Værdier og principper

Kommunikation skal først og fremmest understøtte Randers Kommunes visioner, værdier og mål. Den skal fremme demokratisk debat – både internt og eksternt, og understøtte borgeres og virksomheders oplevelse af og adgang til serviceydelser.

Kommunikationen skal medvirke til profilere kommunen i forhold til omverdenen og bakke op om initiativer, andre tager for at profilere kommunen.

Kommunikationen skal medvirke til at give borgerne kendskab til og forståelse for kommunens værdier, visioner, mål og opgaver. Den skal sikre kendskab til og forståelse for de beslutninger, der tages af både den politiske og administrative ledelse.

Kommunikationen skal sikre kendskab til og forståelse for kommunens myndighedsopgaver og understøtte samt lette borgeres og samarbejdspartneres adgang til digitaliserede, offentlige serviceydelser. Randers Kommunes digitale univers tilstræber at være en indgang til hele den offentlige sektor. Det digitale Randers skal fremme den digitale udvikling og være indgang til hele den offentlige sektor og til i meget bred forstand at være borger i Randers Kommune. Det digitale Randers er det kommunikative omdrejningspunkt, der kan forbinde borgere og kommune. Samtidig skal det digitale univers i hele det kommunale spektrum af ydelser understøtte den digitale udvikling. Udgangspunktet for at nå disse mål er at sætte borgeren i centrum og dermed imødekomme borgerens behov på en række områder.

Kommunikationen skal sikre medarbejderne uhindret adgang til informationer, som har betydning for deres arbejde, og den skal medvirke til en aktiv dialog om kommunens udvikling og løsningen af de daglige opgaver.

Kommunikationen i Randers Kommune er rettidig, åben, nem at forstå, troværdig og er i respekt for sine målgrupper samt pressens hurtige deadlines.

Randers Kommune er en gennemsigtig organisation, hvor der er plads til dialog, og hvor der er en åben dialog med borgere, erhvervsliv, medarbejdere og andre interessenter.

Randers Kommune er et fællesskab og ikke "dem inde på kommunen". Kommunen vil inddrage borgerne, foreningerne og virksomhederne. Derfor er information fra Randers Kommune lettilgængelig og inviterer, når det er relevant til dialog og inddragelse.

Borgere, brugere og samarbejdspartnere skal behandles med tillid, empati og respekt ud fra et ligeværdigt grundlag.

• Alle medarbejdere skal i kommunikationen med omverdenen medvirke til at give et rigtigt billede af Randers Kommune og informere om de mange forskellige services, kommunen leverer.
• I kommunikationen med borgere, brugere, samarbejdspartnere og andre skal alle medvirke til at synliggøre de visioner og værdier, kommunen står for, og bidrage til at styrke kommunens image.
• I samspillet med borgeren optræder hver enkelt kommunalt ansat også som informationsmedarbejder og som en ambassadør for virksomheden Randers Kommune.
• Selv om Randers Kommune er i høj grad er en decentraliseret organisationen, opfattes den som en helhed, og det er medarbejdernes opgave gennem deres kommunikation at imødekomme og styrke denne opfattelse.
• Kontakten med borgeren, hvad enten den er personlig, telefonisk, skriftlig eller foregår elektronisk, skal tage udgangspunkt i borgerens behov og forudsætninger, og kommunikationen skal målrettes og udformes, så den både når og forstås af den målgruppe, den er tiltænkt.
• Alle medarbejdere både kan og bør naturligvis give information om både deres eget sagsområde og kommunale forhold, så de medvirker til at sprede viden og fremme debat om den kommunale virksomhed.
• Alle er ansvarlige for, at kommunikationen fungerer - ikke kun ledere og specialister i kommunikationsafdelingen.
• Den mundtlige dialog er lige så væsentlig som den skriftlige.
• Sproget skal afspejle, at Randers Kommune ønsker at behandle alle med respekt, ligeværd og tillid i skrift og i tale.

• Direktionen har det overordnede ansvar for, at medarbejderne får information om væsentlige beslutninger, værdier og principper.
• Ledere på alle niveauer har et særligt ansvar for at gå i spidsen med gode eksempler på rigtig og rettidig kommunikation.
• Det er vigtigt, at alle medarbejdere kender kommunens visioner, værdier, opgaver og mål. Ledere i alle dele af Randers Kommune har pligt til at sørge for, at medarbejderne let og uhindret får adgang til information, viden og erfaringer, som kan medvirke til at optimere medarbejdernes kvalifikationer og kompetencer og på den måde udvikle servicen over for brugerne.
• Lederne har ansvaret for at informere medarbejderne inden for deres eget område om nyheder, beslutninger mv., der har betydning for det daglige arbejde.
• Den enkelte medarbejder har pligt til at skaffe sig den viden og information, der er nødvendig for at arbejdet udføres optimalt.
• Kommunikationsafdelingen rådgiver om kommunikation, udfører, koordinerer og inspirerer til en fortsat udvikling af informations- og PR indsatsen, ligesom afdelingen har det overordnede ansvar for udviklingen af det digitale univers/hjemmeside/intranet/personaleblad/presseindsats/PR/markedsføring.

Med åbenhed

Vi skal kunne kigges i kortene men samtidig beskytte enkeltpersoner samt egne og andres rettigheder og forretningsmæssige interesser.

Vi vil også kommunikere i svære situationer, som måske ikke umiddelbart er til vores fordel.

Via dialog

Vi er bevidste om, at motivationen, engagementet, ansvarligheden og lysten til arbejdet fremmes bedst i god dialog både internt og eksternt. Medarbejderne skal være de første, der skal høre om eller drøfte beslutninger, der vedrører dem.

Vi er bevidste om, at vi kan skabe bedre resultater ved at dele erfaringer, viden og læring med hinanden.

Vi vil gerne udfordres på vores synspunkter og deltage i en god diskussion. Det er med til at skabe udvikling.

Med troværdighed

Vi ved, at tillid afhænger af troværdighed, og at der skal være sammenhæng mellem ord og handling. Derfor skal vores kommunikation være ærlig, korrekt og rettidig.

Så det forstås

Som afsender af information er det vores pligt, at modtageren forstår, hvad vi siger og skriver. Vi vil bruge et klar, korrekt og præcist sprog og rette det ind, så det passer til den målgruppe, vi henvender os til.

Til tiden

Vi vil ikke vente på, at man beder os kommunikere. Vi vil selv tage initiativet til at informere både intern og eksternt.

Oplever vi eksempler på misforståelser, myte- og rygtedannelser, vil vi give vores opfattelse af sagen til kende.

Vi vil ved enhver ny opgave, service ethvert nyt projekt eller anlægsarbejde tænke på, hvem der skal informeres og hvorfor, om hvad, hvornår og hvordan.

Så det kan ses

Randers Kommune er stærkt decentraliseret men alligevel en helhed. Derfor skal alle afdelinger og institutioner i deres kommunikation så vidt muligt vise tilhørsforholdet til kommunen. Det betyder, at den grafiske designmanual skal følges af alle afdelinger og institutioner.

Designmanualen kan hentes på Broen, og kommunikationsafdelingen kan rådgive i brug af manualens grafiske elementer.

Pressen har en ganske særlig rolle i den eksterne kommunikation. Det gælder både den lokale og pressen i almindelighed. Pressen spiller en væsentlig rolle i den offentlige debat, og det er ofte her, borgerne kommer til orde med holdninger og synspunkter – også om kommunale forhold.

Vi ønsker derfor over for pressen størst mulig åbenhed og troværdighed. Det skal være nemt for pressens repræsentanter at få information og adgang til oplysninger om kommunale forhold.

Alle afdelinger og institutioner kan udsende pressemeddelelser og kontakte medierne med nyheder, resultater eller andet af interesse for offentligheden. Samarbejdet med pressen er uddybet i Håndbog i pressekontakt.

Information og kommunikation er den lim, der binder en organisation sammen. Derfor er det vigtigt, at information og kommunikation fungerer på alle niveauer i den kommunale organisation, og alle medarbejdere så vidt muligt får kendskab til kommunens kommunikationsprincipper og værdier.

Information bør stå på dagsordenen til møder, hvad enten det er i direktionen, hos afdelingslederne eller i daginstitutionen. Der bør altså på et møde overvejes, hvad der skal informeres om internt eller eksternt og af hvem – måske begge dele.

Meget information er envejskommunikation. Vi har derfor ansvaret for, at modtageren forstår informationen. Modtageren har i mange tilfælde slet ikke bedt om informationen. Vi skal derfor sætte os i modtagerens sted og samtidig forstå, at dialog fylder stadig mere på mange kommunikationsplatforme – fx i de sociale medier.

Det er derfor ikke altid nok med envejskommunikation eller traditionel information om kommunale kerneydelser. Afdelings- og institutionsledere skal derfor i deres arbejde tænke på og tilrettelægge, hvordan beslutninger bedst muligt kommunikeres ud til de forskellige målgrupper.

Når der udgår nyheder til presse, bør der som udgangspunkt orienteres internt samtidigt og gerne tidligere. Dog er det her en særlig udfordring, at orientering til op mod 9000 medarbejdere er at betragte som en offentliggørelse. Derfor vil det som minimum være sådan, at berørte medarbejdergrupper orienteres tidligst muligt.

De politiske udvalg orienteres ved presseformidling inden for udvalgets område, og byrådet orienteres såfremt det måtte ønskes.

Det er afsenderens/vores ansvar, at modtageren forstår, hvad vi siger og mener. Ret tale og skriftsprog ind efter den målgruppe, du henvender dig til. Kom til sagen – tal og skriv uden omsvøb. Vær hellere konkret end abstrakt. Vær varsom med fremmedord og fagsprog. Vær personlig i skrift og i tale.

Randers Kommune er dus med sine målgrupper, medmindre vi bliver tiltalt De.

Randers Kommunes websted skal:

1. understøtte en høj grad af åbenhed.
2. være i front med digital selvbetjening for at yde god service og samtidig udnytte ressourcerne optimalt.
3. være nemt og overskueligt opbygget og skal sætte sig i de forskellige brugeres sted og tilrettelægge sit sprog, design og layout derefter.
4. som kommuneportal være hovedindgangen for informationer om det offentlige og skal markedsføre området og binde kommunen sammen.
5. tilgodese personer med handicap.
6. afspejle professionalisme, aktualitet, dynamik og innovation.
7. indeholde eller linke til kommunens institutioner, som alle skal have en hjemmeside.
8. være up to date, datasikkert og driftssikkert.
9. aktivt understøtte og stimulere den lokale debat og nærdemokratiet.
10. levere personaleinformation også rettet mod den del af kommunens medarbejdere, der ikke arbejder ved en pc.

De fleste kommunale medarbejdere er eksperter inden for et eller flere fagområder, men måske ikke vant til eller trænet i kommunikation og information.

Kommunikationsafdelingen giver råd og sparring om kommunikation og information, hjælper med produktion af informationsmateriale og underviser i kommunikation.

Kommunikationsafdelingen tilbyder kurser i pressehåndtering, digital formidling og sprogbrug.