Betalingsløsninger
Sælger du mad i en café eller har du et tilbagevendende arrangement hvor der skal betales deltagergebyr? Så vil vi gerne hjælpe dig med at administrere betalingerne.
Der er forskel på hvilket betalingsmiddel du må benytte, alt er hvad der betales for.
Visse betalinger skal styres igennem faktura. Det gælder f.eks. ved betaling af dagsinstitution og renovation, men også kost på bosteder. Med andre ord er der tale om betalinger, der kan hægtes op på forvaltningsretlige regler og sektorlovgivning, f.eks. serviceloven.
I tilfælde hvor Randers Kommune er ligestillet med betaler, må der benyttes de alternative betalingsmidler, som siden her beskriver. Det gælder f.eks. salg af mad og drikke i cafe og deltagergebyrer for frivillige arrangementer.
Der er med andre ord tale om en opdeling af forvaltningsretlige og civilretlige aftaler/betalinger.
Kontakt Betalingskontoret, hvis du er i tvivl.
I samarbejde med KMD og Pay4it opsætter vi smarte kassesystemer som bl.a. automatisk bogfører alle transaktioner.
Med løsningen slipper man altså for alt hvad der hedder afstemning og manuelle arbejdsgange vedr. salg og gebyrer i f.eks. cafe, skolebod eller lignende.
Randers Kommune Betalingskort kan bruges som betalingsmiddel på kommunens egne salgssteder.
Denne betalingsmåde egner sig særligt til tilbud hvor brugerne ikke har mulighed for at benytte et tradtionelt betalingskort. Løsningen bruges især på skoler, men egner sig også til borgergrupper, som på nuværende tidspunkt har behov for at betale med kontanter.
Betalingskortet "tankes op", når der er behov for det, og kan pålægges en række begrænsninger af en værge eller forælder.
Leverandøren tilbyder både terminaler, webshops og online betaling hvor kortet kan bruges, hvilket gør løsning meget fleksibel.
MobilePay er nem og hurtig at benytte og egner sig til langt de fleste områder. Det er samtidig en betalingsløsning mange allerede er bekendt med.
Krav til oprettelse af MobilePay-salgssted: Mobiltelefon hvor der ikke er oprettet MobilePay på i forvejen.
Vilkår for brug
Ifm. brugen af betalingskortet skal der altid foreligge underbilag/kvittering for et køb.
I forbindelse med udgifter til rejser og repræsentation/restaurationsbesøg skal regningerne altid være specificerede og formål og navne på deltagere skal fremgå.
Der er stort fokus på brugen af betalingskort i den offentlige administration. Blandt andet får vi ofte anmodninger om aktindsigt i brugen af kort og Randers Kommunes revision har ligeledes oplyst, at man i forbindelse med planlægning af revisionen har rettet fokus mod Randers Kommunes brug af betalingskort – herunder First Card.
Vær også opmærksom på, at vi er forpligtet til at bruge Randers Kommunes indkøbsaftaler, når dette er muligt.
Økonomiafdelingen vil også opfordre til, at man, hvor det er muligt, får tilsendt en elektronisk faktura ved brug af EAN-nummer.
Er du i tvivl om brugen af dit betalingskort, kan du altid kontakte Regnskab. Du kan også læse reglerne i kasse- og regnskabsregulativet her:
Regler for brugen af betalingskort
Stikprøvekontrol
Økonomiafdelingen har i relation til det store fokus på betalingskort udført kontrol af alle First Card-transaktioner i en periode og her kontrolleret, om kortene har været brugt korrekt, og om der er tilknyttet fornøden dokumentation.
Det overordnede billede er, at det ser fornuftigt ud, men vi kan også konstatere, at der nogle steder er plads til forbedringer. Der er primært tale om manglende underbilag/kvitteringer, men også manglende oplysning om formål og mere præcise oplysninger om deltagere ved f.eks. restaurantbesøg.
Når man vil indbetale mønter, skal man oprette et omposteringsbilag med følgende kontering:
Debet:
- Artskonto: 95990009
- PSP-element
Kredit:
- Artskonto: 7*******
- PSP-element: X*-**********-*****
Kvittering fra banken vedhæftes som dokumentation.
På nuværende tidspunkt har vi følgende uplacerede indbetalinger af mønter:
10.07.2024
2.270,50 kr.
Kontantindbetaling "Mønttæller"
24.07.2024
105,00 kr.
Kontantindbetaling "Mønttæller"
05.09.2024
10,00 kr.
Kontantindbetaling "Mønttæller"
05.09.2024
2.150,00 kr.
Kontantindbetaling "Mønttæller"
13.09.2024
3.089,00
Kontantindbetaling "mønt kri. fejl post"
22.01.2025
2.220,50 kr.
Kontantindbetaling "mønt"
13.02.2025
144,50 kr.
Kontantindbetaling "mønttæller"
13.02.2025
775,00 kr.
Kontantindbetaling "mønttæller"
Randers Kommunes hovedkonto i Nordea kan benyttes til indbetaling af beløb ifm. enkeltstående arrangementer eller lignende ikke-tilbagevendende behov.
Hvis du benytter denne betalingsløsning, skal du oplyse følgende:
- Afsender
- Beløb
- Kontering (artskonto, PSP-element samt posteringstekst).
Der er ikke krav om afstemning af indbetalinger lavet igennem betalingsløsningerne på denne side. Det er dog alligevel tilbuddets eget ansvar, at indbetalingerne bliver afregnet til Randers Kommune og bliver bogført i tilbuddets kontoplan.
Hvis du alligevel har behov for at kontrollere en eller flere betalinger har du følgende muligheder:
- Hvis du vil kontrollere status på vilkårlige betalinger, kan du finde dette for MobilePay, betalingsterminaler og Nets Easy på deres respektive portaler.
- Hvis du undrer dig over bogføringen af dit salg, kan du kontakte Regnskab på Serviceportalen.
- Hvis du vil lave en egentlig afstemning af betalingerne, udstiller de respektive betalingsløsninger et rapportmodul, hvor du kan trække rapporter som kan sammenholdes med bogføringen i Opus.