NemØkonomi - Generel information

Hvis du får problemer med brugen af NemØkonomi, er der flere muligheder for at få hjælp.

Vejledninger

I Vidensbasen på Serviceportalen finder du vejledningerne til NemØkonomi.

Hovedvejledningen fungerer som et opslagsværk i brugen af systemet, men du finder også beskrivelser af Randers Kommunes budgetopfølgningsprocedurer og procedurer for udførelse af ledelsestilsyn.

Der findes endvidere en minivejledning i bilagskontroller i Vidensbasen.

Personaleafdelingen har udarbejdet en vejledning i hvordan man bedst vurderer det årets forventede lønforbrug - se vejledningen "NemØkonomi - Lønrelaterede forventninger" under Personale og HR på Broen.

Personlig hjælp

Hvis du har brug for teknisk hjælp til fx autorisationer eller brugen af NemØkonomi, kan du henvende dig hos Opus Support via Serviceportalen - opret en sag i Serviceportalen til Regnskab.

Hvis dine spørgsmål er af styringsmæssig karakter, skal du henvende dig hos din kontaktperson i dit sekretariat.

NemØkonomi er et værktøj til økonomistyring. Det er udviklet af økonomifolk til økonomifolk. Det er en brugervenlig løsning, hvor al økonomi er med: både løn, øvrige udgifter og indtægter. Det giver samtidig et godt overblik over de ledelsestilsyn, som hver enkelt leder skal gennemføre.

I NemØkonomi:

• har brugerne én indgang til oplysninger om al økonomi f.eks. lønudgifter, øvrige udgifter, budget, lønninger til den enkelte medarbejder og fravær.
• indgår skøn for hele året på alle udgifter og indtægter
• hentes de skønnede lønudgifter for hele året automatisk fra SD-løn
• kan leder og dennes leder gemme aftaler om økonomien.
• kan den budgetansvarlige leder foretage ledelsestilsyn, hvilket indeholder følgende kontroller:
  • kontrol af den overordnede økonomi og en vurdering af det forventede regnskab
  • bilagskontroller
  • personalekontroller:
    • kontrol af sygefravær
    • feriekontroller
    • kontrol af medarbejderkredsen

I NemØkonomi er der mulighed for at foretage ledelsestilsyn og for at dokumentere tilsynet. Det er besluttet af Sekretariatschefgruppen, at der skal gennemføres seks forskellige delkontroller indenfor personale- og økonomiområderne årligt – og maksimalt tre delkontroller pr. måned.

Ledelsestilsynet indebærer, at der månedligt skal gennemføres en vurdering af den samlede økonomi for det pågældende område, og at NemØkonomi skal afspejle dette skøn.

I vejledningens afsnit 12 kan du læse om, hvordan ledelsestilsynet udføres, og hvordan det dokumenteres i NemØkonomi. Vejledningen kan du finde via punktet "Hjælp og vejledning" ovenfor.

I Randers Kommune gennemføres budgetopfølgning seks gange årligt.

Da der skal gennemføres månedsvise ledelsestilsyn på det forventede forbrug for hele året, kan de budgetansvarliges månedlige vurderinger i NemØkonomi indgå i det overordnede skøn af forventet regnskab for direktørområderne og for hele Randers Kommune.

Sekretariatschefgruppen har besluttet, at det er budgettet uden overførsler, der skal sigtes efter i forhold til årets resultat, da dette budget er udtryk for det langsigtede økonomiske råderum, og en eventuel strukturel ubalance bør vurderes ud fra dette.

De såkaldte "overførsler" svarer til gæld eller opsparing i aftaleenhederne. Gæld og opsparing er udtryk for det "kortsigtede" økonomiske råderum. Opsparing bør f.eks. ikke omsættes til vedvarende udgifter, men skal naturligvis være til rådighed for aftaleenheder.

At styre efter budget uden overførsler medfører følgende fordele:

• Hurtigt overblik over årets resultat
• Nemmere overblik over størrelse af evt. strukturel ubalance
• Nemmere overblik over om evt. handleplan overholdes
• Fokus på langsigtet balance. Mindre fokus på stop-go-styring
• Randersmodellen respekterer decentralisering.

I de forskellige ledergrupper i kommunen, bør man forholde sig til, hvordan ledelsestilsynet konkret skal gennemføres.

Hver ledergruppe skal aftale hvilke møder, med hvilken frekvens, med hvilket indhold, hvad der laves aftaler om, og hvordan er arbejdsdelingen?

Økonomiafdelingen anbefaler, at opfølgningstidspunkter bliver lagt i kalender, og at hver ledergruppe drøfter følgende:

• På hvilke møder den fælles drøftelse af ledelsestilsynet gennemføres
• Aftal hvad I (leder/leder) taler om, og hvad I aftaler i dialogværktøj
• Afklar hvordan værktøj bruges, hvor leder ikke har budgetansvar
• Aftal hvordan rollefordelingen for de månedlige arbejdsgange er hos jer. Det kan være rollefordelingen mellem budgetansvarlig leder, ledere uden budgetansvar, administrative medarbejdere, bestyrelse osv.