Notat- og journaliseringspligt

Notatpligten fremgår af offentlighedslovens § 13. Heraf fremgår det, at en offentlig myndighed har pligt til at notere de oplysninger, den modtager, såfremt disse oplysninger skal bruges i forbindelse med en sags afgørelse. I relation til personaleadministration medfører notatpligten, at ledere, som i forbindelse med en personalesag bliver bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag eller faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse, snarest muligt skal skrive et notat om indholdet af oplysningerne eller vurderingerne.

Hvis en kommune eller en selvejende institutionsbestyrelse f.eks. modtager mundtlige klager udefra, og man ønsker at gøre disse klager gældende i en sag, der evt. kan ende med afsked eller advarsler, skal klagerne noteres ned og vedlægges sagen for at kunne anvendes som sagsgrundlag.

Journaliseringspligten fremgår af offentlighedslovens § 15. Korrekt journalisering er med til at sikre, at sager og dokumenter entydigt kan identificeres, således oplysninger knyttet til en bestemt sag hurtigt kan fremsøges. Journalisering er en vigtig forudsætning for at understøtte muligheden for aktindsigt, sikre nødvendig dokumentation, sikre medarbejderens retssikkerhed og lette sagsbehandling og understøtte kvalitet i sagsbehandlingen. Et dokument som forvaltningsmyndigheden har modtaget eller afsendt, skal journaliseres snarest muligt efter dokumentets modtagelse eller afsendelse.

Det kan være svært at vurdere, hvad der skal journaliseres. Der kan ikke opstilles fuldstændig eksakte regler for journalisering. Men nedenstående er tænkt som vejledende retningslinjer, som skal gøre det lettere at foretage den vurdering, der altid er involveret, når man afgør, om et dokument skal journaliseres.

Dokumenter er ikke bare papir, men kan derimod være alt, der har betydning for sagens behandling.

Et dokument kan indeholde tekst, tal, formler, lyd, billede og lignende. Uanset hvilken form, dokumentet har, skal det registreres på en sag, hvis det har betydning for et beslutningsforløb eller varetagelsen af en specifik opgave. Hvis det er et maildokument, skal det sikres, at det kun er den konkrete relevante tekst, der vedlægges og ikke hele mail-strenge som ikke er relevante.

Nedenfor gennemgås forskellige typer af dokumenter. De er langt fra udtømmende, men kan give en idé om, hvad der bør journaliseres.

Eksempler

Papirpost: Såvel indgående som udgående - skal altid journaliseres i det omfang, der har relevans for en eksisterende eller ny sag.

E-mails: Skal altid journaliseres, når de dokumenterer planer, tilsagn, aftaler, ydelser eller faktuel information om en sag. E-mails fra eksterne, der sendes til hovedpostkasse/afdelingspostkasse bør overvejende behandles som papirpost, da der som hovedregel vil være tale om officielle henvendelser. Herudover findes en gråzone af mail, som er svær at generalisere, da men ofte udveksler korte kommentarer - såvel internt som eksternt - der ikke tillægges større betydning. Det vil i disse tilfælde bero på en individuel vurdering.

Dagsordener og rapporter: Skal altid journaliseres. Der bør altid tages (beslutnings)referat fra møder, der ikke er rent interne. Referatet dokumenterer de aftaler, der er truffet på mødet.

Egne notater og rapporter: Bør altid journaliseres. Orienteringsmateriale fra andre parter bør journaliseres i det omfang, det indgår i en sagsbehandling.

Uformelle møder og telefonsamtaler: Hvor der træffes aftaler eller fremkommer faktuelle oplysninger af betydning for sagen, journaliseres i form af korte notater, der dokumenterer aftalen i oplysningerne.

Interne korrespondancer med Personalejuridisk Team, Lønafdelingen eller andre kollegaer i forhold til personalesager skal ikke journaliseres i medarbejderens personalemappe.

Lederen har oplysningspligt overfor medarbejderen i forhold til de oplysninger, der noteres og journaliseres i medarbejderens personalesag.

Hvad indebærer oplysningspligten?

• Den, der skriver og journaliserer notatet (på personalesagen) skal oplyse medarbejderen om, at notatet skrives og dato og identitet på den der skriver notatet, skal stå i notatet. Deltagerne på møder bør også fremgå.
• Medarbejderen skal ligeledes oplyses om, hvad formålet er med at skrive og journalisere notatet.

Eksempler

• En leder, der afholder en sygefraværssamtale over telefonen, skal oplyse medarbejderen, at samtalens indhold bliver noteret på personalesagen.
• En leder, som modtager en mundtlig (eller skriftlig) klage over en medarbejder, skal notere dette og oplyse den berørte/pågældende medarbejder omkring notatet og at notatet gemmes på personalesagen.