Registrering af sygdom i Kalender
Alt fravær vedrørende sygdom indberettes straks det kendes for at undgå, at der mistes refusion pga. for sent anmeldelse.
Fraværsregistreringerne danner grundlag for de dagpengeskemaer, som Løn og Personale sender når de anmelder og anmoder om af refusion fra Ydelseskontoret.
En arbejdsgiver, der betaler løn under sygdom, har som udgangspunkt først krav på refusion efter arbejdsgiverperioden på 30 dage.
Der findes en række undtagelser, f.eks. ved fleksjob, §56 og ved nyansatte indenfor de første 8 uger, hvor der er refusion fra 1. sygedag.
Som arbejdsgiver er det en god idé at oplyse den ansatte om dennes forpligtelser i forbindelse med Jobcentret, især under længere tids sygemelding, således at man som arbejdsgiver undgår tab af refusion. Dvs. at den ansatte skal medvirke aktivt ifm. henvendelser digitalt fra Udbetaling Danmark (graviditetsgener) eller bopælskommunen (sygdom).
- Åben fanen Indberetning.
- Klik på Kalender.
- Gå til dato for fraværet.
- Klik inden for arbejdstiden.
- Vælg den ønskede årsag.
Efter du har klikket inden for arbejdstiden, kommer der et registreringsbillede frem. I årsag kan du vælge at skrive teksten på lønarten eller åbne op og vælge fra drop down-boksen.
- Du skal vælge lønart 790.
- Flueben i feltet Hele dagen.
- Sæt dato på for sidste sygedag.
- Gem.
Her ses en heldagsregistrering.
- Du skal vælge lønart 790.
- Flueben i felterne Hele dagen og Åbent fravær.
- Gem.
Registrer sidste sygedag straks den kendes.
- Klik på fraværet 790 (røde felt).
- Fjern flueben i Åbent fravær.
- Angiv sidste sygedag.
- Gem.
Når en medarbejder møder senere eller går hjem pga. sygdom.
- Du skal vælge lønart 790.
- Fjern flueben i Hele dagen.
- Angiv klokkeslæt for fraværets start.
- Gem.
Er medarbejder fortsat syg næste dag laves en ny registrering med fravær lønart 790 som åbent fravær eller med sidste sygedag, hvis den kendes.
Man bruger lønart 590, hvis fraværet er anmeldt som en arbejdsskade. Hvis det viser sig, at fraværet ikke bliver anerkendt som en arbejdsskade, skal fraværet efterfølgende rettes til alm. fravær lønart 790. Samme procedure som ved registrering af alm. sygdom, men med lønart 590.
Medarbejderen kan både fra 1. sygedag og efter en længere sygeperiode begynde på nedsat tid efter aftale med sin leder.
Aftalerne findes i SD Personaleweb under Personalesagen "skriv brev". Der er to aftaler, en til sygdom og en til graviditetskomplikationer. De skal gemmes med en sigende dokumenttitel f.eks. "nedsat tid uge 25/ 20 timer".
- Der er ekstra plads til registrering af timer pr. uge.
- Hvis du vil sende aftalen til den sygemeldte medarbejder, kan det gøres via Outlook som sikker mail.
- Aftalen kan også sendes direkte til medarbejderens digitale postkasse, men det låser dokumentet for yderligere redigering.
Der skal ske opfølgning på nedsat tid hver uge, og fraværet skal indberettes, så snart ændring af arbejdstid sker. Hvis ikke denne opfølgning sker, risikerer man, at der dannes forkerte dagpengeskemaer og medfører manglende eller fejlagtig dagpengerefusion.
Der må maks. være et slip på 6 dage mellem hver registrering for at undgå, at der starter en ny arbejdsgiverperiode.
Er der ændringer i de timer, som medarbejder arbejder pr. uge, skal det fremgå af medarbejders personalesag.
Der er 3 lønarter til registrering af nedsat tid:
- Nedsat tid pga. almindelig sygdom lønart 526
- Nedsat tid med §56 aftale lønart 522
- Nedsat tid pga. arbejdsskade lønart 524.
Dobbelt klik inden for arbejdstiden på den ønskede startdato.
- Vælg lønart 522, 524 eller 526.
- Fjern flueben i feltet Hele dagen.
- Angiv klokkeslæt til og fra for sygefraværet.
- Gem.
- Lav tilsvarende registrering, dag for dag, ved fortsat sygemelding på nedsat tid eller lave gentagen registrering som beskrevet i næste afsnit.
- Klik inden for arbejdstiden inden for den ønskede startdato.
- Vælg lønart 522, 524 eller 526.
- Hvis du markerer i 'Gentag', får du mulighed for at vælge, om registreringen skal gælde for hele dagen eller i et bestemt tidsrum. Vælg hvilke dage i ugen registreringen skal gælde for.
- Startdatoen er udfyldt med den dag, du klikkede på i kalenderen. Du har mulighed for at ændre datoen, enten ved at skrive en anden dato, eller vælge via klik på kalenderikonet.
- Du kan vælge, at registreringen ikke skal have en fastdefineret slutdato ved at markere ud for "aldrig".
- Hvis du derimod ønsker en slutdato på din registrering, skal du markere ud for "slutdato" og indsætte den ønskede slutdato. Bemærk: Der kan være oprettet mere end én serie med gentagne registreringer dog kan serien kun oprettes med et defineret tidsrum
- En serie med gentagne registreringer kan kun oprettes med ét defineret tidsrum.
Under billedet Registrering for medarbejder vises 2 serier med gentagende registreringer.
For at redigere en serie, skal du åbne den ved at klikke på én af forekomsterne i kalenderen. Herefter kan du ændre et eller flere elementer.
Bemærk: Dine ændringer får effekt igennem hele serien, således at alt fravær før og efter ændres.
Registrering af fravær lønart 525 med første og sidste sygedag
- Du skal vælge lønart 525.
- Flueben i feltet Hele dagen.
- Sæt dato på for sidste sygedag.
- Gem.
- Du skal vælge lønart 525.
- Flueben i feltet Hele dagen.
- Sæt dato på for sidste sygedag.
- Gem.
Hvis medarbejder ikke er syg pga. §56 en hel dag
- Du skal vælge lønart 525.
- Fjern flueben i Hele dagen.
- Angiv klokkeslæt for fraværets start og til tidspunkt.
- Gem.
Registrering af åbent fravær (fravær uden kendt slutdato)
- Du skal vælge lønart 525.
- Flueben i felterne Hele dagen og Åbent fravær.
- Gem.
Registrering af fravær når medarbejder er sygemeldt på nedsat tid vedr. fravær pga. §56 registreres på samme måde som almindelig nedsat tid, dog med lønart 522.
Sygdom er en feriehindring. Hvis medarbejderen alligevel aftaler ferie med sin leder og Jobcentret under fuld sygemelding eller på nedsat tid, skal medarbejderen lave en aftale med sagsbehandleren i sin bopælskommune, ellers starter der en ny arbejdsgiverperiode på 30 dage
Skal en sygemeldt medarbejder afvikle ferie skal du sætte en sidste fraværsdato på det åbentstående fravær, som skal være dagen før ferien starter.
Ferien indberettes i den aftalte ferieperiode.
Første dag efter ferien registreres fraværet på ny som åbent fravær.
Det er vigtigt, at det hele indberettes i samme arbejdsgang, så sygeperioden ikke ophører. En medarbejder, der er syg, skal altid stå med et åbentstående fravær.