Sprog

"Nærværende skrivelse sker under henvisning til Deres anmodning af 13.6.2006, hvori de beder kommunen tage under overvejelse at iværksætte hjælpeforanstaltninger, som for indeværende foranlediger opstart af indskrænkninger i bemyndigelsen i forhold til ..."

Teksten er håbløs og hører ikke hjemme i nutidens kommunale sprog. Ikke desto mindre findes der mange eksempler på tilsvarende svære tekster fra den kommunale verden. Med sproget, hvad enten det er mundtligt eller skriftligt, udsender vi nogle signaler.

Sproget skal afspejle, at Randers Kommune ønsker at behandle alle med respekt, ligeværd og tillid i skrift og i tale.

Det er afsenderens/vores ansvar, at modtageren forstår, hvad vi siger og mener. Ret tale og skriftsprog ind efter den målgruppe, du henvender dig til.

• Kom til sagen – tal og skriv uden omsvøb.
• Vær hellere konkret end abstrakt.
• Vær varsom med fremmedord og fagsprog.
• Vær personlig i skrift og i tale.

Modtageren vurderer dit brev ud fra tre ting:

• Læseværdighed – er det interessant, det der står? Kommer det mig ved?
• Læselighed – hvordan ser det ud? Kan det læses? Er det gnidret? For lille skrift?
• Læsbarhed – Er det til at forstå? Er det fyldt med svære ord, fagsprog, floskler?

Når det gælder læseværdigheden, skal budskabet naturligvis komme målgruppen ved. Det skal fremgå klart, hvad budskabet er.

Gå lige til sagen. Skriv journalistisk – altså det væsentligste først. Modtageren skal ikke tygge sig gennem en lang smøre for at komme frem til budskabet. Du risikerer at tabe ham undervejs.

Brug Randers Kommunes designmanual. Brug orddeling og løs højremargen. Vær meget varsom med at bruge alle de grafiske virkemidler, der findes i tekstbehandlingsprogrammerne: Understregning, fed skrift, kursiv og VERSALER (STORE BOGSTAVER) midt i en tekst får ofte en anden virkning, end den du ønsker.

Det er vanskeligt at læse og trætter øjnene, så hold igen med disse virkemidler. Der skal også være luft om teksterne. Det gør dem nemmere at læse og virker mindre trættende.

Del derfor teksten op – og brug gerne underrubrikker – afsnitsoverskrifter.

Skriv i øjenhøjde. Sæt dig i modtagerens sted. Prøv at tænke på, hvordan du gerne selv vil tiltales eller skrives til. Vær bevidst om, hvilken målgruppe, du skriver til: børn, unge, voksne, ældre, kolleger, eksperter osv.

Vær personlig og venlig. Det er også muligt at give et venligt afslag.

Det er dig, der skriver og taler. Vis at der er en person bag forvaltningen/afdelingen, institutionen. Fortæl, hvem der har truffet en afgørelse, hvis ikke det er dig selv.

Lix står for læsbarhedsindeks. Det er en matematisk metode, der bruges til at måle, hvor svær en tekst er at læse. Den kan bruges som en rettesnor, men er ikke velegnet i faglige tekster, litteratur og private breve.

Den måler især, om der er mange, lange ord i en tekst, og om sætningerne er lange. Der er også to faktorer, der kan gøre en tekst vanskelig at læse. Lange ord er defineret som ord på syv bogstaver eller flere. Nu er ikke alle ord på syv bogstaver eller flere nødvendigvis svære. Omvendt findes der også svære ord på under syv bogstaver. Så lix-testen har sine begrænsninger.

Vil du bruge lix-testen har nogle tekstbehandlingsprogrammer den funktion indbygget, ellers kan du finde formlen på nettet. Tekster med:

• Lix indtil 24 er meget lette.
• Lix mellem 25 og 34 lette.
• Lix mellem 35-44 er middel.
• Lix mellem 45-54 er svære.
• Lix over 55 er meget svære.

Skriv i korte sætninger. Brug hellere et punktum end et komma. Korte sætninger gør teksten overskuelig. Undgå så vidt muligt lange og svære ord, uden at det behøver at blive poppet eller smart. Vær hellere konkret end abstrakt både i skrift og tale. Kald en skovl for en skovl og en spade for en spade og pak ikke budskaberne ind i overflødig udenomssnak eller henvisninger.

Ligesom inden for andre brancher har det offentlige/kommunen også sit eget fagsprog og dårlige sprogvaner. Vi skal passe på med at bruge både fagsprog/fremmedord og dårlige sprogvaner i vores kommunikation. Her nogle eksempler på gode og dårlige ord:

• Angående - Om
• Anvende - Bruge
• Bibeholde - Beholde
• Dersom - Hvis
• Er pligtig til - Skal
• Erlægge - Betale
• Finde sted - Ske
• For nuværende - Nu
• For så vidt - Hvis
• Foranledige - Sørge for
• Forefindes - Er
• Foretage - Lave, gøre
• Forinden - Før
• Herefter - Så
• Herom - Om det, om dette
• Hjælpeforanstaltninger - Hjælp
• Hvorvidt - Om
• Indebærer - Betyder
• Indeværende - Dette, denne
• Indtræffe - Ske
• Nugældende - Gældende
• Omforandre - Lave om
• Opstart - Start
• Pågældende - Han/hun
• Rekvirere - Bestille, få
• Samtlige - Alle
• Skrivelse - Brev
• Såfremt - Hvis
• Således - Så, sådan, altså
• Således at - Så
• Tage stilling til - Afgøre
• Tilstille - Sende
• Tilstrækkelig - Nok
• Udarbejde - Lave
• Udrede - Betale, forklare
• Undertegnede - Jeg, vi
• Vedblivende - Stadig
• Vedkommende - Han, hun, de
• Vedrørende - Om
• Videreformidles - Siges, skrives

En af uvanerne inden for det offentlige er ”klisterordene” – altså de ord, vi lige klistrer lidt ekstra på, måske for at gøre dem lidt finere.

Klisterordene

• Forinden - Inden
• Forespørge - Spørge
• Henligge - Ligge
• Inden for - I
• Afholde - Holde
• Henkaste - Kaste
• Henstille - Stille
• Hengå - Gå
• Forblive - Blive
• Fremsende - Sende
• Påbegynde - Begynde

Det lyder fint, og de kaldes også for sætningsord, men vi skal helst undgå dem. Det er dem, der kommer frem, når vi forsøger at lave et udsagnsord om til et navneord. De optræder tit med endelserne: else og ing.

Du skriver måske:

• "Vi vil gennemføre en undersøgelse". Skriv i stedet: "Vi vil undersøge".
• "Under henvisning til ...". Skriv i stedet: "Vi henvender os til dig".
• "Vi vil foretage en justering af dine dagpenge". Hellere: "Vi vil justere dine dagpenge".

Især inden for det offentlige er vi slemme til at sætte ord sammen i håb om at danne en hel sætning. Disse ord er svære at læse. Hvad mener du for eksempel om? Koordinationsudvalgsmedlem, brugerrepræsentanter, praktikpladsfordelingsmodel.

Hold øje med dem og del dem i stedet op: Medlem af koordinationsudvalget, repræsentanter for brugerne, model til fordeling af praktikpladser.

Forkortelser er jo egentlig for nemheds skyld. Alligevel skal vi passe på med dem. Brug kun de almindeligt kendte: f.eks., osv. og ikke: Jf., if., a c.

Så er du i tvivl, om forkortelsen er kendt af din målgruppe, så skriv ordet fuldt ud.

Gør dit sprog levende og let ved at bruge nutid og aktive udsagnsord: "Jeg takker for dit brev og gør dig opmærksom på, at du skal søge om hjælp inden ...". Undgå passiv: "Idet der henvises til ..." eller "der skal ansøges om hjælp inden ...".

Så hold øje med s i slutningen af ordene. Hvis det er et udsagnsord, så fjern s'et og brug i stedet for det udsagnsord, du får.

Brug dagligsprog i stedet for fagsprog. Dagligsproget bruger vi alle, mens fagsproget er noget vi har fælles med fagfæller, og det forstås ikke helt af alle andre. Dagligsproget er: Enkelt, let, levende, personligt inspireret, rigt på billeder, konkret og dynamisk. Fagsproget er: Indviklet, stift, anonymt, sagligt, passivt, tungt, abstrakt fattigt på billeder.

Det er ikke så let endda, selv om de fleste har stiftet bekendtskab med reglen om egennavne i skolen, ligesom de fleste ved, at begyndelsesbogstavet skal med stort efter punktum.

Hovedreglen er, at der efter spørgsmålstegn, kolon og udråbstegn, startes der med stort bogstav. Når der er en hovedregel, er der også undtagelser, som du kan læse om i retskrivningsordbøgerne.

Det gælder stadig, at egennavne skrives med stort: Randers Byråd, Undervisningsministeriet, Fårup Skole, Kastrup Lufthavn. Derimod er: byrådet, ministeriet, lufthavnen og mange andre med lille.

Andre egennavne, hvor vi heller ikke så tit kommer i tvivl, er f.eks. Gud, Fanden, Europa, Danmark, Per Sørensen, Bente Pedersen, Nordjylland, Berlingske Tidende, Hendes Majestæt Dronningen m.fl. Derimod er gudskelov, fandens også (hvis det ellers er udtryk, vi bruger på arbejde) med lille, mens der er valgfrihed mellem stort og lille ved f.eks. nordjyllandsrejse/Nordjyllandsrejse, europatanken/Europatanken m.fl.

Nej, hvem har sagt, at det skal være let at vælge mellem stort eller lille bogstav. I vores egen verden optræder mange egennavne. De er ofte det, der kaldes "egennavne i snævrere kredse". Det betyder, at de for nogle optræder som egennavne, mens de for andre (oftest langt de fleste) er fællesnavne. Det gælder f.eks. forvaltningen, ministeriet, tilsynsrådet, direktoratet, socialforvaltningen, nævnet, afdelingen og mange, mange flere. De kan skrives med stort, f.eks. kan man skrive Teknisk Forvaltning og Socialforvaltningen, men anbefalingen fra Dansk Sprognævn er for denne type egennavne, at de skrives med lille begyndelsesbogstav, altså: teknisk forvaltning, socialforvaltningen, børn og unge forvaltningen osv. Vi holder os til Dansk Sprognævns anbefaling.

Af den beskedne gennemgang af, om det skal med stort eller lille, ses det, at reglerne og undtagelserne er mange, så det kan anbefales at tjekke retskrivningsordbøgerne eller "Skal det med stort eller lille" af Gunnar Nissen.

Det er ved at være mange år siden, det var almindeligt at bruge tiltale formen De. I dag er langt de fleste dus – både i tale og skrift.

Faktisk er tiltaleformen De med til at lægge afstand til den, du henvender dig til. Der findes dog stadig mennesker, der gerne vil tiltales med et De, så stik fingeren i jorden. Hvis du selv bliver tiltalt med et De – mundtligt eller skriftligt – kan du bruge De. Ellers er hovedreglen, at vi er dus.