Retningslinjer for virtuelle møder i Randers Kommune

Med begrebet 'virtuelle møder' henvises til muligheden for at afholde møder digitalt via videoopkald, således at mødedeltagerne kan se og lytte til hinanden, uden fysisk at være sammen.

Med 'virtuelle kommunikationsværktøjer' menes således løsninger som muliggør digital mødeafholdelse gennem videoopkald.

Randers Kommune bruger som udgangspunkt Skype for Business eller Teams til virtuelle møder.

Skype for Business og Teams er som de eneste virtuelle kommunikationsværktøj sikkerhedsgodkendt til generel mødeafholdelse med interne og eksterne samarbejdspartnere samt borgere. Skype for Business og Teams må således eksempelvis bruges til fortrolige samtaler med borgere, ligesom det også er muligt at gennemføre undervisnings- og vejledningsforløb med borgere via begge løsninger. Næste afsnit beskriver tre forudsætninger, som skal være opfyldt, for at møder må afholdes med borgere.

1. Mødet skal arrangeres af en medarbejder fra Randers Kommune

Virtuelle møder er kun sikre, når det er en medarbejder fra Randers Kommune der inviterer til mødet, og ikke den anden vej – at medarbejderen deltager i et møde opsat af borgeren. Årsagen til dette er, at der sker kryptering af de data som transmitteres når mødet afholdes.

Vær desuden opmærksom på, at borgere efter endt samtale vil have den specifikke medarbejder i sin kontaktliste, og derfor let kan forsøge at lave et opkald til medarbejderen. I et sådant tilfælde er det vigtigt, at medarbejderen ikke tager imod opkaldet, men i stedet afviser og ringer op fra sin egen bruger, således at opkaldet foregår sikkert.

Da der altid er risiko for tekniske vanskeligheder for såvel medarbejder som borger, anbefales det at der arbejdes med en ”Plan B”. Hvis lyd eller video ikke går igennem, og mødet således ikke kan gennemføres fyldestgørende, anbefales det således, at ”Plan B” tages i brug – dette kunne være ved eksempelvis at gennemføre mødet gennem telefonopkald.

2. Der skal ske identifikation af borgeren før personhenførbare oplysninger deles

Jævnfør Databeskyttelsesforordningen skal der ske en forudgående identifikation af borgere, når personoplysninger skal deles. En metode til at sikre dette, er at borgere inviteres til virtuelle møder gennem Digital Post. Linket til Skype for Business eller Teams-mødet skal således sendes heri. Det kan også være tilstrækkeligt at borgeren identificerer sig i starten af den virtuelle samtale ved at vise eksempelvis pas eller kørekort, eller ved at medarbejderen på anden vis sikrer sig, at borgeren er den, som vedkommende udgiver sig for at være.

3. Der må ikke deles dokumenter med personfølsomt indhold via Skype for Business eller Teams

Skype for Business og Teams er ikke godkendt til sikker filoverførsel. Benyt i stedet et fagsystem, Digital Post eller lignende.

Når man som medarbejder inviteres til et virtuelt møde af en samarbejdspartner – eksempelvis en anden kommune, KL eller lignende – må man selvfølgelig gerne deltage, selvom mødet afvikles via eksempelvis Zoom.

Man skal blot være opmærksom på, at møder som afholdes af en ekstern samarbejdspartner ikke nødvendigvis sker gennem en sikker platform. Dette fordi mødet ikke går igennem Randers Kommunes server. Dette betyder, at deling af personoplysninger ikke må ske på møder arrangeret af eksterne samarbejdspartnere.

Randers Kommune bruger som udgangspunkt Skype for Business eller Teams til virtuelle møder.

Der er dog en række undtagelser som gælder for specifikke afdelinger som har truffet strategiske beslutninger om at benytte andre løsninger. Læs hvilke i dokumentet "Overblik over virtuelle kommunikationsværktøjer". Overblikket vedligeholdes af IT & Digitalisering.