Vejledning for ledere og elevansvarlige

Vejledning for ledere og elevansvarlige i Randers Kommune’ beskriver forventningerne til leders og elevansvarliges rolle i forhold til administrative elever. Formålet med vejledningen er at have et fælles dokument for at sikre aftaler og udvikling samt ens lignende forløb på tværs.

En elevansvarlig er en medarbejder, der har ansvar for at elever får en god uddannelsesoplevelse og udvikler de nødvendige kompetencer inden for deres uddannelsesområde.

1.1 Hvem kan være elevansvarlig og hvad forventes?

En elevansvarlig i en administration er typisk en medarbejder med erfaring og indsigt i afdelingens arbejdsprocesser og mål. For at udfylde rollen som elevansvarlig fordrer både faglige og personlige kvalifikationer.

Faglige forudsætninger:

• Være fortrolig med sit arbejdsfelt og arbejdspladsens mål, kerneopgave og samarbejdspartnere
• Have overblik over uddannelsesforløbet og sætte rammerne herfor.
• Have en faglig stolthed og indsigt i fagets muligheder.

Personlige forudsætninger:

• Kommunikationsevner: Skal kunne kommunikere klart og effektivt med eleverne, både om arbejdsopgaver og udviklingsmål.
• Empati og tålmodighed: Skal kunne støtte eleverne gennem udfordringer og skabe en tryg læringsramme.
• Mentorrolle: Evnen til at vejlede, motivere og udfordre elever samt give konstruktiv feedback.
• Ansvarlighed: Skal være pålidelig og kunne sikre, at elevens forløb bliver fulgt korrekt.
• Konflikthåndtering: Skal kunne håndtere konflikter eller problemer professionelt, hvis de opstår.
• Fleksibilitet: Evnen til at tilpasse sig forskellige elevtyper og læringsbehov. Være reflekteret, nysgerrig og aktiv lyttende for elevens behov og udviklingsmuligheder.

1.2 Den elevansvarliges opgaver

Den elevansvarlige er ansvarlig for oplæringen af eleven på det pågældende praktiksted og skal sikre, at eleven opnår kendskab, viden og færdigheder på det gældende område. Dette indebærer blandt andet at den elevansvarlige:

• Udarbejder en praktikplan, som beskriver de opgaver, eleven skal igennem i praktikperioden i den pågældende afdeling.
• Sørger for at eleven oplever en god overgang mellem praktikstederne. Dermed har den elevansvarlige en tværgående opgave i relation til samarbejdet mellem elevens praktiksteder og uddannelsesansvarlig.
• Samarbejder med nærmeste leder i forhold til personalemæssige forhold, herunder fravær, trivsel eller andre temaer der fordrer ledelsesmæssig støtte og opmærksomhed.
• Reflekterer over og sørger for, at der skabes rammerne for et godt læringsforløb for eleven, som tager udgangspunkt i elevens arbejdsmæssige, personlige og private forudsætninger for at gennemføre uddannelsen. Dette gøres blandt andet ved:
  • At den elevansvarlige følger med i typen og mængden af opgaver eleven har, og sikrer at opgaverne udfordrer eleven tilpas, og at opgaverne har baggrund i praktik- samt oplæringsplanen
  • At der løbende er samtaler med eleven herunder status- og evalueringsmøder.
  • At Insights inddrages som støtteredskab, hvor det er relevant i samtalen med eleven.
• Introducerer til arbejdspladsen og dens kultur.

1.3 Uddannelse for elevansvarlige

Den elevansvarlige skal gennemføre et kursus med fokus på vejlederrollen. Kurset afholdes af Mercantec i Viborg, og det er den uddannelsesansvarlige, der er ansvarlig for at nye vejledere tilmeldes egnet vejlederkursus. Elevansvarlige der har kommunomfaget ”vejlederuddannelse – vejledning af kontorelever” skal ikke gennemføre kurset. Der kan ansøges om VEU-godtgørelse til kurset via virk.dk.

1.4 Funktionstillæg

Den elevansvarlige modtager et funktionstillæg for opgaven. Derfor er der også en forventning om, at man deltager og indgår i alle ovennævnte opgaver, møder og seminarer mm. Størrelsen på tillægget kan variere afhængig af overenskomst og lokale aftaler.

Igennem hele uddannelsesforløbet afholdes der løbende forskellige samtaler og mødefora med eleven. Disse er med til at give eleven et sammenhængende og trygt forløb.

I nedenfor ses en oversigt, der viser et typisk år med de samtaler og mødefora, hvor både de elevansvarlige og elever er samlet:

2.1 Evalueringsmøde

Evalueringsmøde inden prøvetidens udløb

Elever ansættes med 3 måneders prøvetid. For at sikre ledelsesmæssig opmærksomhed på prøvetidsperioden afholdes et møde af ½ times varighed mellem uddannelsesansvarlig, nærmeste leder og elevansvarlig ca. 6 uger inde i prøvetiden. Uddannelsesansvarlig inviterer til mødet og sikrer at praktik- og oplæringsplan (uddybning fremgår af afsnit 3.1 og 3.3) udfyldes af elev og elevansvarlig.

Derefter afholdes en samtale mellem leder, elev og elevansvarlig inden prøvetidens udløb ca. 8 uger inde i prøvetiden. Forud for mødet har nærmeste leder foretaget en ledelsesmæssig vurdering af, om samarbejdet skal fortsætte. Uddannelsesansvarlig bliver efterfølgende kontaktet for at få bekræftet, at både elev og leder er enige om at fortsætte samarbejdet. Hvis uddannelsesforløbet ønskes afbrudt, skal nærmeste leder straks kontakte uddannelsesansvarlig, som inddrager Personalejuridisk team for den videre vurdering og proces.

Ved samtalen følges op på, at eleven har fået kendskab til punkt 1 i praktikplanen – "Introduktion af eleven, elevens fremmøde og elevens adfærd". Her anvendes skabelonen "Evalueringsmøder".

Uddannelsesaftalen kan ikke opsiges medmindre eleven væsentligt misligholder sine forpligtelser. Det er derfor vigtigt at den elevansvarlige og nærmeste leder har fokus på at følge elever tæt i prøvetiden og lave et grundigt introduktionsforløb for at sikre en god start samt vurdere om samarbejdet bør fortsætte.

Evalueringsmøde undervejs i praktikken

Der afholdes 2 evalueringsmøder med elev og elevansvarlig i den givne afdeling. Det afholdes dels midt i praktikforløbet (ikke nødvendigt at have i 1. praktik, da ovenstående evalueringsmøde står i stedet – jf. prøvetid) og umiddelbart inden skiftet til en ny afdeling.

På møderne gennemgås praktikplanen for at sikre, at eleven opfylder praktikmålene. Der afkrydses relevante oplæringspunkter i praktikplanen på møderne. Derudover drøftes elevens forventninger til uddannelsen, oplæringsplan, skoleophold, fagprøve mm. Det er den elevansvarlige, der booker elev og sig selv til samtalen. Elev og elevansvarlig tager afsæt i dokumentet ”Evalueringsmøder” samt taler om relevante punkter i logbogen fra elevens skoleophold. Der skrives et kort referat af mødet i dokumentet "Evalueringsmøder", som udleveres til eleven efterfølgende samt journaliseres på A-sag.

2.2 Statusmøder

Den elevansvarlige holder løbende statusmøder med eleven. De kan med fordel planlægges med faste intervaller f.eks. hver 3. eller 4. uge. Eleven og den elevansvarlige taler med udgangspunkt i praktikplanen om de konkrete opgaver, trivsel samt reflekterer over praktikforløbet.

Planlæg gerne møderne væk fra skrivebordet f.eks. i et mødelokale eller walk and talk. Samtalerne skal tage udgangspunkt i elevens ressourcer, udvikling og ved en anerkendende tilgang. Som forberedelse kan der sendes et eller to spørgsmål til eleven et par dage før mødet, så eleven har tid til at forberede sig.

2.3 Samtale om logbog før og efter skoleophold

Som en del af uddannelsen fører eleverne logbog på deres skoleophold. Før skoleopholdet forventningsafstemmes der ift. logbogen samt hvordan der følges op på denne efter endt skoleforløb. Efter skoleforløbet indkalder den elevansvarlige eleven til en "velkommen-tilbage-samtale", hvor der følges op på skoleforløbet ud fra logbogen. Logbogen opdateres ligeledes i den mellemliggende periode. Elever skriver logbogen i noteform eller punktform, og er tænkt som et redskab, eleven også kan bruge i forbindelse med fagprøven.

2.4 Overleveringssamtaler

I forbindelse med skiftet til en ny afdeling afvikles et møde med eleven, den afgivne og den modtagende elevansvarlige. Det er den elevansvarlige fra den afgivende afdeling, som booker de øvrige til mødet. Mødet skal give eleven de bedste forudsætninger for at blive en del af den nye afdeling både opgavemæssigt og socialt.

Brug viden om præferencer i Insights profil til samtalen, og tal om de evt. ligheder eller forskelligheder, der har betydning for kommunikation og samarbejde.

Oplæringsplanen som er det formaliserede og overordnede dokument, der er udarbejdet af erhvervsskolen, gennemgås. Ligeledes afkrydses relevante læringsmål, som er opfyldt i den afgivende afdeling og der tjekkes efter evt. huller, som det kommende praktiksted skal være opmærksom på at få udfyldt for at leve op til de specifikke praktikkrav. Praktikplanen, som er udmøntningen af oplæringsplanen med konkrete arbejdsopgaver fra praktikstederne gennemgås også (uddybning fremgår af afsnit 3.1 og 3.3), og der tilføjes evt. nye til praktikplanen.

Ved relevans inddrages oplysninger om fravær og ferieafvikling. Den afgivne elevansvarlige har ansvaret for at overdrage relevant viden.

Hvis der er behov for det, kan de to elevansvarlige vælge at holde en supplerende samtale uden eleven før overleveringen. Her kan lederne af afdelingerne, samt uddannelsesansvarlig desuden inddrages/orienteres.

2.5 Netværksmøde

Uddannelsesansvarlig afvikler to netværksmøder dels i januar og juni med de elevansvarlige af 2 timers varighed med fokus på vidensdeling og afklaring af eventuelle problematikker. De faste punkter er:

• Den kommende rekrutteringsproces
• Opstart af nyansatte elever
• Kommissorium og mødeplan for den kommende periode
• Vejledning til leder og elevansvarlige, praktikplaner mv.
• Orientering fra uddannelsesansvarlig med nyt fra styregruppe, erhvervsskoler m.m.
• Orientering fra de elevansvarlige om de konkrete praktikker
• De elevansvarlige kan fremsætte ønsker til dagsordenen.

Hvis der vurderes at være et særligt behov, kan der arrangeres et ekstraordinært møde med et udvalgt tværgående tema.

2.6 Seminar

Uddannelsesansvarlig afvikler 2 seminarer af 3 timers varighed med eleverne og de elevansvarlige med fokus på ny viden og læring på arbejdspladsen. Første seminar handler om kommunikation på arbejdspladsen og relationen mellem elev og elevansvarlig. Her er profilværktøjet Insights Discovery omdrejningspunkt for seminariet. Både elev og elevansvarlig får udarbejdet en profil. Det andet seminar handler om elevernes praktikplaner og vejledningen til leder og elevansvarlige samt den læring, som eleven opnår på arbejdspladsen i samarbejde med den elevansvarlige.

I det følgende gennemgås materialer, som både eleven og den elevansvarlig har ansvar for, bliver udfyldt og samlet op på. Materialerne understøtter elevens faglige og personlige læring undervejs i deres forløb. Derudover er der tilføjet en afdelingsbeskrivelse, som kan give et overblik over hvilke opgaver, der typisk arbejdes med i de enkelte afdelinger.

3.1 Oplæringsplanen

Oplæringsplanen er et formaliseret dokument, der er udarbejdet af erhvervsskolen. Den giver et overblik over de læringsmål, eleven skal kunne efter endt uddannelsesforløb. Den nyansatte elev får oplæringsplanen udleveret når eleven starter ved sit 1. praktiksted. Oplæringsplanen følger eleven gennem hele uddannelse og overleveres ved overleveringssamtalerne med praktikstederne henholdsvis 2. og 3. praktiksted.

3.2 Praktikplan

Praktikplanen bruges til at skabe sammenhæng mellem afdelingens opgaver og oplæringsplanen. Det kan både være faste elevopgaver og løbende tilføjelser. Formålet med praktikplanen er at skabe overblik og sikre elevens læring gennem forløbet i afdelingen. Der tages udgangspunkt i "Praktikplansskabelonen" samt input fra afdelingens ledelse og kollegaer i udarbejdelsen af konkrete arbejdsopgaver, som eleven skal arbejde med i deres praktikperiode.
Eleven skal have et bredt udvalg af administrative opgaver herunder både faste og selvstændige opgaver, samt ad hoc-opgaver. Opgaverne tilpasses løbende i forhold til den enkelte elevs kompetencer, ønsker, placering i uddannelsesforløbet osv. Praktikplanen er derfor ikke udtømmende.

3.3 Journalisering

Den uddannelsesansvarlige opretter lukkede A-sager til alle elever, når de starter. Her vil det kun være de tre elevansvarlige, der har samme elev samt den uddannelsesansvarlige, der har adgang. I A-sagen indlægges alle arbejdsdokumenter, der er skrevet i (dvs. oplæringsplanen, praktikplanen, elevsamtaler, praktikdokumentation mm.), der vedrører eleven, som kladde. Husk at dokumenter af betydning for ansættelsen f.eks. referat fra sygefraværssamtaler eller lignende journaliseres i SD (personalesagen) samt sendes til eleven i e-Boks.

3.4 Insights personprofil

Som led i samarbejdet mellem elever og elevansvarlige får alle udarbejdet Insights profiler. Insights profilværktøj kan blandt andet hjælpe med at skabe forståelse og bevidsthed om egne og andres arbejdsstile, kommunikationspræferencer og motivationsfaktorer. Værktøjet giver et fælles sprog og en større forståelse for hinanden, som kan styrke samarbejdet mellem elevansvarlig og elev.

Derudover kan værktøjet bruges af den elevansvarlig til at coache sin elev.

Nye elever vil få udarbejdet en Insights profil kort tid efter de er startet. Alle elevansvarlige vil også få udarbejdet en Insights profil, som gerne skal fornys hvert 3. år. Det er den uddannelsesansvarlige, som sikrer det.

3.5 Afdelingsbeskrivelse

"Afdelingsbeskrivelse – praktiksteder" indeholder en beskrivelse af de afdelinger, der har elever samt hvilke typiske arbejdsopgaver, der er for eleven. Afdelingsbeskrivelserne opdateres løbende både på hjemmesiden samt i dokumentet på Broen. Afdelingsbeskrivelsen udleveres til eleven når de starter i praktikken.

4.1 Ledelsen og afdelingens rolle

Før elevens første dag i afdelingen er det vigtigt, at ledelsen og den elevansvarlige har forberedt både sig selv og kollegaerne på, at der starter en ny elev. Ledelsen skal følge med i uddannelsesforløbet og støtte op omkring den elevansvarlige. Der skal være en god dialog mellem ledelse og den elevansvarlige omkring det, at uddanne elever både før, under og efter forløbet.

En god dialog i afdelingen, omkring elevforløbet og den elevansvarliges rolle, er vigtig for, at alle kollegaerne i afdelingen er positive og imødekommende overfor den fælles opgave det er, at uddanne elever. Det er en fordel, at den elevansvarlige sammen med kollegaerne skaber overblik over de opgaver/projekter, eleven kan deltage i, inden eleven starter og indskriver disse i praktikplanen.

Den elevansvarlige, som varetager elevens 1. praktiksted, skal invitere eleven ind på et "hilse-på-møde" inden opstart – f.eks. i juni måned. Besøget kan anvendes til rundvisning og at hilse på ens kommende kollegaer. Det er vigtigt at ledelsen er til stede ved det første besøg. Derudover skal der ca. 14. dage før eleven starter i afdelingen sendes en velkomstmail til eleven, hvor der er vedhæftet en introplan (se dokument "introduktionsplan") for elevens første 2 uger. De bookede møder og velkomstmailen skal være afstemt med ledelsen, så introduktionen afspejler afdelingens værdier og den generelle modtagelse af nye medarbejdere i afdelingen.

4.2 Dobbelt rollen som elev og ansat

Den administrative elev befinder sig i en dobbelt rolle. På den ene side er der forhold, hvor eleven indgår på lige fod med de øvrige ansatte, så som sygefravær, det kollegiale samarbejde, deltagelse på personalemøder m.m.

På den anden side er eleven også elev, som deltager i formelle uddannelsesaktiviteter og er i afdelingen for at lære og uddanne sig. Eleven skal balancere skolegang, lektier og i perioder håndtere arbejdsopgaver og eksamensforberedelse sideløbende. Derfor stilles der andre krav til elevansvarlig og leder ift. at understøtte et godt læringsmiljø med fleksibilitet samt varierende opgaver, der realiserer elevens læringsmål. Samtidig stilles der større krav til elevansvarlig og leder ift. elevens indføring i og vejledning omkring opgaveløsningen samt løbende støtte, end der stilles ved introduktion af en færdiguddannet kollega. Det er vigtigt som elevansvarlig og leder at være bevidst om, at denne dobbelte rolle kan være svær at navigere i og balancere for både elev, elevansvarlig, leder og øvrige kollegaer.

4.3 Samarbejdet mellem de elevansvarlige inden eleven starter

De tre elevansvarlige, der er ansvarlige for samme elev, mødes og afholder et møde inden eleven starter i første praktik. På mødet kortlægges, hvilke opgaver/læringsmål i oplæringsplanen, hver afdeling forventer at kunne opfylde i den givne praktikperiode. Dette indsættes i praktikplanen i overskrifter, hvilket sikrer at evt. ”huller” kortlægges tidligt i forløbet. Dermed kan afdelingerne være opsøgende på, hvordan det kan løses, og om det er nødvendigt at inddrage uddannelsesansvarlig for sparring ift. den plan, der er lagt. Det er den elevansvarlige for elevens første praktikforløb, der er ansvarlig for at booke de øvrige to elevansvarlige til mødet, når elev- og afdelingsoversigten forelægger. Erfaringsmæssigt er det bedst at afholde mødet senest i juni måned.

4.4 Det praktiske inden opstarten

Den elevansvarlige sørger for, at den nye elev får de nødvendige autorisationer til systemerne. Ved overlevering mellem praktiksteder vælger afgivende praktiksted ”Afgiv medarbejder til en anden afdeling”, og modtagende praktiksted vælger ”Modtag medarbejder fra en anden afdeling” i autorisationsblanketten der findes på Broen via dette link.

Den elevansvarlige sørger for, at arbejdspladsen er klar med bord, stol, pc, telefon, navneskilt, nøglebrik osv. Alle i afdelingen ajourfører mødeindkaldelser, så eleven bliver inviteret med til planlagte møder.

4.5 Nødvendige kurser til eleven

Er eleven ikke allerede tilmeldt nødvendige kurser, så hjælper den elevansvarlige eleven med at gøre det via Kompetencebroen. Husk, at alle elever skal tage "IT-sikkerhed for nye medarbejdere" på det første praktiksted. Det er den elevansvarlige, der booker i elevens kalender.

Den aktuelle afdeling vurderer hvilke relevante kurser eleven deltager i, det kan eks. være systemkurser eller andre internt udbudte kurser. Eleverne har derudover i løbet af deres 2-årige uddannelsesperiode mulighed for at deltage i 4 ugers påbygningsfag på Mercantec, Viborg Handelsskole. Fagene har én uges varighed og skal aftales og planlægges sammen med den elevansvarlige, men eleverne har lov til at tage disse fag.

5.1 Introduktion af ny elev

Den elevansvarlige byder den nyansatte elev velkommen på første arbejdsdag og sikrer udarbejdelse og gennemførsel af elevens introduktionsplan. Der tages udgangspunkt i skabelonen for introduktionsplanen for elever. Introduktionsplanen skal som minimum indeholde møder med nærmeste leder og elevansvarlig, introduktion ved arbejdsmiljørepræsentanten, tillidsrepræsentant samt egen tid til diverse IT-sikkerhedskurser.

Nærmeste leder indkalder eleven til et velkomstmøde en af de første dage. Her skal lederen bl.a. fortælle om, hvordan eleven sygemelder sig (se afsnit 5.2) og om kulturen i afdelingen. Lederen kan efter behov deltage i evaluerings- og statusmøder med eleven og den elevansvarlige.

5.2 Sygemelding

Nærmeste leder informerer eleven omkring proceduren for sygemelding. Eleven skal sygemelde sig telefonisk til nærmeste leder. Er eleven syg i en skoleperiode, skal eleven ringe til både skolen og nærmeste leder.

Sygefraværssamtaler

Skal der afholdes sygefraværssamtale, så er det nærmeste leder, der afholder den. Her følges den almindelige procedure vedr. sygefravær for ansatte i Randers Kommune.

Hvis der har været afviklet sygefraværssamtaler eller været behov for tiltag/særlig opmærksomhed, skal den afgivende leder kontakte lederen i den modtagende afdeling og oplyse om, hvad de har iværksat. Uddannelsesansvarlig skal orienteres.

5.3 Elevens arbejdstider

Som udgangspunkt skal eleven følge de arbejdstider, der er gældende på praktikstedet. Dog forventes det, at praktikstedet udviser fleksibilitet i de tilfælde, hvor det kan være svært for eleven at forene arbejdsliv og privatliv. Fleksibiliteten kan være i form af justeret arbejdstid, mulighed for hjemmearbejde m.m.

Skulle eleven få oparbejdet fleks-timer, skal de afvikles (afspadseres), inden eleven skifter praktiksted. Flekstimer kan ikke overflyttes til næste praktiksted.

5.4 Velkomst for helt nye elever

For førsteårselever starter første arbejdsdag med velkomstmorgenmad sammen med de andre førsteårselever, elevansvarlige og uddannelsesansvarlig. Derudover afvikler den uddannelsesansvarlige et netværksmøde af en times varighed for alle nyansatte elever umiddelbart efter de er startet. Her drøftes opstarten, og kultur på arbejdspladsen, brugen af sociale medier m.m. Det er uddannelsesansvarlig der inviterer.

6.1 Afslutning af en praktikperiode

Sidste dag i en praktikperiode markeres på samme måde, som hvis en fast medarbejder stopper. Det kan f.eks. være med fælles morgenmad og en lille gave.

Når eleven har færdiggjort sin praktikperiode, udfylder eleven i samarbejde med den elevansvarlige skemaet "Evalueringsskema", som sendes til den uddannelsesansvarlig.

6.2 Afslutning af elevtid

Der afholdes afslutningsreception hvert år for de elever, der afslutter deres uddannelse. Det er eleverne selv, der arrangerer receptionen med endelig godkendelse fra uddannelsesansvarlig. Eleverne modtager en lille gave fra Randers Kommune. Receptionen ligger som udgangspunkt i juni.

6.3 Sidste evalueringsmøde og praktikperiode

Inden uddannelsens afslutning afholdes en samtale, hvor hele uddannelsesforløbet gennemgås samt oplærings- og praktikplan genbesøges. Til disse samtaler benyttes skemaet "Evalueringsmøder". Derudover udfylder elev og elevansvarlig i samarbejde skemaet "Praktikdokumentet". Dokumentet beskriver de faglige og personlige kompetencer, de har opnået i løbet af deres uddannelse. Uddannelsesansvarlig sender det til eleven i deres digitale postkasse via e-Boks.

Lederen af den sidste afdeling, eleven er i, laver en udtalelse til eleven.

7.1 Fagprøver

Eleven udarbejder i sidste halvår af uddannelsesforløbet en skriftlig projektrapport – fagprøven. Den elevansvarliges opgave er blandt andet at vejlede omkring valg af emne, underskrive fagprøvekontrakten og generelt vejlede om alle praksisrelaterede forhold i fagprøven. Skolen har den teoretiske del af vejledningen. Eleven vælger selv, fra hvilket praktiksted emnet til fagprøven findes. Den elevansvarlige fra det praktiksted, hvor emnet er fra, vejleder eleven under fagprøveskrivningen.

7.2 Kørselsgodtgørelse og udlæg

I Randers Kommune er det aftalt, at elever må køre i egen bil i skoleperioden. Der skal dog så vidt det er muligt ske samkørsel mellem eleverne. Ved kørsel i arbejdstiden er elever berettiget til befordringsgodtgørelse. Det gælder også når de er i skole. Kørsel i forbindelse med skoleophold indberettes med lønart 898 i MedarbejderNet eller på MinLøn app’en. Ved øvrig kørsel f.eks. i forbindelse med kursus, møder, andel uddannelse er elever omfattet af de samme regler, som øvrige ansatte. Retningslinjerne herom kan ses på Broen.

Eleven har ret til 25 dages betalt ferie, hvis eleven er ansat 1. september og ikke har optjent ferie hos tidligere arbejdsgiver. Har eleven optjent ferie hos tidligere arbejdsgiver, skal timetallet oplyses til uddannelsesansvarlig. Hvis eleven har feriekort fra tidligere ansættelsessted, sørger den uddannelsesansvarlige for, at det bliver indberettet og opdateret i lønsystemet.

Eleven har ret til at afholde 6. ferieuge, men vil i modsætning til almindelig ferie, kun få løn, hvis eleven har optjent ret til det. Afholdelse af ferie aftales med nærmeste leder. Eleven skal sikre sig at der er feriedage nok til 3 ugers sommerferie og eventuelle lukkedage i afdelingen. I forhold til ferieplanlægning, skal elevens ferie aftales med det praktiksted, hvor det afvikles.

Hvis man som elev har oparbejdet ferie inden praktikstart, anbefales det, at eleven kontakter den uddannelsesansvarlig pr. mail eller telefonisk, da der gælder særlige regler.

Nedenfor er en oversigt over relevante dokumenter og værktøjer, som den elevansvarlige skal anvende i sit samarbejde med eleven. Dokumenterne kan downloades på Broen.

Oplæringsplan og praktikplan

Oplæringsplan (denne grønne fra Uddannelsesnævnet): Formaliseret dokument, der giver et overblik over de læringsmål, eleven skal kunne efter endt uddannelsesforløb.

Praktikplansskabelonen: Praktikplanen bruges til at skabe sammenhæng mellem afdelingens opgaver og oplæringsplanen. Formålet med praktikplanen er at skabe overblik og sikre elevens læring gennem forløbet i afdelingen.

Logbogen: Logbogen bruges af eleven til løbende refleksioner over skole- og praktikperioder herunder læring, opgaver, relationer, teori m.m. I logbogen er der en vejledning om hvordan den kan bruges samt spørgsmål eleven kan reflektere over.

Evaluering

Evalueringsmøder: Der afholdes flere evalueringsmøder i løbet af elevens elevtid: inden udløb af prøvetid, løbende evalueringer samt den afsluttende evaluering. Hertil anvendes dokumentet "Evalueringsmøder".

Praktikdokumentation: I forbindelse med det afsluttende evalueringsmøde udfylder elev og elevansvarlig i fællesskab "Praktikdokumentation", som efterfølgende sendes til den uddannelsesansvarlige.

Afdelingsbeskrivelse og introduktionsplan

Afdelingsbeskrivelse – praktiksteder: Afdelingsbeskrivelsen indeholder en beskrivelse af de afdelinger, der har elever samt hvilke typiske arbejdsopgaver, der er for eleven. Derudover er der en oversigt over kontaktoplysninger på henholdsvis elevansvarlig og leder fra de respektive afdelinger.

Fordeling af elever: Udarbejdes af den uddannelsesansvarlig og viser fordelingen af elever på tværs af afdelingerne hen over de tre praktikperioder.

Introduktionsplan: Skabelonen anvendes som ramme for elevens introduktion på det enkelte praktiksted.