Øvrige faste kontroller og opgaver på økonomiområdet
Her finder du en oversigt over de centrale faste kontroller og opgaver relateret til økonomiområdet, som den budgetansvarlige leder har ind i kommunens økonomiske årshjul.
Kontrollerne og opgaverne er uddybende beskrevet i Kasse- og regnskabsregulativets Bilag 1.1 Økonomisk ledelsestilsyn.
Det er dit ansvar at anvende budgetrammen i overensstemmelse med de service- og kvalitetsmål og aftalen med byrådet, som gælder for din del af organisationen. Selve budgettet kan også indeholde nogle forudsætninger, som skal respekteres. Hvis du vurderer, at det ikke er muligt at overholde budgettet, skal du rapportere "op" gennem organisationen - gerne løbende, men senest i forbindelse med en budgetopfølgning.
Budgetansvarlige ledere skal i løbet af årshjulet foretage budgetopfølgninger til både det politiske niveau og til direktionen.
Budgetopfølgning til det politiske niveau (med mulighed for at søge bevillingsmæssig ændring)
Der er seks årlige budgetopfølgninger. Tre af opfølgningerne skal til politisk behandling, og ved disse kan der søges bevillingsmæssig ændring. I daglig omtales de som de 'store budgetopfølgninger'. Lederens input til budgetopfølgningen udføres gennem ledelsestilsynet i NemØkonomi.
Budgetopfølgning til direktionen
Der er seks årlige budgetopfølgninger. Tre af disse skal kun behandles på direktionsniveau. I daglig tale omtales de som 'små budgetopfølgninger'. Lederens input til budgetopfølgningen udføres gennem det økonomiske ledelsestilsyn.
Som budgetansvarlig leder skal du udpege/godkende den eller de personer, som skal autoriseres til at behandle regnskabsbilag i din afdeling.
Du har i den forbindelse ansvaret for at sikre, at disse personer - forinden de oprettes i systemerne - i tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller mv.
Den budgetansvarlige har ansvaret for, at bilag er behandlet efter reglerne, at der er bevillingsmæssig dækning for beløbet og at bevillingens forudsætninger er opfyldt.
Som leder har du en række opgaver forbundet med bilagsbehandling. Ved godkendelse står brugeren inde for, at varen/ydelsen er leveret, at den svarer til det aftalte, og at udbetalingen har hjemmel i bevillingen. Bilagsbehandling er en løbende opgave, og aktuelle opgaver vil indgå i lederens indbakke i økonomisystemet.
I Kasse- og regnskabsregulativets Bilag 1.1 Økonomisk ledelsestilsyn er i afsnittet "Bogføringsprocessen" - "Normal procedure for bogføring" beskrevet kort den normale procedure for bilagsbehandlingen.
[XX - skal der stå noget om fakturagodkendelse generelt, eller skal overskriften kun være fakturagodkendelse af store udbetalinger?]
Fakturagodkendelse af store udbetalinger
I Randers Kommune er fastlagt forskellige godkendergrænser. Jo højere man befinder sig i ledelseshierarkiet, jo højere godkendergrænse har man.
Læs mere om godkendelse af udbetalinger hér og find de gældende godkendergrænser.
Opgaven indebærer således lederens endelige godkendelse af fakturaer, som en underordnet medarbejder har konteret og førstegodkendt, men hvor udbetaling ikke kan ske pga. utilstrækkelig beløbsgrænse. Med godkendelsen står lederen inde for udbetalingen og for fakturaens indhold. Medarbejderen, der sætter en regning til betaling, kan selv påføre godkender med en tilstrækkelig godkendergrænse. Hvis medarbejderen ikke selv påfører godkenderen, finder OPUS automatisk den nærmeste leder med en passende godkendergrænse. 2. behandling af fakturaer er en løbende opgave, og aktuelle opgaver vil indgå i lederens indbakke i OPUS.
Som budgetansvarlig leder er du ansvarlig for, at eventuelle indtægter opkræves og afregnes effektivt og sikkert.
Læs mere om reglerne for indtægter i afsnittet "Indtægter" i Kasse- og regnskabsregulativets Bilag 1.1 Økonomisk ledelsestilsyn.
I forbindelse med den årlige aflæggelse af regnskabet har du som budgetansvarlig leder ansvaret for at sikre, at den udmeldte procedure for regnskabsaflæggelse følges.
Proceduren udmeldes på siden "Regnskab" under "Økonomi" på Broen.