Bilag 2: Opmærksomhedspunkter og retningslinjer for anvendelse af sociale medier

• De sociale medieplatforme udgør yderligere et lag af information, men erstatter ikke eksisterende platforme. Platformen er yderligere en arbejdsopgave, hvor omfanget kan variere, men altid kræver daglig overvågning.
• Tag kontakt til Randers Kommunes kommunikationsafdeling med henblik på at få sparring i forhold til om en social medieplatform er den relevante platform i forhold til målet og emnet.
• En social medieplatform kræver en arbejdsindsats, og den må ikke ligge "død" hen. Døde sider lukkes. Det er opretterens ansvar at sikre, at dette sker.
• Det er nødvendigt at overvåge aktiviteten på sociale medier. Derfor skal det overvejes nøje, om det er nødvendigt at oprette en særskilt side for et projekt/center etc.
• Facebook og øvrige sociale medier anvendes ikke af alle borgere. Derfor er hjemmesiden kommunens primære digitale kanal. Der henvises så vidt muligt til den relevante hjemmeside i kommunens univers www.randers.dk.
• I anvendelsen af sociale medieplatforme risikerer man at blande privatsfæren ind i arbejdslivet. Derfor er det kommunen og ikke den enkelte medarbejder, der skal være afsender på fx kommunens facebook-sider. Skriv "under dække af siden". Dog må der stå "med venlig hilsen xxx/fornavn".
• Ikke alle medarbejdere kan medvirke til indsatsen på sociale medier, da det er frivilligt for den enkelte at oprette en profil på sociale medier.
• Såfremt en krisesituation afstedkommer en mængde indlæg, der ikke matcher kommunens retningslinjer for god opførsel på sociale medieplatforme, fjernes disse indlæg øjeblikkeligt. Om nødvendigt lukkes for muligheden for, at der udefra kan oprettes nye "debattråde".

• Ved oprettelse af socialt medie inddrages kommunikationsafdelingen i forhold til sparring og får desuden administratoroplysninger og adgang med henblik på at vedligeholde et overblik og om nødvendigt tilrette/lukke en social medieplatform. Der skal lukkes for indbakke på Facebook.
• Kommunikationsafdelingen har den overordnede overvågning og koordinering af tiltagene på sociale medier. En institution/projekt/center har ansvar for løbende overvågning af egen oprettet side.
• En social medieplatform som fx Facebook skal overvåges dagligt. Spørgsmål fra borgere skal besvares hurtigst muligt og senest inden for en arbejdsdag. Hvis der ikke kan skaffes svar inden for en arbejdsdag, skal borgeren have besked om dette, og at der arbejdes på at skaffe et svar. De svar, som fremskaffes, er forvaltningens svar på de(t) pågældende spørgsmål.
• Der må aldrig foregå sagsbehandling på et socialt medie, ligesom kommunen på ingen måde må sætte personfølsomme eller følsomme data i spil på sociale medieplatforme. Personfølsomme oplysninger SKAL fjernes.
• Underlødige, injurierende, kommercielle eller retsstridige indlæg skal fjernes.
• Aktiviteterne skal bygge på en tydelig og målrettet planlægning samt en klar ansvarsfordeling.
• Kommunens retningslinjer for sociale medier – herunder specifikt for Facebook skal altid fremgå tydeligt og fremgå fra starten af platformens levetid – fx ved oprettelsen af en side.
• Der skal henvises til fuld information om et emne på randers.dk Sammenhængen til den traditionelle hjemmeside er afgørende for at skabe synergi mellem kommunens medieplatforme.

Side Velkommen til Randers Kommunes Facebookside. Med siden vil Randers Kommune som forvaltning levere servicemeddelelser, nyheder og historier fra Randers Kommune. Vi vil også gøre vores bedste for at svare på eventuelle spørgsmål eller henvise dig til rette sted. Randers Kommune har også andre Facebooksider om aktuelle projekter, fra en institution og lignende. Her på siden kan du få et samlet overblik over vores andre sider.

Der skal på denne Facebook side være plads til både debat, ris og ros. For at sikre en god debat er der dog nogle "færdselsregler", du skal overholde og nogle forholdsregler, du bør tage: Slår du noget op på Randers Kommunes væg eller kommenterer på vores opslag, kan vi se, hvem du er. Derfor skal du også vide, hvem det er, der holder øje med siden, svarer og lægger statusopdateringer ud. Siden administreres af Kommunikationsafdelingen i Randers Kommune.

Vi er glade for alle indlæg, som vi får på væggen, dog er dette ikke en platform for politiske diskussioner, men i højere grad en wall, der skal gøre det nemmere at følge med i de mange aktiviteter og tilbud fra Randers Kommune. Indlæggene skal holdes i en god tone. Indlæg der indeholder chikane, mobning, nedladende kommentarer, personfølsomme oplysninger, reference til personsager, eller links til kommercielle sider samt politisk agitation, bliver slettet.

Derudover vil det ikke blive accepteret, at et indlæg består i et link til et eksternt site/blog med indhold af ovenstående karakter.

Kommer der spørgsmål på væggen, der kræver sagsbehandling, vil vi henvise til en relevant afdeling eller fagperson i Randers Kommune. Vi laver ikke sagsbehandling via Facebook, og vi fraråder, at du opslår personlige oplysninger eller personsager på væggen. Ser vi opslag med personlige oplysninger, bliver opslaget fjernet.

Vi overvåger siden dagligt. Vi besvarer evt. spørgsmål fra borgere hurtigst muligt og senest inden for en arbejdsdag. Hvis der ikke kan skaffes svar inden for en arbejdsdag, skal borgeren have besked om dette, og at der arbejdes på at skaffe et svar. De svar, som fremskaffes, er forvaltningens svar på de(t) pågældende spørgsmål.

Henvendelser vedrørende sagsbehandling skal ske direkte til kommunen. Hvis du har spørgsmål vedrørende kommunens Facebookside, er du velkommen til at kontakte Kommunikation, som står for at vedligeholde siden. Du kan kontakte os på kommunikation@randers.dk.

Bemærk: Omtale af dine arrangementer henvises til www.detsker.dk og www.randers.dk.

Velkommen til NAVNs facebook side. NAVN er en del af Randers Kommune, som har en fælles Facebook fanwall side (link).

Med denne side vil vi (Mål for fanwall indsættes). Vi vil gøre vores bedste for at svare på eventuelle spørgsmål eller henvise dig til rette sted.

For at sikre, at her er rart at være, har vi nogle ”færdselsregler”, du skal overholde og nogle forholdsregler, du bør tage: Slår du noget op på NAVNS side eller kommenterer på vores opslag, kan vi se, hvem du er. Derfor skal du også vide, hvem det er, der holder øje med siden, svarer og lægger statusopdateringer ud.

Siden administreres af NAVN i Randers Kommune. Du finder os her: LINK til NAVNs hjemmeside/kontaktoplysninger.

Vi er glade for alle indlæg, vi får på væggen, men indlæggene skal holdes i en god tone. Indlæg, der indeholder chikane, mobning, nedladende kommentarer eller links til kommercielle sider, bliver slettet. Der må ikke foregå politisk agitation og denne vil blive fjernet.

Kommer der spørgsmål på væggen, der kræver sagsbehandling, henvises til Randers Kommune. Vi laver ikke sagsbehandling via Facebook, og vi fraråder, at du opslår personlige oplysninger eller personsager på væggen. Ser vi opslag med personlige oplysninger, bliver opslaget fjernet.

Generelle retningslinjer for medarbejdere, der indgår i håndtering af kommunens officielle kanaler

• Du skal altid svare "under dække af" en side eller en profil, sådan at din egen personlige profil/identitet ikke er spil. Du må gerne skrive "med venlig hilsen NAVN/Randers Kommune". Undtaget er hvis du selv er ambassadør for kommunen. Så er du velkommen til at dele kommunens information eller selv skrive. Det skal i den situation tydeligt fremgå om du udtaler dig som medarbejder eller personligt.
• Du opfordres til at afgrænse din egen profil, så den ikke er synlig for andre end dine egne venner/bekendte.
• Undgå at udtrykke egne holdninger, når du svarer på kommunens vegne. • Du må aldrig afgive svar, der kan være personfølsomme eller rumme andre følsomme oplysninger.
• Du må ikke afgive myndighedssvar eller sagsbehandle på sociale medieplatforme.
• Vær opmærksom på, at din tone altid er venlig, imødekommende og nøgtern - uanset situationen.
• Genbrug så vidt muligt information, du lægger på hjemmesiden ved at dele det på sociale medieplatforme sådan, at du undgår at gøre tingene dobbelt.
• Er du i tvivl om dit svar, så kontakt din leder.

Generelle retningslinjer for ledere vedr. Facebook/Instagram/LinkedIn

• Du opfordres til at afgrænse din profil på Facebook, så den ikke er synlig for andre end dine egne venner/bekendte.
• Du bør ikke invitere medarbejdere til at være venner, da det kan lægge et unødigt pres på dine medarbejdere.
• Du må aldrig afgive svar, der kan være personfølsomme eller rumme andre følsomme oplysninger.
• Du må ikke afgive myndighedssvar eller sagsbehandle på sociale medieplatforme.
• Du skal svare kort og nøgternt og henvise til fuld information på kommunens eller anden offentlig myndigheds hjemmeside.
• Vær opmærksom på, at din tone altid er venlig og imødekommende - uanset situationen.
• Du bør så vidt muligt svare under "dække" af en væg/kommunekonto.
• Du har ansvar for at sikre, at dine medarbejdere er bekendt med retningslinjerne.
• Er du i tvivl så kontakt Kommunikationsafdelingen.