Borgmestersvar

• Klagen modtages i Byrådssekretariatet, der opretter en sag i SBSYS.
• Sagen afgrænses til gruppen "Kommunalt fortrolige sager".
• Klagen journaliseres.
• Der sendes kvitteringssvar til klager, og dette journaliseres.
• Erindring sendes i SBSYS til den relevante forvaltningssekretær med anmodning om at forvaltningen besvarer sagen med kopi til borgmesteren, eller der laves et udkast til borgmestersvar.

Svarfristen er 1 uge jfr. direktionsbeslutning 8. februar 2007.

• Forvaltningssekretariatet tilføjer klagerens sagsbehandler til adgangsgruppen, så svaret kan oprettes i SBSYS.
• Forvaltningssekretariatet tilføjer klagerens sagsbehandler til adgangsgruppen, så svaret kan oprettes i SBSYS.
• Forvaltningssekretariatet sender klagen til sagsbehandler til forvaltningsbesvarelse eller udkast til borgmestersvar (her anvendes skabelonen borgmesterens brevpapir).
• Ved forvaltningssvar: Der sendes en erindring i SBSYS til den sagsansvarlige på borgmesterkontoret, der udskriver papirkopi til borgmesterens orientering.
• Ved borgmestersvarudkast: Der sendes en erindring i SBSYS til den sagsansvarlige på borgmesterkontoret, der udskriver papirudkastet til borgmesterens godkendelse.

Klagen og besvarelsen skal som udgangspunkt på postlisten, med mindre der er tale om en klage vedrørende en personsag.

Sager skal i videst muligt omfang fordeles til organisationen til besvarelse.

Hvis borgmesteren svarer, skal det af svaret fremgå, hvem der er sagsbehandler, at svaret er udarbejdet, efter der er indhentet oplysninger i forvaltningen, og i det omfang det er en vanskelig/kompleks sag (hvad det normalt vil være) skal svarbrevet afleveres sammen med en personlig gennemgang af sagen ved den ansvarlige direktør eller fagchef.