Tjenestekørsel i Randers Kommune - Info til ledere
Indberetning
Medarbejdere skal selv indberette kørsel via MedarbejderNET eller MinLøn. Det anbefales, at app-løsning bruges til indberetning.
Vejledning til kørselsregistrering
Dokumentation
Kravene til dokumentation udgør de skattemæssige betingelser for at udbetale skattefri befordringsgodtgørelse og skal indeholde følgende oplysninger (kravene fremgår af bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000 om rejse- og befordringsgodtgørelse):
- Medarbejderens navn, adresse og CPR-nr.
- Angivelse af om medarbejderens egen bil er benyttet. Angivelse af nummerplade.
- Kørslens erhvervsmæssige formål. Formål skal fremgå præcist, det er ikke fyldestgørende at der kun oplyses møde som formål. Det skal fremgå nærmere hvad emnet for formålet er og evt. med hvem.
- Dato for kørsel
- Kørslens mål (adresse) med eventuelle delmål. Den præcise adresse skal angives.
- Angivelse af antal kørte kilometer
- De anvendte takster
- Attestation/godkendelse af nærmeste leder.
- Kontrol. Kontrollen sker direkte i fagsystemet, hvor leder skal sikre, at krav til dokumentation er overholdt og at korrekt takst er valgt.
Arbejdsgiveren har pligt til at kontrollere, at medarbejderen er berettiget til at modtage kørselsgodtgørelse, og det er arbejdsgiveren, der skal sikre, at de anvendte satser er korrekte.
Manglende kontrol og bogføring fra arbejdsgiverens side kan få alvorlige konsekvenser for både den ansatte og for kommunen. Hvis ikke samtlige betingelser for skattefri udbetaling af kørselsgodtgørelse er opfyldt (og formalia), skal den ansatte betale skat af alle kørselsgodtgørelser evt. 3 år tilbage. For arbejdsgiveren kan en uberettiget udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse endvidere medføre bødeansvar, ligesom arbejdsgiveren hæfter for den manglende A-skat.
I Randers kommune skal medarbejderne som udgangspunkt anvende kommunens biler til tjenestemæssig kørsel, hvor der er biler til rådighed.
For at undgå beskatning som firmabil må tjenestebilen som udgangspunkt
- Ikke anvendes til nogen form for privatkørsel, jf. ligningslovens § 9B
- Heller ikke kørsel til svinkeærinder i forbindelse med erhvervsmæssig kørsel, f.eks. til indkøb eller tandlægebesøg.
Der gælder dog undtagelser:
Efter 25-gange reglen må bilen bruges til kørsel mellem bopæl og den sædvanlige arbejdsplads i indtil 25 gange inden for en 12 måneders perioder, hvis:
- Bilen medtages til bopælen med henblik på udelukkende at skulle bruges erhvervsmæssigt den efterfølgende dag og
- Det må anses at være til betydelig gene, hvis bilen den efterfølgende dag skal hentes på arbejdspladsen og
- Medarbejderen er afskåret fra at bruge bilen til anden privat kørsel og
- Der føres kørselsregnskab
Efter 25-gange reglen må bilen også bruges til kørsel mellem bopæl og den sædvanlige arbejdsplads, hvis:
- Medarbejderen kører hjem om aftenen efter en dag, hvor bilen udelukkende er brugt erhvervsmæssigt og
- Medarbejderen den efterfølgende dag kører direkte fra sin bopæl til arbejdspladsen.
Bøder ved kørsel i tjenestebil
Medarbejderen skal selv betale alle fartbøder såvel som parkeringsbøder og andre former for bøder, som pådrages under kørsel i kommunens biler.
Som ejer af bilen er det Randers Kommune, som modtager bødeforelægget og hæfter for betalingen af det. Kommunen modtager ikke et foto af føreren sammen med bødeforlægget, men kan via et link til en særlig webformular få adgang til dette i 30 dage efter udsendelsen af bødeforelægget.
Medarbejdere, der er opmærksomme på, at de er blevet "blitzede", skal underrette deres leder herom, således at tidsforbruget til identifikation kan minimeres.
Økonomiafdelingen sender regning til den medarbejder, der var fører af bilen på tidspunktet for forseelsen.
Vanvidskørsel
Det følger af færdselsloven, at politiet skal konfiskere biler, der har været brugt til vanvidskørsel, uanset om bilen er ejet af føreren eller ej. Konfiskerede biler vil blive solgt på auktion.
Medarbejdere, der kører vanvidskørsel i kommunens biler, er erstatningsansvarlige, når de forsætligt eller groft uagtsomt har påført kommunen et tab som følge af, at bilen konfiskeres og sælges på auktion.
Vanvidskørsel vil blive anset som en væsentlig misligholdelse af ansættelseskontrakten og vil medføre ansættelsesretlige sanktioner og et erstatningskrav for det tab, som kommunen bliver påført.
Takst
I Randers Kommune er det besluttet, at der udbetales høj takst for kørsel i egen bil i tjenesten. Alle medarbejdere modtager en bemyndigelse til den høje takst i forbindelse med ansættelsen. Dog er kørselsgodtgørelse til høj takst ikke gældende til kurser, uddannelse, konferencer mv. medmindre det er aftalt med nærmeste leder.
Der kan udbetales godtgørelse efter den høje sats for maksimalt 20.000 km i et kalenderår. For kørsel udover 20.000 km udbetales godtgørelse med lav takst.
Beregning
Kørslen mellem hjem og arbejdsplads er for egen regning. Det betyder, at afstanden mellem hjem og sædvanlig arbejdsplads altid vil blive fradraget ved beregningen i forbindelse med kørsel til en anden arbejdsplads/kursussted mv. end den sædvanlige.
Der ydes således godtgørelse i det omfang, at afstanden overstiger afstanden til den sædvanlige arbejdsplads. I disse tilfælde ydes godtgørelse for de ekstra kørte kilometer med lav takst, medmindre kørslen er omfattet af en kørselsbemyndigelse.
Eksempler
Hvis transporten foregår med offentlige transportmidler, godtgøres udgiften ved fremlæggelse af billet gennem Opus økonomisystem.
Betaling for brug af egen bil i kommunens tjeneste - SOSU personale
Reglerne om udbetaling af skattefri kilometergodtgørelse er ændret således at den kilometergodtgørelse, du får for kørsel i egen bil, ikke altid er skattefri. Der skal skelnes mellem 2 former for kørsel. Skattefri erhvervsmæssig kørsel og ikke erhvervsmæssig kørsel der er skattepligtig. Jfr. nedenstående beskrivelser og skitser.
Erhvervsmæssig kørsel
Erhvervsmæssig kørsel er:
- Kørsel mellem bopæl/kommunegrænse og arbejdsplads i indtil 60 dage
- Kørsel mellem arbejdspladser
- Kørsel inden for samme arbejdsplads
Ikke erhvervsmæssig kørsel
Ikke erhvervsmæssig kørsel er kørsel mellem bopæl/kommunegrænse og arbejdsplads fra den 61. arbejdsdag med fradrag af de 4 km. pr. dag, du selv skal betale efter overenskomstens regler.
Skitse over erhvervsmæssig og ikke erhvervsmæssig kørsel:
