Retningslinje for brug af TR-Sag for den administrative del

Randers Kommune stiller systemet "TR-Sag" til rådighed for kommunens tillidsrepræsentanter til brug for opbevaring af materiale i forbindelse med varetagelse af hvervet som tillidsrepræsentant.

IT-systemet, der er en selvstændig webklient, skal være med til at sikre fortrolighed for TR-materiale samt minimere risikoen for brud på persondatasikkerheden.

Det personhenførbare materiale en tillidsrepræsentant opbevarer i forbindelse med varetagelsen af hvervet som tillidsrepræsentant skal opbevares i TR-sag eller et aflåst skab. Materialet må ikke opbevares på drev eller i Outlook mv.

Denne retningslinje er udarbejdet for at tydeliggøre de krav Randers Kommune som dataansvarlig stiller til opbevaring af materiale som tillidsrepræsentanten behandler i TR-Sag.

Til- og afgang fra TR-Sag meldes via IT-supportikonet på pc'ens skrivebord. Det er den enkelte TR, som selv melder ind via supporten, når de skal have adgang til TR-Sag eller de skal afmeldes.

TR skal selv gennem lokale MED administratorer sikre, at de er oprettet i MED data-basen.

Ved hvert kvartals start rekvirerer SBSYS Teamet udtræk fra MED databasen hos Personale og HR, som sammenholdes med brugere i TR-Sag Sikkerhedsgruppen. De brugere, der ikke er registreret i MED databasen, fjernes fra TR-Sag Sikkerheds-gruppen og mister dermed deres adgang til TR-Sag. IT står for at fjerne adgangen for TR.

TR tilknyttes en AD-gruppe, som giver adgang til TR-Sag.

Der er lavet aftale med Personale og HR, som kan lave udtræk fra MED databasen på, hvem der er registreret som TR.

Kontrollen skal som udgangspunkt foretages hvert kvartal, dog må der allerhøjst gå 6 måneder, inden der foretages kontrol.

Der må ikke stå aktive sager på en inaktiv medarbejder/TR, derfor skal der ske føl-gende INDEN afrejse:

• TR skal journalisere relevante kladder på sagerne OG slette ikke relevante kladder.
• TR skal afslutte sager, som ikke længere sagsbehandles.
• Hvis TR/faglige organisation vurderer, at sagen må overføres til en anden TR, er det TR/den faglige organisations ansvar at sikre, at der er hjemmel til at sagen i sin helhed overføres.

Ved hvert kvartals start, slettes aktive sager med inaktive sagsbehandler, samt afsluttede sager. Det er SBSYS Teamet, som forestår sletningen (harddelete) – det bliver IKKE muligt at genskabe data.

I følge Datatilsynet må arbejdsgiver alene tilgå de personoplysninger, som behandles af tillidsrepræsentanten, hvis særlige IT-sikkerhedsmæssige forhold fordrer dette, således at fortroligheden ikke unødigt undermineres.

Derfor gælder følgende:

• Ved brud på persondatasikkerheden (der ikke vedr. opbevaringsforpligtelsen), håndterer TR selv dette i samarbejde med TR-kontaktperson og den relevante faglige organisation
• Arbejdsgiver yder teknisk bistand til TR, hvorfor systemsikkerhedsbrud, håndteres i samarbejde mellem IT, TR og den relevante faglige organisation
• Ved generelle opdateringer på TR-Sag er det SBSYS-Teamet som har ansvaret.

Det er TR-organisationen i Randers, som skal udpege en TR-kontaktperson.

TR-kontaktpersonen er kontaktperson mellem SBSYS Teamet og TR-brugerne i forbindelse med ændringer, opdateringer og driftsudfordringer med TR-sag.

• IT-afdelingen/SBSYS-Teamet, har udelukkende det tekniske ansvar/teknisk support
• Hvis man skal have support på en sag, som eksempelvis hjælp til en kladde der driller mv., hvor der fremgår personoplysninger, skal TR rette henvendelse til TR-kollega eller TR-kontaktperson, da support fra en ’almindelig kollega eller superbruger’, kan bevirke risikoen for brud på persondatasikkerheden.
• Al henvendelse vedr. support til IT om tekniske udfordringer, skal ske via IT-supportikonet på pc'ens skrivebord, herved dokumenteres IT's tilgang til TR-sagerne.
• Randers Kommune må kun tilgå oplysninger/sager i TR-Sag, ud fra IT-sikkerhedsmæssige hensyn. Der vil som det helt klare udgangspunkt ikke være behov for at gennemlæse oplysninger, der vil være tale om systemteknisk at tilgå oplysningerne.

Der skal udelukkende journaliseres i TR-Sag ved at anvende sagsskabeloner.

SBSYS-Teamet vil i samarbejde med TR-kontaktpersoner lave sagsskabeloner, der kan oprettes sager efter, hvorefter man nemt og hurtigt kan tilgå sagsskabelonerne i TR-Sag.

Det er ikke muligt at oprette manuelle sager i TR-Sag.

Modtager Randers Kommune en henvendelse fra en medarbejder, omkring indsigtsret eller klager vedr. overtrædelse af databeskyttelsesreglerne som den faglige organisation er ansvarlig for, henviser Randers Kommune medarbejderen til medarbejderens faglige organisation.

Det samme gør sig også gældende for brud på persondatasikkerheden.

TR er ansvarlig for at oplysningspligten jf. databeskyttelsesforordningens art. 13 og 14 overholdes. Der kan læses yderligere om dette emne på Broen.

Der anvendes ikke postliste i forbindelse med TR-Sag.

Der anvendes ikke posthåndtering i forbindelse med TR-Sag.

Det anbefales, at billede, lyd og video filer først journaliseres i TR-Sag, når de er færdigredigeret, da det ikke er muligt at redigere disse filtyper direkte i TR-Sag.

Filtyper, der ikke kan håndteres i TR-Sag; zip-filer, databaser og Tools (eksekverings-filer).

TR skal selv finansiere udvikling af udvidet funktionalitet. Generel opdatering og videreudvikling afholdes af SBSYS budgettet.