Kommissorium

Formålet med kommissoriet er at give et overblik over opgaver, mødefora og beslutningskompetencer for både ledere, uddannelsesansvarlig, elevansvarlige og elever.

I Randers Kommunes Personale- og Ledelsespolitik står følgende:

"Randers Kommune ønsker at investere i fremtiden ved at spille en aktiv rolle som uddannelsessted i forhold til ansættelse af elever og studerende samt i forhold til praktikker. Derfor er uddannelse af fremtidige medarbejdere en opgave, som alle dele af organisationen skal bidrage til".

Organisering af elevområdet er tværgående for hele Randers Kommune og inddrager arbejdspladser på tværs af alle forvaltninger og understøtter et tæt samarbejde til gavn for elevernes uddannelse.

Det er Sekretariatschefgruppen, som er det øverste beslutningsorgan for de administrative elever. Styregruppen er næste niveau. De drøfter og beslutter konkrete driftselementer og rammerne for det samlede uddannelsesforløb. Ved beslutninger af økonomisk karakter – f.eks. ved ændringer i det aftalte årlige optag af elever – indstiller Styregruppen til Sekretariatschefgruppen for beslutning.

Det er elevens nærmeste leder og den elevansvarlige i den enkelte afdeling, der er ansvarlig for gennemførslen af elevens praktik lokalt.

Den uddannelsesansvarlige koordinerer de administrative opgaver omkring elevernes uddannelsesforløb samt den overordnede proces for uddannelsesforløbet. Den uddannelsesansvarlige er ansat i Personale og HR.

Styregruppen repræsenterer både ledere og medarbejdere i organisationen og består af følgende:

• Forperson for styregruppen, HR- og personaleudviklingschef
• En sekretariatschef på vegne af sekretariatschefgruppen
• Fælles tillidsrepræsentant for HK
• En tillidsrepræsentant for HK
• Rekrutteringsansvarlig for elever og praktikanter fra Personale og HR
• Uddannelsesansvarlig for elever fra Personale og HR

3.1 Styregruppens opgaver

Det er styregruppens opgave at drøfte og fastsætte rammerne for elevernes praktikperiode samt arbejdsporteføljen for de elevansvarlige og den uddannelsesansvarlige. Styregruppen er ansvarlig for at drøfte og kvalificere kommissorium og vejledninger. Derudover godkendes stillingsopslag og procesplan for ansættelse af elever ligeledes af styregruppen. Medlemmer af styregruppen deltager hvert år i rekruttering af nye elever. Styregruppen er med til at beslutte tilknytning af nye praktik afdelinger. Styregruppen informeres om budget og regnskab for eleverne, hvilket formanden har ansvaret for.

I forbindelse med de enkelte elevers forløb f.eks. vedrørende længere sygefravær, forlængelse af uddannelse m.m. skal styregruppen orienteres.

3.2 Mødefora

Styregruppen mødes 2 gange årligt, i 1. og 3. kvartal.

Ved yderligere behov kommunikeres på mail. Det kan f.eks. forekomme i forbindelse med godkendelse af stillingsopslag.

Der er faste temaer på dagsordenen på de 2 årlige møder. Den Uddannelsesansvarlige er ansvarlig for indkaldelse til møderne samt udarbejder dagsorden til møderne i samarbejde med forperson for styregruppen.

Til styregruppemødet i 1. kvartal:

• Redegørelse for budget og regnskab
• Udkast til ansættelsesproces, herunder forslag til stillingsopslag og ansættelsesudvalg
• Beslutning om antal elever der kan ansættes til opstart i september
• Orientering om aktiviteter siden sidste styregruppemøde.

Til styregruppemødet i 3. kvartal:

• Orientering om opstarten af de nye elever
• Orientering om uddannelsesaktiviteter for de elevansvarlige og elever
• Orientering om aktiviteter siden sidste styregruppemøde

Styregruppen modtager dagsorden ca. 1 uge forud for mødet.

Den uddannelsesansvarlige har det overordnede overblik over elevernes uddannelsesforløb og er opmærksom på, at praktikmålene opnås i den pågældende afdeling og at oplæringsplanen udfyldes. Det er elevens nærmeste leder og den elevansvarlige, som har ansvar for opnåelse af praktikmål i praktikperioden. Den uddannelsesansvarlige bruges som sparringspartner for både elevansvarlig og elev og er ansvarlig for aktiviteter for elevansvarlig og elever herunder kursusdage, seminarer mm.

Uddannelsesansvarlig laver udtræk over elevernes fravær, når et praktikforløb afsluttes. Hvis elevens samlede fravær overstiger 10 % af det samlede uddannelsesforløb, skal det vurderes, om elevens uddannelsestid skal forlænges. Denne vurdering foretages af uddannelsesansvarlig i samarbejde med erhvervsskolen Mercantec efter indhentning af information fra nærmeste leder.

Den uddannelsesansvarlige er sekretær for styregruppen og sikre dagsorden samt relevant information til understøttelse af gruppens arbejde. Derudover har den uddannelsesansvarlig kontakten til erhvervsskolerne.

I samarbejde med rekrutteringsansvarlig fra Personale og HR ansætter den uddannelsesansvarlige hvert år elever samt håndterer ansættelseskontrakter, lønindplacering, barsel, længere sygefravær, refusioner m.m.

Elevens nærmeste leder har det ansættelsesretlige ansvar for eleven herunder opfølgning på sygefravær, trivsel og arbejdsmiljø på lige vilkår med de øvrige medarbejdere i afdelingen. Nærmeste leder har ansvar for at informere, forebygge og håndtere elevens fravær på lige fod med øvrige kollegaer. Fravær skal registreres i SD både for praktikperioden i afdelingen og for skoleforløbet. Nærmeste leder skal afholde sygefraværssamtaler og MUS-samtale jf. Randers Kommunes Personale og Ledelsespolitik.

Lederen følger med i uddannelsesforløbet, og støtter op omkring eleven og den elevansvarlige. Lederen er ansvarlig for at vurdere ansættelsen inden prøvetidens udløb. Det er lederes ansvar, at der skabes en god dialog i afdelingen omkring elevforløbet og den elevansvarliges rolle. Det er vigtigt, at alle kollegaer i afdelingen er imødekommende overfor den fælles opgave, det er at uddanne elever.

Den elevansvarlige er ansvarlig for oplæringen af eleven på det pågældende praktiksted og skal sikre, at eleven opnår kendskab, viden og færdigheder på det gældende område.

6.1 Praktikplan

Den elevansvarlige udarbejder en praktikplan, som beskriver de faglige emner og opgaver, eleven skal igennem i praktikperioden i den pågældende afdeling. Formålet med praktikplanen er at skabe overblik og sikre elevens læring gennem forløbet i afdelingen. Der tages udgangspunkt i skolens oplæringsplan samt input fra afdelingens ledelse og kollegaer i udarbejdelsen af praktikplanen. Både ledelse og kollegaer inddrages, da den elevansvarlige ikke nødvendigvis kan være læringsansvarlig i alle afdelingens opgaver.

De tre elevansvarlige, der er ansvarlige for samme elev mødes inden eleven starter i første praktik, hvor de kortlægger, hvilke opgaver/læringsmål hver afdelinger forventer at kunne opfylde i praktikperioden. Dermed sikres det at eventuelle huller kortlægges tidligt i forløbet og om den uddannelsesansvarlige bør inddrages i forhold til sparring for at sikre, at eleven får opfyldt de nødvendige kompetencer i løbet af uddannelsen.

Eleven skal have et bredt udvalg af administrative opgaver herunder både faste og selvstændige opgaver, samt ad hoc-opgaver. Opgaverne tilpasses løbende i forhold til den enkelte elevs kompetencer, ønsker, placering i uddannelsesforløbet osv. Praktikplanen er derfor ikke udtømmende.

6.2 Tilbud om ansættelse efter 3. praktik

Hvis der sker ændringer i praktikforløbet, på grund af tilbud om vikariat eller fastansættelse i eller i forlængelse af 3. praktik skal vikariatet være på mindst 6 måneder. Det er kun 3. praktik som kan ændres. Derforuden skal praktikstedet opfylde Uddannelsesnævnets praktikmål for den pågældende elev. Dette vurderes i samarbejde med den uddannelsesansvarlige, mens den endelige beslutningskompetence ligger ved forperson for styregruppen.

Uddannelsesansvarlig giver besked til lederen i afdelingen, når eleven har bestået fagprøven. Hvis en elev tilbydes job i eller uden for Randers Kommune, inden for elevtiden, skal vedkommende afsluttes til den pågældende startdato. Tilbydes eleven vikariat eller fast stilling i Randers Kommune i vedkommendes 3. praktik, skal eleven ansættes som assistent efter den næstkommende 1. i en måned, efter at fagprøven er bestået. Dette medfører en ændring i praktikplanen, idet elevkontrakten forkortes. Det er den uddannelsesansvarlige, der forestår det administrative arbejde med at søge om forkortelse af elevkontrakten ved Uddannelsesnævnet.

6.3 Obligatorisk kursus til den elevansvarlige

Den elevansvarlige skal gennemføre et kursus med fokus på vejlederrollen. Kurset afholdes af Mercantec i Viborg, og det er den uddannelsesansvarlige, der er ansvarlig for at nye vejledere tilmeldes egnet vejlederkursus. Der er udarbejdet en vejledning til den elevansvarlige som understøtter arbejdet. Elevansvarlige der har kommunomfaget "vejlederuddannelse – vejledning af kontorelever" skal ikke gennemføre kurset.

Det er forskelligt fra afdeling til afdeling, hvad de faglige opgaver består af. Gennem praktik- og oplæringsplanen sættes rammerne for elevens læring.

Eleven skal tage medansvar for at blive en integreret del af arbejdspladsen samt for egen læring i forhold til deres uddannelse, f.eks. ved at:

• indgå på arbejdspladsen på lige fod med andre ansatte medarbejdere
• være proaktiv i forhold til arbejdsopgaver på arbejdspladsen
• sætte sig ind i oplæringsplanen og arbejde aktivt med praktikplanen
• reflektere over sammenhængen mellem den praktiske og teoriske del.

Alle elever har ansvar for at kontakte nærmeste leder, hvis der er uhensigtsmæssigheder i forhold i uddannelses- og ansættelsesforløbet, der kræver ledelsesmæssig opmærksomhed.

Eleven er ansat på almindelige ansættelsesretlige vilkår og skal derfor deltage i relevante møder, MUS, sygefraværssamtaler mv. samt have samme muligheder, som der gives til andre ansatte.

8.1 Fælles møder

Netværksmøde med de elevansvarlige

Uddannelsesansvarlig afvikler to netværksmøder dels i januar og juni med de elevansvarlige af 2 timers varighed med fokus på vidensdeling og afklaring af eventuelle problematikker. De faste punkter er:

• Den kommende rekrutteringsproces
• Opstart af nyansatte elever
• Kommissorium og mødeplan for den kommende periode
• Vejledning til elevansvarlige, praktikplaner mv.
• Orientering fra uddannelsesansvarlig med nyt fra styregruppe, erhvervsskoler m.m.
• Orientering fra de elevansvarlige om de konkrete praktikker.

De elevansvarlige kan fremsætte ønsker til dagsordenen. Hvis der vurderes at være et særligt behov, kan der arrangeres et ekstraordinært møde med et udvalgt tværgående tema.

Netværksmøder med eleverne

Uddannelsesansvarlig afvikler 3 netværksmøder om året af 2 timers varighed med fokus på vidensdeling og netværksdannelse. Møderne er placeret i januar, juni og september i løbet af året. De faste punkter er:

• Nyt fra uddannelsesansvarlig bl.a. orientering om nyt fra styregruppe, erhvervsskoler m.m.
• Drøftelse af praktikker, oplæringsplaner og praktikplaner, skiftet mellem afdelingerne, refleksion over skoleophold m.m.
• Til netværksmødet om vinteren orienteres der om den kommende rekrutteringsproces, hvor nuværende elever deltager
• Til netværksmødet i foråret laver 2. års eleverne en kort fremlæggelse af deres fagprøve
• Eleverne kan fremsætte ønsker til dagsorden.

Seminar for elever og elevansvarlige

Uddannelsesansvarlig afvikler 2 dagsseminar af 3 timers varighed med fokus på ny viden og læring på arbejdspladsen.

Første seminar handler om kommunikation på arbejdspladsen og relationen mellem elev og elevansvarlig. Her er profilværktøjet Insights Discovery omdrejningspunkt for seminariet. Både elev og elevansvarlig får udarbejdet en profil.

Det andet seminar handler om elevernes oplæringsplan, praktikplan, logbog og vejledningen til elevansvarlige samt den læring som eleven opnår på arbejdspladsen i samarbejde med den elevansvarlige.

Fælles frokostaftale for eleverne

Uddannelsesansvarlig lægger op til, at eleverne på skift arrangerer fælles frokost en gang om måneden. Uddannelsesansvarlig kan deltage efter behov. Der er ingen dagsorden til disse frokoster og forummet er uformelt.

8.2 Nyansatte elever

Opstartsmøder

Den elevansvarlige byder den nyansatte elev velkommen på første arbejdsdag og sikrer udarbejdelse og gennemførsel af elevens introduktionsprogram. Der tages udgangspunkt i skabelonen for introduktionsplanen for elever. Introduktionsplanen skal som minimum indeholde møder med nærmeste leder og elevansvarlig, introduktion ved arbejdsmiljørepræsentanten, tillidsrepræsentant samt egen tid til diverse IT-sikkerhedskurser.

Nærmeste leder indkalder eleven til et velkomstmøde en af de første dage. Her skal lederen bl.a. fortælle om, hvordan eleven sygemelder sig og om kulturen i afdelingen. Lederen kan efter behov deltage i evaluerings- og statusmøder.

Den uddannelsesansvarlige afvikler et netværksmøde af en times varighed for alle nyansatte elever umiddelbart efter de er startet. Her drøftes opstarten, kulturen på arbejdspladsen, brugen af sociale medier m.m.

Evalueringsmøde inden prøvetidens udløb

Elever ansættes med 3 måneders prøvetid. For at sikre ledelsesmæssig opmærksomhed på prøvetidsperioden afholdes et møde af ½ times varighed mellem uddannelsesansvarlig, nærmeste leder og elevansvarlig ca. 6 uger inde i prøvetiden. Uddannelsesansvarlig inviterer til mødet. Uddannelsesansvarlig skal derudover sikre, at praktik- og oplæringsplan udfyldes af elev og elevansvarlig. Hvis der er bekymringer i forhold til ansættelse, og uddannelsesforløbet måske ønskes afbrudt, skal nærmeste leder straks kontakte uddannelsesansvarlig, som inddrager Personalejuridisk team for den videre vurdering og proces.

Derefter afholdes en samtale mellem leder, elev og elevansvarlig inden prøvetidens udløb ca. 8 uger inde i prøvetiden. Forud for mødet har nærmeste leder foretaget en ledelsesmæssig vurdering af, om samarbejdet skal forsætte. Uddannelsesansvarlig bliver efterfølgende kontaktet for at få bekræftet, at både elev og leder er enige om at fortsætte samarbejdet.

Der gøres opmærksom på at uddannelsesaftalen ikke kan opsiges, medmindre eleven væsentligt misligholder sine forpligtelser. Der bør derfor være fokus på at følge elever tæt i prøvetiden og lave et grundigt introduktionsforløb.

8.3 Møder med hver elev

Evalueringsmøder

Der afholdes 2 evalueringsmøder mellem elev og elevansvarlig i den givne afdeling. Det afholdes dels midt i forløbet og umiddelbart inden skiftet til en ny afdeling. På møderne gennemgås praktikplanen for at sikre, at eleven opfylder praktikmålene. Derudover drøftes elevens forventninger til uddannelsen, oplæringsplan, skoleophold, fagprøve, trivsel m.m. Der tages udgangspunkt i skabelonen Evalueringsmøde.

Statusmøder

Den elevansvarlige holder løbende statusmøder med eleven. De kan med fordel planlægges med faste intervaller ex. hver 3. eller 4. uge. Eleven og den elevansvarlige taler med udgangspunkt i praktikplanen om de konkrete opgaver, trivsel samt reflektere over praktikforløbet.

Overdragelsessamtale

I forbindelse med skiftet til en ny afdeling afvikles et møde med eleven, den afgivne og den modtagende elevansvarlige. Det er den elevansvarlige fra den afgivende afdeling, som booker de øvrige til mødet. Mødet skal give eleven de bedste forudsætninger for at blive en del af den nye afdeling både opgavemæssigt og socialt.

8.4 Afslutning på elevtid

I juni afholdes afskedsreception for 2. års eleverne. Uddannelsesansvarlig har ansvar for arrangementet og holder tale for eleverne samt giver dem en gave til minde om elevtiden i Randers Kommune. Både elever og elevansvarlige deltager.

Ved afslutning af elevtiden afholder leder, elevansvarlig og elev et afsluttende evalueringsmøde, hvor der samles op på praktikperioden og uddannelsen i sin helhed. Der kan tages afsæt i skabelonen Evalueringsmøde.

Lederen af den sidste afdeling, eleven er i, laver en udtalelse til eleven.

9.1 Samarbejde med erhvervsskolerne Mercantec og Tradium Randers

2 gange om året deltager uddannelsesansvarlig i netværksmøde på Mercantec. Netværket giver input til Mercantec, som bringer emner og holdninger med videre til deres bagland, herunder Uddannelsesnævnet.

Uddannelsesansvarlig deltager i branche- og karrieredage på Mercantec i Viborg og Tradium Randers.

9.2 Rekrutteringsproces

Den rekrutteringsansvarlige i Personale og HR har ansvaret for gennemførslen af rekrutteringsprocessen i samarbejde med den uddannelsesansvarlige. Herunder også udarbejdelsen af stillingsopslaget og det praktiske arbejde med indkaldelse til ansættelsessamtaler m.m.

Derudover afvikler uddannelsesansvarlig et infomøde for potentielle ansøgere, hvor de hører om Randers Kommunes uddannelsesforløb og har mulighed for at tale med nogle af de nuværende elever og elevansvarlige.

I samarbejde med Tradium Randers afholdes jobdating med interesserede elever, der har valgt retning mod Kontor med speciale i offentlig administration. Både infomøde og jobdating afvikles umiddelbart efter stillingsopslaget er offentliggjort.

9.3 Ansættelsesudvalget

Ansættelsesudvalget består af:

• Rekrutteringsansvarlig fra Personale og HR
• Fælles tillidsrepræsentant for HK
• Uddannelsesansvarlig fra Personale og HR
• 2 elever, primært 2. års elever.

Rekrutteringsansvarlig og uddannelsesansvarlig er primær afvikler af ansættelsessamtalerne i samarbejde med ansættelsesudvalget. Hvis der er uenighed om ansættelsen inddrages forperson for styregruppen.

Elevernes rolle er at hente kandidaterne og have en uformel samtale med dem i ca. 15 min., inden de skal til den reelle ansættelsessamtale. Eleverne deltager ikke i selve ansættelsessamtalen, men deres vurdering af kandidaterne indgår som en del af den samlede vurdering.

Udvælgelse af afdelinger som praktiksted for administrative elever sker på baggrund af en række kriterier:

• Afdelingen kan stille relevante administrative opgaver til rådighed for eleven svarende til 37 timer/ugen
• Afdelingens opgaver kan indfri flere af læringsmålene i oplæringsplanen
• Der er andre administrative medarbejdere i afdelingen
• Den elevansvarlig befinder sig på samme lokation som eleven
• Afdelingen har socialt og fagligt overskud til at tage godt imod en elev
• Der er et stabilt og godt arbejdsmiljø i afdelingen
• Afdelingen er opmærksom på, at eleven er under uddannelse og derfor ikke skal regnes med som en fast del af driften i afdelingen
• Afdelingen sikrer én fast lokation til eleven under praktikperioden med mulighed for at hjælpe andre steder i afdelingen ved behov.

En afdeling forpligter sig til et helt rul dvs. en periode på 2 år. Enkelte afdelinger kan være "reserveafdelinger" og tage imod elever ved behov.