Organisering og ansvar
Projektarbejdet er kendetegnet ved, at der dannes en selvstændig organisation til udførelse af projektet. Organisationen nedlægges igen, når projektet afsluttes.
Det er vigtigt, at der fastlægges en klar rolle- og ansvarsfordeling ved projektets start for at sikre en vellykket projektstyring. Projektorganisationen kan variere i størrelse, men skal som minimum bestå af en projektejer, en projektleder, en styregruppe og en projektgruppe. I små projekter kan styregruppen blot bestå af projektejeren og projektgruppen blot bestå af projektlederen.
Det ansvarlige ledelseslag, som bestiller projektet (ordregiveren), er koblet til projektorganisationen, men står uden for selve projektet.
I det følgende gives en kort beskrivelse af de forskellige roller og de væsentligste ansvarsområder, som er knyttet til hver rolle.
Projektets ordregiver vil ofte være byrådet, direktionen eller sekretariatschefgruppen (særligt ved større, tværgående projekter), chefgruppen på et konkret bevillingsområde eller anden ledelse, alt afhængig af projektets størrelse, kompleksitet og tværgående karakter.
Ordregiverens rolle/ansvar
Fase 1: Afklaring/opstart
- Sikre, at det undersøges, om projektforslaget er tilstrækkeligt bæredygtigt (enten selv eller ved at udpege en medarbejder)
- Godkende, at projektet kan igangsættes og overgå til fase 2
- Udpege en styregruppe og projektejer for projektet.
Fase 2: Analyse/planlægning
- Ingen aktiv rolle i denne fase.
Fase 3: Gennemførelse
- Eventuel stillingtagen til status på projektet, hvis projektejeren vurderer, at det er relevant at inddrage ordregiver
- Herudover ingen aktiv rolle i denne fase.
Fase 4: Drift og resultater
- Følge gevinstrealiseringen
- Vurdere, hvornår det ikke er nødvendigt med yderligere fokus og opfølgning på gevinstrealisering, og fasen kan afsluttes.
Det er projektejerens ansvar at:
- Deltage aktivt i forberedelse og projektopstart, herunder i udarbejdelsen af projektbeskrivelsen
- Sikre etablering af projektorganisation (klar rolle- og ansvarsfordeling), herunder udpege projektlederen og projektgruppen (sidstnævnte eventuelt i samarbejde med projektlederen)
- Etablere og fastholde projektets rammer (tid, ressourcer, indhold)
- Løbende sikre, at der gennemføres evaluering af projektets resultater og ressourceforbrug
- Overveje, om der undervejs i projektet bliver behov for orientering/inddragelse af ordregiver i status på projektet
- Understøtte at mål og gevinster realiseres
- Overordnet forvalte økonomien i projektet
- Være ambassadør for projektet
- Sikre, at projektet skaber værdi i hele organisationen
- Sparre med projektlederen
- Være formand for styregruppen.
Udgøres typisk af: Den relevante leder/chef/direktør med ansvar på fagområdet.
Det er projektlederens ansvar at:
- Udarbejde projektbeskrivelse og projektevaluering
- Planlægge tid og ressourcer
- Eventuelt udpege projektgruppen (i samarbejde med projektejeren)
- Sikre projektets gennemførelse inden for rammerne
- Rapportere til styregruppen og indkalde til styregruppemøder
- Sikre inddragelse af og kommunikation til relevante interessenter
- Sikre effektiv risiko- og ændringsstyring i projektet
- Planlægge og styre implementeringsindsatsen og sikre, at leverancerne kan overdrages til drift ved afslutning af projektet
- Lede projektgruppen, uddelegere arbejde til projektgruppen og sikre fælles mål
- Søge at løse eventuelle konflikter
- Informere organisationen om projektet i rette tid
- Sikre den nødvendige projektadministration – etablering af og opfølgning på projektarkiv og journalisering af relevant dokumentation.
Udgøres typisk af: En medarbejder med stort kendskab til fagområdet og/eller til generel projektstyring.
Gevinstejeren repræsenterer den/de målgruppe(r), som skal modtage og anvende projektets produkter/leverancer, når projektet er afsluttet.
Gevinstejeren bør indgå i projektets styregruppe.
Det er gevinstejerens ansvar at sikre:
- at alle relevante gevinster fra projektet identificeres og fremgår af projektbeskrivelsen
- at der identificeres og gennemføres leverancer og aktiviteter i projektet, som bidrager til, at gevinsterne kan realiseres
- at der sker den nødvendige adfærdsændring i organisationen i drifts- og resultatfasen
- at følge op på, om projektets effekter og gevinster realiseres i drifts- og resultatfasen.
Udgøres typisk af: Den relevante leder/chef med ansvar for den/de målgruppe(r), som skal modtage og anvende projektets produkter/leverancer, når projektet er afsluttet.
Det er styregruppens ansvar at:
- Godkende projektbeskrivelsen/kommissoriet
- Sikre projektets gennemførelse i overensstemmelse med projektbeskrivelsen/kommissoriet
- Følge op på/løbende overvåge projektets fremdrift, forbrug og leverancer
- Beslutte eventuelle kursændringer
- Prioritere ressourcer til projektet i henhold til projektets mål
- Træffe de nødvendige beslutninger undervejs i projektet
- Kvalificere leverancer og gevinster undervejs i projektet
- Sikre at projektet forankres i organisationen
- Sikre at projektet koordineres med øvrige aktiviteter og projekter i organisationen
- Godkende projektevalueringen ifm. afslutning af projektet.
Udgøres typisk af: Direktionen eller sekretariatschefgruppen (særligt ved større, tværgående projekter) eller dele heraf, chefgruppen på et konkret bevillingsområde eller anden ledelse, alt afhængig af projektets størrelse, kompleksitet og tværgående karakter. Styregruppen skal bestå af et begrænset antal medlemmer og kan ved små projekter bestå af projektejeren alene.
Det er projektgruppens ansvar at:
- Referere til projektlederen
- Udføre aktiviteter, som bidrager til projektets leverancer
- Overholde de aftalte rammer for tid og ressourcer
- Deltage i planlægning og gennemførelse af projektet
- Gøre opmærksom på muligheder og problemer
- Informere projektleder om konflikter
- Være repræsentant for eget fagområde.
Udgøres typisk af: medarbejdere fra de involverede afdelinger med forskellige kompetenceområder. Ved små projekter kan projektgruppen bestå af projektlederen alene.
Ved behov kan en referencegruppe inddrages undervejs i projektforløbet.
En referencegruppe kan have ansvar for at:
- rådgive projektet om nødvendige beslutninger på de relevante fagområder
- kvalificere og teste projektets rammer og indhold
- udgøre en sparringspartner for projektlederen og projektgruppen undervejs i projektet
- skabe legitimitet i organisationen.
Udgøres typisk af: interne eller eksterne interessenter og specialister, som ikke indgår i de øvrige roller i projektorganisationen, eksempelvis borgere, leverandører eller specialister fra et fagområde. En interessentanalyse kan bidrage til at identificere, hvem der bør repræsenteres i referencegruppen. Det kan være hensigtsmæssigt, at referencegruppen består af medlemmer, som ikke har for store modsættende interesser. Det kan i så fald overvejes at nedsætte flere, adskilte referencegrupper.
Hvis projektet indgår som en del af et program, skal der udpeges en programleder.
Det er programlederens ansvar at:
- lede programmet
- sikre fremdrift i de projekter, der indgår i programmet samt i det samlede program
- sikre inddragelse af og kommunikation til relevante interessenter
- løse afhængigheds- og ressourcekonflikter mellem projekterne.
Udgøres typisk af: en erfaren (projekt-)leder med erfaring med at lede og gennemføre komplekse forandringsprojekter og med at lede større teams samt med indsigt i programmets målsætninger.
Mere om den fælles projektmodel
Skabeloner og hjælpeværktøjer
Her kan du se de projektskabeloner, du skal bruge til dit projekt, samt hjælpeværktøjer der kan bruges til at supplere med.