Tværgående sagsbehandling

At sikre:

• en koordineret og effektiv håndtering af sager, som involverer flere lovområder og sektioner/afdelinger
• at der gennemføres en fuldstændig sagsbehandling efter reglerne indenfor alle berørte lovområder
• at ansøger altid ved hvem i forvaltningen der skal kontaktes i spørgsmål vedrørende sagens behandling.

Sagsbehandling i Miljø og Teknik i Randers Kommune.

Sagen fordeles til rette afdeling. Sagen tildeles ansvarlig sagsbehandler. Er du i tvivl, så spørg din sektionsleder.

Opstart af sag

4.1. Skriftlig ansøgning/anmeldelse modtages. Der oprettes en sag i SBSYS i overensstemmelse med sagshåndteringslisten (findes på MyAcademy). Ved sagsoprettelsen skal der tilknyttes en matrikel og/eller ejendom som genstand.Fysiske sager skal stedfæstes i GIS (se video på MyAcademy).

4.2. Ved hjælp af luftfoto og konfliktsøgning i ESDH-profilen i CB-kort undersøges, om sagen kræver tilladelser, dispensationer m.v. indenfor andre lovområder. Konfliktsøgningen (pdf-rapport) gemmes på sagen (se video på MyAcademy).

4.3. Medmindre der kan træffes afgørelse inden for ti arbejdsdage efter modtagelse af ansøgning, sendes en kvitterings-skrivelse til ansøger jf. Byrådets servicemål. Ansøger gøres bekendt med hvilke tilladelser, dispensationer m.v. der kræves ifølge anden lovgivning, og hvem der er ansvarlig sagsbehandler. Ansvarlig sagsbehandler opstarter sagsbehandlingen. Er sagen ikke tilstrækkeligt oplyst efter en umiddelbar vurdering, anmodes ansøger om yderligere oplysninger.

Intern høring

4.4. Inden for 10 arbejdsdage sender ansvarlig sagsbehandler sagen i intern høring hos andre relevante sektioner, såfremt sagen kræver vurderinger, tilladelser m.v. herfra. Form og indhold af høringsmaterialet aftales sektionerne imellem og afhænger af sagstype. Sagen sendes i høring via en erindring i SBSYS med tidsfrist for høringssvar. Konfliktsøgning er journaliseret på sagen. Kontaktpersoner i sektionerne skal være tydelige (CB-kort) ellers sendes sag til sektionsleder/sektionens postkasse.

Såfremt sagen kræver behandling i mere end én anden sektion, indkalder ansvarlig sagsbehandler til et koordinerende møde. Nødvendige tilladelser, dispensationer m.v. skrives så vidt muligt sammen i én afgørelse. Det afklares, hvem der er tovholder. Det aftales endvidere om evt. partshøring kan koordineres.

4.5. Sagsbehandlingen i øvrige afdelinger igangsættes efter fagafdelingerens egne sagsspecifikke procedurer. Der skal oprettes én sag i SBSYS for hvert lovområde, hvor der gives tilladelse/dispensation. Sagerne oprettes i overensstemmelse med sagshåndteringslisterne i MyAcademy.

4.6. Når de hørte fagafdelinger er færdige med deres sagsbehandling afgives høringssvar som udført erindring i SBSYS – evt. med henvisning til tilladelse/dispensation. Hvis flere afgørelser skrives sammen sikres det, at alle nødvendige faglige og juridiske oplysninger (fx klagevejledning) fremgår. Det afklares, om evt. annonceringer kan koordineres.

4.7. Sager skal afsluttes i SBSYS (sagsstatus afsluttet).