Vigtigt under mødet
Mødedisciplin, ordstyrer, dagsorden, udnyt teknikken m.m.
Der er mange ting at være opmærksomme på under et videomøde. Her kan du få gode råd og inspiration til at afholde et vellykket videomøde.
Som mødedeltager bør du gøre dig klar til mødet nogle minutter før start, så du kan tjekke at teknikken virker.
Videomøder stiller også større krav til deltagernes bidrag. Et videomøde fungerer bedst, når alle deltagere bidrager. Det er vigtigt, at man koncentrerer sig om mødet og ikke laver andre ting samtidig.
Det er vigtigt, at man holder talerækken. Man kan ikke tale i munden på hinanden i løbet af et videomøde.
Hvis man er fem personer eller færre i mødet, kan man med fordel markere ved at række hånden op. Ellers kan man anvende chatfunktionen som ordstyrer, så man skriver sig ind her, når man ønsker at sige noget.
I videomøder er det endnu vigtigere end normalt at holde fast i dagsordenen og sørge for en tydelig opsamling på punkterne.
Vær opmærksom på både at tale til deltagerne i rummet og til kameraet.
Undgå klirrende kaffekopper og lignende lyde.
Mikrofonen er følsom for alle slags lyde, og det bliver hurtigt forstyrrende elementer for de andre mødedeltagere. Sluk derfor din egen mikrofon, når du ikke bidrager med input til mødet.
Undgå at smalltalke for meget undervejs og sørg for, at du taler højt og tydeligt, så det også kan høres gennem mikrofonen, og ingen føler sig afkoblet.
Vores interpersonelle signaler er vigtige. Det er svært at føre en samtale med nogen, man ikke kan se.
Placér dig så vidt muligt, så man kan se dit hoved, din overkrop og dine arme, så de andre mødedeltagere kan se dit ansigtsudtryk og dit kropssprog.
Vi kan ikke aflæse kropssprog, mimik, humør og adfærd i samme grad ved videomøder, som vi kan ved fysiske møder. Det verbale fylder derfor mere i videomøder. Vær så tydelig som muligt med din mimik, så du er sikker på, at andre opfatter de signaler, du gerne vil sende non-verbalt.
De virtuelle møderum har flere forskellige funktioner, der kan bidrage nyttigt til mødet. For eksempel kan man anvende skærmdeling, så man sikrer, at alle kigger på det samme dokument. Man kan også dele en PowerPoint for at understøtte et oplæg eller oprette et virtuelt Whiteboard, som man kan bruge til en åben brainstorm for alle deltagere.
Som hovedregel bør virtuelle møder aldrig vare mere end en time, da de færreste kan holde koncentrationen i længere tid.
Hvis der er behov for længere møder, er det en fordel at indlægge pauser.