App-strategi for Randers Kommune

Omkring halvdelen af danskerne har en smartphone. Dermed er danskerne foran både Japan og USA. De nye mobile muligheder er anledning til, at mobilen i dag er langt mere end at ringe og skrive sms’er. 40 procent af den tid, danskerne bruger på smartphones går til webbrowsing, e-mails, apps m.v. I 2011 kom 6,2 procent af besøgene på kommunens hjemmeside fra enten iOS eller Android operativsystemer. I 2012 er det pr. oktober steget til 15,6 procent. Tilgangen til kommunens hjemmeside fra mobile platforme er altså kraftigt stigende.

Det er generelt meget vanskeligt, at finde konkrete tal på app-udviklingen, både i Danmark og på verdensplan, men den generelle tendens lægger op til, at 2013 bliver året, hvor mobilenheder overhaler pc’en som den foretrukne måde at tilgå websites, og dermed vil apps – applikationer – vinde frem som kommunikationsplatform. Det gælder både såkaldte webapps og egentlige apps. Derfor er det væsentligt at have en klart defineret strategi og proces for udviklingen deraf. Ellers risikeres det, at app’en aldrig bliver downloadet. Det er vilkårene for op mod 9 ud af 10 apps.

Med apps er det muligt at tilbyde digitale services på tværs af hele organisationen og på respektive indsatsområder. Apps er langt mere end blot it, markedsføring og gimmicks – det

kan være et af omdrejningspunkterne for virksomheder og organisationers fremtidige kommunikation både internt og eksternt. Den mobile revolution er derfor ikke længere noget, man kan skimte ude i horisonten. Den er nu og her, og brugerne er for længst blevet mobile. Det er ikke længere et spørgsmål ”om eller hvornår” – men hvordan. Derfor har Randers Kommune nærværende app-strategi.

Randers Kommunes digitaliseringsstrategi har blandt andet til formål at øge anvendelsen af digitale løsninger, hvilket skal forbedre og effektivisere kommunens samspil med borgere og virksomheder og samtidig udvikle kommunens ydelser. Strategien skal sikre, at Randers Kommune med højest mulig tilgængelighed informerer og kommunikerer med borgere og virksomheder via digitale medier. Gennem bevidst at forholde sig til borgernes behov, fastholdes fokus på brugervenlighed og formidling, hvilket skal gøres ved at benytte de kanaler, som virker bedst for brugerne. Derfor skal der satses på formidling gennem andet end tekst, og gerne via nye og anderledes medier. App-udvikling lægger sig derfor i klar forlængelse af Randers Kommunes nuværende digitaliseringsstrategi.

Der opstilles nedenfor et forslag til en strategi for, hvordan Randers Kommune kan anvende apps som kommunikationsplatform, med det mål blandt andet at informere, involvere og motivere borgerne i Randers Kommune.

Randers Kommune kan anvende apps til, at:

• skabe synlighed om aktiviteter og tilbud i Randers kommune
• formidle kommunens tiltag
• bringe oplysninger, budskaber, oplevelser mv. tæt på borgerne, og gøre disse endnu mere let tilgængelige
• ved at brugerne har en app til at ligge på sin telefon, bliver personen ofte mindet om den, hvilket kan være en styrke i forhold til anden form for markedsføring, som kun opleves ganske få gange
• mulighed for større inddragelse af borgerne i forskellige tiltag og aktiviteter.

Der er mulighed for at kommunikere i en anden tone på apps, og dermed fremstå som partner snarere end myndighed, hvilket i nogle situationer kan være en fordel.

• Øge deltagelse og involvering i kommunens aktiviteter og tilbud
• Målrette kommunikationen til en ny digital kanal, der rammer de målgrupper, som anvender mobile platforme
• Bidrage til Randers Kommunes brand som en digital by/smart city
• Møde borgernes forventninger om, at flere og flere informationer, aktiviteter mv. kan findes via en app
• Gøre Randers Kommune nærværende og lettilgængelig.

Randers Kommunes platforme skal hænge sammen på tværs, hvilket derfor skal afspejle vores valg af kommunikationskanaler samt udviklingen deraf. Udover at der skal være sammenhæng mellem organisations nuværende kanaler og de forskellige apps, skal der derudover være en sammenhæng mellem de forskellige apps. Ved at de forskellige apps kan samles i en fælles vifte, opnår organisationen en større samhørighed, hvilket er fordelagtigt i forbindelse med for eksempel markedsføring samt genkendelighed hos brugerne. Udfordringen vil være, at skabe apps som samtidig står stærkt alene.

Brugen af apps vil udvide den nuværende vifte af kommunikationsplatforme, og erstatter ikke eksisterende platforme. Arbejdsopgaverne kan variere meget i omfang, alt fra få opgaver centreret på bestemte tidspunkter af året, til daglig overvågning og vedligeholdelse.

Apps som en strategisk del af kommunikationen, taler det for kompetenceopbygning samt økonomi. Til gengæld er der mulighed for at spare mange midler ved at håndtere visse opgaver internt i organisationen. Det kan være idéudvikling, grafisk layout, vedligeholdelse mv.

Brugernes forventninger til apps er tårnhøje, og der er ikke længere plads til fejltagelser i app-udvikling. Brugerne kan hurtigt se forskel på en god og en dårlig app, og deres tålmodighed omkring fejl og om app’en lever op til forventningerne er under 30 sekunder. 60 procent forlader med det samme siden, mens 40 procent af samme gruppe går til en konkurrerende side, som tilbyder en bedre mobil oplevelse.

I udvælgelsen af operativsystem bør man undersøge via hvilken platform man når bedst ud til målgruppen. Er det via iOS eller Android? Eller begge dele? Der kan være stor forskel på prisen for udelukkende at udvikle til én platform i stedet for begge. Derfor bør man undersøge målgruppens medievaner og præferencer indenfor mobil teknologi, for dermed at kunne udvælge den rette platform. I bilag 1 ses en beskrivelse af brugen af mobilenheder fordelt på alder og køn.

Det er ikke længere muligt at konkurrere på en app i sig selv. Det handler i højere grad om de funktioner og tjenester, som app’en tilbyder. Det er derfor vigtigt, at forholde sig til hvorfor målgruppen skal downloade netop den app og samtidig sikre at det er den rette kommunikationskanal til det givne formål, og ikke kan gøres ligeså godt eller bedre via et andet medie. Vil app’en for eksempel udelukkende fungere som en slags opslags-app, kan samme effekt muligvis opnås via en hjemmeside, en Facebookside eller lignende. Hvorimod skal man kunne bruge mediet ofte og i en her-og-nu situation, kan en app være langt mere nyttig.

For at en app kommer ud til brugerne og ned i telefonen, er den rette markedsføring essentiel. Derfor er det vigtigt, at denne tilrettelægges således, at den rammer målgruppen bedst muligt hvilket der skal afsættes midler til i budgettet.

På baggrund af både formål, målsætninger og opmærksomhedspunkter foreslås følgende retningslinjer for udvikling og anvendelse af apps i Randers Kommune.

Idégodkendelse

Kommunikationsafdelingen bør godkende idéer, ansvarsfordeling, færdig app mv.

Udviklingsproces

For at sikre den ønskede sammenhæng i kommunens samlede kommunikation og kvaliteten af den færdige app, skal udviklingen foregå i samarbejde med Kommunikation og ud fra procesvejledningen for app-udvikling.

Budget

Det overordnede budget, samt hvorfra midlerne skal komme til app-udviklingen, drøftes ud fra hvert enkelt projekt.

Design og genkendelighed

Som udgangspunkt skal app-designet lægge sig op ad Randers Kommunes gældende designmanual. Dette er vigtigt for at vedholde den ønskede sammenhæng og genkendelighed i kommunens samlede kommunikation. Se designmanual for Randers Kommune.

Brugervenlighed

Det er vigtigt at skabe en app som alle finder brugervenlig, hvilket dog kan være en udfordring, da apps fra Randers Kommune som udgangspunkt vil have en bred målgruppe og dermed involvere brugere med forskellige evner og forventninger indenfor mobilteknologi. Kodeord for dette vil være; brugervenlig, enkel og overskuelig.

Kvalitetssikring

Randers Kommune ønsker at skabe apps af høj kvalitet, da kvaliteten deraf vil afspejle kommunens samlede kvalitetsniveau. Derfor skal udviklingen til hver en tid ske med afsæt i denne app-strategi og den dertilhørende procesvejledning samt i samråd med Kommunikation.

Afsender

Afsenderen vil altid være Randers Kommune, og dette skal fremgå i app’en. Er app’en udviklet på opfordring af for eksempel Sundhedscenteret, kan dette ligeledes fremgå deri.

Pris og indtjeningsmuligheder

Apps fra Randers Kommune skal til hver en tid være gratis for borgere og andre at downloade. Indtjening kan derfor udelukkende ske ved sponsorbidrag, ekstramidler fra eksterne aktører og lign. og disse skal alene bruges til udviklingen og vedligeholdelse af den/de pågældende apps.

Konkurrenceparameter

Det skal være tydeligt, hvorfor det er en god idé at udvikle en app. Hvad er det der skal få målgruppen til at downloade app’en? Og hvad vil app’ens konkurrenceparametre være i forhold til lignende apps?

Rette kanal

App-udvikling kan være omkostningstungt, og det er derfor vigtigt at overveje om samme ønskede effekt kan opnås via andre og mindre omkostningstunge kanaler.

Markedsføring

Markedsføring af app’en er en nødvendighed, og skal udvikles i samråd med Kommunikation. Ofte kan det løses med et forholdsvis begrænset budget, men midler til markedsføring skal indregnes i budgettet.

Vedligeholdelse

Kræver en app løbende vedligeholdelse, er det vigtigt at disse arbejdsopgaver kan placeres hos en medarbejder, som har de nødvendige ressourcer indenfor området.