Telefonhåndtering i Udviklingshuset

Udviklingshusets gruppenummer hedder 7735. Dette nummer håndteres af Administrativt Team og indgår i den fælles betjening af jobcenterets hovednummer 7800 – oversigt portalen 7800.

Telefonvagt-ansvaret går på skift i teamet og fremgår af den enkeltes kalender.

Telefonvagten har ansvaret for pasningen af telefonen i hele jobcenterets åbningstid mandag 09.00-14.30 og 15.00-17.00, tirsdag-torsdag 09.00-14.30 og fredag 09.00-13.00.

Opringning fra lokalnummer til gruppenummeret: Tast 7735.

I sommerferien kan andre medarbejdere besvare opkaldene ved at benytte en af de mobiltelefoner, som er koblet til gruppenummeret.

Alle medarbejdere skal være omhyggelige med at udlevere sit direkte telefonnummer til borgere og samarbejdspartnere.

Log ind

• Ring op til 9199
• Postkasse = Dit lokalnummer efterfulgt af # (fx 7846#)
• Kodeord = Dit lokalnummer efterfulgt af 99 og efterfulgt af # (fx 784699#) – hvis du har fået oplyst et kodeord fra IT, skal dette bruges første gang og ændres til "lokalnummer+99".

Telefonsvarer

Når man i løbet af arbejdsdagen ikke har mulighed for at svare sin telefon omstilles telefonen til egen telefonsvarer (omstil – 9199 - omstil).

Alle medarbejdere skal indtale en besked ud fra følgende skabelon:

"Det er (fornavn og efternavn), Jobcenter Randers, Udviklingshuset – jeg kan ikke svare min telefon i øjeblikket. Du kan indtale dit navn, telefonnummer og en kort besked efter klartonen, så vil jeg kontakte dig inden for 8 arbejdstimer. Tak for dit opkald."

I denne besked kan det også oplyses, hvis man har en fast fraværsdag hver uge (fx uddannelse hver tirsdag eller seniordag hver fredag).

For at indtale beskeden på din telefonsvarer:

• Ring op til telefonsvaren på 9199 og log ind
• Tast 821
• Tast 76 for at slette den nuværende hilsen
• Tast 5 for og indtal ny hilsen
• Tast # for at afslutte hilsen
• Tast 2 for at aflytte ny hilsen.

Midlertidig hilsen

Ved en hel dags fravær eller mere indtales en midlertidig besked på egen telefonsvarer. (Dette gælder dog ikke, hvis der er tale om en fast fraværsdag, som der oplyses om på den almindelige telefonsvarerbesked – i disse tilfælde kan den almindelige telefonsvarerbesked anvendes.)

Den midlertidige besked skal følge nedenstående skabelon:

"Det er (fornavn og efternavn), Jobcenter Randers, Udviklingshuset. Jeg er ikke på kontoret før (angiv dato for, hvornår du er tilbage). Du kan træffe én af mine kolleger på tlf. 8915 7800. Tak for dit opkald."

For at indtale/ændre midlertidig besked på din telefonsvarer:

• Ring op til telefonsvaren på 9199 og log ind
• Tast 823
• Tast 5 for at indtale en midlertidig hilsen
• Tast # for at afslutte hilsen
• Tast 2 for at kontrollere hilsen
• Tast 9 for at indtaste udløbstidspunkt, tast udløbsmdr. – fx 07# for juli, og udløbsdag – fx 01# for den første, og tast udløbstidspunkt – fx 0750# for klokken 7.50
• Tast 4 for at aktivere den midlertidige hilsen.

Hvis du har lavet din midlertidige hilsen uden udløbstidspunkt, følges denne vejledning:

• Ring op til telefonsvaren på 9199
• Tast 823
• Tast 9 for at indtaste udløbstidspunkt, tast udløbsmdr. – fx 07# for juli, og udløbsdag – fx 01# for den første, og tast udløbstidspunkt – fx 0750# for klokken 7.50.

Aktivere og de-aktivere telefonsvarer eller midlertidig hilsen

Midlertidig hilsen erstatter telefonsvarerbeskeden indtil den midlertidige hilsen udløber. For at opkald besvares af telefonsvareren eller den midlertidige hilsen, skal telefonen omstilles til telefonsvareren således:

For at aktivere telefonsvareren 1. gang: Tryk "Medfly" + 9199 + "Medfly"

For at aktivere telefonsvareren efterfølgende (til samme nr. som sidst): Tryk "Medfly" + "Medfly"

For at de-aktivere telefonsvareren: Tryk "Medfly" + "Annull"

Aflytning af beskeder

Den røde lampe på telefonen lyser, når der er nye beskeder på din telefonsvarer.

• Ring op til telefonsvaren på 9199 og log ind
• Du får oplyst antallet af nye beskeder – følg telefonens vejledning.

Ændring af kodeord

• Ring op til 9199 og log ind med dit nuværende kodeord.
• Tast "8 * " og tast 4 - følg telefonens vejledning.

Omstilling ifm. ikke planlagt fravær

Ved omstilling af telefon pga. fravær, hvor vi ikke kender fraværsperioden (f.eks. sygdom) skal telefonen medflyttes til Udviklingshusets gruppenummer 7735 – så håndteres opkald af telefonvagten (Medflyt – 7735 – medflyt).

Når du kommer tilbage efter ikke-planlagt fravær

HUSK: Når du kommer tilbage fra ikke planlagt fravær, skal du de-aktivere medflytningen til gruppenummeret: "Medfly" + "Annull" og herefter lave omstilling til din egen telefon: "Medfly" + 9199 + "Medfly". Hvis du ikke gør dette, vil din telefon blive omstillet til gruppenummeret, hvis du efterfølgende benytter "Medfly" + "Medfly".

Særligt for medarbejdere med mobiltelefon

For at "Medflytte" din IPtelefons lokalnummer til en mobil: Tryk Medflyt + 0 og hele det 8-cifrede mobilnummer + Medflyt.

For at "omstille" kald til mobiler fra IPtelefoner: Tryk Medflyt + 0 og hele det 8-cifrede mobilnummer + Medflyt.

Hvis mobilen har et 8915-nummer, kan man vælge at Omstille kald til de sidste 4 cifre, 8915xxxx, som man er vant til. F.eks. Omstil + 5000 + Omstil

Særligt for mobiltelefoner tilknyttet gruppenummeret 7735

Omstilling til 4-cifret lokalnummer eller mobilnummer: