Support og vejledninger
Her har vi samlet alle vejledninger i at sende post, dvs. vejledninger til at sende almindelig mail, sikker mail og digital post.
Om posten skal sendes som almindelig mail, sikker mail eller som Digital Post, afhænger af modtageren og af, om forsendelsen indeholder personfølsomme oplysninger.
Er du i tvivl, kan du læse mere om, hvad du konkret skal være opmærksom på alt efter, om forsendelsen sendes internt i kommunen, til andre myndigheder, til borgere eller til virksomheder.
Almindelige mails fra Outlook er ikke sikre, og det er derfor kun tilladt at sende almindelige mails til andre myndigheder, borgere og virksomheder, hvis forsendelsen ikke indeholder personfølsomme oplysninger.
Interne mails er sikre
Du kan dog sagtens sende almindelige mails internt i kommunen, selv om forsendelsen indeholder personfølsomme oplysninger. Det skyldes, at kommunikationen mellem @randers.dk-adresser er sikker.
Du skal dog være opmærksom på, at dette ikke gør sig gældende, hvis du f.eks. mailer med en af kommunens selvejende institutioner, hvor e-mailadressen slutter med noget andet end @randers.dk. Her skal du følge proceduren for at sende til andre myndigheder.
Sikre mails fra Outlook (også kaldet tunnelmail) gør det muligt at kommunikere på mail, selv om forsendelsen indeholder personfølsomme oplysninger. Når du sender en mail som sikker mail fra Outlook, bliver mailen nemlig krypteret og sendt direkte til modtageren - og du får en kvittering på, at den er modtaget.
Quick-guide til sikker mail
Sikker mail er en fælles standard for hvordan der kommunikeres sikkert på sagsbehandler niveau for primært offentlige myndigheder. Når du skal sende en sikker mail, så gør således:
- Trin 1 - Hvis du kender en persons e-mail hos en myndighed, så skriv denne i Til-feltet. Alternativt kan du i Microsoft Outlook vælge knappen "Signflow Adressebog". Her vælges den ønskede modtager.
- Trin 2 – Skriv din mail
- Trin 3 - Vælg "Send sikkert".
SignFlow finder automatisk en sikker postkasse hos andre myndigheder, når der blot kendes en persons e-mail f.eks. person@myndighed.dk og derefter bruger "Send Sikkert" knappen.
Bemærk, at tekst i emnefeltet i den sikre mail ikke bliver krypteret. Det vil sige, at der ikke må står fortrolige eller personfølsomme informationer i feltet som f.eks. cpr-nummer.
Både sikker mail og kvittering skal journaliseres på den pågældende sag.
Ikke alle kan modtage sikre mails
For at du kan sende en sikker mail fra Outlook kræver det, at modtagerens e-mailadresse er sat op til at kunne modtage sikker mail. Det er tilfældet hos de fleste andre myndigheder og enkelte virksomheder og foreninger.
Hvis du forsøger at sende en sikker mail til en e-mailadresse, der ikke er sat op til det, vil du få et svar tilbage om, at mailen ikke kan afleveres.
Digital Post er afløseren for de gammeldags papirbreve. Som udgangspunkt skal alle breve til borgere, virksomheder og foreninger sendes som Digital Post. Det er muligt at sende Digital Post fra en række forskellige systemer.
Digital Post fra fagsystem
Digital Post er integreret i de fleste fagsystemer, som Randers Kommune bruger. Hvis du arbejder med en konkret sag i et fagsystem, er det smartest at sende Digital Post direkte fra fagsystemet. Så bliver forsendelsen nemlig journaliseret direkte på sagen.
Hent vejledning til Digital Post i KMD-sag.
Hent vejledning til Digital Post i SBSYS.
Digital Post fra øvrige programmer
Du kan også bruge OnetooX til at sende Digital Post. Det kan du gøre fra alle øvrige programmer, hvor Digital Post ikke er integreret.
OnetooX er lige så let at bruge som at udskrive et dokument. Doc2Mail det virker i alle programmer, der kan udskrive, f.eks. Word og Adobe Reader. Her skal du dog huske selv at journalisere brevet efterfølgende.
Hent vejledning til Digital Post i OnetooX.
Digital Post fra Outlook
Endelig er det muligt at sende Digital Post fra Outlook. Også her skal du selv journalisere brevet efterfølgende.
Vær desuden opmærksom på, at du ikke kan sende fra Outlook til borgere, der er fritaget for Digital Post. Her skal du sende brevet fra fagsystemet eller via OnetooX. Når du gør det, bliver brevet sendt til KMD fjernprint, der sørger for at udskrive, pakke og sende brevet til borgeren.