Datakvalitet

CPRupdateren sikrer, at CPR stamdata er opdateret og giver mulighed for at få erindringer på ændringer på en lang række hændelser på parter.

Du kan se optagelsen fra webinaret om CPR Updater herunder.

Her kan desuden se materialet fra webinaret.

SBSYS Teamet har fået lavet et dashboard, hvor man kan lave forskellig udtræk af data i de forskellige afdelinger.

I har mulighed for at bestille udtræk af data ved SBSYS Teamet - I kan bl.a bestille udtræk af:

• Aktive sager på inaktive brugere (der skal ikke stå åbne sager hos medarbejdere som har skiftet afdeling eller er rejst - sager, som fortsat skal være åbne, skal flyttes til andre medarbejdere - resten skal afsluttes)
• Aktive sager, hvor primær sagspart er død (vi har en forpligtigelse til at få afsluttet sager, hvor primærsagspart er død)
• Antal kladder pr. afdeling (man skal sørge for at få journaliseret eller få slettet sine kladder, medmindre man arbejder i dem)
• Aktive sager med enkelt-persons adgang (sager, hvor man eksempelvis kun har sat sig selv eller en gruppe af brugere på)
• Aktive sager oprettet med sagsskabelon vs. manuelt
• Aktive sager uden aktivitet de sidste 18 måneder
• Sagsskabeloner, som ikke har været anvendt de sidste 2 år
• Brev- og kladdeskabeloner, som IKKE har været anvendt
• Brev- og kladdeskabeloner, som har været anvendt

I bestiller udtræk af data via IT-support ikonet på skrivebordet - det er vigtigt, at I skriver, hvilke udtræk I gerne vil bede om.

KLE-online er et rigtig godt redskab for dig som superbruger, som selv opretter sagsskabeloner fra bunden i SBSYS. Kig på serviceteksten, stikordene, lovhenvisningerne og kontoplan-henvisningerne - alt sammen hjælp, til at komme så tæt på det emne, som du skal oprette en sag i.

For at hjælpe dig lidt på vej med at anvende KLE numre og handlingsfacetter, får du her på siden lidt information om, hvordan du kommer så tæt på det rigtige KLE nummer og den rigtige handlingsfacet, som muligt.

• KLE kan sammenlignes med et dueslag - hver sagstype har sin egen hylde og hver hylde har sit eget nummer - alle lægger samme slags sager det samme sted - og kan finde dem igen samme sted
• KLE emnenummeret siger noget om: Hvad handler sagen om?" og KLE handlingsfacetten siger noget om: Hvad for en slags sag er det?
• KLE er et emnehierarki i 3 niveauer - ex. 27.42.00-G01-5-19 - de første to cifre er hovedgruppen, de næste to er gruppen og de sidste to er emnet - herefter skal der følge en facet afhængig af, hvor længe sagen skal bevares - efterfulgt af, hvor mange sager som er oprettet i anvendte KLE nummer og afslutningsvis årstallet, hvor sagen er oprettet (sagsantal og årstal påføres automatisk ved oprettelsen af sagen)
• Du finder det rette emne ved at søge på ord og udtryk, der så præcist og rammende som muligt fortæller, hvad sagen handler om - eks. er plejetestamente og patientsikkerhed præcist, hvorimod eks. hjælp og service ikke er præcist
• Du kan endvidere kredse dig ind på det rette emne, ved at søge på fagtermer for sagsområdet eller ved at søge på organisatoriske tilhørsforhold - f.eks. hvis du kender navnet på den afdeling, som sidder med den slags sager, som du leder efter
• Journalisér så tæt på emnet som muligt.
• For at finde det rette emne, skal du spørge dig selv - Hvad er genstanden for opgaven? Hvad er det, kommunens ansatte skal gøre? Hvad er det for et behov, som borgeren eller virksomheden har? Hvad har de konkret brug for, at kommunen gør for dem?

KLE numre som jeg kan anvende:

• 00.01.10 anvendes til opgaver, som dækker flere hovedgrupper
• 81.00.00 Kommunens personale i almindelighed - anvendes ved mødesager + handlingsfacet P35
• 28.00.00 Dagtilbud i almindelighed - anvendes ved mødesager på fagområdet dagtilbud + handlingsfacet P35

Handlingsfacetter som jeg kan anvende til følgende:

• A53 anvendes til Aktindsigtsanmodninger
• K02 anvendes til klager
• A26 anvendes til procedure
• P20 anvendes til projekter
• Ø54 anvendes til kontrakter
• P16 anvendes til Kommunale planer omfattende dele af kommunen

Er du superbruger og opretter eller skal til at oprette sagsskabeloner, kan det være at du synes, at det er rigtig svært at finde ud af, hvilket KLE nummer du skal bruge, når du opretter en sagsskabelon i SBSYS?

Vi kan sagtens forstå dig og det giver os anledning til at fortælle dig, at du bestemt ikke er alene - vi har ved selvsyn set, at rigtig mange opretter sager med forkerte KLE numre og handlings facetter - rigtig mange har valgt den nemme løsning 00.00.00-G01. "Kan det ikke gøre lige meget?", tænker du måske.. og nej - det kan ikke gøre lige meget og grundene til det er:

• At det er et krav i persondataforordningen, som KLE understøtter, er angivelse af forventede tidsfrister i forhold til sletning - ganske enkelt betyder det, at der ikke kan slettes dokumenter jf. lovgivningen, hvis KLE nummeret ikke er korrekt
• At jf. bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier for kommunerne, har kommunen pligt til at sende dokumentation fra deres ESDH systemer til arkiv, hvilket besværliggøres af, at der ofte ikke er korrekt KLE nummer på sagen, ligesom kassationsfacetterne ofte også er forkerte - man kan ganske enkelt ikke regne med, om en sag skal kasseres eller arkiveres
• At bruge korrekte KLE numre, gør det nemmere for kommunen OG ESDH-brugere, at gruppere sager, der handler om det samme og dermed kan findes samlet
• At fremtidige systemer, bl.a. SAPA, vil stille større krav om anvendelse af korrekte KLE numre på sagerne
• At borgerne inden længe, skal have adgang til egen sag

"Men hvad gør jeg så?" - svaret er enkelt - anvend sags-skabeloner! Som superbruger skal I tage snakken med jeres kolleger, om der er sager som de opretter igen og igen, som kunne have været oprettet via en sagsskabelon. På en sagsskabelon er det korrekte KLE nummer og handlingsfacet fortrykt sagen og medarbejderne slipper derfor for at tage stilling til, hvilket nummer, der nu er det korrekte.

Hvorfor journalisering er vigtig? Se denne korte film, som handler om vigtigheden af at journalisere korrekt.

Filmen varer 2,15 min. og er lavet i samarbejde med Vejle Kommune.

Hvorfor er det vigtigt, at navngive dokumenterne korrekt? Se denne korte film, som handler om vigtigheden af, at navngive dokumenterne korrekt.

Filmen varer 1,57 min. og er lavet i samarbejde med Vejle Kommune.

Synes du, at det er rigtig svært at finde det rette emnenummer eller den rette facet?

Vi har fået tilbagemeldinger fra SBSYS kurserne, om vi ikke kunne lave et kursus i KLE for superbrugerne?

Det kan være en mulighed, men indtil da, kan vi anbefale KL's kursus i Journalisering, KLE og sagsdannelse.

Er rigtig godt kursus, som du kan få stort udbytte af.

Der er kommet ekstra fokus på, at sager har korrekt sagsstatus fordi:

• Det bliver nemmere at finde sager, som man skal bruge, hvis de er registreret korrekt
• Hvis det løbende sikres, at sagerne har korrekt sagsstatus, vil der ikke komme en opgavepukkel
• Har sagerne korrekt sagsstatus, sikres korrekt håndtering og sletning i forhold til databeskyttelsesforordningen

Ved at følge denne vejledning, kan du hurtigt få masse-afsluttet de sager, som umiddelbart kan afsluttes.

I Randers Kommune, er der udfærdiget et sæt principper for dokumentation og journalisering.

Principperne er udfærdiget af SBSYS Styregruppen og godkendt af Sekretariatschefgruppen og chefjurist Ulla Marcus.