Retningslinje for brug af Forum i Sensum One

Der er i Sensum One mulighed for at anvende Forum for udfører.

I Sensum One er det muligt at anvende og oprette Fora. Fora kan anvendes til nyheder, information, opslagstavle. Fora kan ligeledes anvendes til skriftligt at debattere omkring overordnede emner og til at stille spørgsmål, der IKKE er relateret til en specifik borger. Der må IKKE være personfølsomme informationer i Forum.

Tråde i et fora er de enkelte indlæg der kommer i det givne fora.

Eksempler på hvad fora kan anvendes til:

• Bred information
• Aktuelle nyheder
• Spørgsmål/emner der kan debatteres.

Eksempler på hvad fora ikke må anvendes til:

• Oplysninger/information der handler om konkrete borgere
• Information om årsag til medarbejderes fravær / sygemeldinger mv.

Fora må ikke anvendes til oplysninger om borgere, medarbejdere eller anden form for personfølsomme oplysninger der er relateres til bestemte personer. Oplysninger om borger skal noteres i borgers journal.

Den fremtidige brug af funktionen Forum vil derfor blive reduceret til kun at skulle indeholde informationer der IKKE er rettet mod borgere. Tråde i fora vil være indstillet til at blive fjernet efter 30 dage.

Der kan, efter aftale med systemadministrator, oprettes et fora for medarbejderfravær. Dette skal afgrænses på afdelingsniveau og indlæg i disse bliver automatisk slettet efter 14 dage. I disse fora må det IKKE noteres årsag til fraværet men udelukkende konstateres at X er fraværende x dato.

Det påhviler ledelsen på de enkelte tilbud at tage løbende stikprøver i de enkelte fora der er oprettet ved tilbuddet. Hvis der forekommer personfølsomme informationer der relaterer sig til borgere, medarbejdere eller anden form for oplysninger der relaterer sig til bestemte personer, skal disse fjernes omgående.

Beskeder målrettede til en bestemt medarbejdergruppe eks. sundhedsansvarlige med påkrævede handlinger af medarbejderne skal afsendes via Advis-funktionen.

Eksempel på indhold i advis:

• Fælles information til sundhedsansvarlige medarbejdere vedr. opdatering af arbejdsgang
• Referater og dagsordner fra eks. personalemøder, LMU og lignende kan placeres i afdelingens dokumentmappe. Alternativt vil dette kunne gemmes på Broen. Hvor hvert område og tilbud kan få oprettet egne lokale websider.
• Medarbejderkalender/-aftaler: Outlook
• Møde/vagtplan: Optima
• Ferie: Optima
• Overlevering fra nattevagt: Brug dagbogstype på afdeling "Overlap fra nattevagter" og "Overlap til nattevagter".

• Referater og dagsordner fra eks. personalemøder, LMU og lignende kan placeres i afdelingens dokumentmappe. Alternativt vil dette kunne gemmes på Broen. Hvor hvert område og tilbud kan få oprettet egne lokale websider.
• Medarbejderkalender/-aftaler: Outlook
• Møde/vagtplan: Optima
• Ferie: Optima
• Overlevering fra nattevagt: Brug dagbogstype på afdeling "Overlap fra nattevagter" og "Overlap til nattevagter".

Da Sensum One vil samle alle Randers Kommunes tilbud på en platform vil administration og oprettelse af Forum lægge centralt ved systemadministrator. Dette da der skal laves begrænsninger i tilgængelighed af alle Fora som standard for at sikre at vi som kommune overholder databeskyttelses lovgivningen.

Det er altid en leder/superbruger (kræver altid godkendelse af leder) der afsender bestilling på oprettelse af et Forum. Leder/superbruger skal sikre at et forum overholder ovennævnte retningslinje.

Ovenstående sendes til: