Strategi for sociale medier

Sociale medier er særligt velegnede til at komme i dialog om aktiviteter og til at kommunikere i øjenhøjde med modtageren om emner, som modtageren finder væsentlige. Sociale medier er også velegnede til at inddrage og understøtte med udvikling og demokratisering. Samtidig er sociale medier generelt blevet den platform, hvor flest borgere kan nås. Kommunen skal i sin kommunikation være i stand til at udnytte det store potentiale, sociale medier rummer og være tilstede hvor borgerne er. Samtidig rummer sociale medier en mulighed for at efterkomme Randers Kommunes digitaliseringsstrategi og gøre kommunens vision og politikker til virkelighed.

Randers Kommune er til stede på sociale medier fordi:

• Det styrker kommunens fællesskaber.
• Det styrker oplevelsen af kommunen som en kompetent, virkelysten og iderig kommune.
• Det styrker opfattelsen af Randers Kommune som et attraktivt område med vækst, udvikling, liv og oplevelser.
• Det inddrager borgerne i demokratiske processer.
• Det fremmer dialog med borgerne.
• Det kan effektivt understøtte muligheden for som borger selv at finde information og handle på den.
• Det informerer borgerne om relevante tiltag, tilbud og aktiviteter.
• Randers Kommune til stede på de til enhver tid mest relevante sociale medieplatforme. Kommunikationsafdelingen har til opgave at foretage denne vurdering løbende. Det sker ud fra kriterier om, at nedenstående mål kan opfyldes, og at de sociale medieplatforme anvendes af en stor andel af en relevant målgruppe.

Randers Kommunes sociale medieplatforme tillader ikke:

• Politisk agitation
• Sagsbehandling
• Myndighedssvar.

Mål for kommunens anvendelse af sociale medier:

• Fremme bosætning
• Øge samspil og dialog med borgere om et specifikt emne/politikområde
• Øge digital selvbetjening og brug af teknologi og digitalisering
• Styrke borgerkontakten
• Øge deltagelse og inddragelse i kommunens aktiviteter og tilbud
• Formidle kommunen som en attraktiv og dynamisk arbejdsplads
• Bidrage til konstruktiv og levende debat og dialog
• Udbrede kendskabet til kompetencer, viden og job i Randers Kommune.

Vi udvikler det lokale demokrati og styrker dermed inddragelse og fællesskab

På sociale medier kan vi gå i dialog og aktivt inddrage borgere og få input til, hvordan vi bedst udvikler fx en god hverdag på et plejehjem, grønne områder i midtbyen, legepladsen, oplevelserne osv. Randers Kommune ønsker et stærkt nærdemokrati, åbenhed og inddragelse. Vi vil udvikle det lokale demokrati sammen med borgerne og være opmærksomme på, at et "borgermøde" også kan være en dialog på sociale medier eller måske endda live streames, hvis det er et konkret emne. Via sociale medier kan nyheder synliggøres både på kommunens egne sociale medieplatforme og i lokale bygrupper eller interessefællesskaber.

Kontakt med kommunen på borgerens præmisser = god service

Rettidig information om alt fra badevandstemperatur til vejarbejde, beredskabsmeddelelser eller reminder på at bestille pas. Det letter hverdagen at være informeret på de platforme, hvor den enkelte oftest er til stede. Vi viser, at vi tager hånd om de opgaver kommunen har overfor sine borgere og erhvervsliv. Samtidig styrker vi anvendelsen af teknologi og digitalisering.

Vi formidler nyheder og inviterer til oplevelser og aktiviteter i kommunen

Vi viser, at Randers Kommune tør gå nye veje. Derfor formidler vi de konkrete historier, der viser stoltheden og identiteten i Randers. Vi formidler vores styrker, aktiviteter og tilbud om oplevelser.

Vi fremmer bosætning

Derfor promoverer vi på sociale medier de mange fine muligheder for at slå sig ned i Randers Kommune – både for erhverv og borgere. Det kobler vi med de mange muligheder for et spændende og rigt fritidsliv i naturen, kulturen og foreningslivet.

Vi fremmer en attraktiv arbejdsplads og rekruttering

Vi viser vores arbejdsplads og benytter sociale medier til at fortælle, hvad der foregår i Randers Kommune som arbejdsplads og hvordan vi arbejder med mange forskellige tiltag. Vi sætter ansigt på kommunens mange forskellige opgaver og medarbejdere, og dermed viser vi indirekte, hvad borgerens penge bruges på.

Vi benytter stærke ambassadører

En ambassadør taler godt om Randers Kommune som område eller som arbejdsplads. Vi har en række ambassadører i kommunen som helhed, som vi understøtter i at formidle oplevelser og fortællinger. Vi vil også gøre en aktiv indsats for at klæde vores medarbejdere og ledere på til at fortælle og dele de gode historier om Randers Kommune som arbejdsplads.

Vi understøtter den politiske interessevaretagelse

Uanset om det handler om broer, fordelingspolitik eller andre agendaer, som Randers Kommune ønsker at sætte, så er sociale medier i stigende grad en platform, som anvendes. Baseret på byrådets beslutninger vil Randers Kommune i stigende grad benytte relevante sociale medier til at understøtte den kommunale interessevaretagelse. Det drejer sig om understøttelse af de interessemæssige agendaer, kommunen som helhed ønsker at bidrage til eller selv vil sætte med afsæt i byrådets beslutninger.

Vi bruger de rette virkemidler på de rette platforme

Video vinder over billeder, infografikker og visuel formidling trender, de rette hashtags skal anvendes. Det sociale medielandskab forandrer sig løbende, algoritmer bliver ændret, og målgrupperne flytter sig. Vi vil bestræbe os på løbende at anvende de rette virkemidler og de rette platforme. Vurderingen ligger hos Kommunikationsafdelingen med afsæt i ovenstående mål og kriterier.

Kommunen er i dag på LinkedIn, Facebook, Instagram og X. Kommunen er til stede med afsæt i egen Facebookside/Instagramprofil/LinkedIn firmaside samt X-profil. Derudover har en række af kommunens institutioner egne sider/profiler.

På kommunens sider/profiler laves opslag ud fra, hvad der er relevant at kommunikere på givent tidspunkt og til den relevante målgruppe. Hvis borgere stiller et opklarende spørgsmål (som ikke er sagsbehandling) svarer kommunen. Der er her tale om kommunens "hjemmebane".

Erfaring og viden om sociale medier, viser dog, at der er behov for at kunne være fleksibel på valg af platforme, sådan at en kommune også kan deltage i relevante fora (der ikke drives af kommunen) på sociale medier og skabe ambassadører blandt medarbejdere. Man kan her tale om "udebanen".

Derfor kan kommunens facebookside deltage i relevante by-fællesskaber (fx en facebookgruppe for Langå, Randers eller Havndal). Disse grupper er kendetegnet ved at være et helt lokalsamfunds sociale-medie-samtale. Hvis en "samtale" lokalt foregår på et sådant forum, kan kommunen deltage via sin side. Deltagelse er med fakta, indkaldelser til borgermøder eller med anden inddragelse af et lokalsamfund for øje.

Kommunen kan ikke være til stede i en sådan gruppe, hvis den er udtryk for en (politisk) særinteresse. Det er en forudsætning, at det er via kommunens facebookside, at kommunen er til stede og ikke via enkelte medarbejdere.

Kommunen kan også dele andres opslag, hvis de er relevante og efterlever ovenstående kriterier om, at der ikke må være tale om sagsbehandling, politisk agitation eller kommercielle indslag. Det kunne fx være et opslag fra en kulturinstitution, en organisation eller en person.

Flere og flere informationssøger på Facebook og følger udvalgte instagrammere osv.

Med afsæt i relevant (anonymiseret) brugerdata kan kommunen udarbejde annoncer på sociale medier specifikt rettet mod en bestemt målgruppe i et bestemt geografisk område.

En særlig form for markedsføring er gennem influensere, som betales for at formidle et specifikt budskab til sine følgere. En influenser er som oftest en enkeltperson med en særlig interesse. Randers Kommune kan anvende influensere når det i særlig grad giver mening. Her iagttages, at influenseren ikke har særlige holdninger/giver udtryk for meninger, der ikke matcher Randers kommune på det tidspunkt, hvor en aftale indgås. En aftale skal altid været betinget af aflønning i kroner og tydelig angivelse af "betalt indhold".

Det er positivt, når medarbejdere og ledere ønsker at være ambassadører for deres arbejdsplads eller Randers kommune som geografisk område. Medarbejdere har ytringsfrihed og der henvises til de generelle retningslinjer for ytringsfrihed.

Når vi kommunikerer som medarbejdere i Randers Kommune, skændes vi ikke med nogen, og vi melder os ikke ind i særlige interessefællesskaber for at identificere, hvad der debatteres her. Som privatpersoner benytter vi aldrig Randers Kommunes navnetræk, logo eller arbejdsmail. Det er altid helt frivilligt, at man som medarbejder er ambassadør.

Tone og stil

Vi er i øjenhøjde og formulerer os altid konstruktivt og med omtanke. Vi overholder god debatskik. Vi udtaler os som side med tydelig afsender - vi skriver vh xx/xxafdeling.

Dialog

Vi forlanger god tone og ingen nedsættende bemærkninger, injurier, grov slang, latrinære udtryk, racisme og sexisme.

Vi giver plads til at andre kan kommentere, vi udøver ikke censur eller redigerer andres indlæg og kommentarer.

Vi svarer på spørgsmål hurtigt.

Vi sletter indlæg der:

• Chikanerer navngivne medarbejdere
• Indeholder eller omtaler personlige oplysninger eller personsager
• Har til formål at reklamere for virksomheder eller produkter der ikke er kommunens
• Indeholder politisk agitation
• Strider mod gældende lovgivning
• Ikke er relevante for sidens formål.

Ingen sagsbehandling

Spørgsmål der kræver sagsbehandling får konstruktiv henvisning til relevant afdeling i Randers Kommune.

Vi opretter ikke grupper på sociale medier

En gruppe er et lukket interessefællesskab og når man melder sig ind, ved vi ikke hvor informationen om medlemskab vises. Dette skyldes, at Facebook ikke ønsker at underskrive en databehandleraftale. Derfor opretter Randers kommune ikke grupper på fx Facebook. Vi opretter kun sider.

En side i kommunalt regi kan være medlem af for eksempel en gruppe, som andre har oprettet, hvis der er tale om en bygruppe. Medlemskab kan ikke være af grupper som har et særligt (politisk) interessefællesskab.

Sider og profiler på sociale medier kan oprettes af Randers Kommune og af tilhørende institutioner og faglige områder. Det er leders ansvar, at sider og profiler oprettes i overensstemmelse med gældende retningslinjer, ligesom en side eller profil ikke må "ligge død hen". Her er det væsentligt at iagttage, at en social medie profil/side ikke kan erstatte kommunikation via hjemmeside og kræver en indsats som skal stå mål med udbyttet. Ved oprettelse af sider og profiler kontaktes kommunens kommunikationsafdeling for at sikre overblik over det samlede antal sider samt at få den rette sparring på indhold og valg af socialt medie. Se særskilte retningslinjer for de sociale medietyper, som Randers Kommune anvender (Bilag 1).