SD Datawarehouse

Rapporterne er inddelt i 3 områder:

• Lønanalyser
• Medarbejderoplysninger
• Fravær

Du får adgang til Datawarehouse under produkter.

Antallet af produkter er afhængig af din autorisation. Mangler du adgang til et eller flere produkter, skal du bede din leder sende en autorisation til IT-afdelingen.

Lønanalyse giver mulighed for at lave tværgående analyser på forbrugte timer, kroner og personer. Det er målet, at du med Lønanalyse kan forespørge på bogholderidata, og trække time- og personforbrug ud på en nem og fleksibel måde.

Med Lønanalyse får du:

• Et godt datagrundlag, med detaljerede data på personniveau for indeværende år + 5 års historik startende fra regnskabsperiode 2012. Data er ajourført dagligt. Hvis periodevalg vedrører regnskabsperiode (afgrænsning), vil data være til og med nattens bogholderikørsel. Hvis periodevalg udelukkende vedrører præstationsperiode, vil data være til og med forrige måned, så der er et fuldt datagrundlag.
• Et udvidet periodevalg, der sammenligner år, måneder, uger, halvår og kvartaler.
• Mulighed for at lave rapporter, der kobler timer sammen med kroner.
• Fleksibel adgang til Lønanalyse, der giver dig mulighed for at opbygge og danne rapporter med mange kombinationsmuligheder. Du kan lave vandrette og lodrette opdelinger, for både variabler og periode, og du kan du forespørge på en kombination af regnskabs- og præstationsperiode. Du kan bruge lønarter, gruppelønarter, konteringsgrupper og omkostningstyper som analysevariable. Herudover har du mulighed for at afgrænse på fx overenskomst, tillægsnummer og/eller kontonummer.
• Mulighed for at gemme dine rapportopsætninger. Enten som personlige modeller, eller som modeller andre brugere kan anvende.
• Mulighed for at administrere dine modeller via "Modeladministration".
• Mulighed for at eksportere dine rapporter til regneark – med eller uden sum – eller gemme dem som pdf-dokument.
• Et fleksibelt indgangsbillede med folde-ud-menuer, der gør indgangsbilledet overskueligt – eller avanceret.

I Lønanalyse findes forskellige begreber, som du får en forklaring på her

Afgrænsning af data

Når du afgrænser på fx stillingskode og/eller aflønning, indsnævrer du dit datagrundlag. Det kalder vi for afgrænsning af data.

Analysevariable

Analysevariable kan være fx lønart eller gruppelønart. Når du vælger én eller flere analysevariable vælger du samtidig, hvilke kolonner der skal indgå i din rapport.

Opdeling

Når du vælger mere end én lodret opdeling, opdeler du data i den givne rækkefølge. Du kan lave én vandret opdeling. Der er mulighed for at ændre rækkefølgen på lodrette opdelinger.

Periode

I Lønanalyse kan du opbygge rapporter på både regnskabs- og præstationsperiode. Perioderne kan præsenteres lodret og vandret.

Model

Når du gemmer dine rapportkriterier siger vi, at du gemmer en model. Du kan gemme modeller som dine egne personlige modeller, eller du kan dele dine modeller med andre brugere. Det kræver dog særlige brugerrettigheder at dele modeller med andre brugere.

Dan eller eksporter rapporten til regneark/pdf

Du kan vælge at danne rapporten, gemme den som en model eller eksportere rapporten til Excel, Csv fil eller pdf-dokument.

Ønsker du at eksportere din rapport til Excel har du to muligheder. Du kan eksportere rapporten med summer og delsummer og du kan eksportere rapporten uden summer. Eksporterer du rapporten med summer og delsummer, skal du være opmærksom på, at det er selve sumtallet, der eksporteres og ikke formlen bag. Summerne vil derfor ikke rette sig, hvis du redigerer i rapportens indhold.

Efter at du har klikket på knappen "Excel" eller knappen "Excel med sum" for at eksportere, skal du nu vælge, om du vil gemme din regnearksfil eller åbne den i eksempelvis Excel. Du har også muligheden for at annullere. Vælger du at gemme, skal du angive en passende placering af filen på din computer eller dit netværk. Vælger du at åbne filen, vil den blive åbnet i Excel.

I stedet for Excel knappen kan du vælge Csv knappen, som er velegnet til store rapporter, men du skal være opmærksom på, at hvis du skal sende rapporten videre via mail og at du har ændret i formateringen, så vil dine ændringer i formateringen ikke fremgå hos modtageren af mailen. Derfor skal du inden du sender rapporten via mail, gemme rapporten som Excel fil på fx U-drevet.

Vil du åbne eller gemme din rapport som Pdf-dokument, skal du klikke på "Pdf". Du har nu de samme muligheder som ved eksport til regneark for at gemme eller åbne dokumentet. Pdf-dokumentet indeholder den komplette rapport med summer og delsummer. Pdf-dokumenter åbnes typisk med Acrobat Reader.

Præsentation i øvrigt (nederst)

I 'Præsentation i øvrigt' får du forskellige valgmuligheder, der har indflydelse på designet af din rapport. Du kan skjule/vise periode ved at klikke på bjælken ’Præsentation i øvrigt’, eller bruge genvejstasten Alt+ø.

Sorter rapport efter koder

Ved at sortere din rapport efter koder vil du få dine data præsenteret i nummerorden. Som udgangspunkt sorterer vi din rapport alfabetisk, men ved at ændre sorteringen kan du få rapporten sorteret eksempelvis efter afdelingskode, lønart, tjenestenummer osv. Sorteringen vil dog afhænge af dine valg af lodret og vandret opdeling.

Vis laveste organisationsniveau

Ved at anvende denne funktion kan du få vist dine data opdelt på laveste organisationsniveau i den struktur, du har valgt, eksempelvis detail-gruppeniveauet. For at kunne anvende funktionen bør du vælge et niveau, der ligger højere end detail-gruppeniveau (eksempelvis Arbejdssted), når du vælger "Organisationsniveau" og "Organisation".

Drill fra Topniveau

Drill fra Topniveau giver dig mulighed for at "linke" dig fra organisationstoppen - via institutionskoden - ned igennem strukturerne - til detail-gruppeniveauet.

Drill fra Topniveau funktionen er relevant, hvis du ønsker at betragte data på Topniveauet (kommune-/regionstop) og ønsker at kunne "linke" dig ned til den enkelte struktur (Forvaltning, Afdeling, Arbejdssted osv.) og detail-gruppe.

Fold organisationsstruktur ud

Denne funktion giver dig mulighed for at få data fordelt på strukturer og afdelinger (din organisationsstruktur) i én og samme rapport. Din rapport vil tage udgangspunkt i dine valg af "Organisationsniveau" og "Organisation". Ved at vælge en konkret struktur (eksempelvis en NY3-struktur) eller institutionsniveau, vil du få vist en rapport for den pågældende ”Struktur” / ”Organisationsniveau” og "nedefter".

Link i rapport

Hvis du sætter en markering i "Link i rapport", kan du klikke dig ned i organisationsniveau og fra laveste organisatoriske niveau til de valgte opdelinger eller fra kontonummer til de valgte opdelinger.

Er feltet ikke markeret, får du vist dine afgrænsninger/valg i rapporten.

Skjul nullinjer

Du kan med fordel markere 'skjul nullinjer' hvis du har en rapport, der på laveste niveau indeholder adskillige linjer med værdien 0, og du ikke ønsker at få disse linjer vist. Nullinjer på sum- og totallinjer vil ikke blive skjult.

Nullinjer vil dog stadig kunne forekomme på laveste niveau, hvis rapporten indeholder personomregning. Det skyldes, at der skal være det fulde periodegrundlag på dataene for at få den korrekte divisor og dermed den korrekte personomregning.

Du vælger SD Datawarehouse, Lønanalyse og Opbyg og dan rapport.

Du vælger hvilken organisation (arbejdsplads) du vil se på.

Derefter vælger du Modelgruppen: Refusioner og Model: Refusion sygdom og barsel (Cpr)

Alle afgrænsninger, analysevariable og opdelinger er fastlagt for de beskrevne rapporter og skal således ikke ændres.

Her er vist hvilke analysevariable, der er valgt indenfor lønarter, som kolonner i rapporten.

Du skal under Valg og præsentation af periode vælge: Regnskabsperiode: År og Hele året pr. måned. Under præsentation af periode vælges lodret regnskabsperiode.

Til sidst vælges Dan Rapport og rapporten fremkommer. Hvornår data sidst er opdateret bliver vist nederst i højre side.

Da rapporterne indeholder personlig data, er disse gjort anonyme, og rapporterne bliver ”kun” vist i Excel.

Periode for modtaget refusion

Du kan lave samme rapport, hvor man kan se, hvilken periode den modtagne refusion vedrører. Det gør du ved at vælge Modelgruppen: Refusioner og Model: "Refusion-sygdom/barsel Vælg år pr. md regnskab/præst.periode".

Under Valg og præsentation af periode skal du vælge år og periode under både regnskabsperiode og præstationsperiode, fx som nedenfor:

Vælg Dan rapport eller excel.

Så vil rapport vise regnskabsperioden vandret, og hvornår refusionen vedrører lodret.

Vandret viser rapport regnskabsperioden, og lodret vises perioden refusionen vedrører:

Du vælger SD Datawarehouse, Lønanalyse og Opbyg og dan rapport.

Du vælger hvilken organisation (arbejdsplads) du vil se på.

Derefter vælger du Modelgruppen: Refusioner og en af følgende 2 modeller:

• "Ref.fleks/skåne": Rapport viser hvilket regnskabsår/regnskabsmåned at fleksjobrefusionen er blevet bogført i. Under Valg og præsentation af periode skal man ved Regnskabsperiode vælge hvilket regnskabsår og/eller måned, som man ønsker rapporten kørt på.
• "Ref.flex/skåne - vælg år pr. md regnskab/præst.periode": Rapport viser hvornår fleksjob refusionen er bogført (Regnskabsperiode) og hvilken periode det er for (Præstationsperiode). Under Valg og præsentation af periode skal man ved både Regnskabsperiode og Præstationsperiode vælge fx År og Hele året pr. måned.

Dan Rapport. Evt. før over i Excel eller PDF.

Hvornår data sidst er opdateret bliver vist nederst i højre side.

Medarbejdernes lønsammensætning viser lønsammensætningen i trin og tillæg, ikke i kroner.

Du vælger Opbyg og dan rapport under Medarbejderoplysninger, og der skal vælges Organisationsniveau og Organisation.

Vælg Modelgruppe: Randers Kommune og model: Lønsammensætning

Til sidst vælges Dan Rapport, der giver en beskrivelse af rapporten samt indholdet:

Silkeborg Data har udarbejdet en generel vejledning til SD Datawarehouse.

SD Fravær

Det er målet, at du med SD Fravær kan trække fraværsstatistikker ud på en nem og fleksibel måde.

Med SD Fravær får du:

• Et omfattende datagrundlag Detaljeret fraværsdata på person niveau for minimum 5 år + indeværende år. Fraværsdata opdateres ugentligt.
• Et udvidet periodevalg Opbyg og dan rapporter, der sammenligner år, måneder, kvartaler og halvår.
• Fleksibel adgang til fraværsdata Opbyg og dan rapporter med valgfrit link og lodret/vandret opdeling. Du får mulighed for at afgrænse data – bl.a. på fraværsårsag og grupper af fraværsårsager. Du får stillet alle kendte analysevariable til rådighed og har tilføjet en række nye.
• Mulighed for at gemme dine rapportopsætninger som gemte modeller - enten som personlige eller del med din organisation. Administrer dine modeller i administrationsbilledet "Modeladministration".
• Mulighed for at eksportere dine fraværsrapporter Enten til regneark - med eller uden sum - eller til PDF
• Et fleksibelt indgangsbillede med folde-ud-menuer der gør indgangsbilledet overskueligt - eller avanceret.

Begreber i SD Fravær

Her er nogle af de begreber, du kan støde på, når du anvender produktet.

Afgrænsning af data

Når du afgrænser dine data (eks. stillingskode og aflønning) indsnævrer du dit datagrundlag. Det kaldes: Afgrænsning af data.

Fraværsårsag

En fraværsårsag er i SD Fravær det samme som en lønart. Det er udelukkende fraværslønarter, der indgår i løsningen og de kaldes for fraværsårsager.

Grupper af fraværsårsager

Fraværsårsagerne er samlet i nogle grupper af fraværsårsager og en gruppe er derfor principielt det, du kender som en gruppelønart.

Analysevariabel

Når du vælger en eller flere analysevariable vælger du samtidig, hvordan du ønsker fraværet opgjort og derfor hvilke kolonner, der skal indgå i din fraværsrapport.

Opdeling

Når du vælger en eller flere opdelinger, opdeler du dit data efter dine valg. Du kan opdele data vandret (henad) eller lodret (nedad).

Model

Når du gemmer dine rapportkriterier betyder det, at du gemmer en model. Du kan gemme modeller som dine egne personlige modeller eller du kan dele dine modeller med andre brugere. Det kræver dog særlige brugerrettigheder at dele modeller med andre brugere.

Sygefravær opgjort i arbejdsdage er defineret således:

Du vælger Opbyg og dan rapport under Fravær, og der skal vælges Organisationsniveau og Organisation.

Vælg modulgruppe Fravaer og modellen Antal ansatte, arbejdsdage og gennemsnit. Afgræns periode og år, samt vandret eller lodret præsentation af perioden.

Bemærk hvornår data sidst er blevet opdateret. Dan rapport giver en beskrivelse af rapporten samt indholdet:

Når du har lavet rapporten kan du nemt lave den sidste linje, der viser udviklingen fra 2016- 2017.

Når du har åbner rapporten i Excel, tilføjes en ekstra linje, hvor du beregner udviklingen fra 2016- 2017.

Sygefravær opgjort som kort og lang er beskrevet nedenfor:

Du vælger Opbyg og dan rapport under Fravær, og der skal vælges Organisationsniveau og Organisation.

Vælg modelgruppe Fravær og modellen Kort og Lang med arbejdsdage.

Afgræns periode og år, samt vandret eller lodret præsentation af perioden.

Dan rapport giver en beskrivelse af rapporten samt indholdet.

Når du har åbner rapporten i Excel, tilføjes en ekstra linje, hvor du beregner udviklingen fra 2016- 2017.

Din fraværsrapport bliver dannet på baggrund af data fra de seneste 12 måneder, hvis du markerer "Fraværsrapport for løbende år".

Du vælger Opbyg og dan rapport under Fravær, og der skal vælges Organisations niveau og Organisation. Vælg modulgruppe Fravær og Løbende 12 mdr. arbejdsdage.

Afgræns periode og år, samt ingen Lodret eller Vandret lodret præsentation af periode.

Bemærk at Rapport for 12 måneder er valgt. Dan rapport giver en beskrivelse af rapporten samt indholdet.

Fordelen ved at anvende rapport Løbende 12 måneder er, at du undgår sæson udsving i sygefraværet.

Laver du en oversigt for hver måned 12 måneder tilbage kan der laves en graf over udviklingen.

Du vælger Opbyg og dan rapport under Fravær, og der skal vælges Organisationsniveau og Organisation. Vælg modelgruppe Fravær og modellen Delvis fravær periode.

Afgræns periode og år.

Bemærk hvornår data sidst er blevet opdateret. Dan rapport giver en beskrivelse af rapporten samt indholdet.

Denne rapport skal findes under SD rapporter, og kundemodel nr. 6.

Rapporten skal indeholde følgende:

• Antal medarbejdere: Antal ansatte
• Forbrugt normering (årsværk): Antal fuldtidsansatte
• Fravær sygdom dage (syg/§56): Arbejdsdage med lønarterne: 790 (sygedage) 525 (§56)
• Tilskadekomst i tjeneste dage: Arbejdsdage med lønart: 590 (arbejdsskade)
• Nedsat tj. dage: Arbejdsdage med lønart: 526 (delvis sygdom)
• Sygefraværsdage i alt: Sum af kolonnerne 3 og 4
• Sygefraværs %: Fraværsprocenten for alle ovenstående fraværslønarter. Timer for lønarterne i kolonne 3, 4 og 6 / normtimer * 100
• Barn 1. sygedag dage: Arbejdsdage med lønart: 910 (Barns 1. sygedag)
• Graviditetsgener dage: Arbejdsdage med lønart: 780 (Graviditetskomplikationer)
• Barsel og adoption dage: Arbejdsdage med lønarterne: 570 (Adoption) 770 (Graviditetsfravær)

Du vælger Periode og år.

Bemærk hvornår data sidst er blevet opdateret.

Dan rapport giver en beskrivelse af rapporten samt indholdet:

Du kan gemme dine rapportkriterier som en personlig model. Modellen kan du anvende igen og igen og vil derfor være nyttig, hvis du jævnligt laver rapporter med tilsvarende indhold.

F. eks. Rapport nr. 4, der viser sygefraværet i samme periode i år og foregående år.

Hvis du ønsker at få navne på denne rapport gøres det ved at vælge følgende variable, som bliver vist lodret.

Denne nye model kan så gemmes som en personlig model ved at vælge Gem Model.

Markér at du ønsker at gemme din model som en personlig model, indtast navnet på din model i feltet "Model" og klik på "Gem". Du kommer nu tilbage til indgangsbilledet "Opbyg og dan rapport", hvor du nu kan anvende din model. Du finder efterfølgende dine gemte modeller under "Modelgruppe" og "Model". Her ligger de personlige modeller, de modeller som andre brugere har delt med dig, og her ligger desuden de modeller SD har oprettet.

Modelgruppe angiver modellens type og har indflydelse på de modeller du kan vælge imellem i valgboksen Model. Modelgruppe indeholder følgende værdier:

'Personlig'

Vælg personlig og du kan under "model" vælge mellem dine personlige modeller.

'SD-model'

Vælg SD-model, og du kan under "model" vælge mellem de modeller, Silkeborg Data stiller til rådighed.

Det er ikke muligt at lave udtræk over omsorgs- og seniordage i SD Datawarehouse.

I stedet er det muligt i SD Personaleweb at danne en oversigt pr. afdeling under Arbejdstidsplaner – Planlægning, hvor du kan se omsorgs- og seniortimer:

Vælg hvilken afdeling du vil se en oversigt for.

I højre side af billedet kan du klikke på "Vis/skjul kolonner" og sætte flueben i omsorgsdage og seniortimer.

En oversigt vil blive vist, hvor antal omsorgs- og seniortimer fremgår ud for hver medarbejder: