Personalereduktioner i forbindelse med besparelse og arbejdsmangel
Baggrund
I forbindelse med besparelser eller arbejdsmangel, som skyldes vedtagne besparelser, budgettilpasning, ændrede normeringer m.m., vil der blive igangsat en proces, hvor de konkrete muligheder for at opnå besparelsen eller tilpasningen af budgettet undersøges.
Medfører besparelsen eller arbejdsmanglen, at det kan blive nødvendigt at gennemføre en personalereduktion, skal nedenstående vejledning anvendes.
Besparelser
Inddragelse af MED-udvalget
Konsekvensen af en pålagt besparelse eller omstrukturering skal drøftes i MED-udvalgene så tidligt som muligt. I MED-udvalget skal der drøftes en proces, hvori mulighederne for lokalt at løse besparelsen uden afskedigelser undersøges.
Medfører beslutningen, at der skal ske reduktion i personalet, skal de relevante MED-udvalg også inddrages i denne proces. Det er dog lederen der har ansvaret for personalereduktioner.
Orientering om forestående omstruktureringer og besparelser bør også gives til det berørte personale. Se mere herom nedenfor.
MED-udvalget skal drøfte de kriterier, der skal ligge til grund for udpegning af de ansatte, der skal omplaceres eller afskediges. MED-udvalget drøfter ligeledes den proces, der skal følges for udpegning og den information der gives i den anledning.
Kan MED-udvalget ikke blive enige, skal ledelsen fastlægge de kriterier, der skal gælde for personalereduktionen/omplaceringen. Eksempler på kriterier der lovligt kan lægges vægt på kunne f.eks. være:
- Faglighed
- Erfaring
- Fleksibilitet
- Den fremtidige opgaveløsning
- Osv.
Listen er ikke udtømmende, men er eksempler på kriterier, der kan anvendes.
MED-udvalget og personalet bliver herefter gjort bekendt med, hvilke kriterier ledelsen vil foretage personalereduktion/omplacering efter.
Orientering af personalet
Personalet skal orienteres om den planlagte besparelse/arbejdsmangel.
Det skal altid afsøges, om besparelsen kan opnås ved naturlig afgang, om der kan aftales frivillige aftaler eller ordninger ved f.eks. omplaceringer, orlov, senioraftaler i henhold til rammeaftale om seniorpolitik, individuelle aftaler om reduktion i arbejdstid mv. Disse aftaler skal kunne rummes inden for budgettet.
Personalet skal have en rimelig frist til at overveje dette, og må ikke føle sig presset til at fremsætte et sådant ønske.
Omplaceringspligt
Randers Kommune er én ansættelsesmyndighed. Ved besparelser eller strukturændringer, har Randers Kommune både et ønske om og en forpligtelse til at forsøge at omplacere berørte medarbejdere, inden der træffes beslutning om afskedigelse.
Baggrunden for omplaceringspligten er proportionalitetsprincippet, der tilsiger, at hvis en foranstaltning kan opnås med mindre indgribende skridt, skal dette ske. Omplaceringspligten følger ligeledes af Randers Kommunes Personalepolitik.
Randers Kommune betragtes som én arbejdsgiver, og forpligtelsen til at tilbyde omplacering omfatter hele kommunen. I praksis betyder det, at det skal undersøges i hele Randers Kommune, om medarbejderen kan omplaceres til en anden passende ledig stilling. Et andet timetal i en anden passende ledig stilling afskærer ikke pligten til at tilbyde omplacering.
Omplaceringspligten indtræder i det øjeblik, arbejdspladsen bliver bekendt med en forestående besparelse eller tilpasning pga. arbejdsmangel og gælder indtil afgørelse om endelig afsked er truffet.
I praksis kan lederen afsøge omplaceringsmuligheder ved at undersøge, hvilke ledige stillinger der er i Randers Kommune på randers.dk, og det anbefales ligeledes at afdække relevante områder pr. mail til chefer/ledere for det pågældende område. Findes der en passende ledig stilling, skal den afgivne leder kontakte lederen af den ledige stilling.
Det kan være nødvendigt med en afklarende samtale mellem den nye leder og medarbejderen. Det er vigtigt i denne sammenhæng ikke at betragte medarbejderen som en kandidat, der skal vurderes på lige fod med øvrige kandidater. Medarbejderen er allerede ansat, og vurderes den pågældende egnet til stillingen, skal stillingsopslaget trækkes tilbage og samtaler med kandidater aflyses.
Hvornår skal der ske omplacering?
Er der en ledig stilling på tidspunktet for afskedigelsen, har medarbejderen som udgangspunkt ret og arbejdsgiveren pligt til omplacering, såfremt der er et match. Dette er dog ikke ubetinget.
En omplacering indebærer en fortsættelse af det hidtidige ansættelsesforhold. Medarbejderne bibeholder sin anciennitet, ligesom løn og andre vilkår ikke påvirkes.
Omplaceringspligten er begrænset til stillinger inden for samme overenskomst, som medarbejderen hidtil har været ansat under.
Omplaceringspligten er tillige begrænset til stillinger i samme stillingskategori og på samme niveau. Det betyder, at der ikke er pligt til at omplacere en medarbejder til en stilling der er højere eller lavere rangeret end den stilling, som medarbejderen hidtil har været ansat under.
Omplaceringspligten indtræder i de konkrete tilfælde, hvor de grundlæggende forudsætninger for medarbejderen for at varetage jobfunktionen er til stede. Herved forstås, at den grundlæggende faglighed i forhold til uddannelse og erfaring er til stede. Arbejdsgiver må i forbindelse med indføringen af medarbejderen i jobfunktionen acceptere en vis mængde oplæring/opkvalificering. Det kan være et kortere oplæringsforløb eller efteruddannelse i rimeligt omfang.
Ved vurderingen af, om en medarbejder med tillidsrepræsentantbeskyttelsen kan omplaceres eller afskediges, skal det indgå, om denne ved oplæring eller efteruddannelse i en periode, vil kunne varetage en af de stillinger, der er tilbage på området. Ved omplacering af tillidsrepræsentanter bør lederen være opmærksom på, at der gælder en udvidet oplæringspligt i forhold til øvrige medarbejdere.
Arbejdsgiveren har bevisbyrden for, at muligheder for omplacering er undersøgt, inden der foretages afsked. For at opsigelse på grund af besparelser kan ske sagligt, skal mulighederne for omplacering afdækkes. Forsøg på omplacering skal dokumenteres på medarbejderens personalesag.
Fagchefen har kompetencen til at omplacere en medarbejder indenfor eget område. Såfremt omplacering skal ske til andet område sker dette i dialog med fagchefen for det andet område.
Omplacering selvejende institutioner
Det bemærkes at selvejende institutioner ikke er en del af Randers Kommune, men betragtes som selvstændige juridiske enheder. Omplaceringspligten i Randers Kommune omfatter derfor ikke de selvejende institutioner. En arbejdsplads i Randers Kommune kan ikke tilbyde omplacering til en ledig stilling ved en selvejende institution, da den selvejende institution ikke er en del af Randers Kommune.
Udpegning af personale
Ledelsen skal konkret finde ud af, hvordan personalereduktionen/omplaceringerne skal finde sted. Følgende principper skal altid overholdes:
- Randers Kommune skal fortsat kunne varetage sine opgaver på kvalificeret vis.
- Det tilbageværende personale er det personale, som er bedst kvalificeret til at varetage arbejdspladsens opgaver.
- Andre mindre vidtrækkende muligheder end afsked skal undersøges/forsøges, inden der træffes beslutning om afsked (dette følger af proportionalitetsprincippet).
- Processen skal foregå i dialog, med åbenhed og et højt informationsniveau.
Lederen skal ud fra en konkret vurdering overveje, hvem blandt samtlige medarbejdere der bedst kan undværes.
Lederen skal overveje og kunne begrunde, hvilke saglige argumenter, der ligger bag, at det netop er den/de pågældende, som lederen har peget på til omplacering eller afskedigelse.
Alle kriterier drøftet i MED skal inddrages ved vurderingen af, hvem der skal udvælges. Et enkelt kriterie kan således ikke danne grundlag for udvælgelsen, da det skal være et sagligt skøn.
For det berørte personale er der mulighed for at anvende tilbud fra Godt i Gang, såfremt det for den konkrete medarbejder er et rimeligt behov.
Særligt beskyttede medarbejdere
Tillidsrepræsentanter
Tillidsrepræsentanter og – suppleanter, MED-udvalgsmedlemmer og –suppleanter samt arbejdsmiljørepræsentanter kan kun afskediges eller omplaceres, hvis der er tvingende årsager. Det betyder, at hvis en anden medarbejder inden for samme opgaveområde og overenskomst kan omplaceres eller afskediges, så må den beskyttede medarbejder ikke omplaceres eller afskediges. Inden afskedigelsen eller omplaceringen (ud af valgområdet), skal der være afholdt forhandling med den faglige organisation, som har forhandlingsretten i henhold til overenskomsten.
Gravide/barselsorlov
Gravide medarbejdere og medarbejdere på barselsorlov kan afskediges, når opsigelsen er objektivt begrundet og beviseligt ikke skyldes graviditeten/barselsorloven.
For gravide medarbejdere og medarbejdere på barsel er der særlige regler i ligebehandlingsloven, som foreskriver, at arbejdsgiveren har bevisbyrden for, at opsigelsen ikke er begrundet i graviditeten eller barslen.
Det skyldes, at der gælder særlige regler for disse medarbejdere. Reglerne medfører, at der er en formodning for, at hvis medarbejderen afskediges, så sker afskedigelsen på grund af graviditeten eller barslen. Afskedigelse på grund af graviditet og barsel er i strid med ligebehandlingsloven. Det betyder, at lederen skal kunne dokumentere, 1) at afskedigelsen sker på baggrund af objektive grunde og 2) ikke skyldes graviditeten/barselsorloven.
Afskedigelse af medarbejdere med et handicap m.m.
For så vidt angår afskedigelse af medarbejdere der lider af et handicap, skal lederen kunne bevise, at afskedigelsen ikke skyldes medarbejderens handicap, idet der gælder et forbud mod forskelsbehandling pga. handicap. Det forhold, at det er nødvendigt at gennemføre besparelser og omstruktureringer er ikke i sig selv et bevis for, at det er nødvendigt at afskedige netop denne medarbejder. Leder skal derfor kunne dokumentere, at afskedigelsen er objektivt begrundet og ikke skyldes medarbejderens handicap. Lederen skal desuden iagttage de tilpasningsforpligtelser der gælder for medarbejderen med et handicap.
Der gælder ligeledes et forbud på forskelsbehandling på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, national, social eller etnisk oprindelse.
Tjenestemænd
Både tjenestemænd og overenskomstansatte kan blive afskediget i en besparelsessituation. En tjenestemand der afskediges på grund af besparelser og omstruktureringer er dog berettiget til rådighedsløn i 3 år fra afskedigelsestidspunktet, medmindre tjenestemanden anvises en anden passende stilling. Efter 3 år med rådighedsløn, overgår tjenestemanden til aktuel egenpension.
Baggrunden for personalereduktionen er en økonomisk genopretning, og henset hertil, bør afsked af tjenestemænd i videst muligt omfang undgås. Dette er dog ikke til hinder for, at tjenestemænd overflyttes til en anden passende stilling, hvis besparelsen kan realiseres i forhold til den nuværende stilling.
Orientering af tillidsrepræsentanten
Tillidsrepræsentanten skal orienteres om processen vedrørende besparelsen, og hvor mange medarbejdere der - inden for overenskomstområdet - påtænkes afskediget. Det følger af tillidsmandens generelle ret til at blive holdt bedst muligt orienteret om ansættelser og afskedigelser inden for overenskomstområdet.
Orientering af berørte medarbejdere
Den medarbejder der påtænkes opsagt indkaldes til en personlig samtale, hvor vedkommende orienteres om, at der iværksættes en afskedigelsesprocedure. Medarbejderen indkaldes skriftlig ved et brev i e-Boks, hvori det fremgår, at medarbejderen kan medbringe en bisidder. Samtalen er alene en orientering.
Skriftligt materiale i forbindelse med afskedigelse og omplacering
Personalejuridisk Team forestår udarbejdelse af skriftlig materiale til de berørte medarbejdere.
En medarbejder der skal afskediges, eller omplaceres, hvor omplaceringen er en væsentlig vilkårsændring for den pågældende, skal have et høringsbrev, inden den endelige beslutning om omplacering eller afskedigelse træffes.
Medarbejderen fortsætter med at arbejde i opsigelsesperioden/varslingsperioden.
Personalereduktioner af større omfang
Ved Personalereduktioner af større omfang skal principperne ovenfor også anvendes.
Ændringer kan have så stort et omfang, at de er omfattet af lov om kollektive afskedigelser eller lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse.
Masseafskedigelse
Lov om kollektive afskedigelser skal bruges, når en virksomhed inden for en periode på 30 dage skal afskedige:
- Mindst 10 i en forvaltning, som normalt beskæftiger mindst 100 og under 300 lønmodtagere.
- Mindst 10 pct. af antallet af lønmodtagere i en forvaltning, som normalt beskæftiger mindst 100 og under 300 lønmodtagere.
- Mindst 30 i en forvaltning, som normalt beskæftiger mindst 300 lønmodtagere.
I forbindelse med optælling af beskæftigede i kommuner gælder, at de enkelte fagforvaltninger under hvert direktørområde betragtes som én virksomhed (I Randers Kommune er hver enkelt direktørområde at anse som en fagforvaltning. Det vil sige, at f.eks. hele Social og Arbejdsmarked anses som en fagforvaltning). Er der flere arbejdssteder inden for den pågældende forvaltning, betragtes arbejdsstederne samlet som én virksomhed, når det skal tælles op, hvor mange der afskediges.
Skal lov om kollektive afskedigelser anvendes, er der pligt til at forhandling med medarbejderne eller disses repræsentanter. Arbejdsgiveren skal til brug for forhandlingerne give medarbejderne eller disses repræsentanter alle relevante oplysninger af betydning for sagen og give skriftlig meddelelse om minimum følgende:
- Årsagerne til de påtænkte afskedigelser
- Antallet af lønmodtagere der påtænkes afskediget, hvilke relevante kategorier de tilhører, og over hvilket tidsrum det forudses at afskedigelserne skal finde sted
- Antallet af lønmodtagere, der normalt beskæftiges på virksomheden, og hvilke kategorier de tilhører.
- Hvilke kriterier der påtænkes anvendt ved udvælgelsen af de lønmodtagere, der påtænkes afskediget, for så vidt det ifølge lovgivningen og/eller praksis er arbejdsgiveren, der har beføjelsen hertil.
- Hvorvidt der blandt de lønmodtagere, som påtænkes afskediget, er lønmodtagere der har adgang til afskedigelsesgodtgørelser fastsat ved individuel eller kollektiv aftale, og i givet faldt hvordan disse godtgørelser opgøres.
Det regionale arbejdsmarkedsråd inddrages i processen vedrørende kollektive afskedigelser.
Personalejuridisk team rådgiver om processen i forbindelse med kollektive afskedigelser.
Virksomhedsoverdragelse
Der kan i sjældne tilfælde opstå situationer, hvor medarbejdere i Randers Kommune skifter arbejdsgiver. Dette kan bl.a. forekomme ved udliciteringer.
Ved virksomhedsoverdragelse modtager berørte medarbejdere en varsling om væsentlig vilkårsændring. Det betyder i praksis, at medarbejderen afskediges med tilbud om ansættelse hos den nye arbejdsgiver.
Personalejuridisk Team rådgiver om processen i forbindelse med virksomhedsoverdragelse.