Din personalesag

Din leder har adgang til personalesager på de medarbejdere, som lederen formelt har personaleansvar for. Lederen kan også vælge at give sin adgang til en anden, som har den administrative funktion omkring personalesager. En sådan administrativ medarbejder har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som vedkommende kommer i besiddelse af.

Løn- og personalekonsulenter i Personale og HR har adgang til alle personalesager på medarbejdere i kommunen, fordi de skal udbetale løn, håndtere sygdoms– og barselsrefusion samt kunne svare på eventuelle spørgsmål om løn-og ansættelsesvilkår fra dig som medarbejder.

Søgning i en personalesag må kun ske, hvis der er en saglig begrundelse herfor, og hvis det sker i forbindelse med udførelse af sagsbehandling. Alle aktiviteter i systemet logges og indgår i den løbende kvalitetskontrol i brug af systemet.

Når du bliver ansat i Randers Kommune bliver der oprettet en personalesag, som bl. a. indeholder stillingsopslag, ansøgning, uddannelsesbevis, cv, dokumentation for tidligere ansættelser og lignende. Dokumenterne er sorteret i forskellige delforløb efter kategori.

Din personalesag bliver opbevaret elektronisk og indeholder dokumenter, der er relevante for dit ansættelsesforhold. På den måde har din leder og Personale og HR nem og hurtig adgang til at finde information i personalesagen.

Personalesagen ajourføres løbende med informationer og ændringer, der er relevante for dit ansættelsesforhold. Det kan f.eks. være lønaftaler, kursusbeviser, orlovsaftaler, referater af f.eks. sygefraværssamtaler og tjenstlige samtaler samt aftaler om kompetenceudvikling i forbindelse med MUS samtaler. Såfremt der anvendes elektroniske systemer til MUS/IKU, er dette tilstrækkeligt, og der kræves ikke – også - en registrering i personalesagen.

Databeskyttelsesloven gælder for behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger. Loven giver nærmere anvisninger på, hvilke oplysninger der må behandles i personalesager og indeholder en beskyttelse af de ansatte i forhold til behandling af og videregivelse af de registrerede oplysninger. Helt overordnet gælder, at der på personalesagen ikke må lægges akter med følsomme oplysninger, som den ansatte ikke er bekendt med.

Skifter du job inden for Randers Kommune inden for samme ansættelsesområde f.eks. inden for samme Dagtilbud eller Ældreområde, fortsætter din personalesag. Ved stillingsskift fra et ansættelsesområde til et andet f.eks. fra en skole til en anden skole bliver der oprettet en ny personalesag. Den nye leder kan således ikke umiddelbart se informationer fra den tidligere personalesag ved stillingsskifte. Arbejder du på to forskellige arbejdspladser, vil der være to forskellige personalesager, der er uafhængige af hinanden.

Leder har oplysningspligt overfor dig som medarbejder i forhold til de oplysninger, der noteres og journaliseres på personalesagen, som omhandler din ansættelse. Oplysningspligten medfører, at den, der skriver og journaliserer notatet (på personalesagen) skal oplyse medarbejderen om, at notatet skrives. Desuden skal dato og identitet på den, der skriver notatet, fremgå af notatet. Medarbejderen skal ligeledes oplyses om, hvad formålet er med at skrive og journalisere det pågældende notat.

Hvis det kan antages, at du som medarbejder ikke er bekendt med, at leder er i besiddelse af bestemte oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, må der ikke træffes afgørelse før, leder har gjort dig bekendt med oplysningerne og givet dig lejlighed til at fremkomme med en udtalelse. Dette gælder dog kun, hvis oplysningerne er til ugunst for dig og er af væsentlig betydning for personalesagen. Der er kun pligt til at foretage partshøring såfremt, det kan antages, at du som medarbejder ikke er bekendt med, at ansættelsesmyndigheden er i besiddelse af de oplysninger, der er indgået i sagen. Det vil sige, at selvom du som medarbejder kender oplysningerne, så kan der stadigvæk være høringspligt, da du ikke nødvendigvis ved, at oplysningerne kan indgå i beslutningsgrundlaget.

På personalesagen journaliseres udover ovenstående en mængde almindelige oplysninger, som normalt ikke har betydning for en afgørelse. Det kan f.eks. være:

• Ansøgning, CV, uddannelse, referencer
• Arbejdsopgaver, arbejdstid, ansættelsesbrev
• Lønsedler, indberetninger til SKAT, pension.
• Sygefravær, fraværsperioder
• Ferie, orlov, barsel
• Kantinekøb, brug af sikker print,
• Login/brugernavn i diverse kommunale systemer
• Børneattest og straffeattest - indhentning sker kun med samtykke fra den ansatte (hvis dette har betydning for en afgørelse om ansættelse, skal der ske høring af kandidaten).

Behandlingen af disse oplysninger m.fl. bliver medarbejderen orienteret om i forbindelse med ansættelsen og det vil derfor ikke være nødvendigt at orientere om det igen. Det antages dermed, at medarbejderen er bekendt med, at disse oplysninger journaliseres på personalesagen.