Procedure for direktionens sagsbehandling

På direktionsseminar d. 9. og d. 21. december besluttede direktionen, at forvaltningen skulle udarbejde et forslag til en videreudvikling af arbejdsgangen omkring direktionens sagsbehandling med formålet at skabe en mere klar og effektiv procedure for sagsstyringen til direktionen.

Den nuværende procedure for direktionens sagsstyring blev godkendt af direktionen i 16. april 2020. Nærværende notat bygger om forlsag til procedure bygger ovenpå den eksisterende procedure. Forvaltningen vurderer, at der fra april 2020 til nu er sket en fodbedring dels i kvaliteten af sager på direktionens dagsorden, men ligeledes også i antallet af sager, der kommer i direktionen. Der identificeres imidlertid også et potentiale for yderligere forbedring, jævnfør nærværende sag.

Af nærværende notat fremgår forvaltningens forslag til en procedure, der indeholder en beskrivelse af dels kriterier og formkrav for den gode direktionssag. Derudover fremlægger notatet proceduren for arbejdet omkring direktionen, der yderligere skal styrke kvaliteten af de sager, der lægges til behandlingen i direktionen, og som samtidig understøtter koblingen og koordinationen mellem den decentrale sagsstyring i de enkelte fagforvaltninger og stabe op til direktionens sagsstyringsliste.

Direktionen godkendte d. 16 april 2020 et overordnet sagsstyringsproces, der blandt andet indeholdt et sæt overordnede kriterier for, hvilke sager der bør direktionsbehandles enten forud for en politisk behandling eller som sidste beslutningsinstans. Det foreslås, at disse kriterier videreføres.

Af nedenstående afsnit repeteres de nuværende kriterier kort. I de efterfølgende afsnit fremsætter forvaltningen forslag til, hvordan kvaliteten af direktionen sager kan forbedres yderligere - dette i form af en håndborg for "den gode direktionssag".

Derudover præsenteres proceduren for sagsstyringen for direktionens sager i afsnit 5.

Direktionen behandler sager, der grundlæggende kan kategoriseres i tre grupper:

• Sager af overordnet strategisk eller tværgående karakter
• Sager der henholder sig til budgetaftalen
• Direktionens egne sager.

3.1 Sager af overordnet strategisk eller tværgående karakter fra fagforvaltningerne

På direktionsmødet d. 16 april 2020 (først gang d. 2. maj 2019) blev det besluttet, at direktionen i fremtiden vil behandle de sager, der har relevans på tværs af fagforvaltningerne i Randers Kommune.

Det blev besluttet, at udvælgelsen af sager foretages med udgangspunkt i to kriterier:

1. Sager af overordnet strategisk karakter (politikker, strategier, planer, relevante temasager)
2. Sager af tværgående karakter, hvor sagens indhold eller indstilling berører flere fagforvaltninger.

Det blev desuden besluttet, at de respektive fagforvaltninger - med udgangspunkt i deres sagsstyringslister - har ansvaret for, at relevante sager fra deres område kommer på direktionens dagsorden i retmæssigt tid før de respektive udvalgsbehandlinger.

3.2 Sager fra budgetstyrelisten

En del sager der behandles i direktionen henholder sig direkte til den gældende budgetaftale. Der findes allerede et overblik over hvilke sager, der henholder sig til budgetaftalen, og som skal drøftes i direktionen i fremtiden.

Direktionens behandling af sager fra budgetstyrelisten planlægges for et år ad gangen. Planlægningen foregår umiddelbart efter vedtagelse af årets budgetter. Stab for Økonomi, Personale og IT ajourfører direktionens sagsstyringsliste med de relevante sager fra budgetstyrelisten.

3.3. Sager besluttet i direktionen

Med sager besluttet i direktionen forstås de sager, der initieres af direktionen selv. Direktionens egne sager er i sagens natur svære at planlægge langt frem, da de i mange tilfælde opstår på baggrund af en drøftelse på direktionsmøderne.

Sager der opstår på eller som følge af et direktionsmøde behæftes med konkrete aftaler, der understøttes af en fast proces. Med andre ord, at direktionen på mødet aftaler hvilken fagforvaltning, der arbejder videre med sagen. Den videre planlægning og koordination foregår herefter mellem Michael Kielsgaard Engelsbæk og Sebastian Skøt Hansen fra byrådssekretariatet og den pågældende sekretariatschef for fagforvaltningen.

Medmindre andet aftales skal sagen fremlægges direktionen senest tre uger efter sagen påbegyndes. Specielle aftaler omkring sagsfremstilling og sagsbehandling laves mellem sekretariatschefen for byrådssekretariatet og den pågældende sekretariatschef og noteres i den gældende sagsstyringsplan.

Direktionen behandler mange sager af forskellig emne og karakter. Den gode direktionssag er derfor kendetegnet ved, at den er kortfattet, men dækkende, med et præcist overblik over sagens indhold, de mulige beslutninger og deres konsekvenser.

Af nærværende afsnit fremgår formkrav for direktionens dagsordenspunkter samt

4.1 Formkrav

• Laves som punkttype nyt beslutningspunkt
• Skriftstørrelse 12 og skrifttype, microsoft sans serif (standard i dagsordenssystem)
• Sagsfremstillingen overstiger ikke 1,5 til 2 sider (resten i bilag)
• At tabeller står korrekt i sagsfremstillingen kan dobbelttjekkes ved at lave en udskrift af dagsordenspunktet.

4.2 Indhold af den gode direktionssag

Den gode direktionssag er kort og præcis og lægger op til en strategisk beslutning – dvs. ikke en fortsættelse af den faglige sagsbehandling. Således besvarer den gode direktionssag af sit indhold og indstillingen følgende spørgsmål:

Hvad er baggrunden for sagen (indledning)?

En kort redegørelse for sagen forløb, der beskriver sagens forløb frem til nu, samt hvilke tidligere beslutninger sagen beror på.

Hvad skal direktionen vide for at kunne træffe en beslutning i sagen (sagens økonomiske, strategiske og politiske betydning)?

Dagsordenspunktet for en direktionssag er den korte og præcise beskrivelse af en given sag, der skaber overblik over sagens indhold og konsekvenser, men som ikke nødvendigvis beskriver sagens tekniske forhold ned i detaljen. Vigtige deltaljer skal fremgå af sagen, men kan med fordel præsenteres i bilag, som der laves præcise henvisninger til i sagsfremstillingen. Det er fortrinsvist direktionens rolle at vurdere og kvalificere konkrete forslag, oplæg, planer osv., og i mindre grad (på direktionsmøderne) at bidrage med idéer, udvikle eller kvalitetssikre. Dette foregår i de respektive fagforvaltninger.

Hvad skal direktionen beslutte (indstilling)?

Direktionssager kan have forskellig karakter og kan indstille forskellige ting:

• Orienteringspunkt – Tages til efterretning
• Drøftelsespunkt – direktionen drøfter, men træffer ikke nødvendigvis beslutning
• Et beslutningspunkt – direktionen træffer afgørelse (godkender eller forkaster et forslag).

For orienteringspunkter gælder, at det af sagsfremstillingen fremgår en beskrivelse af, hvorfor sagen forelægges direktionen til orientering, f.eks. efter aftale med direktionen, sagens strategiske vigtighed eller tværgående relevans (se afsnit 3).

For drøftelsespunkter gælder, at sagen sætter rammen for en konkret drøftelse af et velbeskrevet tema/emne/fremtidig beslutning. Således fremlægger sagen en afgrænset drøftelsesramme og tydeliggør sagens relevante afvejning og forhold.

For beslutningspunkter gælder, at sagen har en klar indstilling og præsenterer i udgangspunktet et færdigt oplæg til beslutning, der rummer en eller flere konkrete indstillinger til godkendelse.

Det centrale værktøj for styringen af sagsgangen for direktionssager, er direktionens sagsstyringsliste, der fremgår af sagen: Direktionens sagsstyringsliste 2022.

De respektive fagforvaltniner har ansvaret for at opdatere og aourføre direktionens sagsstyringsliste undervejs. Sagsstyringslisten planlægges for et kvartal ad gangen og fremlægges til godkendelse i direktionen. Sagsstyringslisten fremlægges til godkendelse på følgende tidspunkter:

• ultimo december
• ultimo marts
• ultimo juni
• ultimo september.

Fagforvaltningerne har ansvaret for at planlægge og opdatere sagsstyringslisten kvartalvist i overensstemmelse med egne sagstyringslister. Det er ligeledes fagforvatlningerne selv, der står for den løbende ajourføring af listen henover kvartalet, således der i planlægning tages højde for eventuelle poliske behandlinger og øvrige deadlines.

Fra uge til uge foregår en koordinering af sagerne, der skal på direktionens dagsorden mellem Byrådssekretariatet og de respektive forvaltninger. Der sendes i den forbindelse en mail ud hver mandag, hvori en oversigt over sager på sagsstyringslisten fremgår.

Der er deadline for sager på direktionens dagsorden onsdag kl. 10.00 (for direktionsmødet ugen efter). Eventuelle forsinkelser koordineres med (godkendes af) byrådssekretariatet.

Dagsornden udsendes til direktionen senest fredag for direktionsmødet den næstkommen torsdag (typisk).

5.1 Intern procedure for direktionen

Som noget nyt har direktionen besluttet, at der på dagen før direktionsmødet udsendes en opsamlingsmail, der samler op på eventuelle presserende drøftelser, der måtte være opstået efter dagsordenens udsendelse.

• Opsamlingsmailen udsendes onsdag formiddag af byrådssekretariatet
• Indhold der ønskes indført i opsamlingsmailen sendes til direktionen med sebastian.skot.hansen@randers.dk CC.