Nærarkivet
Nærarkivet er Randers Kommunes arkiv for sociale sager. I arkivet opbevares både afsluttede og aktive sager.
Aktive sager opbevares, indtil de afsluttes, hvorefter de overgår til kassation. Kassation for afsluttede sager er som hovedregel 5 eller 10 år efter afslutningsår alt efter sagstype. Sager undtages fra kassation og skal bevares, hvis de kan placeres i følgende kategorier:
- Sager med aktindsigt før 2012
- Sager med klager og anker før 2012
- Sager startende med cpr-nummer "01" med dokumenter før 2007
- Integrationssager
- Mellemkommunale sager
- Børnesager (økonomiske sager er undtaget fra denne regel).
Ved henvendelse til Nærarkivet bedes man sende anmodningen til Nærarkivets mail: naerarkivet@randers.dk.
Desuden skal der gøres opmærksomt på, at personalesager/dokumenter vedrørende personalesager ikke skal sendes til arkivet, da vi ikke er forpligtigede til at opbevare disse.
NB: Sager udlånt fra Nærarkivet skal afleveres tilbage efter endt brug!
Nærarkiv: Udlånsvejledning
- Send anmodninger om udleveringer af personoplysninger til både Nærarkivet og Randers Stadsarkiv, da Randers Stadsarkiv også opbevarer sociale sager. Ved henvendelse til Randers Stadsarkiv kræves det, at sagsbehandleren udfylder en digital blanket.
- Udlånstiden er som udgangspunkt en måned.
- Udlånte sager skal tilbageleveres til arkivet efter endt brug, Nærarkivets rundenummer er 7.0
- Ophører en sagsbehandler i sit job og overføres dennes sager ikke til en anden sagsbehandler, skal alle de udlånte sager, der forefindes på kontoret, afleveres til arkivet.
- VIGTIGT! Alle sager, der indleveres til Nærarkivet, skal være anført oplysninger om sagernes status, hvis det ikke allerede fremgår. Det vil sige, om de er aktive eller passive. Dette er vigtigt at vide for arkivet med henblik på arkiveringen af sagen.