Retningslinje for brug af TR-Sag for tillidsrepræsentanter

Der kan journaliseres i TR Sag, for at tillidsrepræsentanterne kan sikre, at materiale med personhenførbare oplysninger i forbindelse med hvervet som tillidsrepræsentant opbevares korrekt, således at fortroligheden bevares og risikoen for brud på persondatasikkerheden minimeres.

Det personhenførbare materiale, en tillidsrepræsentant opbevarer i forbindelse med varetagelsen af hvervet som tillidsrepræsentant, skal opbevares i TR-sag eller et aflåst skab. Materialet må ikke opbevares på drev eller i Outlook mv.

Den faglige organisation/TR er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der sker som led i tillidsrepræsentantens varetagelse af sin funktion.

TR kan journalisere oplysninger, som TR bliver bekendt med og har behov for i forbindelse med varetagelse af TR-hvervet, herunder bl.a.

• Oplysninger til brug for lønforhandlinger, herunder udtræk af lønoplysninger, lønstatistikker mv.
• Materiale TR har fået fremsendt fra et medlem, hvor TR er involveret i en personalesag, fx akter fra medlemmets personalesag, TR's egne notater og overvejelser mv.

• Randers Kommune anbefaler, at der kun oprettet én sag pr. medarbejder, som TR er i kontakt med, og at personer ikke blandes sammen i én og samme sag (enkeltsagsprincippet).
• Randers Kommune anbefaler, at TR løbende journaliserer eller sletter oprettede kladder i TR- Sag.
• Randers Kommune anbefaler, at TR løbende afslutter sager, som ikke længere sagsbehandles.
• TR skal være opmærksom på ikke uforvarende at give andre adgang til personoplysninger ifm. hjælp til brug af systemet TR-Sag.
• TR er ansvarlig for, at der foreligger et gyldigt behandlingsgrundlag.
• TR skal til enhver tid overholde kommunens generelle IT-sikkerhedspolitikker.
• TR skal sikre sig hjemmel i forbindelse med videregivelse af oplysninger.
• TR skal være opmærksom på, at sletning af dokumenter/sager i TR-Sag sker ved fratrædelse som TR.
• For at undgå sletning kan sager forinden overføres til efterfølger/suppleant med opmærksomhed på at indhente samtykke til at overdrage sager fra pågældende medarbejdere, som sager vedrører.
• Sikkerhedsbrud skal håndteres i samarbejde med den faglige organisation.
• Ny bruger af TR-Sag skal have udleveret nærværende retningslinje + den administrative retningslinje.
• Hovedudvalgets medarbejderside finder to TR, som kan hjælpe nye brugere i gang med TR-Sag.