Stresspolitik for Udvikling, Miljø og Teknik

Her kan du finde retningslinjer for Udvikling, Miljø og Teknik samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere arbejdsbetinget stress, jf. "Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladsen" og Randers Kommunes lokale MED-aftale § 3.

Ingen skal blive syg af at gå på arbejde.

Ingen skal blive syge af at gå på arbejde, og her har vi alle et stort ansvar. Et ansvar som vi kun kan leve op til, hvis hjælper hinanden. Den forebyggende indsats imod stress er helt afgørende og her er forudsætningen åbenhed og et godt arbejdsmiljø baseret på tillid. Tillid til at man som medarbejder i en presset situation altid vil blive mødt af kollegaer og leder med ønske om at hjælpe – og finde løsninger. Løsninger som kan forhindre stress iværksættes umiddelbart, når de første faresignaler opdages.

Erfaringen viser, at stress desværre fortsat opstår, og derfor indeholder denne politik beskrivelse af, hvordan stress håndteres i forvaltningen. Der er ikke 2 sygdomsforløb, der er ens, men fælles for indsatsen er de afhjælpende foranstaltninger, som skal forhindre, at sygdommen forværres, og som skal medvirke til, at den stressramte kan vende tilbage på arbejde. Det er vigtigt med åbenhed og tydelighed omkring sygdomsforløbet hvis man bliver syg, så det er også en del af formålet med denne politik.

Stress er en reaktion på belastninger, der overstiger en persons ressourcer til at håndtere dem. Hvert menneske kan som udgangspunkt klare en vis - for vedkommende - nogenlunde fast mængde belastninger.

De fleste kan godt i en periode klare, at de krav, personen skal leve op til, overstiger disse ressourcer, men hvis ubalancen fortsætter for længe, vil personen på et tidspunkt begynde at opleve symptomer på overbelastning. Dette skyldes bl.a., at kroppen reagerer på situationen med en række fysiologiske ændringer og udskillelse af hormoner, der skal hjælpe personen til at klare en akut belastende situation, men disse ændringer er nedbrydende for både krop og psyke, hvis de fortsætter i for lang tid, og fører på sigt til en række symptomer og nedsat funktionsevne.

Målene for denne politik er at give ledelse og medarbejdere et fælles afsæt for at drøfte arbejdsvilkår, trivsel og stress, at understøtte det forebyggende arbejde og derved bidrage til et godt psykisk arbejdsmiljø. Medarbejderne kan finde tryghed i, at der både er en plan for forebyggelse og for håndtering af stress.

I Udvikling, Miljø og Teknik ønsker vi at have en god og åben kommunikation. Denne sker både mellem medarbejdere og ledelse og medarbejdere imellem. God og åben kommunikation hviler på tillid, som vi alle må vise hinanden. Tillid er også basen for god trivsel.

At deltage i personalemøder er med til at opbygge tillid, da disse er med til at binde os sammen. Tillid er også at have respekt for vores forskelligheder. Det skaber tillid, når der er overensstemmelse mellem det vi gør, og det vi siger.

God trivsel og et godt arbejdsmiljø kan medvirke til at forebygge stress. Vi skal derfor kunne have en åben dialog. Det er noget, vi alle kan medvirke til og alle har et ansvar for.

En anden ting, der er vigtig for Udvikling, Miljø og Teknik og for trivslen, er respekt for hinandens arbejdsopgaver. Alle har en vigtig funktion.

På vores arbejdsplads er det vigtigt, at alle føler et ansvar for at støtte op om at forebygge stress. Men for ikke at gøre dette til en uoverskuelig opgave, er det også vigtigt at vide, hvad vi forventer af hinanden. Nedenfor er derfor beskrevet, hvad vi kan forvente af hinanden i det daglige:

Individniveau

Vi har alle hver især medansvar for at være opmærksomme på vores egne reaktionsmønstre og handle på dem. Vi skal være åbne overfor at italesætte reaktioner selv eller med støtte. Vi kan selv være opmærksomme på forebyggende at kortlægge personlige stressfaktorer. Vi kan forvente af hinanden, at vi sætter grænser og beder om hjælp, både over for kollegaer, ledelse og samarbejdspartnere.

Gruppeniveau

Vi kan være opmærksomme på symptomer hos andre. Den, som ser symptomerne, har ansvaret for at gå direkte til vedkommende. Arbejdsmiljørepræsentanten, tillidsrepræsentanten eller ledelsen bør inddrages. Hvis en kollega udtrykker bekymring for én, skal man tage bekymringen alvorligt.

Man kan aftale, at én kollega er særligt opmærksom på én. Vi skal turde tale om symptomer og stress. Det er vigtigt at være lyttende i stedet for udelukkende at komme med gode råd. Vi bakker hinanden op og giver anerkendelse.

Ledelsesniveau

Ledelsen har ansvaret for at sikre, at der reageres forebyggende på tegn på stress. Lederen skal have en tydelig mundtlig og skriftlig kommunikation og skal udstikkes en retning for sektionen.

Dette sker blandt andet på personalemøder. Lederen gør sig tilgængelig for sparring og tilbagemelding, blandt andet ved at den daglige leder fører en ’åben dør’ politik, hvor man kan vende pludseligt opståede problemstillinger, eller man kan booke en samtale til sparrings-/udviklingssamtaler. Der er klare procedurer, og den faglige sikkerhed blandt medarbejderne understøttes.

Samtidig er der blik for de overordnede perspektiver for tilrettelæggelse af arbejdet og generel forebyggelse af arbejdsrelateret stress. Der kan i et forløb med en enkelt medarbejder vise sig noget, som giver anledning for ledelsen til at overveje mere overordnede forhold i afdelingen, temaer der berører alle, og bringe dette til dialog i eksempelvis arbejdsmiljøgruppen.

Ledelsen har ansvaret for en åben og tillidsfuld kultur og står altid klar med opbakning.

Lederen kan i trioen via TR og AMR få en bedre fornemmelse for, hvad der rører sig blandt medarbejderne.

På samme måde får TR og AMR adgang til ledelsesmæssige overvejelser og planer, der kan kvalificere deres arbejde som medarbejdernes repræsentanter.

Derfor har samarbejdet mellem leder og TR/ AMR stor betydning i forhold til den løbende og kontinuerlige indsats for at nedbringe sygefraværet.

Den bedste løsning er, at der aftales en handleplan, inden man bliver sygemeldt. En medarbejder, der mærker symptomer på stress, kan sammen med ledelsen få foretaget justeringer i sit arbejde med henblik på at forebygge stress. Hvilke konkrete justeringer, der foretages, er en individuel vurdering.

Som med alle typer sygemelding kontakter lederen sin medarbejder efter 3-4 dage. Den næste kontakt aftales også, og udgangspunktet er, at lederen kontakter medarbejderen som minimum efter kommunens generelle retningslinjer. Det aftales, hvad lederen må melde ud til kollegaerne.

Der kan også træffes aftaler om andre ting (f.eks. Godt i Gang). Det er egen læge, der sammen med den sygemeldte vurderer, hvornår vedkommende er klar til at vende tilbage. Det er vigtigt at huske på, at tilbagevenden kan ske meget gradvist, og altid skal tilpasses den enkelte.

Undersøgelser viser, at det i mange tilfælde er godt at holde kontakten til arbejdspladsen og komme stille og roligt i gang efter kort tids sygemelding.

Når arbejdet kan genoptages, skal der være en klar handleplan for hensyntagen, herunder aftaler om at stige gradvist i antal timer på arbejdspladsen og aftaler om, hvilke specifikke opgaver der kan udføres og i hvilket omfang.

En sådan handleplan laves skriftligt i samarbejde mellem den stressramte og den daglige leder. Planen kan i fællesskab løbende revideres efter aftale mellem den sygemeldte og lederen. Handleplanen er det understøttende skelet for den stressramtes tilbagevenden til arbejdet. Det er vigtigt at understrege, at det er lederen, der har ansvaret for handleplanen og for at sørge for at prioritere opgaverne.

Der skal være jævnlige samtaler med leder eller faglig leder. Formålet med samtalerne er en løbende forventningsafstemning og for at forhindre, at medarbejderen ikke udsættes for tilbagefald men i stedet oplever en udvikling hen imod færre skånehensyn.

Når den stressramte er tilbage på "normale vilkår", er det vigtigt at fastholde, at der skal være løbende opfølgning gennem møder med den nærmeste leder. Dette skal som minimum foregå i et halvt år efter tilbagevenden. Formålet med disse møder er at evaluere forløbet og sikre, at medarbejderen er godt i gang.

Forebyggelse

• Den forebyggende samtale ved bekymringstegn, som handler om at sikre relationen mellem leder og medarbejder og fastholdelse på arbejdspladsen
• Relationen mellem kollegerne ved bekymringstegn.

Ved kort fravær

Dag 1: Telefonisk sygemelding til nærmeste leder, handler om aflastning og afklaring.

Spørgsmål ved fraværsdag 1 som du kan forvente fra din leder:

• Skyldes fraværet forhold på arbejdspladsen?
• Hvad kan jeg som leder gøre?
• Er der aftaler/opgaver jeg skal tage hånd om, bliver løst?
• Hvornår forventer du at være tilbage?
• Hvornår på dag 4 skal der være kontakt, hvis du fortsat er syg?
• Hvad må jeg fortælle til dine kolleger vedrørende dit fravær?

Dag 4: Omsorgsopkald. Leder kontakter medarbejderen telefonisk, samtalen handler om dialog og afklaring.

Spørgsmål ved fraværsdag 4 som du kan forvente fra din leder:

• Hvordan går det?
• Hvad kan jeg hjælpe med?
• Hvornår forventer du at være tilbage?
• Kan der være opgaver, som du kan løse hjemmefra eller ved fremmøde på arbejdspladsen i et mindre omfang?
• Næste kontakt aftales inden 14 dages fravær.

Dag 7-14: Sygefraværssamtale. Opfølgning og invitation til den lovpligtige samtale.

Spørgsmål som du kan forvente fra din leder:

• Hvad kan jeg hjælpe med?
• Hvornår forventer du at være tilbage?
• Kan der være opgaver, som du kan løse hjemmefra eller ved fremmøde på arbejdspladsen i et mindre omfang?
• Information om den lovpligtige sygefraværssamtale mhp. planlægning for tilbagevenden til arbejdspladsen. Tid og sted aftales.
• Informér medarbejderen om muligheden for at have en bisidder med til samtalen.

Ved langt fravær

Inden dag 28: Den lovpligtige sygefraværssamtale skal være afholdt inden dag 28.

Spørgsmål som du kan forvente fra din leder:

• Hvilke behandlingsmæssige tiltag er i gang eller planlagt, for at du kan blive rask igen? Hvornår forventer du at være tilbage?
• Er der forhold på arbejdspladsen, som medvirker til dit fravær?
• Hvad er vigtigt i forhold til at lave en plan for, hvordan du hurtigst muligt kommer godt tilbage/i gang igen?
• Er det muligt, at du kan møde og udføre nogle arbejdsopgaver, selvom du ikke er helt rask?
• Hvordan synes du, vi bedst kan være i kontinuerlig kontakt i den periode, du ikke er her?
• Hvad må jeg fortælle dine kolleger om dit fravær?
• Aftale om næste samtale.

Ved gentagende fravær

Leder afholder sygefraværssamtale i tilfælde, hvor der er tale om gentagne fraværsperioder – 3 perioder inden for 6 måneder. Samtalen har samme karakter som den lovpligtige samtale.

Generelt information

Godt i Gang

Godt i gang retter sig mod to målgrupper: arbejdspladser i Randers Kommune og medarbejdere som er sygemeldte, hyppigt syge eller i risiko for sygemelding.

Når man som leder eller medarbejder vurderer, at man kunne have gavn af en forebyggende indsats, kan man kontakte Godt i Gang og få en uforpligtende samtale.

Hvis man herefter ønsker at benytte sig af en af Godt i Gangs indsatser, skal man lave en aftale med sin leder herom, da arbejdspladsen har en betalingsdel.

Hvis lederen godkender tilbuddet om den forebyggende indsats, vil Godt i Gang sammen med medarbejderen aftale det videre forløb.

Godt i Gangs indsats er altid et samarbejde mellem Godt i Gang, leder og medarbejder.

Mulighedserklæring

Når en medarbejder er sygemeldt, har man som leder mulighed for at indhente dokumentation for sygdommen i form af en mulighedserklæring eller en friattest. Mulighedserklæringen består af to dele. Den første del udfylder leder og medarbejder sammen under en sygesamtale. Medarbejderen tager derefter blanketten med til lægen, som udfylder side to. Hele erklæringen returneres til lederen. Mulighedserklæringen anvendes også ved dokumentation for årsag til mange hyppige korte fraværsperioder.

Hvis det konkret viser sig umuligt at udarbejde en mulighedserklæring, fordi medarbejderen ikke er i stand til at møde frem til en sygesamtale, søges sygdommen dokumenteret ved en friattest. Her kan lederen anmode om, at lægen på en friattest dokumenterer, at medarbejderen på grund af sygdom er forhindret i at møde på arbejde og deltage i en sygesamtale, samt nærmere angive tidshorisonten for sygdommen. Sigtet er dokumentation for sygdom som lovlig grund til forfald. Friattesten kan alene anvendes ved aktuelt fravær.

Eksempler på symptomer på stress (hos dig selv eller din kollega)

Ofte går der lang tid, før man selv erkender, at man har tegn på stress. Det kan for eksempel skyldes, at årsagerne til stress ikke opstår fra den ene dag til den anden, eller fordi man ikke er tilstrækkeligt opmærksom på signalerne. Det kan derfor være svært at se – både for dig selv og for andre. Nedenfor er nogle almindelig tegn. Disse kan naturligvis også have andre årsager. Ofte vil du opleve flere symptomer, hvis der er tale om stress:

• Du bliver lettere irriteret.
• Du laver fejl, som du normalt ikke laver.
• Du glemmer flere ting.
• Du bliver grådlabil.
• Du har svært ved at koncentrere dig og mangler overblik.
• Du har mindre energi end normalt.
• Du bruger mere tid på at løse opgaver, som før har været lette.
• Du har svært ved at falde i søvn og vågner ofte om natten.
• Du oplever fysiske symptomer som hovedpine, mavepine, hjertebanken eller svedeture.

Hvad kan du selv gøre

Hvis du mærker tegn på stress, er der en række ting, du selv kan. Her nævnes nogle eksempler. Nogle er handlingsrettede, andre handler om indstilling. Husk også, at helt basale behov som søvn og motion er både forebyggende og virksomt.

• Føler du dig stresset eller er du i tvivl om symptomer, så tag en snak med din nærmeste leder eller en kollega. Eller tal med personer i dit private netværk.
• Det er lederen og medarbejderens ansvar at sikre, at der er en tydelig balance mellem krav og ressourcer – og at der sker den fornødne prioritering.
• Tal med tillidsrepræsentanten eller arbejdsmiljørepræsentanten for at få fokus på de stress kilder, der påvirker dig.
• Det er vigtigt at sige fra, men det er også vigtigt at sige, hvordan man har det.
• Tag eventuelt kontakt til din læge.
• Lær dine stresssymptomer at kende. Brug dem som advarselssignaler.
• Forsøg at finde ud af, hvad det er, der giver dig stress. Er det faktorer i arbejdet? Familien? Økonomien? Dine egne krav til dig selv? Er det noget du kan eller vil ændre på? Er det, der stresser dig småting, som ikke bør optage dig? Kan du lade det fare?
• Tag imod omsorg fra kollegaer, venner og familie.
• Vær realistisk, når du sætter mål.
• Prøv at ændre det, der kan ændres og bør ændres. Acceptér det, der ikke kan ændres.
• Hvis opgaverne bliver for mange, kan man lave en prioriteret plan, enten individuelt eller på gruppeniveau. Bed om hjælp hos nærmeste leder til at prioritere opgaverne.