.
Hvis en leder uddelegere opgaven med personaleadministration til en anden, fx en administrativ medarbejder, skal lederen sikre at medarbejderen er blevet introduceret i hvad man må og ikke må, når man arbejder med SD Løn, herunder også personalesagerne. Man må kun tilgå personalesagerne, hvis det har relevans for den aktuelle arbejdsopgave.
Når en leder uddelegere den personale administrative opgaveløsning, skal lederen også tage stilling til, om pågældende skal kunne foretage indberetninger/registreringer på medarbejdere i afdelingen, samt om pågældende skal have godkenderrettigheder.
Hvis en leder vælger at uddelegere opgaven med personaleadministration, er det alene opgaven der er uddelegeret. Ansvaret er forsat lederens.
Samtidigt gøres opmærksom på, at man under ingen omstændigheder må tilgå egen personalesag. Ved behov for at se i egen personalesag, skal man have aktindsigt. Man skal derfor kontakte nærmeste leder, som kan søge rådgivning ved Personalejuridisk team.
Personalesagen i SD-Løn er et fælles redskab til journalisering af dokumenter vedrørende ansatte i Randers Kommune. Det betyder, at både den decentrale enhed og Personale og HR, arbejder i den samme personalesag. Personalesagen indeholder bl.a. stillingsopslag, ansøgning, uddannelsesbevis, cv, dokumentation for tidligere ansættelser og lignende.
Som udgangspunkt kan der ikke fjernes eller slettes noget fra personalesagen. Hvis der er fejl på et dokument, kan det evt. slettes, hvis dokumentet ikke allerede er sendt eller udleveret til medarbejderen. Hvis der er behov for sletning, kontakt Personale og HR.
Der er ikke forældelsesfrist på dokumenterne i en aktiv personalesag. Personalesagen bliver kasseret efter gældende kassationsregler. Der opfordres til, at der altid er mere end én på et arbejdssted, der kan journalisere i personalesagerne.
Digitale arbejdsgange
I Randers kommune er vi digitale. Derfor skal vi anvende de digitale løsninger der er til rådighed, herunder muligheden for at sende digital post til de ansatte direkte fra personalesagen i SD-Løn.
Ved at sende direkte til medarbejderens digitale postkasse, kan vi som arbejdsgiver dokumentere, at vi har afleveret dokumentet til medarbejderen, da systemet laver log på handlingen.
Alle ansatte i Randers Kommune er selv ansvarlig for at læse sin post, og rette henvendelse ved spørgsmål eller fejl.
Hvis dokumenter undtagelsesvis ikke sendes til medarbejderens digitale postkasse, skal de altid underskrives af både leder og medarbejder inden de journaliseres på personalesagen, hvis det er af ansættelsesretlige karakter.
Besvar knappen
Når der sendes dokumenter til medarbejderens digitale postkasse via personalesagen, har medarbejderen mulighed for at besvare det. Det kan de gøre ved at bruge Besvar knappen. Når de bruger besvar knappen, vil deres besvarelse automatik blive journaliseret i deres personalesag.
Der er mulighed for at besvare medarbejdernes besvarelse, og korrespondancen journaliseres automatik i personalesagen.
Visse dokumenter kræver en bekræftelse fra medarbejderen, og her er det vigtigt, at lederen beder medarbejderen om at bekræfte dokumentet. Det er ligeledes lederen som skal sikre, at medarbejderen bekræfter dokumentet, og rykke for manglende svar.
Der kræves ikke underskrift fra ledere eller medarbejdere på dokumenterne, hvis de sendes til medarbejderens digitale postkasse. Ved at sende til medarbejderens digitale postkasse, har vi som arbejdsgiver dokumenteret, at vi har afleveret dokumentet til medarbejderen. Medarbejderen er selv ansvarlig for at læse sin post, og rette henvendelse ved spørgsmål eller fejl.
Hvis dokumenterne undtagelsesvis ikke sendes til medarbejderens digitale postkasse, skal de altid underskrives af både ledere og medarbejdere inden de journaliseres på personalesagen.
Besvar knappen
Når der sendes dokumenter til medarbejder via den digitale postkasse, har medarbejderen mulighed for at besvare det. Det kan de gøre ved at bruge "Besvar knappen". Når de bruger besvar knappen, vil deres besvarelse automatisk blive journaliseret i deres personalesag.
I får i øjeblikket ikke advisering, når medarbejderen bruger besvar knappen. Derfor er det vigtigt, at I selv er opsøgende, hvis I sender noget, hvor der kan komme svar retur.
Visse dokumenter kræver en bekræftelse fra medarbejderen, og her er det vigtigt, at I beder medarbejderen om at bekræfte dokumentet. Det er lederen som skal sikre, at medarbejderen bekræfter dokumentet, og rykke for manglende svar.
Eksempelvis kræves bekræftelse på:
- Frivillig timeændring ned i tid
- Barselsaftaler
- Aftaler om for meget udbetalt løn
- Beskatning af telefoni.
Lederen sender lønaftaleskema til den faglige organisation eller den valgte TR på området. Lønaftaleskemaet sendes i en sikker mail, enten til organisationens cvr. nummer eller til TR på deres @randers.dk mailadresse, eller anden sikker mailadresse. I mailen anmoder lederen om accept for løntilbud inden 14 dage fra dags dato.
Godkendelse fra den faglige organisation eller TR kan være på mail eller med digital signatur.
Dette gælder for følgende dokumenter:
Lønaftaleskemaer ved nyansættelser og lønændringer, samt timelønstilgange.
Tillæg som tildeles efter en forhåndsaftale, skal ikke sendes til underskrift ved de faglige organisationer, da disse allerede er godkendt.
Når godkendelsen fra den faglige organisation/TR er modtaget, skal lederen journalisere godkendelsen/lønaftaleskemaet i personalesagen. Godkendelsen kan være på mail, en digital underskrift eller en fysisk underskrift.
Lederen skal sikre at godkendelsen kommer retur og dokumentet journaliseres på personalesagen. Lederen orientere medarbejderen om godkendelsen af lønaftalen ved fremsendelse til den digitale postkasse.
Aftaler der indgås i forbindelse med ansættelsesforholdet, vil ofte kræve handlinger i SD løn. Som leder er det vigtigt at sikre, at alle aftaler, der kræver en handling i SD løn, bliver gjort korrekt og inden for de tidsfrister der er.
I forbindelse med ansættelsen af en ny medarbejder skal du som leder sikre, at der indhentes og journaliseres den korrekte dokumentation på personalesagen. Dokumentationen kunne i den forbindelse eksempelvis være:
- Ansøgning
- Eksamensbeviser
- Autorisationer
- Erfaringsdokumentation mv.
Husk, at du ved tidsbegrænsede ansættelser skal sikre dig, at begrundelsen for den tidsbegrænsede ansættelse er saglig. Begrundelsen skrives ind i ansættelsesbrevet, som også journaliseres i personalesagen. Ved tvivlsspørgsmål skal Løn og Personale kontaktes forud for ansættelsen.
I løbet af ansættelsesforholdet, og så længe det varer, skal du som leder også sikre dig, at der eksempelvis laves lønaftaleskema, referater fra sygesamtaler mv.
Alt det ovenstående skal journaliseres på personalesagen. Se nedenfor under "Hvor skal dokumenter journaliseres i personalesagen" for en oversigt over hvilken underskrift hvert dokument skal gemmes under.
Særligt om børne- og straffeattester
Det er dig som leder, der har ansvaret for, at der indhentes børne- og straffeattester på de områder, hvor det er påkrævet.
Læs mere om de respektive attester.
Forhold på straffeattesten
Som leder skal du undersøge, hvilke forholde der gør sig gældende, og om det har betydning for ansættelsesforholdet
Hvis der er forhold på straffeattesten, skal der laves et notat til personalesagen, hvor det beskrives hvilke forhold det drejer sig om, og din vurdering af om det har betydning for ansættelsesforholdet
Ved tvivl kontakt da Personalejuridisk Team.
Forhold på børneattesten
Kontakt Personalejuridisk Team.
Ved mulige strafferetlige forhold i forbindelse med tjenesten, kan du læse mere her:
Kontrol af kørekort
Det er lederen, der har ansvaret for at kontrollere kørekort, når det er påkrævet, at en medarbejder er fører af et motorkøretøj som led i tjenesten.
Medarbejderen skal senest 7 dage efter tiltrædelsen modtage et ansættelsesbrev.
Uanset tiltrædelsestidspunktet gælder at medarbejderen senest 30 dage efter ansættelsesaftalens indgåelse skal modtage et ansættelsesbrev.
Ved nyansættelser skal du, som leder, sikre dig, at gældende overenskomster, love og aftaler overholdes. Du skal sikre dig, at alle de relevante dokumenter bliver indhentet og journaliseret i personalesagen.
For overblik over relevante dokumenter der eksempelvis kan indhentes se ovenstående punkt "Ansættelsesforholdet".
Ved tvivlsspørgsmål skal Løn og Personale kontaktes forud for ansættelsen.
Medarbejder skal modtage et ansættelsesbrev senest 7 dage efter tiltrædelse.
Faste stillinger på månedsløn, samt tidsbegrænset ansættelser over 1år, skal altid opslås med stillingsopslag og med efterfølgende samtaler. Dette skal ske for at sikre, at den bedste kandidat ansættes i stillingen. I tvivlsspørgsmål skal Løn og Personale kontaktes forud for ansættelsen.
Læs mere om det gode rekrutteringsforløb.
Ved brug af e-rekrutteringssystemet Signatur gemmes alle dokumenterne fra ansøgningen i ét forløb under ansættelse, delforløb 1.
Ved ansættelse skal lederen aftale lønindplaceringen med den forhandlingsberettigede faglige organisation. I de tilfælde, hvor den faglige organisation har uddelegeret forhandlingsretten til tillidsrepræsentanten på arbejdspladsen, skal lønnen forhandles med den relevante tillidsrepræsentant.
Tillidsrepræsentanten/organisationen forhandler løn for alle ansatte, der er omfattet af overenskomsten på arbejdspladsen. Dette omfatter også ansatte, der er medlem af en anden faglig organisation eller som ikke er organiseret.
Lønforslag fra ansættelsesmyndigheden skal som minimum bestå af løn i henhold til overenskomsten og løn som følger af evt. forhåndsaftaler.
Læs mere om lokal løndannelse, lønfastsættelse m.m.
Lederen skal sikre, at lønforslag sendes til/forhandles med den korrekte organisation eller tillidsrepræsentant. Hvis du som leder er i tvivl om hvilken overenskomst, der er den korrekte, kan du kontakte Personale og HR for afklaring.
Lønforholdene skal så vidt muligt være aftalt før tiltrædelsen.
Hvis det af praktiske grunde ikke er muligt at aftale lønforholdene på plads før tiltrædelsen, vil medarbejderen få udbetalt a’conto løn svarende til løntilbuddet fremsat af lederen.
Ulønnede medarbejdere fx praktikanter skal oprettes som eksterne medarbejdere, således der kan journaliseres bevillingsskrivelser, tavshedserklæringer, børn- og straffeattester m.m. Oprettelsen som ekstern medarbejder er en forudsætning for, at medarbejderen kan få autorisation til fagsystemerne og få en mailadresse.
Ved direkte overgang til ny stilling i Randers kommune, skal der tages stilling til bl.a. prøvetid, løn, arbejdstid, ansættelsesbrev m.m. Kontakt venligst Løn og Personale inden oprettelse i SD Løn.
Alle ændringer i løn og/eller ansættelsesforhold ske via SD Løn og de tilhørende dokumenter skal journaliseres i personalesagen.
Når ændring af arbejdstiden sker efter eget ønske fra medarbejderen.
Medarbejderen skal bekræfte ændringen ved at bruge ”Besvar knappen” i den digitale postkasse. Medarbejderens svar/besked, journaliseres direkte i personalesagen. Det er lederen som skal sikre, at medarbejderen bekræfter ændringen.
Hvis ændring i arbejdstiden ikke sker efter eget ønske fra medarbejderen, skal ændringen varsles. Inden dette igangsættes, skal Personalejuridisk teamkontaktes.
Hvis en medarbejder ønsker at fratræde, skal det ske skriftligt fra medarbejderen til lederen.
Vi anbefaler, at man bruger blanketten Egen opsigelse som kan bruges til både tjenestemænd og overenskomstansatte. Ved brug af denne blanket, kan den sendes til medarbejderens digitale postkasse fra personalesagen, og medarbejderen skal bekræfte ved brug af ”Besvar knappen”.
Løn og Personale:
- Tilbyder rådgivning og vejledning til alle ledere og stedfortrædere i Randers kommune. Vi kan fx hjælpe med løn og ansættelsesvilkår, ferieaftalen, indberetninger, rettelser, kontroller m.v.
- Foretager en legalitets- og kvalitetssikring af indberetninger i SD-Løn således der er hjemmel til lønudbetaling
- Laver stikprøvekontroller ud fra et revisionsmæssigt synspunkt.
Al indberetningsmaterialet skal være gemt i personalesagen senest den 8. i måneden. Dette gælder både for månedslønnede og timelønnede.
Husk at bruge en sigende tekst i Dokumenttitel, når der gemmes i personalesagen, gerne med dato og tjenestenummer. Kontakt Løn og Personale ved tvivl.
Alle punkter eller underpunkter, som er markeret med en *, vil generere en mail til Løn og Personale.
Her er eksempler på godkendelse før lønudbetaling og godkendelse af overførsel af ferie mv.
- Tjenstlig kørsel
- Tjenesterejser
- Mer- og overarbejde
- Timer, tilkaldevikarer
- Godkendelse af overførsel af ferie ud over 4. ferieuge
- Godkendelse af overførsel af overført 6. ferieuge
- Godkendelse af forskudsferie.
Godkendelsen sker i MinLøn app ( Ledergodkendelse) eller i SD Løn. Godkendelsen bør ske i takt med registreringerne for at sikre korrekt lønudbetaling.
Fejl- og kontrollister
I SD Personaleweb skal der afdelingsvis ske en gennemgang af Fejl- og kontrollister på baggrund af leder eller medarbejders registreringer. Listerne skal gennemgås ugentlig blandt andet for at undgå refusionstab under sygefravær.
Faste kontroller og godkendelse
Skematisk oversigt over kontroller i NemØkonomi.
Når medarbejderne i MedarbejderNET eller appen MinLøn har anmodet om overførsel af ferie, vil det fremgå i personalewebben under menupunktet indberetning/Oversigt og godkendelse/fanen Mine valg.
Anmodningen afventer leders godkendelse. Sæt flueben ud for dem, du vil behandle. "Godkend" eller "Afvis".
Overførslen får først virkning, når leder har godkendt anmodningen.
Når medarbejderne i MedarbejderNET eller appen MinLøn har indberettet afholdelse af ferie, vil det fremgå i personalewebben under menupunktet indberetning/Oversigt og godkendelse/fanen Oversigt inkl. kørsel.
Vælg status "Alle".
Hvis du i "søgefeltet" har valgt en afdeling, vil du se alle indberetninger på afdelingen. Hvis du har valgt en bestemt medarbejder, vil du kun se indberetninger på den pågældende.
Der kræves ikke ledergodkendelse af indberettet ferie. Du kan rette i indberetningen, eller slette den, under kolonnen "Handling".
I personalewebben, under menupunktet "Ferieoversigt", kan du se en samlet oversigt over medarbejdernes feriesaldi pr. Afviklingsperiode. F.eks. 01.09.2022 - 31.12.2023.
Du kan sortere i alle kolonner ved at trykke på overskrifternes piletaster. F.eks. for at få "Restsaldo med løn" til at stå i rækkefælge øverst i kolonnen.
Du kan klikke på et navn og komme ind i den pågældende medarbejders ferieregnskab. Her kan du få vist "Detaljer timer". Du kan filtrere i de forskellige kolonner. F.eks. kan du under "Årsag" skrive "Afholdt".
Når medarbejderne i MedarbejderNet eller appen MinLøn har anmodet om at afholde forskudsferie, vil det fremgå i personalewebben under menupunktet "Indberetning"/"Oversigt og godkendelse"/"fanen Mine Valg".
Som leder kan du også se - og behandle - anmodningen i appen MinLøn.
Anmodningerne afventer leders godkendelse.
Sæt flueben ud for dem, du vil behandle. "Godkend" eller "Afvis".
Godkendelsesproceduren er for at kunne dokumentere, at der er indgået aftale om forskudsferie.
Indberetning af ferien påvirkes ikke af denne.
Løngivende engangsindberetninger vil typisk være timer, der skal udbetales. Det kan også være andre ydelser som f.eks. rejsegodtgørelse.
Når medarbejderne i MedarbejderNet eller appen MinLøn har foretaget indberetning af f.eks. timer til udbetaling, vil det fremgå i personalewebben under menupunktet Indberetning/Oversigt og godkendelse/fanen Oversigt inkl. Kørsel.
Vælg status Afventer.
Hvis du i søgefeltet har valgt en afdeling, vil du se alle indberetninger på afdelingen. Har du valgt en bestemt medarbejder, vil du kun se indberetninger på den pågældende.
Du kan godkende, afvise eller rette indberetningerne i kolonnen Handling.
I kolonnen Info kan du se, hvis medarbejderen har tilføjet en bemærkning til indberetningen.
Indberetninger der ligger i status Afventer kommer først til udbetaling, når du har godkendt dem.
For at se godkendte indberetninger kan du ændre status til Godkendt eller Alle.
Når medarbejderne har indberettet timer til udbetaling, skal du være opmærksom på, at aftentillæg og weekendtillæg i nogle tilfælde udbetales automatisk. Du kan se det i menupunktet Medarbejderdata/Særydelser. Hvis der her er "sat prikker" i kolonnen Udbetaling, vil timernes placering på ugedag og klokkeslæt udløse de tilhørende arbejdstidsbestemte tillæg.