Retningslinjer

Disse retningslinjer afventer godkendelse for socialområdet. De kan bruges som inspiration til andre områder.

På tilbud for borgere med en psykisk eller fysisk funktionsnedsættelse, kan der i visse tilfælde være borgere, der ikke selv kan håndtere deres midler.

Disse borgere har, som andre, ret til at forpligte sig økonomisk og råde over deres egen økonomi i det omfang, der ikke er foretaget særlige begrænsninger som f.eks. værgemål. Retten til selv at bestemme over sin økonomi er en rettighed, som borgere allerede har, og ikke noget, som den enkelte skal kvalificere sig til. Derfor er det altid som udgangspunkt borgeren selv, der håndterer og tager beslutninger om sin økonomi.

Er borgeren, på grund af psykisk eller fysisk funktionsnedsættelse, ikke i stand til at håndtere og tage beslutninger om sin økonomi, skal kommunen tage stilling til, hvordan borgeren kan støttes bedst muligt.

Formålet med retningslinjerne er:

• At fastlægge procedurer for håndtering af borgernes økonomi
• At sikre at medarbejderne håndterer borgernes økonomi i overensstemmelse med reglerne på området
• At sikre borgernes retssikkerhed
• At minimere risikoen for misbrug af borgernes midler
• At sikre medarbejderne, og skabe tryghed.

Personalets støtte til borgernes økonomihåndtering gives med respekt for borgerens handlefrihed, og for de begrænsninger, der kan være, såsom værgemål.

Der kan indgås aftaler med værge om fast månedlig indbetaling, som enten indsættes på tilbuddets bankkonto eller i kontantkasse.

Det er vurderet, at man skal bestræbe sig på, at der maksimalt er 2.000 kr. pr. borger i kontantkassen. Derudover opfordres alle til generelt at have et fokus på at begrænse omfanget af kontanter i så høj grad, som det giver mening.

Hvis værge eller beboer ønsker at opbevare andre værdier end penge hos tilbuddet, skal der laves en klar skriftlig aftale om dette.

Tilbuddet må ikke have kendskab til beboerens PIN-kode til betalingskort eller lignende.

Kontante midler skal opbevares i aflåste pengeskabe, som der kun er et begrænset antal medarbejdere, der har adgang til.

Tildeling af retten til adgange til pengeskabet ligger hos den enkelte afdelingsleder.

Til højre på siden er der et dokument som skal udfyldes og journaliseres med de medarbejdere der har adgang til kontanter.

Hos kommunens bank, hvilket i skrivende stund er Nordea, skal tilbuddet have oprettet en bankkonto som kan tilgås via netbank.

Bankkontoen fungerer som indbetalingskanal, hvortil borgeren, værgen eller pårørende kan overføre penge, fremfor at de kommer fysisk med pengene på tilbuddet. Indbetalinger bliver videreført til borgerspecifikke mellemregningskonti i kommunens økonomisystem.

Tilbuddet kan minimere kontantbeholdningen ved hjælp af et indbetalingskort. Med kortet kan man indsætte sedler fra kontantkassen ind på bankkontoen, så beløbene i stedet bliver registreret på borgerens mellemregningskonto.

Tilbuddet kan også hæve kontanter ved hjælp af et betalingskort. Betalingskort er tilknyttet en specifik kortholder og er underlagt nogle vilkår, som man som tilbud, medarbejder og særligt leder, skal være bekendt med. Overvej derfor om det er strengt nødvendigt at kunne hæve kontanter.

Al oprettelse, adgangsstyring og support vedr. bankkonto og betalingskort står Regnskabsafdelingen for, som kan kontaktes igennem Serviceportalen.

En mellemregningskonto er, lidt forsimplet, en konto hvor posteringer, som ikke skal indgå i kommunens regnskab, kan placeres.

Mellemregningskonti er af den grund ideelle til opbevaring af beboermidler.

Man skal dog være opmærksom på, er at der, modsat en almindelig bankkonto, godt kan laves "overtræk" på en mellemregningskonto.

Der kan med andre ord godt afholdes udgifter på kontoen, som der ikke er "dækning" for i bogføringsøjeblikket.

Tilbuddet må under ingen omstændigheder kalkulere med eller tænke "overtræk" ind i administrationen af beboermidler.

Hvis der alligevel sker overtræk, skal der hurtigst muligt skabes overskud på kontoen.

Alle konti hvor der registreres overførsler af beboermidler skal afstemmes i kommunens økonomisystem, Opus.

Der er lavet en særskilt vejledning til afstemning og bogføring af beboermidler, som findes på Serviceportalen.

Nedenfor er en enkel oversigt over kravene til afstemning til de forskellige konti:

Værgemål er en støtteforanstaltning, hvor en person indsættes som værge for at sikre rettighederne for en borger, og beskytte denne mod omverdens misbrug.

Husk, der findes flere former for værgemål. Når et værgemål oprettes for en borger, kan værgen kun agere og træffe beslutninger for borgeren i det omfang, der er omfattet af værgemålet.

Værgemålet etableres altid således, at det ikke er mere omfattende end nødvendigt.

Værger skal overføre pengene til borgerens bankkonto, hvor der udtrykkeligt skal fremgå hvilken borger, det drejer sig om.

Hver 2. måned skal det kontrolleres hvorvidt ovenstående betingelser overholdes. Derudover skal der løbende foretages stikprøvekontrol af bilag med henblik på, at der ikke forekommer udokumenteret eller usædvanlige dispositioner i regnskabet.

Kontrollen kan med fordel koordineres med afstemningen af kontantkassen.

Ansvaret for den løbende kontrol ligger hos den enkelte afdelingsleder, men kontrolfunktionen kan uddelegeres.

Alle bevægelser af beboermidler skal være tilstrækkeligt dokumenteret.

Hævning og indsættelse af kontanter skal således ledsages af bilag med tydelig identifikation af vedrørende beboer samt underskrift fra to medarbejdere. Er der tale om flere beboere, skal det ligeledes opgøres hvordan beløbet fordeler sig på beboerne.

Hvordan de enkelte tilbud i øvrigt løfter ovenstående i praksis, er op til den enkelte leder på det respektive område.

Socialpædagogernes Vidensbank og Socialstyrelsen har begge udgivet rapporter der kan tjene som inspiration til etisk håndtering af beboermidler.

Socialstyrelsens informationsmateriale

Socialpædagogernes Vidensbanks rapport