1.1 Økonomisk Ledelsestilsyn

Randers Kommunes anvender Randersmodellen som medfører en stor grad af decentralisering og dermed delegation af ansvar.

For at undgå svig og for at beskytte dig og dine medarbejdere mod mistanke om svig bør du beskrive, hvordan du vil udføre dit økonomiske ledelsestilsyn.

Denne vejledning beskriver i korte træk de vigtigste ting, du skal være opmærksom på, når det drejer sig om økonomistyring.

De mere specifikke regler for bogføring mv. findes i principper for økonomistyring med tilhørende bilag.

Som leder i Randers Kommune har du den traditionelle ret og pligt til at "lede og fordele arbejdet", hvilket naturligvis skal ske indenfor rammerne af kommunens politikker og værdier. Din ledelsesrolle indebærer også, at du skal føre tilsyn med, at arbejdet udføres som forudsat, samt at du og dine medarbejdere arbejder aktivt på at nå de opstillede mål. Du bør derfor beskrive, hvordan du i praksis udfører dit tilsyn, og så skal du naturligvis også leve op til beskrivelsen.

Beskrivelsen af det økonomiske ledelsestilsyn skal være ganske kortfattet og dens primære formål er:

• at få dig selv til at reflektere over, hvad der er vigtigst for din styring af den del af kommunens økonomi, du er ansvarlig for.
• at sikre en god og betryggende omgang med kommunens midler.
• at give andre i kommunen et overblik over, hvordan du fører tilsyn med økonomien.
• at dokumentere over for kommunens revision, at der er tilrettelagt en økonomisk styring, der tager udgangspunkt i væsentlighed og risiko.

Du kan efterfølgende fremsende din beskrivelse til økonomiafdelingen, der sikrer, at den lever op til kravene i kommunens principper for økonomistyring.

De efterfølgende afsnit beskriver kort de enkelte emner inden for økonomisk styring.

Kommunens budget udarbejdes hvert år ud fra den fastlagte budgetprocedure.

Efter den politiske godkendelse af budgettet i oktober vil der blive udmeldt en budgetramme for enheden.

Det er dit ansvar at anvende budgetrammen i overensstemmelse med de service- og kvalitetsmål og aftalen med byrådet, som gælder for din del af organisationen. Selve budgettet kan også indeholde nogle forudsætninger, som skal respekteres.

Du får stillet nogle værktøjer til rådighed, så du kan følge med i, hvor stor en del af dit budget du indtil nu har brugt f.eks.:

• Ledelsestilsynsværktøjet NemØkonomi
• Økonomirapporter og udtræk fra Opus
• Rapporter i SD-løn

Såfremt du vurderer, at det ikke er muligt at overholde budgettet, skal du rapportere "op" gennem organisationen - gerne løbende, men senest i forbindelse med en budgetopfølgning. I dialog med fagforvaltningen/økonomiafdelingen tages der derefter stilling til, hvordan problemstillingen løses.

Generelt

Du er ansvarlig for gennemførelse af ledelsestilsyn inden for den del af organisationen, du har budgetansvaret for. Det betyder også, at du har ansvaret for kvaliteten i den daglige bogføring.

Som budgetansvarlig påtager du dig ansvaret for:

• at indtægter og udgifter har hjemmel i gyldig vedtagelse.
• at der er bevillingsmæssig dækning for dispositionerne.
• at bogføring er foretaget på grundlag af godkendte bilag.
• at sikre, at de personer, som er bemyndiget til at foretage fakturagodkendelse, er instrueret i reglerne for godkendelse, og at de er gjort bekendt med deres ansvar.

Godtgørelse af udlæg skal altid godkendes af en anden person med ledelsesansvar. Dog kan den budgetansvarlige leder få en underordnet til at godtgøre udlæg op til 1.000 kr. Lederes udlæg over 1.000 kr. skal godkendes af en anden person med ledelsesansvar.

En vigtig del af ledelsestilsynet (anvisningen) skal gennemføres af den budgetansvarlige. Du skal forholde dig til forbrugets størrelse, vurdere om dispositionerne er i overensstemmelse med bevillingerne og supplere med stikprøvekontrol af enkeltbilag. Kontrollen og resultaterne skal være dokumenteret i NemØkonomi, så de kan fremvises til Økonomiafdelingen eller den eksterne revision.

Normal procedure for bogføring

Den normale procedure for bilagsbehandlingen er her kort beskrevet:

1. Bogføringssystemet

Kommunen anvender økonomisystemet Opus fra KMD til bogføring. Du bestemmer, hvem der skal kunne bogføre og dermed betale leverandørerne i din del af organisationen. Der er en fast forretningsgang for oprettelse af brugere og tildeling af rettigheder i Opus.

2. Varebestilling

Du bestemmer, hvem der må købe varer og tjenesteydelser. Indkøb skal foretages i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik, f.eks. hvad angår anvendelse af indkøbsaftaler. Bestilleren skal huske at oplyse EAN-nummer, evt. bogføringskonto og personreference.

3. Varemodtagelse

Den der modtager varen kontrollerer, at den er i overensstemmelse med det bestilte. Det kan være praktisk at attestere herfor på følgesedlen, som derefter afleveres til den person, der varetager den daglige bogføring.

4. Fakturakontrol og godkendelse

Den medarbejder, der forestår bogføringen skal mindst en gang om ugen tjekke i Opus, om der er fremsendt regninger til bogføring og betaling. Det skal kontrolleres, at fakturaen er i orden, dvs.:

• at varen er leveret og svarer til det aftalte.
• at mængde, kvalitet og pris er korrekt.
• at kontering er korrekt.
• evt. interne forskrifter er overholdt (f.eks. hvis du har fastsat særlige regler for, hvem der må disponere bestemte typer af varer og tjenesteydelser).

Bogføringen sker automatisk, når regnskabsbilaget er godkendt i Opus. Betaling sker ikke samtidig med bogføringen, men i henhold til de aftalte betalingsbetingelser, der fremgår af fakturaen.

Hvis indkøb er foretaget i Opus Rakat, og der er fakturamatch, sker der automatisk godkendelse, bogføring og betaling.

Ved betaling af fuldt elektroniske fakturaer overføres fakturabeløbet automatisk til den konto, leverandøren har oplyst til NEM-konto systemet. Hvis fakturabeløbet er over en fastsat grænse, kræves der dog godkendelse af yderligere en medarbejder, inden fakturaen bliver betalt. Grænsen er som udgangspunkt 40.000 kr.

5. Anvisning/ledelsestilsyn

Det er dit ansvar, at bogføringsprocessen finder sted som skitseret ovenfor. Der foretages ikke anvisning af de enkelte bilag. Anvisningen bliver i stedet varetaget som et led i budgetkontrollen eller det almindelige ledelsestilsyn. Det er forudsat, at du som budgetansvarlig har et tilstrækkeligt kendskab til forretningsgange i relation til dette regelsæt og løbende er ført ajour hermed.

Dit ledelsestilsyn tilrettelægges individuelt og udføres i overensstemmelse med dine egne beskrivelser, jf. afsnit ovenfor: "Hvad er økonomisk ledelsestilsyn?". Tilsynet skal foretages en gang om måneden. I NemØkonomi skal du forholde dig til forbrugets størrelse, vurdere det forventede regnskab og vurdere, om dispositionerne er i overensstemmelse med bevillingerne. Vurderingen skal suppleres med kontrol af manuelle udbetalinger og stikprøvekontrol af bilagene. Alle bilagsarter (indgåede fakturaer, udgående fakturaer, udgiftsbilag og omposteringsbilag) skal omfattes af stikprøven. Endvidere skal du i SD-løn foretage en række personalekontroller. Det samlede ledelsestilsyn og øvrige kontroller skal dokumenteres i NemØkonomi.

6. Arkivering og genfinding

Bilagene er elektroniske og kan kaldes frem via kommunens økonomisystem. Hvis der undtagelsesvis forekommer ikke-elektroniske bilag, f.eks. udlægsbilag, regninger fra udlandet og lignende, skal disse opbevares sikkert og systematisk, så genfinding er mulig. Det gøres mest hensigtsmæssigt ved at indscanne og vedhæfte bilaget til posteringen i Opus.

7. Kontrol af ledelsestilsyn

Økonomiafdelingen foretager stikprøvekontroller af materiale vedrørende ledelsestilsynet. Endvidere foretager økonomiafdelingen løbende stikprøvekontrol af alle bilag i Opus.

Du er ansvarlig for, at eventuelle indtægter opkræves og afregnes effektivt og sikkert.

Her kan du hente hjælp hos fagforvaltningen/økonomiafdelingen, som i samarbejde med dig kan sikre etablering af forretningsgange og interne kontroller på området.

Generelt er reglerne for indtægter følgende:

1. Regninger skal udstedes som fakturaer i Opus (både interne og eksterne regninger), og betaling skal derefter ske til en konto anvist af økonomiafdelingen.
2. Hvis enheden opkræver indtægter i forbindelse med salg af varer (kantinesalg etc.), skal der ske registrering i et kasseapparat eller tilsvarende. Er salget meget begrænset, kan et kasseapparat undværes, såfremt salgsindtægterne kan sandsynliggøres.
3. Salgsindtægterne skal løbende afstemmes og afregnes, så der ikke opbevares større beløb i kontanter. Afregning skal ske til kommunens løbende bankkonto (reg.nr. 2212 kto. nr. 5908764988). Der sendes e-mail til indbetalinger@randers.dk med konteringsanvisning, dato for indsættelse i bank og beløbets størrelse.

I langt de fleste tilfælde sker enhedens betaling via NemKonto systemet, dvs. automatisk i forbindelse med registrering i kommunens økonomisystem. Leverandører skal ved anvendelse af enhedens EAN-nummer fremsende regninger elektronisk. Hvis leverandørens økonomisystem ikke understøtter elektronisk fakturering, kan fakturaen i stedet fremsendes elektronisk via fakturablanketten på virk.dk.

Du har et medansvar for at begrænse antallet af kontante transaktioner, som ikke er særlig effektive og generelt set kræver flere kontroller.

Du er som leder ansvarlig for at indberetninger til løn -og personaleadministrative systemer sker i overensstemmelse med gældende regler, aftaler og overenskomster. Tilsvarende, at du foretager den fornødne kontrol af indberetningerne. Som leder er du ansvarlig for alle registreringer i SD personaleweb, f.eks. ansættelser, lønindplacering, lønændringer, timetalsændringer, registrering af og opfølgning på fravær samt fratrædelser. Du sikrer, at nødvendig dokumentation journaliseres på personalesagen, f.eks. stillingsopslag, ansøgning, eksamensbeviser, erfaringsdokumentation, evt. børne-/straffeattest, oplysninger omkring mobiltelefon mv. Du er ansvarlig for dannelse og fremsendelse af elektroniske dokumenter, og fremsendelse af dokumenter til medarbejder og den forhandlingsberettiget organisation. Du er ansvarlig for godkendelser på f.eks. lønaftaler fra den faglige organisationer.

I forbindelse med bl.a. ansættelse og lønændring beregnes og vises lønsammensætning automatisk. Derved kan løn kontrolleres af den ansvarlige for registreringen og lønsammensætningen. Du har som leder mulighed for at danne og få vist kommende lønseddel i SD personaleweb.

Du er ansvarlig for at gennemgå fejl- og kontrollister i SD personaleweb ugentligt.

Personale og HR får ved stamdataændringer, der har en udbetalingsmæssig værdi en systemgenereret mail. Herefter foretager Personale og HR kvalitets- og legalitetskontrol og godkender/frigiver til løn.

Som leder bestemmer du, hvem der skal kunne foretage indberetninger. Ansvaret ligger ved dig som leder.

Godkendelse af løngivende engangsydelser til ledere, f.eks. kørsel, skal være godkendt af overordnet leder.

Decentral indberetning skal altid ske i direkte i SD-løn, således kontrollen og dokumentation ligger tilgængeligt i fagsystemet.

Hvis der undtagelsesvis er registreringer, der ikke kan laves direkte i fagsystemet, skal indberetning ske på baggrund af materiale, som opbevares som dokumentation for indberetningen.

I NemØkonomi er der beskrevet en række kontroller, som du skal lave i løbet af året.

Personale og HR tilbyder den decentrale leder information om og eller undervisning i den nødvendige viden om indberetning, rettelser samt legalitets- og kvalitetskontroller.

Personale og HR's vejledninger til personaleadministration, herunder hvad man som leder har ansvar for og hvad man skal være opmærksom på, ligger på Broen:

• Personaleadministration - Hvad skal du som leder bl.a. være opmærksom på
• Sygefravær - Vejledning og indberetning.

I vejledningerne står der blandt andet beskrevet, at leder skal sikre, at indberetninger til lønsystemet sker i overensstemmelse med de foreliggende vejledninger, og at der foretages den nødvendige kontrol og risikovurdering i den forbindelse.

Ligeledes står der beskrevet, hvad der skal ske omkring registrering af sygefravær, opfølgning på refusion m.v.

Godkendelse og kontrol af kørsel i forbindelse med tjenesterejser registreres i lønsystemet:

• Sekretariatschef i byrådssekretariatet godkender kørsel i forbindelse med tjenesterejser for borgmester og kommunaldirektør.
• Kommunaldirektøren udpeger sekretariatschefen i det pågældende direktørområde til at godkende kørsel i forbindelse med tjenesterejser for fagdirektøren. HR- og Personaleudviklingschefen godkender kørsel i forbindelse med tjenesterejser for vicekommunaldirektøren.
• Personale og HR laver 2 årlige opgørelser til kommunaldirektøren over direktørernes udbetalte kørsel i forbindelse med tjenesterejser, som opgøres i lønsystemet. Kommunaldirektøren godkender opgørelsen.
• Fagdirektøren eller en af direktøren udpeget medarbejder godkender kørsel i forbindelse med tjenesterejser for fagchefen.
• Personale og HR laver 2 årlige opgørelser til fagdirektøren over fagchefernes udbetalte kørsel i forbindelse med tjenesterejser, som opgøres i lønsystemet. Fagdirektøren godkender opgørelsen.

Personale og HR foretager en årlig kvalitetskontrol på løngivende indberetninger, hvor en under- eller sideordnet har godkendt. Denne fremlægges for kommunaldirektøren årligt.

Ferie og 6. ferieuge:

• Indberetning af ferie og 6. ferieuge sker fra den enkelte direktør/chef og kræver ingen direkte godkendelse.
• Personale og HR laver 2 årlige opgørelser til Kommunaldirektøren over direktørernes registrerede ferie samt valg af 6. ferieuge, afholdelse eller udbetaling. Opgørelsen følger retningslinjer fra NemØkonomi, hvor ferie kontrolleres 2 gange årligt, i hhv. oktober og april måned.
• Ved nyansættelser af direktører indhenter Personale og HR oplysninger om ferie fra tidligere arbejdsgiver ved direktøren, således ferie fra tidligere arbejdsgiver afvikles før ferie fra Randers Kommune.
• Personale og HR laver 2 årlige opgørelser til fagdirektøren over chefernes registrerede ferie samt valg af 6. ferieuge, afholdelse eller udbetaling. Opgørelsen følger retningslinjer fra NemØkonomi, hvor ferie kontrolleres 2 gange årligt, i hhv. oktober og april måned.
• Ved nyansættelser af chefer indhenter Personale og HR oplysninger om ferie fra tidligere arbejdsgiver ved chefen, således ferie fra tidligere arbejdsgiver afvikles før ferie fra Randers Kommune.

Du har ansvaret for, at opbevaring og registrering af midler tilhørende andre foregår sikkert og effektivt, og at hverken brugere/borgere eller medarbejdere er i tvivl om reglerne.

Du har også ansvaret for, at føre kontrol med at reglerne også efterleves i det daglige.

På dette område går sikkerheden frem for effektiviteten, idet der ofte er tale om en ”svag” borger, og idet dine medarbejdere skal beskyttes mod uberettiget mistanke om misbrug.

Generelt er reglerne følgende:

1. Antallet af administrationsaftaler skal søges minimeret, idet den pågældende borger skal motiveres til at anvende pengeinstitutter, betalingsservice, hjælp fra familie eller værge etc.
2. Tilsvarende gælder indsamlingsordninger i forbindelse med aktiviteter på skoler og daginstitutioner, hvor ansvaret for indsamling og administration skal overlades til brugerne selv.
3. I visse tilfælde opbevarer og administrerer kommunen dog værdier tilhørende andre. Det kan være egentlige administrationsaftaler, hvor en sagsbehandler via en mellemregningskonto i kommunens økonomisystem administrerer en borgers økonomi. I de decentrale enheder kan det også være værdier, som opbevares i forbindelse med kommunens forskellige boformer. Hvis enheden tilbyder sådanne ordninger, skal der udarbejdes en beskrivelse af forretningsgange og interne kontroller. Beskrivelsen udarbejdes i samarbejde med fagforvaltningen/økonomiafdelingen.

Kommunen har valgt at centralisere administrationen af forsikringsområdet. Tegning af policer er der taget hånd om, idet det skal bemærkes, at kommunen har valgt at være selvforsikret på en række områder.

Som leder har du et medansvar for den aktive skadesforebyggelse og for at underrette forsikringskontoret (økonomiafdelingen), når der anskaffes eller sælges/kasseres aktiver. Det er også dit ansvar at anmelde eventuelle skader.

Forsikringskontoret kan rådgive dig om forsikring generelt.

Det er dit ansvar, at køb af varer og tjenesteydelser respekterer kommunens indkøbspolitik. Kommunens har valgt at koncentrere indkøbene hos færre leverandører for dermed at opnå bedre priser eller vilkår.

Du skal derfor have indblik i, hvor der købes ind.

Indkøbskontoret (Peter Neumann) kan rådgive om indkøb generelt og om anvendelse af indkøbssystemet Opus Rakat.

Opus Rakat skal anvendes, hvor det er muligt.

Det er også dit ansvar, at dine medarbejdere generelt respekterer kommunens IT-sikkerhedspolitik.

En af de vigtigste sikkerhedsforanstaltninger er at sikre identiteten af den enkelte bruger. Derfor skal der oprettes unikke brugeridentiteter til hver enkelt medarbejder, som skal anvende det pågældende system. Det er eksempelvis den måde det styres, hvem der må godkende regnskabsbilag.

Blandt andet derfor er passwords strengt personlige og må ikke udleveres til andre.

I lighed med budgetlægningen udarbejdes hvert år en procedure for aflæggelse af årsregnskabet. Denne procedure skal du naturligvis følge.