Sikkerhed
Sikkerhed og GDPR, er en stor del af vores hverdag. Her finder du information om VIP-grupper, adgangsstyring, sikkerhed m.m.
Vigtigheden af at få afsluttet sager, som der ikke længere sagsbehandles i, understreges ved, at borgere fra tid til anden henvender sig, for at få slettet personnummer abonnementet i Randers Kommune.
Årsagen kan være, at borgeren er fraflyttet kommunen eller ikke længere har en aktiv sag i kommunen, men at Randers Kommune stadig har aktive sager på borgeren.
Borgeren kan via Borger.dk se, om en kommune abonnerer på deres cpr.nr.
Får du som sagsbehandler en henvendelse fra en borger om dette, skal du udfylde denne blanket om 'Annullering af personnummer-abonnement', som sendes til Folkeregistret, som undersøger om der er aktive sager på borgeren, som ikke er afsluttet, sletter personnummer abonnementet, samt orienterer borgeren.
Får du en sådan henvendelse, skal du naturligvis undersøge, om borgeren har aktive sager i egen afdeling og hvis ja, så sørge for at sagen bliver afsluttet, hvis den kan det.
Hvordan er det nu? Hvad er en personoplysning? Hvor må jeg gemme personoplysninger? Hvordan med udveksling af personoplysninger?
Hvis du kommer i tvivl, når du sidder og arbejder i en sag, kan du med fordel finde svar på dine spørgsmål under siden GDPR-vejledninger.
Man får oprettet en VIP-gruppe ved at søge om den via dette godkendelsesskema.
Godkendelsesskemaet sendes til IT via IT support ikonet på dit skrivebord. På skemaet skal det fremgå, hvorfor der ønskes en VIP-gruppe, hvilken sagsskabelon den skal tilknyttes, hvem der skal være ansvarlig for VIP-gruppen og hvem som har ledelsestilsynet - og slutteligt skal det fremgå, hvem som skal være med i gruppen.
Sker der ændringer i VIP-gruppen - tilgang eller afgang af medarbejdere, som ikke længere skal have adgang til sagerne - skal det ligeledes meldes ind via IT-support ikonet.
Formålet med retningslinjen er, at sikre at adgangsstyring og rettigheder i SBSYS følger reglerne i Databeskyttelsesforordningen. Endvidere er der lagt vægt på reglerne i Forvaltningsloven omkring tilgængelighed og videregivelse af personlige oplysninger.
Grundet persondataforordningen og GDPR (General Data Protection Regulation) har gjort, at vi skal sikre data i SBSYS meget bedre.
I starten af april måned 2019, blev der derfor lagt en ny sikkerhedsmodel ned over SBSYS, hvilket betyder, at da der produceres mange sager med personfølsomme oplysninger i Social og Arbejdsmarked, Sundhed, Kultur og Omsorg og Børn og Skole, har disse forvaltninger fået en organisatorisk sikkerhed. Det betyder, at man som udgangspunkt kun kan se sager i egen afdeling eller forvaltning.
Udvikling, Miljø og Teknik har som udgangspunkt fået sikkerheden Adgang for alle, hvilket betyder, at alle brugere af SBSYS, kan se denne forvaltnings sager.
Så fra at man havde adgang til rigtig mange sager i SBSYS, kan man nu opleve, at men måske ikke har adgang til de sager, som man plejer at have adgang til.
For at sikre, at de medarbejdere som arbejder med særligt følsomme sager har adgang til disse, har vi indført begrebet VIP-grupper, svarende til en sagsadgang.
En VIP-gruppe er en sagsadgang eller sikkerhedsgruppe, hvor kun få eller flere medarbejdere får adgang til særlig udvalgte sager.
VIP-gruppen tilknyttes en sagsskabelon, sådan at når der oprettes sager ud fra sagsskabelonen, kan de medarbejdere som er en del af VIP-gruppen, se sagerne.
Sagsstatus har en vigtig funktion i SBSYS/SBSYS modulerne - selvom der er flere valgmuligheder, er det ikke ensbetydende med, at man må sidde og vælge den sagsstatus, som lige passer.
Sagsstatus har væsentlig betydning for sagerne i SBSYS. Det er med til at give et retvisende billede af, hvor langt en sag er i behandlingen.
Det er lovpligtigt i forhold til overholdelse af databeskyttelsesforordningen og desuden har vi en forpligtigelse over for borgerne i sager, hvor de er sagspart, at sørge for at få afsluttet de sager, hvor der ikke længere sker sagsbehandling.
Slutteligt er der arkivlovgivning, som skal overholdes – der SKAL afleveres sager til arkiv eller sletning i systemet.
Aktiv
Tildeles automatisk ved sagsoprettelse – en sag skal være aktiv, så længe der er sagsbehandling i den.
Afgjort
Anvendes ved sager, hvor sagsbehandlingen er afgjort, men hvor sagen fortsat ikke kan afsluttes helt.
Eksempel: En borger, som søger om fritagelse for digital post – her foregår en sagsbehandling, som ender med en afgørelse om, at borgeren kan fritages for digital post – men sagen må ikke afsluttes, da den skal være 'tilgængelig', indtil borgeren ikke er fritaget for digital post mere – derfor sætter man sagen til 'afgjort'.
Denne sagsstatus skal KUN anvendes, hvis man har lignende sager, som i eksemplet.
Afventer
Denne sagsstatus anvendes kun i sager, hvor man anvender styringsreol.
Afsluttet
Sagen ændres til 'Afsluttet', når sagsbehandlingen er afsluttet.
Annulleret
Denne sagsstatus anvendes kun i sager, hvor man anvender styringsreol og hvor en byggesag, ikke bliver til noget.
Eksempel: En borger søger om en byggetilladelse til at bygge en garage, men annullerer efterfølgende ansøgningen eller den annulleres, fordi byggesagsafdelingen ikke får den dokumentation ind, som der er bedt om. I den forbindelse anvendes sagsstatus 'Annulleret'.
Denne sagsstatus skal KUN anvendes, hvis man anvender styringsreol og har en sag lignende eksemplet.
Arkiveret
Denne status tildeles automatisk, når sager afleveres til arkiv – det er ikke en sagsstatus, som brugeren må anvende.
Lukket
Denne sagsstatus må kun anvendes i sager i Byggesagsafdelingen.
Eksempel: Hvis en grund udstykkes i nye matrikler, skal afdelingen kunne finde tilbage til den oprindelige grund og i den forbindelse sættes sagerne med sagsstatus ’Lukket’, fordi sagerne skal kunne åbnes igen.
Denne sagsstatus må udelukkende KUN anvendes af Byggesagsafdelingen i Udvikling, Miljø og Teknik.