Model for afledt drift på bygningsområdet

De fleste anlægsprojekter på bygningsområdet medfører en ændring af de løbende driftsudgifter til energi og rengøring samt løbende vedligehold. I dag forudsættes merudgifter hertil finansieret indenfor de eksisterende budgetter, idet der alternativt i beskrivelsen af projektet skal anvises finansiering, jf. den økonomiske politik. Det gælder både for store nybyggerier samt for ændringer og tilbygninger til eksisterende bygninger. Dette kan være en økonomisk udfordring for fagområderne i takt med en stigende udvidelse af bygningsmassen som følge af bl.a. kommunens befolkningsvækst.

Der er derfor behov for at udarbejde en fælles model, der sikrer, at der med gennemførelsen af anlægsprojekter på bygningsområdet efterfølgende er økonomi til drift- og vedligeholdelsesopgaver af anlægget. I nærværende notat beskriver forvaltningen et forslag til en model herfor.

Indledningsvist defineres de driftsudgifter, som vil være omfattet af en ny model for håndtering af afledt drift på bygningsområdet. Herefter opstilles der 3 kategorier af politiske sager, som hver især kan indebære afledte driftsudgifter - herunder hvordan den afledte drift beregnes og behandles i forbindelse med budgetlægningen.

Nedenfor defineres, hvilke driftsudgifter der er omfattet af forslag til ny finansieringsmodel. Det drejer sig om udgifter til bygningsdrift, herunder energi og rengøring samt løbende vedligehold:

• El
• Vand
• Varme
• Rengøring (indvendig)
• Løbende vedligehold (indvendig og udvendig)
• Tyveri- og brandsikring.

I ovenstående er der udelukkende fokus på den afledte drift til selve bygningsdriften samt den efterfølgende vedligeholdelse af kapitalapparatet. Der kan være andre typer af afledt drift som fx renholdelse af udearealer. Disse udgifter forudsættes fortsat finansieret inden for de eksisterende budgetter, med mindre andet er besluttet i forbindelse med godkendelsen af det konkrete projekt.

Det kommunale anlægsbudget består dels af projekter indeholdt i den 10-årige investeringsplan dels af projekter, som politisk er blevet prioriteret i den årlige budgetaftale. Nedenfor gennemgås forslag til model for håndtering af afledt drift for de forskellige kategorier.

Projekter der udspringer fra den af byrådet godkendte 10-årige investeringsplan knytter sig til afsatte rammebeløb indenfor en række områder. Disse udmøntes i konkrete projekter efter forslag fra forvaltningen. Rammerne vedrører bl.a.:

• Investeringer i de fysiske rammer på folkeskoler og IT
• Pulje til idrætsformål.

Det foreslås, at den afledte drift beregnes og indarbejdes i budgettet i forbindelse med den politiske godkendelse af de konkrete anlægsprojekter. Der vil oftest være tale om løbende sager til byrådet. I spørgsmålet om afledt drift for konkrete projekter påhviler det den ansvarlige fagforvaltning at inddrage Udvikling, Miljø og Teknik (Ejendomsservice), med henblik på at få aftaler på plads omkring afledt drift og beregningen af disse.

Ejendomsservice forestår herunder beregning af nøgletal for, hvor meget der skal afsættes til energi, rengøring og vedligehold, ligesom den centrale økonomiafdeling (via den udpegede kontaktperson) inddrages som led i den almindelige sagsbehandling af sager på vej til det politiske niveau. I beregningen af den afledte drift, skal der løbende være fokus på om et konkret projekt indebærer nedlukning af andre bygninger/bygningsdele med heraf afledte mindreudgifter til driften.

Økonomiafdelingen vedligeholder en oversigt med de beregnede afledte driftsudgifter samt det forventede tidspunkt for anlæggets færdiggørelse og bygningens ibrugtagning. Økonomiafdelingen har herunder kompetencen til at fastlægge de endelige beløb, såfremt der internt måtte være tvivl eller faglig uenighed om forudsætningerne i beregningerne.

I året for bygningens ibrugtagning indarbejdes de afledte driftsudgifter i forvaltningens forslag til basisbudget for det næstkommende år. Dette ledsages af et særskilt notat, der beskriver ændringerne samt de forudsætninger som er lagt til grund for beregningerne. Notatet udarbejdes i et samarbejde mellem Ejendomsservice og Økonomiafdelingen. Herudover foretages der en forholdsmæssig beregning af driften det første år med afsæt i antal måneder bygningen har været i drift. Dette indarbejdes i budgettet ved førstkommende budgetopfølgning.

I forbindelse med budgetaftalerne prioriteres hvert år en række nye anlægsprojekter. Nogle projekter er beskrevet på forhånd i anlægsønskerne, mens andre ønsker til nye projekter opstår i løbet af forhandlingerne. Fælles for projekterne er, at der kan være risiko for, at den afledte drift ikke bliver beskrevet, og dermed heller ikke bliver indarbejdet i budgettet.

Det foreslås, at der fremadrettet - til brug for de årlige budgetforhandlinger - udarbejdes en række standarder for, hvor meget en ny m2 bygning koster i afledt drift. Eksempler fra andre kommuner viser, at der i gennemsnit afsættes 1-2 % af anlægssummen i afledt drift.

Forvaltningen kan frem imod budget 2024-2027 kalkulere, hvilken satser, der fremadrettet skal være dækkende for Randers Kommunes anlægsprojekter. Dette vil gøre det smidigt at få indarbejdet afledt drift på de anlægsprojekter, som politisk prioriteres ind i en budgetaftale under budgetdrøftelserne eller fremsendes som ønsker forud for forhandlingerne.

Indtil sådanne satser er udarbejdet (eller ved eventuelle projekter, hvor dette måtte blive glemt), foreslås det, at den afledte drift håndteres som beskrevet i ovenstående afsnit vedr. løbende sager – og de herunder indgår i oversigten som økonomiafdelingen vedligeholder og afrapporterer på i forbindelse med fremsendelsen af det årlige budgetmateriale.

Der kan løbende opstå situationer, hvor der enten mangler afledt drift til et besluttet anlægsprojekt, eller hvor beløbet til afledt drift skal tilpasses som følge af ændringer i forhold til de foreløbige forudsætninger. Det foreslås, at der som led i modellen en gang årligt (i forbindelse med regnskabet) udarbejdes en opgørelse over, hvilke projekter det drejer sig om samt foretages en beregning af den afledte drift, med henblik på at disse udgifter kan indarbejdes i basisbudgettet for det kommende budgetår.

Oplysningerne med tilføjelser/ændringer indarbejdes herudover i det notat, som fremadrettet vil blive udarbejdet som en del af budgetmaterialet til byrådet. Notatet såvel som opgørelsen i regnskabet udarbejdes i et samarbejde mellem Ejendomsservice og Økonomiafdelingen.

I henhold til den økonomiske politik finansieres den afledte drift i dag inden for de eksisterende budgetter. Særligt nye institutionsbyggerier, som ikke opføres som erstatning for eksisterende enheder, vil medføre øgede udgifter til afledt drift. I takt med befolkningstilvæksten vil der være behov for en udvidelse af bygningsmassen på en række fagområder. Det vil føre til en langsom udhuling af de eksisterende driftsbudgetter i takt med, at en større andel af den eksisterende budgetramme skal reserves til afledt drift.

Fremadrettet lægges der derfor op til en model, hvor den afledte drift finansieres inden for det samlede økonomiske råderum i forbindelse med de årlige budgetlægninger. Dette sker dels ved, at den afledte drift indarbejdes i basisbudgettet når der er tale om udmøntning af afsatte rammebeløb, dels ved at den afledte drift på nye projekter via standardsatser indarbejdes i budgetaftalen.

Det foreslås, at den beskrevne model for afledt drift ved nye anlægsprojekter på bygningsområdet, godkendes som en del af vedtagelsen af budget 2023-2026, og træder i kraft fra og med regnskabsåret 2023.