Vejledning

Eftersom der er forskel på målgrupper, behov og ressourcer i de enkelte tilbud, vil det være forskelligt hvilke bogføringsscenarier, det vil relevant at kende til.

Det vil også være forskelligt hvilke konti tilbuddet har behov for.

Til administration af beboermidler, findes der følgende konti:

* X indikerer et ukendt tal, som først kendes når kontoen er oprettet

NB: Artskonto og PSP er konteringsdimensioner i Opus, som i skrivende stund er kommunens økonomisystem. Mellemregning er i denne forbindelse udelukkende tilknyttet én beboer, de resterende konti er udelukkende tilknyttet tilbuddet.

Overordnet er der 4 scenarier, som medfører at tilbuddet skal lave en bogføring/oprette et bilag:

1. Indbetaling af beboermidler
2. Udbetaling af beboermidler
3. Brug af beboermidler
4. Konvertering af likvider

De 4 scenarier kan formidles forskelligt:

1. Indbetaling af beboermidler
   1. Kontantindbetaling
   2. Bankoverførsel
   3. "Udbetaling" via økonomisystem
2. Udbetaling af beboermidler
   1. Kontant
   2. "Udbetaling" via økonomisystem
3. Brug af beboermidler
   1. Faktura til EAN via økonomisystem
   2. Private udlæg
4. Konvertering af likvider
   1. Kontantindbetaling
   2. Kontanthævning

Hvordan de forskellige scenarier skal bogføres og hvilken type bilag der skal benyttes i det nuværende økonomisystem Opus, er oplistet herefter.

Fælles for alle bilag, er at der skal vedhæftes dokumentation.

Hvilken type dokumentation der skal vedhæftes de forskellige typer bilag, fremgår enten af retningslinjerne eller er op til det enkelte tilbud at vurdere.

Bruges f.eks. når en værge eller forælder vil indbetale til en beboer.

Bruges f.eks. når en værge eller forælder vil indbetale til en beboer.

Bruges f.eks. ifm. lommepenge.

Bruges f.eks. beboers køb af produkter og ydelser ved mindre lokale virksomheder.

Pengene udbetales til beboers NemKonto.

Bruges f.eks. hvis kommunen bestiller en rejse på vegne af typisk flere beboere.

Pengene udbetales til den medarbejder der har lavet et udlæg på vegne af en beboer.

Bruges for at begrænse kontantbeholdningen. Registreringen kan ske automatisk, hvis visse betingelser er opfyldt.

NB: Debet/kredit har omvendt betydning, når det omhandler likvider. En debet-bevægelse identificerer derfor f.eks. en tilførsel af likvider.

Bruges for at udvide kontantbeholdningen.

Registreringen sker automatisk.

Alle konti som ikke hører under tilbuddets drift, skal afstemmes regelmæssigt.

Hvis man ikke i forvejen er kendt med afstemning, henvises der til eksisterende materiale som kan findes på Serviceportalens vidensbase.

Alle konti afstemmes månedligt, men der gælder forskellige afstemningsmetoder for hver type konto:

Her følger en uddybning af afstemningen af de forskellige konti:

Kontantkasse

Kontantkassen tælles op og man udfylder oplysningerne i afstemningsskabelonen for kontantkasser, som findes i boksen til højre på siden her.

Den udfyldte skabelon bruges som dokumentation i afstemningsmodulet.

Bankkonto

Bankkontoes saldo skal svare til saldoen i Opus.

Et udklip af saldoen i netbanken bruges som dokumentation.

Mellemregningskonti

Der skal laves en såkaldt totalafstemning. Totalafstemning betyder at man afstemmer alle mellemregningskonti samtidig.

Har der været fejlrettelser i løbet af afstemningsperioden, bør man udligne disse i F-03, inden man foretager sin afstemning.

Afstemningen tager udgangspunkt i en samlet liste med til- og afgange af midler i afstemningsmåneden.

Sådan laver du listen:

1. Tilgå transaktionen FBL3N i Opus SAP.
2. Afgræns artskonto til dine mellemregningskonti.
3. Afgræns bogføringsdato til afstemningsmåneden.
4. Angiv layout til /BEBOER.
5. Kør rapporten.
6. Eksportér til Excel.

Inden man kigger på listen af posteringer fra FBL3N, skal der laves et saldoaflæsning:

1. Tilgå transaktionen FS10N i Opus SAP.
2. Lav et skærmprint og indsæt det i Excel-arket.
3. Aflæs akkumuleret saldo for afstemningsmåneden og minus saldoen for måneden før afstemningsmåned.
4. Indtast differencen mellem de to saldi under summen fra listen af posteringer.
5. Lav et felt der udregner differencen mellem de to tal.

Når differencen mellem de to tal er nul, kan man fortsætte med at afstemme tilgangen af midler (kreditposteringer).

Kreditposteringerne afstemmes med:

1. Netto ændring jf. kontoudtog for afstemningsperioden
2. Evt. kvitteringer for kontantindbetaling og
3. Evt. posteringsrapport for indbetalinger fra tilbuddets egen driftskonto.

Afgangen af midler (debetposteringerne) kan ikke direkte afstemmes, da der som udgangspunkt ikke er noget at stemme op imod. Her skal den afstemningsansvarlige i stedet kontrollere rigtigheden af de forskellige posteringer.