Under ansættelsesforholdet

KL indgik med en række parter, herunder regeringen, den 4. december 2023 en trepartsaftale om løn og arbejdsvilkår. Aftalen indeholder bl.a. en forpligtelse om, at deltidsansatte medarbejdere inden for sundheds- ældre-, social- og dagtilbudsområdet, som anmoder om det, og ikke er ansat i tidsbegrænsede stillinger, skal tilbydes arbejde på fuld tid i 2024, 2027 og 2030.

Klager over personale

Klager over navngivne ansattes betjening, adfærd og lignende fra brugere, borgere, kolleger mv. skal forholdes den ansatte og skal sammen med et mødereferat eller notat opbevares på den ansattes personalesag. Om klagen skal medføre en tjenstlig samtale med den ansatte kan afhænge af klagens indhold. Hvis der er tvivl om dette kan personalejuridisk team kontaktes.

Dette gælder alle skriftlige såvel som mundtlige klager. Ved mundtlige klager har leder notatpligt og skal sikre denne overholdt. Det er vigtigt, at notatet tydeligt gengiver klagens indhold og karakter. Det er ikke muligt at love klageren anonymitet, da en ansat altid har krav på at få oplyst, hvem klageren er.

På personalesagen gemmes klagerens henvendelse (eller notat), svarbrev (eller notat ved mundtligt svar) samt referat fra samtalen med den ansatte.

De enkelte forvaltninger fastsætter selv retningslinjer for den ledelsesmæssige undersøgelse og besvarelse til klageren. Herunder overholdelse af oplysningspligten i henhold til regler om databeskyttelse.

Klager over afgørelser truffet indenfor forvaltningen fagområde, anses som udgangspunkt ikke som klager over personale, selv om de er henvendt til navngivet personale. Klagerne skal derfor ikke håndteres som personalesager men i stedet håndteres i henhold til forvaltningens procedure for dette.

Mulige sanktioner

Ved ansattes misligholdelse af ansættelsesforholdet kan arbejdsgiver træffe beslutning om forskellige former for sanktionering. Hvilken sanktion, man som arbejdsgiver skal vælge, afhænger af misligholdelsens karakter og grovhed.

Ved mindre tjenstlige forseelser kan en skriftlig advarsel være tilstrækkelig, mens det i grovere tilfælde kan være relevant at bortvise. I de følgende afsnit beskrives reglerne for henholdsvis advarsler, opsigelse/afskedigelse og bortvisning samt reglerne for tjenestefritagelse og proportionalitet.

Der gælder forskellige regler for overenskomstansatte og tjenestemænd. Dette afsnit omhandler alene overenskomstansatte. Ved spørgsmål, der relaterer sig til tjenestemænd, skal du kontakte Personalejuridisk team for en konkret vejledning.

1. Advarsel

En skriftlig advarsel er en disciplinær foranstaltning, som kan anvendes på forhold, der ikke berettiger til afskedigelse, men vil kunne medføre afskedigelse ved gentagelsestilfælde.

En advarsel skal være skriftlig og indeholde en beskrivelse af, hvilke handlinger eller undladelser der anses for kritisable, og hvilke regler lederen anser for overtrådt. Dernæst skal en advarsel indeholde lederens vurdering af, hvorfor forholdet er så kritisabelt, at en advarsel er rimelig, og det skal klart fremgå, hvad gentagelse af handlingen/undladelsen kan have af konsekvenser for den ansatte.

Formålet med en advarsel er at sikre at den ansatte fremover overholder de regler, der er for arbejdet. Sker det imidlertid ikke, kan en gentagelse af det samme eller et lignende forhold medføre en opsigelse eller bortvisning.

Advarsler er ikke tidsbegrænsede, og leder kan derfor ikke indgå aftale om dette i forbindelse med tildeling af advarslen.

En advarsel er en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Det medfører, at der er pligt til at foretage partshøring jf. Forvaltningslovens § 19, inden der træffes endelig beslutning om at tildele den ansatte en advarsel.

Før der meddeles påtænkt advarsel til en ansat, skal personalejuridisk team kontaktes for en vurdering af, om der er grundlag for at tildele den ansatte en skriftlig advarsel. Det er personalejuridisk team, der formulerer den påtænkte skriftlige advarsel og den endelige advarsel.

2. Opsigelse

Arbejdsgivers opsigelse

En opsigelse kan være begrundet i enten arbejdsgivers eller ansattes forhold.

Eksempler på grunde til opsigelser, der skyldes arbejdsgivers forhold kan nævnes besparelser, omstrukturering, arbejdsmangel eller lignende. Se særskilt vejledning om personalereduktioner: (Indsæt link til vejledning)

Eksempler på opsigelser begrundet i ansattes forhold kan være sygdom, tjenesteforseelser, samarbejdsproblemer, utilfredsstillende arbejdsindsats eller lignende.

Væsentlige vilkårsændringer i ansættelsesforholdet, sidestilles med en opsigelse og vil sædvanligvis medføre en opsigelse med tilbud om ansættelse på ændrede vilkår.

Det er vigtigt ved alle opsigelser, at sagen er grundigt belyst, og at begrundelsen er rimelig, således det sikres at opsigelsen er saglig. Inden der meddeles påtænkt opsigelse til en ansat, skal Personalejuridisk Team kontaktes for en vurdering af sagligheden, jf. kompetenceplanen.

En opsigelse er en afgørelse i forvaltningslovens forstand, hvorfor den ansatte har krav på partshøring, jf. forvaltningsloven § 19. Der må ikke træffes afgørelse før parten er gjort bekendt med oplysningerne som vi lægger vægt på, samt haft mulighed for at komme med eventuelle indsigelser hertil. Længden af partshøringsfristen afhænger bl.a. af gældende overenskomst og omstændighederne ved en konkrete sag.

En opsigelse afgives altid til fratræden ved udgangen af en måned. Dette betyder samtidig, at man ikke kan påtvinge en opsigelse til fratræden midt i en måned. For nærmere om opsigelsesvarsel se afsnittet "Funktionærlovens opsigelsesvarsler".

En opsigelse får virkning fra det tidspunkt, hvor den er kommet frem til modtageren. Det er et krav, at en opsigelse skal være meddelt skriftligt senest den sidste dag i den måned, hvor opsigelsesvarslet den efterfølgende måned begynder at løbe, jf. funktionærloven § 2, stk. 7.

For opsigelse af tillids-, arbejdsmiljø-, medarbejderrepræsentanter og suppleanter, gælder der særlige regler i forhold til opsigelsesprocedure og -vilkår, herunder opsigelsesvarsel. Af denne årsag skal det i forbindelse med rådgivning hos Personalejuridisk Team altid oplyses, om der er tale om en ansat i de nævnte kategorier.

Elever er efter prøvetiden uopsigelige, medmindre de væsentligt misligholder elevstillingen. Der skal derfor være helt særlige grunde før en uddannelsesaftale kan ophæves.

Ansattes egen opsigelse

Såfremt en ansat selv ønsker at opsige, findes hovedreglen i funktionærlovens § 2, stk. 6. Her fremgår det, at en opsigelse fra den ansattes side skal ske med 1 måneds varsel til ophør ved en måneds udgang. Der kan efter de konkrete omstændigheder, og såfremt den ansatte ønsker det, aftales et kortere opsigelsesvarsel.

Funktionærlovens opsigelsesvarsler

For alle overenskomstansatte gælder funktionærlovens bestemmelser om opsigelsesvarsler.

Arbejdsgiverens opsigelsesvarsel bliver længere jo længere anciennitet den ansatte har (dog max 6 måneder):

• 1 måned (opsigelse inden udgangen af 5. måned)
• 3 måneder (opsigelsen inden udgangen af 2 år og 9 måneder)
• 4 måneder (opsigelse inden udgangen af 5 år og 8 måneder)
• 5 måneder (opsigelse inden udgangen af 8 år og 7 måneder)
• 6 måneder (opsigelse efter 8 år og 7 måneders ansættelse)

En medarbejder skal altid opsiges endeligt til udgangen af en måned. Vær opmærksom på, at der er en høringsfrist i forbindelse med den påtænkte opsigelse, som skal kunne rummes inden for den måned, der opsiges i. Kan høringsperioden ikke rummes inden for den måned, går man ind i næste måned, og den ansatte er således først opsagt fra måneden efter.

Ved den ansattes egen opsigelse sker opsigelse til udgangen af den efterfølgende måned. Den ansattes varsel er altid 1 måned.

For opsigelse i prøvetid: Se afsnit om prøvetid i kapitlet om ansættelsesproces

3. Bortvisning

Ved grov misligholdelse af ansættelsesforholdet kan det være berettiget at foretage en bortvisning. En bortvisning er den hårdest mulige sanktion. En bortvisning medfører, at lønudbetaling til den ansatte ophører med øjeblikkelig virkning, og at vedkommende opsiges uden varsel.

Bortvisning er ligesom advarsler og opsigelser en afgørelse efter forvaltningsloven. Dette betyder bl.a., at der skal foretages partshøring i forbindelse med en påtænkt bortvisning.

Såfremt en bortvisning skal være saglig, skal arbejdsgiveren reagere på den væsentlige misligholdelse uden ugrundet ophold og misligholdelsen skal kunne henføres til den pågældende ansatte.

Personalejuridisk team skal kontaktes hurtigst muligt for sparring i bortvisningssager.

Fritagelse for tjeneste

Tjenestefritagelse med fuld løn betyder, at den ansatte ikke skal og ikke må møde til tjeneste på sit sædvanlige arbejdssted.

Tjenestefritagelse må ikke forveksles med suspension, bortvisning eller fritstilling, og disse begreber må ikke bruges i forbindelse med tjenestefritagelse.

Både tjenestemænd, reglementsansatte og overenskomstansatte kan tjenestefritages.

Formålet med tjenestefritagelse er at give arbejdsstedet tid til at overveje eller undersøge en situation, der er opstået med den konkrete ansatte.

Tjenestefritagelse skal kunne begrundes sagligt ud fra tjenestestedets tarv og må ikke bruges som en begunstigende foranstaltning/belønning over for den ansatte. Det er tjenestestedet, der har behov for, at den ansatte ikke møder. Det kan både være forhold hos den ansatte og forhold ved tjenestestedet, der begrunder tjenestefritagelse.

Årsager til tjenestefritagelse

Ved sager om grov misligholdelse af ansættelsesforholdet, som kan give anledning til bortvisning, vil det ofte være relevant at tjenestefritage, mens sagen undersøges nærmere og i en evt. parthøringsperiode. Tjenestefritagelse skal i disse sager ske hurtigst muligt. Kontakt personalejuridisk team for en vurdering af sagen.

Tjenestefritagelse i forbindelse med afskedigelse på grund af arbejdsmangel bør så vidt muligt undgås.

Tjenestefritagelse kan endvidere anvendes i forbindelse med:

• Behov for nærmere undersøgelse af omstændighederne ved eller overvejelser af løsningsforslag i forbindelse med tjenesteforseelse, samarbejdsproblemer og lignende, inden der træffes beslutning om sanktioner, handlingsplaner eller lignende. I disse tilfælde bør tjenestefritagelsesperioden gøres så kort som mulig.
• Afskedigelse i visse tilfælde: Den afskedigede kan fritages for tjeneste i opsigelsesperioden på grund af samarbejdsproblemer, eller fordi den pågældende ikke er i stand til at yde en for tjenestestedet acceptabel indsats.

Det er tjenestestedet, der bærer den økonomiske byrde i forbindelse med tjenestefritagelse.

Tjenestefritagelse er ikke det samme som en opsigelse eller fritstilling og normalt kan ansatte ikke blive forlangt at tømme kontoret og aflevere nøgler. Der kan være tilfælde, hvor dette vil være relevant. Kontakt i så fald personalejuridisk team.

Tjenestefritagelsens form

Der er ikke pligt til partshøring ved tjenestefritagelse, da det ikke er en forvaltningsretlig afgørelse, men derimod en ledelsesmæssig beslutning.

Tjenestefritagelse skal meddeles skriftligt og begrundes. I særligt hastende tilfælde kan tjenestefritagelsen meddeles mundtligt og efterfølgende bekræftes skriftligt. Dokumentation journaliseres på personalesagen.

Fritstilling

En fritstilling er en mulighed man som arbejdsgiver har, når en ansat siger op eller bliver sagt op. Ved en fritstilling stiller du den ansatte frit, som ordet lægger op til. Dette betyder, at den ansatte ikke skal eller må møde på arbejde i sin opsigelsesperiode. Man kan som arbejdsgiver beslutte fritstilling i enten en del af eller i hele opsigelsesperioden.

I praksis er en fritstilling som udgangspunkt kun relevant i forbindelse med indgåelse af forlig og fratrædelsesaftaler. Indgåelse af fratrædelsesaftaler har kommunen bemyndigelse til, hvis der er tale om en vanskelig personalesag. Hvorvidt dette er tilfældet, afklares ved kontakt til personalejuridisk team. Er det ikke en vanskelig personalesag, vil der ikke være hjemmel til en fratrædelsesaftale.

Derudover er der mulighed for at indgå fratrædelsesaftaler som alternativ til en besparelsesopsigelse, jf. rammeaftalen om seniorpolitik kapitel 4. Under en fritstilling skal den ansatte have fuld løn inklusiv pension og feriepenge. En ansat kan frit søge og modtage nyt arbejde i fristillingsperioden.

Uanset baggrunden for en evt. fratrædelsesaftale, så skal personalejuridisk team inddrages, da selve aftalen skal udfærdiges af personalejuridisk team.

Såfremt en ansat får andet arbejde i fritstillingsperioden, har arbejdsgiver mulighed for at modregne i lønnen. For overenskomstansatte gælder i henhold til funktionærloven særlige regler om modregning, hvorefter der er en minimalerstatningsperiode. Det betyder, at arbejdsgiver, hvis en ansat får arbejde udenfor kommunen, normalt ikke kan modregne i funktionærens løn i de første tre måneder af fritstillingsperioden.

Under en fritstilling betragtes ferie som varslet og afholdt i videst muligt omfang, medmindre andet aftales. Det betyder, at der skal være plads til både varsel af ferien og selve ferien inden for fritstillingsperioden.

En fritstilling er at betragte som endelig. Det betyder, at når en arbejdsgiver har fritstillet en ansat, så kan arbejdsgiver ikke på et senere tidspunkt i løbet af opsigelsesperioden kræve den ansatte tilbage på arbejde.

Timetal

Vær opmærksom på at nedsættelse af beskæftigelsesgrad kun kan ske efter ønske fra den ansatte. Hvis en nedsættelse af timetallet ikke er et ønske fra den ansatte, er det en væsentlig stillingsændring, som skal behandles på samme måde som en opsigelse. Det betyder, at den ansatte formelt set opsiges fra stillingen med tilbud om ansættelse i den nye stilling på de nye vilkår.

Ændring af tjenestested

Ændring af tjenestested anses ikke som en væsentlig stillingsændring og kan derfor ske uden varsel. I forbindelse med ændringen anbefales det, at der enten laves et tillæg til ansættelsesbrevet eller at der generes et nyt ansættelsesbrev. Hvis det er den ansatte, som selv har søgt en anden stilling i kommunen, anbefales det, at det nye tjenestested udfærdiger nyt ansættelsesbrev. Vær opmærksom på at der ikke kan aftales prøvetid, hvis den ansatte uden ophold kommer fra samme stilling et andet sted i kommunen.

NB! Ændringer besluttet af arbejdsgiver bør, hvad angår både timetal og tjenestested, altid ske til den 1. i måneden (af hensyn til lønsystemets lønberegning, ferieberegning og bogføring af lønudgiften).

Andre ændringer

Såfremt der er tale om andre ændringer i ansættelsesforholdet kan der rettes henvendelse til Personalejuridisk Team med henblik på rådgivning om, hvilket varsel der gælder og om ændringen anses som væsentlig. Væsentlige ændringer i ansættelsen skal altid varsles med den ansatte individuelle opsigelsesvarsel.

Ikke-væsentlige ændringer af ansættelsesvilkårene, kan umiddelbart iværksættes uden varsel. Såfremt det kan lade sig gøre i forhold til driften, vil det være ordentligt at der gives et rimeligt varsel, der afspejler ændringens karakter og hensynet til den ansatte.

Anderledes forholder det sig ved væsentlige ændringer af ansættelsesvilkårene. Væsentlige ændringer vil som udgangspunkt medføre, at den ansatte ”tilbydes” en anden stilling. En arbejdsgiver kan ikke ensidigt gennemføre en væsentlig vilkårsændring, men må, såfremt der ikke kan opnås enighed, påtænke den ansatte opsagt med tilbud om fortsat ansættelse på de nye vilkår.

En ansat som stilles over for varslede ændringer i stillingen, kan vælge at acceptere disse. I så fald tiltrædes den nye stilling og opsigelsen bliver ikke effektueret. Den ansatte kan også vælge ikke at acceptere de væsentlige ændringer af ansættelsesvilkår. Derved bliver den ansatte opsagt til fratrædelse ved udløbet af varslingsperioden. For nærmere om varsling og opsigelsesvarsling se afsnit "Funktionærlovens opsigelsesvarsler".

Før der indledes en påtænkt opsigelse med tilbud om ansættelse på ændrede vilkår skal Personalejuridisk Team kontaktes for en vurdering af sagligheden. Det er Personalejuridisk Team, der udfærdiger den påtænkte opsigelse med tilbud om ansættelse på ændrede vilkår.