NemØkonomi - Nyheder og funktionalitet

Har du problemer?

Hvis du ikke kan se ændringerne, kan du genopfriske din browser ved at trykke på Ctrl+F5.

Hvis ændringerne har gjort, at dine kolonner ser underlige ud, skal du fravælge alle perioder og nøgletal vha. kolonnevælgeren i bjælken med "Forbrug":
Herefter kan du tilvælge de perioder og nøgletal, du har behov for.

Forventet regnskab åbner i ny skærm

Når du i NemØkonomi klikker på en indberetningsmåned for at indberette dit ledelsestilsyn, har indberetningsvinduet hidtil åbnet på samme side som forbrugstallene. Nu åbner indberetningsvinduet i enten en ny fane eller i et nyt vindue. Herved får du mulighed for at skrive bemærkningerne til dit ledelsestilsyn, samtidig med at du kan se tallene i NemØkonomi:

Mulighed for at angive at kontrol ikke er relevant

Det er ikke altid at alle ledelsestilsynskontroller er relevante at udføre. Hvis der på et område ikke er medarbejdere, er det ikke relevant at udføre de personalerelaterede kontroller som fx kontrol af ferie, sygefravær og medarbejderkreds.

Hvis der ikke er udtaget bilag til stikprøvekontrol, vil det heller ikke være relevant at afkrydse denne kontrol som udført.

Til brug for disse tilfælde, hvor kontrollen ikke er relevant, er der indført et nyt afkrydsningsfelt "Ej aktuelt":

Krav om stillingtagen til alle kontrolpunkter

Da der nu er mulighed for at angive, at en kontrol ikke er relevant, er der kommet krav om, at der skal være taget stilling til alle kontrolpunkter inden ledelsestilsynet indberettes.

Knappen "Indberet" er derfor passiv indtil der er taget stilling til alle kontroller i tilsynet:

Kommentarfelt til medarbejdere

Ud for hver medarbejder bliver der nu vist et felt, som du kan anvende til kommentarer, der vedrører medarbejderen. Det kan fx være information, som du skal være opmærksom på eller huske ved det næstkommende ledelsestilsyn:

Du har mulighed for at rette i teksten efterfølgende.

Hvis du klikker på pilen i højre side af feltet, får du vist ændringshistorikken:

Hvis du ikke har behov for at se den nye kolonne, kan du skjule den ved hjælp af kolonnevælgeren:

Søgning

Af hensyn til brugere med flere ansvarsområder er der nu kommet et søgefelt i den sorte bjælke øverst i NemØkonomi, hvor du kan indtaste medarbejdernavne, tjenestenumre og profitcentre. Ved søgning vises en svarliste, som du kan klikke i for at få vist den side, hvor svaret findes:

Søgefunktionen er kun relevant for brugere, som har adgang til flere områder i NemØkonomi.

Tilføj egne linjer i fravær

Hvis du kendskab til fravær, som endnu ikke er registeret i SD-Løn, eller hvis der er fravær, som endnu ikke er overført fra SD-Løn til NemØkonomi, så har du nu mulighed for at tilføje egne linjer under fraværsbjælken.

Du får den ekstra linje frem ved at klikke på plusset i bjælken:

Herved fremkommer en linje, hvor du kan indtaste den fraværende medarbejders navn og årsagen til fraværet. Når du har gemt den nye linje, kan du klikke i et af beløbsfelterne for at få mulighed for at indtaste de forventede refusioner:

Når beløbene er gemt, vil de indgå i beregningen af forventet resultat i nøgletalsboksen i NemØkonomi øverste venstre hjørne.

Du skal naturligvis være opmærksom på at slette linjen igen, når data modtages fra SD-Løn.

Mulighed for at få vist nummer på psp-elementer

Hvis du fører musen hen over et psp-element, får du vist nummeret på psp-elementet:

Særskilt gruppe til fratrådte medarbejdere

Hvis en medarbejder er registreret som fratrådt i lønsystemet, eller der ikke findes lønprognoser på vedkommende, så vil medarbejderen blive placeret i en ny gruppe "Fratrådte eller medarbejdere uden prognoser":

Har du problemer?

Hvis du ikke kan se ændringerne, kan du genopfriske din browser ved at trykke på Ctrl+F5.

Hvis ændringerne har gjort, at dine kolonner ser underlige ud, skal du fravælge alle perioder og nøgletal vha. kolonnevælgeren i bjælken med "Forbrug":
Herefter kan du tilvælge de perioder og nøgletal, du har behov for.

Excel-udtrækket

Når du står på det laveste niveau i NemØkonomi, har der hele tiden været mulighed for at danne et Excel-udtræk med de aktuelle forbrugsoplysninger. Udtrækket finder du under print-ikonet i toplinjen, hvor du kan vælge mellem udtræk til PDF og udtræk til Excel:

Hidtil har data i Excel-udtrækket været opsplittet i to faneblade. Det ene faneblad ("Drift") indeholdt alle andre udgifter, end dem der stammer fra lønsystemet. Det andet faneblad ("Løn og refusion") indeholdt lønsystemets posteringer, hvilket er løn, befordring og fraværsrefusioner.

Excel-udtrækket er nu blevet udvidet med fire ekstra faneblade

For hver af de to udgiftstyper "Drift" og "Løn og refusion" er der nu kommet to nye faneblade.

De nye faneblade viser, hvordan data så ud sidste måned, og hvad der findes af manuelt indtastede prognoser på området:

Vær opmærksom på, at de data, du ser i de nye faneblade, ikke nødvendigvis er de samme data, som var på tidspunktet for indberetning af dit forrige ledelsestilsyn. Det er i stedet data, som de så ud umiddelbart før indlæsningen af den nyeste måneds forbrug, hvilket jo typisk sker den 9. i måneden efter, at du har foretaget dit ledelsestilsyn.

Hvis du fx danner et Excel-udtræk midt i oktober, så vil de to faner med data for sidste måned indeholde data fra dit tilsyn for august samt efterfølgende ændringer, som er indberettet i NemØkonomi frem til indlæsningen af forbruget for september den 9. oktober.

Har du problemer?

Hvis du ikke kan se ændringerne, kan du genopfriske din browser ved at trykke på Ctrl+F5.

Hvis ændringerne har gjort, at dine kolonner ser underlige ud, skal du fravælge alle perioder og nøgletal vha. kolonnevælgeren i bjælken med "Forbrug".

Herefter kan du tilvælge de perioder og nøgletal, du har behov for.

Mulighed for at indtaste beregning i stedet for tal i prognosefelter

I forbindelse med indtastning af nye prognosetal, er der nu mulighed for at anvende en lommeregnerfunktion, så man kan indtaste en beregning i feltet stedet for et tal.

Ligesom i Excel vil et lighedstegn i starten af feltet indikere, at man indtaster en beregning.

Vær opmærksom på, at efter indberetning, bliver beregningen omsat til et beløb, og man kan herefter ikke længere se beregningen i feltet. Hvis der er behov for at genfremfinde beregningen, skal den kopieres til bemærkningsfeltet. Se eksemplet, hvor beregningen er indsat i bemærkningsteksten:

Forbedret overskuelighed under lønposteringer

Under lønposteringer er der hidtil blevet vist fire linjer med forskellige posteringstyper (Månedsløn, Timeløn, Særydelser og Modtaget refusion). Linjerne blev altid vist uanset om der var forbrug eller ej. For at forbedre overskueligheden vises nu kun linjer, som indeholder forbrug.

Før ændringen (intet forbrug på Timeløn og Særydelser):

Efter ændringen (linjer uden forbrug er fjernet):

Synliggørelse af manglende bilagskontroller

Når man skal foretage stikprøvekontroller af de bogførte bilag, vises de udvalgte bilag i et særskilt vindue. I dette vindue er kun de 10 første bilag synlige, når vinduet åbnes. Hvis der er udtaget mere end 10 bilag, skal der scrolles for at se de øvrige bilag. Der er mange brugere, som ikke får scrollet, og som derfor ikke opdager, at de ikke har kontrolleret alle udtrukne bilag.

For at synliggøre, at der mangler at blive kontrolleret bilag, vises den manglende andel med gul og rød tekst i vinduets overskriftsbjælke. Når alle bilag er kontrolleret, skifter tekstfarven til hvid.

Har du problemer?

Hvis du ikke kan se ændringerne, kan det måske hjælpe at genopfriske din browser ved at trykke på Ctrl+F5.

Hvis ændringerne har gjort, at dine kolonner ser underlige ud, skal du fravælge alle perioder og nøgletal vha. kolonnevælgeren i bjælken med "Forbrug": Herefter kan du tilvælge de perioder og nøgletal, du har behov for.

Nye udtræksmuligheder til Excel

Hidtil har det kun været muligt at eksportere data fra NemØkonomi til Excel via printerikonet i NemØkonomis øverste højre hjørne. Dette udtræk indeholdt al forbrugsdata fra NemØkonomi. Nu er der kommet nye muligheder for at tilpasse, hvad der skal med i udtrækket.

I bjælken for 'Forbrug' og i bjælken for 'Fravær' er der kommet et Excel-ikon:

Hvis man klikker på dette ikon, vil NemØkonomi danne et Excel-udtræk, som viser al synligt indhold under bjælken. Udtrækket bliver således vist med de samme linjer og kolonner, som er valgt i NemØkonomi. Inden man klikker på ikonet, kan man til- og fravælge kolonner efter behov og lukke psp-element hierarkiet op til det ønskede niveau. Herefter vil man få præsenteret et udtræk med de samme data, som blev vist i NemØkonomi.

Den nye funktion fungerer også med historiske data. Hvis man via kommentarknappen har valgt at få vist historiske data, vil det være disse, der bliver vist i Excel-udtrækket. Hvis man havde valgt eksportmuligheden fra printerikonet i øverste højre hjørne, ville man ikke have denne mulighed. Her får man altid præsenteret de aktuelle data.

Har du problemer?

Hvis du ikke kan se ændringerne, kan det måske hjælpe at genopfriske din browser ved at trykke på Ctrl+F5.

Hvis ændringerne har gjort, at dine kolonner ser underlige ud, skal du fravælge alle perioder og nøgletal vha. kolonnevælgeren i bjælken med "Forbrug":

Herefter kan du tilvælge de perioder og nøgletal, du har behov for.

Mulighed for at foretage omposteringer fra NemØkonomi

I vinduerne med detailposteringer er der kommet en ny kolonne med overskriften Omposteringslink:

Hvis man klikker på de link, der er ud for en postering, vil der åbne et nyt Opusvindue, som indeholder et klargjort omposteringsbilag. Ligesom når man foretager en ompostering fra Opus, er omposteringsbilaget udfyldt med dokumentation, tekster, kontering og beløb fra det oprindelige bilag.

I vinduerne med bilagsstikprøver er der den samme mulighed for at oprette omposteringsbilag.

Oversigt over manglende bilagskontroller

I NemØkonomi kan man trække en pdf-rapport, som blandt andet viser nøgletal og forbrugsgraf for det pågældende område i organisationshierarkiet. Hvis pdf-rapporten er trukket fra en knude i organisationshierarkiet, vil den som udgangspunkt også medtage oplysninger om underliggende organisationsenheder – blandt andet om der er gennemført ledelsestilsyn for disse.

Pdf-rapporten er nu blevet udvidet med to kolonner, så der også vises oplysninger om bilagsstikprøver i de måneder, hvor det er relevant. Ud for hver organisationsenhed kan det ses, hvor mange bilag der er udtrukket til kontrol, og hvor mange af disse der mangler at blive kontrolleret:

Stamoplysninger på medarbejdere

I NemØkonomi har man tidligere kunnet se stamdata for de enkelte medarbejdere ved at klikke på den pil, som fremkommer til højre for en lønudgift, når man bevæger musen hen over beløbet. Denne funktion er flyttet, så stamdata nu i stedet vises ved at klikke på det "i", der dukker op, når musen bevæges hen over medarbejderens navn:

Har du problemer?

Hvis du ikke kan se ændringerne, skal du genopfriske din browser ved at trykke på Ctrl+F5.

Hvis ændringerne har gjort, at dine kolonner ser underlige ud, skal du fravælge alle perioder og nøgletal vha. kolonnevælgeren i bjælken med "Forbrug": Herefter kan du tilvælge de perioder og nøgletal, du har behov for.

Ændret nøgletalsboks

KMD har foretaget enkelte ændringer i nøgletalsboksen i NemØkonomis øverste venstre hjørne.

Nøgletallet for det forventede resultat eksklusiv restrefusion er blevet erstattet af et nøgletal, som viser det forventede forbrug inklusiv restrefusion. Der er samtidig foretaget enkelte tilretninger af nøgletalsteksterne.

Nøgletalsboksen FØR ændringen:

Nøgletalsboksen EFTER ændringen:

Nye nøgletalskolonner

Tidligere har oplysningerne om overførsler fra tidligere regnskabsår kun fremgået af nøgletalsboksen i NemØkonomis øverste venstre hjørne.

Nu er der kommet to nye nøgletalskolonner under bjælken "Forbrug", som også indeholder oplysninger om overførslerne. Den ene kolonne viser overførslerne fra forrige regnskabsår fordelt på omkostningssteder og psp-elementer, mens den anden kolonne viser det forventede resultat inklusiv overførslerne.

Det er dog kun de færreste brugere af NemØkonomi, som vil have behov for de nye kolonner, da overførslerne fra tidligere regnskabsår i langt de fleste tilfælde ikke er fordelt ud på omkostningssteder og psp-elementer, men blot står som en samlet overførsel på et psp-element, som udelukkende anvendes til budgetformål. Til flerårige projekter med eget budget og overførselsadgang mellem regnskabsårene kan de nye kolonner dog være til stor nytte.

Hvis du vurderer, at du ikke har behov for de to nye kolonner, kan du gemme dem via kolonnevælgeren i bjælken "Forbrug".

Herved får du mulighed for at til- og fravælge de nøgletal, som er tilgængelige i NemØkonomi. De hyppigst anvendte nøgletal er markeret med fed tekst:

Sammenklapning af flere vinduer

Hvis man arbejder på en bærbar pc med begrænset skærmplads, har der hele tiden været mulighed for at få klappet nøgletalsvinduerne sammen ved at klikke på stregen i øverste højre hjørne

Som noget nyt er det nu på tilsvarende vis blevet muligt at klappe vinduerne med Forbrug og Fravær sammen ved at klikke på stregerne:

For at åbne vinduerne igen klikkes på den firkant, som stregen er blevet omdannet til:

Ny graf med forventet årsresultat måned for måned

I toppen af NemØkonomi-vinduet findes et søjlediagram, som med blå søjler viser det realiserede forbrug år til dato og med røde søjler viser det forventede forbrug for den resterende del af året.

En gul linje viser forbruget måned for måned sidste år.

Ved at klikke på grafens navn er der nu kommet mulighed for at vælge en anden type graf:

Den nye graf viser, hvad det forventede årsresultat har været måned for måned.

I dette eksempel fra 2021 ses det således, at man i starten af året forventede et mindre overskud. I løbet af første halvår øgedes disse forventninger til det forventede årsresultat. Hen over sommeren er man blevet klar over, at man stod over for en større investering senere på året. Overskuddet blev derfor vendt til et underskud. Med den gule linje ses årets faktiske resultat, som ligger nogenlunde på niveau med forventningerne i efterårsmånederne:

Det forventede resultat for en måned bliver opgjort på det tidspunkt, hvor der indberettes forventet regnskab for hele kommunen. Det sker omkring den 6. i ny måned.

I januar og december 2021 blev der ikke foretaget indberetning af forventet regnskab på øverste niveau. Derfor kan der ikke ses forventet resultat for disse to måneder.

Valg mellem visning af beløb i hele kroner eller i hele tusinde kroner

Hidtil har NemØkonomi vist alle tal i hele kroner. Hvis du har et ansvarsområde med store beløb, eller hvis du anvender en bærbar pc med en lille skærm, har det resulteret i manglende plads til at skrive beløbene fuldt ud. Det kunne medføre en mærkbar negativ indflydelse på overskueligheden:

Nu kan du vælge, om du ønsker at få vist beløbene i hele kroner eller i hele tusinde kroner. Det gør du via den nye menu i det øverste højre hjørne af NemØkonomi:

Her vises det samme område som ovenfor, men nu vist i 1.000 kr. i stedet for i hele kroner:

Den valgte visning slår igennem på alle tal i standardskærmbilledet, men hvis du vælger at klikke på et beløb for at få åbnet popup-vinduerne med løndetaljer eller forbrugsdetaljer, vil tallene i disse altid blive vist i hele kroner.

Når du lukker NemØkonomi ned og senere genåbner, vil tallene atter blive vist i hele kroner.

Visning af overskrifter på to linjer

Indtil nu er overskrifter også blevet forkortet, hvis der er tilvalgt mange kolonner og/eller hvis man anvender en lille skærm:

Fremover vil lange overskrifter blive delt i to linjer, hvilket forbedrer overblikket over nøgletallene:

Tydeligere ikon til valg af perioder og nøgletal

Ikonet, der anvendes til at til- og fravælge perioder og nøgletal i NemØkonomi, er gjort tydeligere, så det er nemmere at få øje på.

Mere fleksible prognosefelter og posteringsoversigter

Det vindue, hvori du indsætter prognosetal og bemærkninger, er gjort mere brugervenligt og fleksibelt.

Tidligere var vinduet statisk, men nu er der mulighed for både at flytte det og ændre størrelsen.

Hvis du tager fat i de to små streger i nederste højre hjørne, har du mulighed for at ændre på størrelsen af vinduet:

Hvis du flytter markøren til området over beløbsfeltet får du mulighed for at flytte hele vinduet, så det fx ikke dækker forbrugstallene:

På tilsvarende vis er der nu også mulighed for at flytte vinduet med enkeltposteringer:

Sammentællinger hos brugere autoriseret til flere områder

Hvis du har ansvar for flere forskellige enheder fordelt på flere forskellige områder i organisationen, har der tidligere hverken været nøgletal eller totalsammentællinger af forbrug, budget osv. for disse enheder.

Med den nyeste rettelse vises der nu både nøgletal og sammentællinger for alle dine enheder.

Bilagsvisning

Lige efter overgangen til Opus var der flere brugere, som havde problemer med at få vist Opusbilag fra NemØkonomi. Disse problemer bør nu være løst.

Det er dog nødvendigt, at du har logget på den rollebaserede indgang, inden du forsøger at få vist Opusbilag fra NemØkonomi. Hvis du ikke har gjort det, vil du få vist et loginbillede til Opus' rollebaserede indgang, hvorfra det ikke er muligt at få adgang til Opus. Du skal i stedet lukke dette vindue, og åbne Opus som du plejer. Enten fra dit skrivebord eller fra en oprettet genvej.

Vær opmærksom på, at hvis bilaget ikke kommer fra Opus, men stammer fra et eksternt fagsystem, så vil bilaget ikke kunne vises. I disse tilfælde skal du finde posteringen i det eksterne system for at indhente yderligere oplysninger.

Hvis du har budgetansvar for flere enheder, vil du sandsynligvis have et oversigtsbillede i NemØkonomi, hvor du kan se den overordnede økonomi for alle dine enheder samlet ét sted.

Fx vil en skoleleder have et vindue, hvor man har en linje med nøgletal for skole, SFO og en eventuel juniorklub:

I dette vindue er der længst til højre kommet to nye kolonner (markeret med rød ramme på billedet ovenfor - klik på billedet for en større version), som giver oplysninger om det forventede resultat. Hvis kolonnerne ikke er synlige, kan du finde dem frem via kolonnevælgeren markeret med den grønne pil.

Den første nye kolonne "Forv. resultat sidste md." viser enhedens forventede resultat ved afslutningen af den seneste månedsindberetning.

Vær dog opmærksom på, at det er ikke det forventede resultat på tidspunktet for din indberetning af ledelsestilsynet, men det forventede resultat på det tidspunkt, hvor økonomiafdelingen indberetter forventet resultat for hele Randers Kommune. Det sker som udgangspunkt dagen inden, der bliver indlæst nye forbrugstal i NemØkonomi.

Hvis du fx har åbnet NemØkonomi den 15. juni for at udføre dit ledelsestilsyn for maj måned, vil kolonnen "Forv. resultat sidste md." vise det forventede resultat for april, som det så ud den 8. juni, som var det tidspunkt, hvor økonomiafdelingen indberettede forventet resultat for april for hele Randers Kommune.

Den anden nye kolonne "Ændring i forv. resultat" viser forskellen mellem det forventede resultat sidste måned og det nuværende forventede resultat.

Hvis der er store ændringer i det forventede resultat, kan det måske give anledning til en nærmere gennemgang af prognosetallene og det seneste månedsforbrug, for at finde en forklaring på ændringen.

De nye kolonner findes kun på oversigtsbilledet. De findes ikke på det laveste niveau, hvor forbruget er fordelt på de enkelte måneder.