Procedure for behandling af indsigtssager

I proceduren kan du læse mere om, hvordan en anmodning om indsigt i personoplysninger behandles. Derudover kan du nedenfor finde en skabelon til udfyldelse af de supplerende oplysninger, som borgeren har ret til.

Borgere har ret til indsigt i de personoplysninger, som kommunen behandler om de pågældende, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 15.

Indsigtsret efter databeskyttelsesforordningen adskiller sig fra retten til aktindsigt efter offentlighedsloven og forvaltningsloven, da borgeren her har krav på at få alle personoplysninger udleveret, og det er ikke begrænset til en i forvejen identificeret sag.

Borgeren skal have adgang til personoplysningerne – det vil sige, at borgeren skal have udleveret personoplysningerne i deres originale form, kopieret over i et andet dokument, eller på anden måde få adgang til at gennemse oplysningerne.

Derudover skal borgeren have udleveret en række supplerende oplysninger omkring den behandling, der foretages ved brug af de udleverede personoplysninger.

Personoplysninger

Personoplysninger, der behandles automatisk/elektronisk samt personoplysninger, der findes i et manuelt register (f.eks. fysiske arkivsager, der findes i forvaltningen).

Omfattet af "personoplysninger" er enhver form for oplysning om en identificerbar person, herunder for eksempel navn, cpr-nummer, adresse, registreringsnummer (nummerplade), policenummer, billeder, tv-overvågning, GPS-data m.v.

Det er kun oplysninger om borgeren selv, som må udleveres. Hvis der i materialet indgår oplysninger om andre personer, skal disse overstreges eller på anden vis fjernes.

Supplerende oplysninger

Borgeren skal have en række oplysninger om selve behandlingen af personoplysningerne. Herunder bl.a. formålene med behandlingen, kategorier af personoplysninger, m.v.

Find skabelonen "Oplysninger om behandlingen af dine personoplysninger ved forvaltning/afdeling" på Broen til brug for besvarelsen.

Besvarelse af indsigtsanmodninger skal ske uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelse af anmodningen.

I særlige tilfælde, for eksempel hvis der behandles en stor mængde af personoplysninger om den registrerede, kan svarfristen forlænges med yderligere to måneder (absolut frist på 3 måneder). Der skal i sådanne tilfælde sendes en begrundelse for fristforlængelsen til den registrerede, senest en måned efter Randers Kommune har modtaget anmodningen.

Forvaltningerne er instrueret i at videresende indsigtsanmodninger til byrådssekretariatet. Proceduren er herefter følgende:

Anmodningen modtages

Byrådssekretariatet modtager anmodningen, og vurderer om det er en tværgående indsigtsanmodning eller om den kan behandles af den relevante forvaltning.

Hvis den er tværgående behandles den i Byrådssekretariatet.

Sag oprettes i SBSYS

Sag oprettes i SBSYS ved brug af sagsskabelonen "Indsigtsanmodning VIP".

Sagen kaldes "Indsigtsanmodning – borgerens navn".

Borgeren påføres som "primær part".

Sagen tilknyttes sagen "Projekt: Indsigt efter databeskyttelsesloven 2018-2021". Der oprettes ny samlesag, som skal bruges for hver byrådsperiode.

Borger kontaktes

Hvis indsigtsanmodningen er bredt eller uklart formuleret kontaktes borgeren med henblik på at få præciseret anmodningen.

Borgeren skal vejledes om muligheden for at få indsigt i alt ved kommunen. Hvis borgeren ikke ønsker at få udleveret alt bedes borgeren præcisere sin anmodning, såfremt dette er nødvendigt for at kunne besvare anmodningen.

Mail sendes til forvaltningerne

Mail med orientering om anmodningen sendes til forvaltningernes kontaktpersoner.

Forvaltningerne skal vende tilbage med svar hurtigst muligt, og gives en absolut frist på ca. 14 dage.

Forvaltningerne gives en frist for besvarelse for at sikre rettidig besvarelse af anmodningen, og for at der kan følges op på besvarelsen nogle dage før deadline.

De enkelte forvaltninger har hver især udarbejdet en procedure for behandling af indsigtssager i deres forvaltning, herunder identificeret, hvor der foreligger personoplysninger, samt hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for behandling af indsigtssager. De ansvarlige i forvaltningerne står for at få indsamlet materialet og sendt det til byrådssekretariatet inden den fastsatte frist.

Kvittering + oplysningsskema sendes til borger

Kvittering sendes til borgeren. Skabelon til kvittering + oplysningsskema ligger i SBSYS under navnet "Jura – Indsigtssag – Kvittering og oplysningspligt". Her oplyses borgeren om, at der kan forventes svar inden for senest en måned fra modtagelsen af anmodningen.

Har borgeren lavet en særlig afgrænsning eller præcisering skrives dette ind i kvitteringen.

Forvaltningerne finder evt. materiale

Forvaltningerne søger i systemer, fysiske arkiver, m.v., jf. deres procedure.

Hvis der ikke behandles personoplysninger om borgeren meldes dette tilbage til Byrådssekretariatet via mail.

Hvis der behandles oplysninger om borgeren skal dette gennemgås med henblik på at fjerne følsomme og fortrolige personoplysninger om andre borgere – f.eks. cpr.nr., hemmelige adresser, m.v.

Dokumentet "Skabelon til indsigtssag – supplerende oplysninger" udfyldes og vedhæftes de udleverede dokumenter, så det udgør forsiden af dokumenterne.

Forvaltningerne sender svar til Byrådssekretariatet

Forvaltningerne melder ind med svar. Hvis de behandler oplysninger om borgeren sendes disse med sammen med udfyldt oplysningsskema.

Forvaltningernes tilbagemeldinger journaliseres på sagen med titel "Svar fra forvaltningens navn" og beskrivelsen "Med/uden dokumenter".

Svar + dokumenter sendes til borger

Byrådssekretariatet sender svar + dokumenter til borgeren. Skabelon til svar ligger i SBSYS under navnet "Jura – Indsigtssag – svar".