NemØkonomi - Lønrelaterede forventninger

Personale og HR har udarbejdet en tabel over frigivne overenskomster (tabel 1), samt en tabel over endnu ikke frigivne overenskomster (tabel 2).

For bedst at kunne håndtere konsekvenserne i Randers Kommune i forbindelse med de endnu ikke frigivne overenskomster (OK24) orienteres hermed om hvilke overenskomster, der endnu ikke er blevet frigivet.

Frigivne overenskomster

Følgende overenskomster jf. tabel 1 er frigivet. I tabellen kan man se, hvornår overenskomsterne er/vil blive opdateret i NemØkonomi.

Tabel 1. Frigivne overenskomster:

Endnu ikke frigivne overenskomster

Følgende overenskomster jf. tabel 2 er endnu ikke blevet frigivet. Tabellen viser de overenskomster, hvorpå Randers Kommune pt. har flere end 25 månedslønnede medarbejdere samlet set.

Tabel 2. Endnu ikke frigivne overenskomster:

*Leder ældre-/sundh-/handicap-/kost (47101): Overenskomsten for 2024 er endnu ikke underskrevet. Ændringerne pr. 1. april 2024 og 1. juni 2024 er ekstraordinært blevet frigivet (frigivet juni 2024 lønkørslen).

SD leverer datasæt til ledelsesinformationssystemer fx NemØkonomi én gang hver måned.

Af denne oversigt fremgår datoer for leverancerne samt periode for datasæt i forhold til indberetninger i SD.

Eksempel

Hvis der er indberettet en løngivende ændring i SD den 23.01.2025, så vil den løngivende ændring kunne ses i NemØkonomi den 10.03.2025.

Du kan lave en manuel forventning i NemØkonomi vedrørende den løngivende ændring, men husk at slette den manuelle indberetning, når den løngivende ændring fremgår af lønforbruget på den pågældende person.

Vi anbefaler dig at danne følgende rapport i SD Datawarehouse – Lønanalyse:

Afgrænsning, Analysevariabel og Opdeling er forud fyldt i modellen. Dog tilret:

Under afgrænsning af data: Afgræns med afdelingens kontonummer til løn. Find evt. SD kontonummeret på procentfordelingsfanen på den medarbejder, du vil tjekke lønudgiften for. Alternativ kan du spørge dit sekretariat om at få en ”omsætningstabel fra OPUS til SD” for dit område.

Under opdeling: Fjern Lønart.

Under Valg og præsentation af periode: Vælg periode. Fjern flueben ved Link i rapport, og vælg Excel.

Herunder eksempel på rapport, dog uden navne i opdeling:

I Nemøkonomi under "Løn og refusion (lønsystem)" kan du se de samme tal, som ovenstående rapportmodel i SD.

SD model – Lønudgift (99LØNUDG)

Denne SD model indeholder ikke alle lønarter, og denne anbefales ikke at blive brugt til at stemme tal af i forhold til NemØkonomi. Fx er følgende lønarter ikke med:

488 Faktisk dagpenge

498 Afd. skift feriepenge fratræden

499 Afd. skift feriepenge tiltræden

805 + 806 Fri telefon

905 Fratrædelsesgodtgørelse

Denne rapport er derfor ikke sammenlignelig med Nemøkonomi.

I SD Datawarehouse under Budgetopfølgning kan du trække simulerede lønoplysninger, fx ved behov for at lave et lønbudget for det kommende år, eller ved behov for at se det forventede lønforbrug for de kommende måneder i indeværende år. Se også afsnit ”Opdatering af SD datasæt til ledelsesinformationssystemer, fx. Nemøkonomi”.

I Budgetopfølgning fremgår både faktisk og simuleret lønforbrug. Simulerede løndata for det kommende år bliver lagt ind i SD-løn cirka primo november.

Der er ikke modeller til rådighed i Budgetopfølgning, som det er tilfældet i fx Lønanalyse.

Derfor er her nogle anbefalinger, når du skal danne en rapport i Budgetopfølgning:

• Vælg din afdeling under "Vælg organisation".
• Vælg "Hele året pr. måned" og vælg årstal.
• Sæt flueben i "Periode vandret".
• Fjern flueben i "Link til rapport".
• Under Analysevariabler vælg "Lønforbrug i alt".
• Under Opdeling vælg fx Navn.

I Budgetopfølgning er der simulering af:

• Forventet lønforbrug (kendte overenskomstmæssige stigninger, indberettede lønændringer mv.)
• Feriepenge til månedslønnede personer, som er frameldt fremadrettet
• Særydelser og timelønnede under tjenestenummer 00000.

Om hvorvidt reguleringsprocenter er indregnet i det simulerede lønforbrug, henviser vi dig til at se på SD.dk - Support – Vejledninger – søg "Lønreguleringsprocenter":

Heri kan du se, hvilke reguleringsprocenter SD anvender i Budgetopfølgning i Datawarehouse.

Reguleringsprocenterne påvirker det forventede (disponerede) forbrug, som SD stiller til rådighed i vores økonomisystem og ledelsesinformationssystem.

Data, der endnu ikke er indtastet i lønsystemet, er ikke med i de simulerede data. Disse data skal I selv tage højde for i det videre arbejde med lønbudgettet. Fx forventet fratrædelse, forventet ansættelse, forventet ændring i arbejdstid, forventet barsel mv.

For at kunne vurdere forventede lønforbrug, skal du selv indtaste følgende, som SD prognose ikke tager højde for:

Hvis den nyansatte har optjent ferie fra tidligere arbejdsgiver og der er lagt oplysning i lønsystemet omkring feriekort fra tidligere arbejdsgiver, vil der ske feriefradrag, når ferien afvikles. Lønudgiften bliver derved mindre, når der afvikles ferie uden løn. Der trækkes timelønssats inklusiv eget pensionsbidrag. Den samlede pensionsindbetaling er uændret.

Hvis den nyansatte kommer fra en stilling i Randers Kommune

Din afdeling får automatisk tilført feriepenge fra den afgivende afdeling, så medarbejderen kan afholde ferie med løn svarende til den optjente ferie med løn. Dette forudsætter, at der er tale om direkte overgang fra en tilsvarende stilling på samme overenskomst. Ellers vil der være tale om nyansættelse jfr. 1. punkt.

Ved rettidig registreret afdelingsskift foretages bogføring af feriepengene måneden efter, at medarbejderen har forladt en afdeling.

Særligt vedr. skift fra ordinær ansættelse til/fra særlig ansættelse (fx fleksjob)

Medarbejderen får nyt tjenestenummer og feriekort. Dvs. her skal du beregne feriefradrag, da medarbejderen afholder ferie uden løn.

OBS: Formel gælder kun ved fuldtidsansatte.

Forventning om feriefradrag indberettes i NemØkonomi fx som ny linje.

Tilføj række ved at trykke på plus, som kommer frem på linjen "månedsløn".

Feriefradrag navn X

Feriefradrag navn Y

Husk at nedskrive forventning om feriefradrag i takt med, at der sker feriefradrag på lønsedlerne.

Ikke afviklet ferie (afholdt/overført) vil blive afregnet til Feriefonden i oktober efter ferieperiodens udløb. Denne udgift vil blive konteret på afdelingens konto.

Sker når man:

• Ændrer arbejdssted på en medarbejder
• Ændrer afdeling på procentfordelingsfanen i SD personaleweb, fx at lønudgiften skal afholdes af en anden afdeling fx et projekt.

Lønart 498: Afdelingsskift feriepenge ved fratræden

Lønart 499: Afdelingsskift feriepenge ved tiltræden

Eksempel som man skal være OBS på:

Hvis afdeling A udlåner en medarbejder til afdeling B i en afgrænset periode.

I SD er det blevet indtastet at medarbejderen skal udlånes fra 1.3. til 31.7.

Selvom det er kendt i SD, at medarbejderens løn skal konteres igen på afdeling A fra august, simulerer SD ikke udgift/indtægt til feriepenge.

Man skal derfor selv manuelt lave en forventet udgift/indtægt til feriepenge.

I maj lønkørslen udbetales 6. ferieuge, som ikke er registreret afholdt eller overført.
Beregning af forventet udgift til 6. ferieuge er relevant inden udbetalingen sker i maj.

Beregning af forventet udgift til 6. ferieuge (ud fra sidste års udbetaling)

Udgangspunkt i sidste års udbetaling af 6. ferieuge – gøres ved:

Danne rapport i Datawarehouse

• Vælg: Lønanalyse
• Modelgruppe: Randers Kommune
• Model: Udbetaling af 6. ferieuge (529)

Rapporten indeholder lønart 529 ”Feriegodtgørelse '6. uge' år-2”.

Se kolonnen i maj (bagudløn) og juni (forudløn).

Forventning om udbetaling af 6. ferieuge kan du indberette ved at tilføje ny række i NemØkonomi på linjen ”månedsløn” og tryk på plus, navngiv rækken fx: Forventet udbetaling af 6. ferieuge

OBS retten til refusion ophører ved medarbejderens folkepensionsalder.

Lønarter for fleksjob og løntilskud til førtidspensionister (skånejob) er: 683, 684 og 685

Refusion til fleksjob og løntilskud til førtidspensionister (skånejob) bliver bogført månedligt.

For ansatte bosat i Randers Kommune bliver refusion for januar bogført i SD i februar osv.

Refusion vedr. ansatte bosat i andre kommuner

Personale og HR søger refusion fra andre kommuner kvartalsvis.

Så snart refusionerne modtages, bogføres refusionen i SD.

Beregning af forventet fleksjob og løntilskud til førtidspensionister (skånejob)

Efter hver lønkørsel kan man udsøge lister i SD arkiv, der viser den forventede refusion for den enkelte ansatte. Listen hedder "Ansættelse i fleksjob" SY29405C.

BEMÆRK! Beløb på listen er kun vejledende!

Når man kommer ind på listen, kan man vælge at søge frem for en given måned eller periode. Dette sker under kørselsdato.

Man kan afgrænse sin søgning på enten cpr.nr., tjenestenummer eller afdelingen (de 4 bogstaver for afdelingen).

Bladre med "page down" og "page up". Der er 2 sider pr. person pr. måned.

Det forventede refusionsbeløb vil fremgå under "justeret refusion".

Bemærk: Normal refusion – DP refusion = Justeret refusion!

Beregning af forventet fleksjob og løntilskud til førtidspensionister (skånejob) for fremtidige måneder

"Normale refusion" for seneste måneds opgørelse * de måneder, man mangler at få refusion for.

Forventning angives manuelt i måneden man forventer refusionen, eller i supplementsperioden og retter beløbet ned i takt med, at man modtager refusionen.

Man får ikke refusion for de første 30 dages fravær. Hvis der er under 4 fraværstimer pr. uge, er der ingen ret til refusion. Dog refusion fra 1. dag vedr.:

• flex og skånejobbere og
• personer med §56-aftale
• nyansatte, hvor fravær er begyndt inden for første 8 uger

Dagpengerefusioner

Refusioner for sygdom og barsel bliver bogført på afdelingernes driftskonto, når fraværet er sagsbehandlet hos myndigheden.

Lønarterne i SD:

• Sygedagpengerefusion (Lønart 672)
• Barselsdagpengerefusion (Lønart 671)
• Ressourceforløbsydelse refusion (Lønart 673)

Beregning af forventet sygedagpengerefusion ved kendt fremtidig sygefravær: Sats for dagpengerefusion

Fuldtidssyg, hvor løn svarer til eller over max. dagpenge sats: Dagpenge sats. * arbejdsdage i måneden (ikke weekend og helligdage)

Delvis syg, hvor løn svarer til eller over max. dagpenge sats: Dagpenge sats * fraværstimer pr. dag * arbejdsdage i måneden (ikke weekend og helligdage)

Delvis syg eller fuldtidssyg, men hvor løn er mindre end max. dagpenge sats: Timeløn - 8% Am-bidrag * 90% * arbejdstimer * arbejdsdage i måneden (ikke Weekend og helligdage)

Eksempel: En ansat på 30 t. pr. uge med timeløn 84,60 kr.: (84,60 kr. - 8%) * 90% * 6t = 420,30 kr. dagpenge pr. dag. *arbejdsdage i måneden (ikke weekend og helligdage)

HUSK at fjerne din egen forventning igen, når refusionen vises under ”fravær” i NemØkonomi.

Refusions lønarterne A conto- og Faktisk dagpenge (sygdom/barsel) anvendes ikke

Lønarterne 478, 479, 488 og 489 vedrørende A conto bogføring af forventet refusion samt bogføring af faktisk refusion for sygdom og barsel anvendes ikke til bogføring af refusioner vedr. sygdom og barsel.

Randers Kommune anvender følgende lønarter til bogføring af refusioner vedr. sygdom og barsel:

• Sygedagpengerefusion (lønart 672)
• Barselsdagpengerefusion (lønart 671)
• Ressourceforløbsydelse refusion (lønart 673)

Selvom lønarterne 478, 479, 488 og 489 ikke anvendes til bogføring af refusion vedr. sygdom og barsel, vil beløb automatisk blive beregnet og bogført på disse lønarter. Beløb på lønart 478 og 479 dannes automatisk ud fra de oplysninger, der videregives til NemRefusion (Virk.dk). Beløb på lønart 488 og 489 dannes automatisk ud fra de oplysninger, der modtages fra henholdsvis tilsynskommunen og Udbetaling Danmark. Beløb vil dermed fremgå i udtræk i SD Datawarehouse. De bogførte beløb på lønarterne 478, 479, 488 og 489 er sat op til at gå ind og ud af den samme mellemregningskonto, og beløb vil derfor ikke blive bogført på driftskonti.

NemØkonomi beregner forventning under overskriften "Fravær", men indtil det sker, kan man selv lægge forventning ind. HUSK at fjerne din egen forventning igen, når den forventede barselsrefusion vises under ”Fravær” i NemØkonomi.

Se eksempel om beregning af barselsrefusion.

Kontering af barselsudligningsordningen

Hvis en medarbejder går på barselsorlov 8 uger før den forventede fødsel og ikke er sygemeldt, får arbejdsstedet refusion fra Barselsfonden for alle 8 uger. Arbejdsstedet modtager dog ikke barselsdagpengerefusion for de første 4 uger, men kun for de sidste 4 uger af de 8 uger før den forventede fødsel.

Barsel/adoption konteres på lønart 468. Beløbet beregnes på baggrund af fraværet ved:

• Adoptionsfravær m/løn (lønart 570)
• Barselsorlov m/løn (lønart 770)
• Fædre- og medmødreorlov m/løn (lønart 575)
• Forældreorlov m/løn (lønart 576)
• Sorgorlov m/løn (lønart 578).

Graviditetskomplikationer konteres på lønart 469. Beløbet beregnes på baggrund af fraværet ved graviditetskomplikationer

• Graviditetskomplikationer m/løn (lønart 780)
• Delvis graviditetskomplikationer m/løn (lønart 527).

Ved ulønnet barselsorlov sker der ikke kontering af barselsudligningsordningen.

Beregning af refusion fra Barselsfonden

Der ydes refusion af 80 pct. af forskellen mellem udgiften til sædvanlig løn til den, der er på orlov og den dagpengerefusion arbejdspladsen modtager fra Udbetaling Danmark.

I den sædvanlig løn indgår beregnet udgift til de ferierettigheder, medarbejder optjener under den lønnede del af orloven, endvidere refunderes arbejdsgiverafgifter (AER, ATP, AKUT, Gruppeliv for tjenestemænd) samt pensionsbidrag.

Hvordan får arbejdsstedet refusion fra Barselsfonden

Refusionen overføres elektronisk fra SD. Refusion fra barselsfonden lønart 468, bogføres sammen med lønnen, og kan udtrækkes i SD Datawarehouse rapporter.

I SD Datawarehouse under refusionsstyring, kan man finde beregningsreglen:

Få mere information vedr. beregning af forventet barselsrefusion og vejledning til dannelse af rapporter vedr. refusioner for barsel og barselsfonden.

Fratrædelsesgodtgørelse indberettes af Personale og HR.

Fratrædelsesgodtgørelse indberettes tidligst til den sidste månedsløn til den fratrædende medarbejder.

Eksempel

Fratræder en medarbejder med 3 måneders varsel med sidste arbejdsdag 30. november, vil indberetningen af fratrædelsesgodtgørelse først ske op til lønkørslen i november.

I månederne frem til fratrædelsen vil der derfor ikke ske simulering af udgiften til fratrædelsesgodtgørelsen.

Man skal derfor selv manuelt lave en forventet udgift til fratrædelsesgodtgørelsen.