Kontakt til pressen

Pressen kaldes af og til den fjerde statsmagt, og det er rigtigt, at pressen ofte er med til at bestemme, hvad der skal debatteres og har indflydelse på politiske beslutninger. Pressen er en væsentlig faktor i samspillet mellem kommunen, dens medarbejdere og politikerne på den ene side og borgerne på den anden side. Borgernes information om kommunale forhold stammer oftest fra medierne og tit fra de lokale medier. Derfor danner mange sig også en mening om kommunale forhold ud fra det, medierne siger og skriver – uanset om mediernes budskaber er rigtige eller forkerte.

Det er derfor væsentligt at betragte pressen som en medspiller frem for en modspiller. Via medierne har vi muligheden for at fortælle alle de gode historier fra den kommunale verden. Vi har muligheden for at komme i kontakt med borgerne og bringe nyheder fra den kommunale verden og informere om serviceydelser samt ikke mindst komme i dialog med borgere og brugere. Ikke mindst det sidste er væsentligt, fordi det hjælper os til at blive endnu bedre til at løse opgaverne.

Vi lægger vægt på størst mulig åbenhed både i forhold til borgerne og medierne, men det er ikke ensbetydende med, at vi blot skal vente på, at pressen kontakter os. Som medarbejdere skal vi bruge både vores kompetencer og erfaringer til selv at tage initiativer til at kommunikere og informere om emner, vi mener, borgerne har brug for at vide noget om. Rundt om i kommunens mange afdelinger og institutioner er der dagligt mange gode historier, som interesserer en større kreds end medarbejderne. Historierne venter bare på at blive fortalt. Som medarbejder i kommunen har du også et medansvar for, at de gode ideer og historier fortælles.

Og ja, du må sige noget. Grundlovens § 77 om ytringsfriheden gælder også for kommunalt ansatte. Tavshedspligten gælder kun faktiske oplysninger af fortrolig karakter, og den kan ikke undertrykke den grundlovssikrede ret til at komme med meningstilkendegivelser eller videregive faktiske oplysninger, der ikke er fortrolige i forvaltningslovens forstand. Når du udtaler dig som medarbejder, forventer vi, det sker med respekt for de politiske og ledelsesmæssigt trufne beslutninger.

For at klæde dig på til pressekontakt, er det væsentligt, at du ved noget om pressens arbejdsbetingelser, og hvad medierne sædvanligvis betragter som en ”god historie”. De fleste aviser udkommer hver dag og de elektroniske medier flere gange i døgnet. Medierne arbejder derfor under tidspres og med hurtige deadlines. Journalisterne har travlt og kan ikke bruge en bemærkning som ”ring i morgen eller en anden dag”, hvis de ringer dig op. Derfor handler det om på rimelig vis at hjælpe journalisten med at få de oplysninger, kommentarer, han har brug for til sin artikel eller sit indslag. Nu kan det også være, at det er dig, der kontakter pressen, og det kan gøres ved enten at udsende en pressemeddelelse, indkalde til et pressemøde eller kontakte bestemte journalister på ét eller flere medier.

Før du selv kontakter pressen er der vigtigt at vide, hvad medierne anser for en god historie. Pressen bruger oftest følgende kriterier for en histories nyhedsværdi: Sensation: det uventede, det usædvanlige (mand spiser løve) Identifikation: personificering, (det kunne være mig) Væsentlighed: betydning for læsernes liv (kommer det os ved) Konflikt: person- eller interessestridigheder Aktualitet: det sker nu og her, eller optager læserne i øjeblikket Ud over disse kriterier, har det også betydning, hvad mediets foretrukne stofområde er, ligesom det også er væsentligt, om mediet kan have historien for sig selv – en solonyhed.

Vælger du at kontakte pressen gennem en pressemeddelelse, skal du have de ovennævnte kriterier i baghovedet. Når du skriver pressemeddelelsen, er det vigtigt, at du starter med det væsentlige og ikke skriver pressemeddelelsen som en rapport, hvor budskabet kommer som en konklusion til sidst.

Som nævnt er journalister travle mennesker, og hvis ikke budskabet bliver præsenteret fra start – og gerne i en fangende overskrift – risikerer du, at din pressemeddelelse drukner i mængden.

Er du i stand til at skære din pressemeddelelse til, så den er lige til at bringe i avisen eller blive citeret fra i de elektroniske medier, letter du også journalistens arbejde. Og så må den ikke være for lang, som hovedregel højst en A-4 side.

Skriv i et let forståeligt sprog, undgå forkortelser, vær saglig og skriv, navne, telefonnumre, e-mailadresser på personer, hvor journalisten eventuelt kan få flere oplysninger.

Det er også en god idé at vedlægge/vedhæfte fotos og eventuelle rapporter og bilag, der understøtter pressemeddelelsen. På Broen kan du under Kommunikation finde skabeloner og vejledning til udarbejdelse af pressemeddelelse.

Journalister er ikke vilde med pressemøder, så der skal altså en meget god grund eller en meget god, usædvanlig historie til for at indkalde til pressemøde. Pressemøder kan sjældent arrangeres, så de passer fint med de forskellige mediers deadlines. En anden væsentlig grund til, at journalister ikke er vilde med pressemøder er, at det sjældent giver dem mulighed for at få en solohistorie. Du skal derfor nøje overveje, om det er umagen værd at holde pressemøde.

Gør du det, er der nogle spilleregler:

• Indkald i god tid – gerne en lille uges tid før.
• Hav noget skriftligt materiale med til pressemødet, f.eks. en trykt udgave af en tale, hvis en sådan holdes på pressemødet, eller en færdig pressemeddelelse med facts osv. om det, der er indkaldt til pressemøde om. Det kan også være, at der er rapporter eller andet materiale, der skal udleveres på mødet.
• Hold pressemødet et sted, hvor det er godt at tage billeder – tænk på TV, og er det muligt så tænk i det hele taget i billedmuligheder i forbindelse med pressemøder.
• Sørg for at alle kan høre, hvad der bliver sagt. Måske skal der være mikrofoner og højttalere.
• Sørg for lidt forplejning – kaffe/te, vand, frugt el.lign.
• Afsæt tid, så journalisterne efterfølgende kan interviewe enkeltpersoner.

Pressemeddelelsen er ikke en garanti for, at dit budskab kommer i medierne. Et alternativ til pressemeddelelsen er at kontakte en journalist og gerne én, der arbejder med det stofområde, der omfatter det, du vil informere om. Det giver også journalisten mulighed for at få en solonyhed, hvilket de fleste journalister/medier sætter pris på.

Hvis du vælger at kontakte en journalist, så vær ordentlig forberedt, hav dit budskab tænkt igennem, vær forberedt på, at journalisten vil stille spørgsmål, måske endda nogle, du ikke lige havde regnet med.

Pressen har en naturlig interesse i at beskæftige sig med kommunale forhold og de services, kommunen leverer og den myndighedsudøvelse, kommunen foretager. Der er ingen grund til at gå i panik, når og hvis pressen kontakter dig, men det er godt at være forberedt, så her er nogle gode råd:

Du kan som hovedregel gå ud fra, at så snart du taler med journalisten, er du på. Du kan altså regne med, at han/hun vil gengive det, du siger. Det kan også være, at journalisten har tændt en båndoptager, måske endda uden at fortælle dig det.

Find ud af, hvilke oplysninger, informationer, journalisten ønsker. Vær aldrig afvisende selv om det måske ikke er dit sagsområde. Vis i stedet vej i systemet, så journalisten får fat i den rette medarbejder. Hvis du er i tvivl om, hvad du skal svare journalisten, er det en god idé at bede om tid til at undersøge tingene lidt nærmere og sige, at du ringer tilbage – og så skal du naturligvis gøre det.

Som tidligere nævnt gælder Grundlovens § 77 også offentligt ansatte. Du kan derfor også udtale dig om faktuelle ting og sager. Du kan komme ud for, at du i konkrete situationer er underlagt tavshedspligt. I de situationer er det en god idé at forklare, hvorfor du ikke kan udtale dig. Når du udtaler dig som medarbejder, har vi en forventning om, at du er loyal over for den konkrete sag og din arbejdsplads.

Orienter din nærmeste leder, når du har udtalt dig til pressen.

Skal du have hjælp til pressekontakt, at skrive en pressemeddelelse, arrangere et pressemøde eller andre ting i forbindelse med pressen, kan Kommunikationsafdelingen hjælpe dig.