Sådan skriver du en pressemeddelelse

Mange medarbejdere i Randers Kommune arbejder med spændende projekter, som fortjener offentlig omtale. Andre medarbejdere har et mere konkret behov for at få informeret offentligheden om noget. Men hvordan trænger man igennem ”muren” hos medierne?

Nedenfor finder du en række gode råd, som kan være en hjælp og inspiration til dig, når du skal skrive en pressemeddelelse. Derudover kan du også finde gode råd og vejledning i Randers Kommunes kommunikationspolitik.

Overskrift (rubrik)

Overskriften skal være kort og gøre læseren interesseret i at læse videre.

Eks.:

”Arbejdet på Mariagervej trækker ud”.

Underrubrik

Underrubrikken skal være en kort uddybning af overskriften. Skriv – som tommelfingerregel – højst to sætninger her.

Eks.:

”I forbindelse med det omfattende vejarbejde på Mariagervej er arbejdet stødt på en lang række uforudsete forhindringer. Det betyder, at vejen vil være lukket ca. en måned længere end forventet.”

Brødtekst

Her skriver du selve historien, nyheden, budskabet. HUSK: altid det vigtigste først. Det vigtigste i en given historie vil ofte være det, der direkte berører læseren/ændrer læserens hverdag. Brug også gerne underrubrikker til at dele teksten ind i afsnit.

Eks.:

”Mariagervej har i længere tid været under kraftig forvandling, og i perioder har det været nødvendigt at lukke dele af vejen helt for trafik. Nu står det klart at vejen først bliver åbnet for trafik midt i november.

Uforudsete forhindringer

I øjeblikket er vejen lukket for trafik mellem boulevarderne og Fabersvej. Ifølge den oprindelige tidsplan, skulle vejen igen have været farbar den 12. oktober, men på grund af en række uforudsete forhindringer under vejen vurderer Randers Kommune, at arbejdet vil vare ca. en måned længere.

”Vi tror på, at vejen kan åbnes igen d. 12. november,” siger ingeniør Thomas Langballe fra Vej og Trafik i Randers Kommune og fortsætter:

”Forsinkelsen er meget beklagelig, men Mariagervej gemte på flere hemmeligheder, end nogen kunne forudse”.

Virvar af elkabler

Når entreprenøren arbejder sig igennem Mariagervej, skal han blandt andet være opmærksom på over 40 forskellige kabler, der skal flyttes, afkortes eller forlænges.

”Også andre generende og helt uventede elementer er dukket op. F.eks. en spildevandsbrønd og to sæt udtjente fjernvarmeledninger”, forklarer Thomas Langballe og fortsætter:

”Vi håber, at vi med disse overraskelser har overstået de værste forhindringer på denne del af strækningen”.

Kontaktoplysninger

Her skrives navn, stilling og kontaktoplysninger på den/de personer, der udtaler sig i teksten. Vær opmærksom på, at man skal kunne få fat i de pågældende personer i tiden umiddelbart efter at pressemeddelelsen er udsendt.

1. Hvad er historien?

Inden du begynder at skrive, er det vigtigt, at du overvejer helt præcist, hvad du vil fortælle. Ofte gør man den fejl at skrive alt for meget. Gør din historie kort og præcis ved at stille dig selv følgende spørgsmål:

• Hvad er nyheden?
• Hvordan vil det her påvirke borgerne/ændre borgernes hverdag?
• Hvorfor gør Randers Kommune dette?

Hold dig i det store hele til at besvare disse spørgsmål. På den måde fokuserer du din pressemeddelelse og gør budskabet mere klart for modtageren.

2. Vinkling

Når du har historien nogenlunde klar, skal du prøve at vinkle den. Vinklingen hjælper dig med at holde historien ”på sporet”, så du ikke får en masse unødvendige oplysninger med. Samtidig gør vinklingen din historie mere læsevenlig.

For at vinkle din pressemeddelelse kan du f.eks. fortælle din historie efter følgende skabelon: Randers Kommune indfører/gør/begynder nu ... Det betyder, at ... F.eks.: ”Som en af de første kommuner i landet flytter Randers Kommune nu to af sine medarbejdere til Regionshospitalet Randers. Formålet er at give plejekrævende patienter et bedre og mere sammenhængende forløb omkring udskrivelsen fra hospitalet.”

3. Det vigtigste først

Når du har overvejet din historie og vinklet den, så ved du også, hvad der er det vigtigste i historien. Skriv altid det vigtigste først i pressemeddelelsen og derefter supplerende oplysninger om baggrunden (hvem der har besluttet det, og hvornår det træder i kraft osv.).

4. Skriv godt og kort

Når du skriver, bør du undgå at bruge fagudtryk. Tænk dig om. Ord, som er helt almindelige for dig, kan være volapyk for andre.

Du bør også undgå alt for lange sætninger. En god tommelfingerregel er, at hvis en sætning fylder mere end to linjer på en A4-side, så er den for lang.

Den samlede tekst bør heller ikke være for lang. En god pressemeddelelse fylder ca. en halv A4-side.

5. Overskrift

Mange tror fejlagtigt, at overskriften skal være dækkende for tekstens indhold. Det er ikke rigtigt. Overskriftens har kun ét formål: Den skal vække læserens interesse, så vedkommende læser videre. En god og fængende overskrift kan også være medvirkende til, at en journalist vælger at viderebringe din pressemeddelelse i sit medie. Vær derfor omhyggelig med at skrive en god overskrift.

6. Kontaktoplysninger

Uanset hvor grundig du er, så kan modtageren sagtens have spørgsmål til det, du har skrevet. Slut derfor altid pressemeddelelsen af med at skrive, hvem man kan kontakte for at få yderligere oplysninger. Skriv gerne et mobilnummer, så journalisten også efter kl. 15:30 kan få fat i nogen.

7. Få hjælp

Når din pressemeddelelse er færdig, så bed en kollega om at læse den igennem. En gennemlæsning med helt friske øjne afslører ofte mangler eller fejl. Lad nu teksten ligge til dagen efter – og læs den så igennem igen selv. Stil dig selv spørgsmålene:

• Fik jeg det hele med?
• Er der nogen overflødige oplysninger?
• Kan man forstå budskabet uden forhåndskendskab til sagen?
• Kan jeg forbedre formuleringer, ordvalg og overskrift?

8. Hjælp på nettet

På nettet findes en række hjemmesider, der kan være en hjælp, når man skriver. Her gør vi opmærksom på nogle af dem (uden ansvar):

• omatskrive.dk
• dsn.dk (Dansk Sprognævn)

Når du har skrevet en pressemeddelelse, er det vigtigt, at du overvejer, hvor langt den skal ud. Det er som regel kun lokale medier eller fagblade og magasiner inden for et bestemt område, pressemeddelelsen er relevant for. Hvis du er i tvivl om, hvem du skal sende din pressemeddelelse til, er du velkommen til at kontakte kommunikationsafdelingen.

I Randers Kommune udsender vi pressemeddelelser via systemet "VOCAST". Det betyder, at alle pressemeddelelser bliver forsynet med byvåben og får et genkendeligt layout. Systemet giver overblik over en lang række medier i Danmark (aviser, fagblad, magasiner, elektroniske medier mv.) og mulighed for efterfølgende at se, hvilke medier der har læst pressemeddelelsen. Det er kommunikationsafdelingen, der har mulighed for at sende pressemeddelelser ud med systemet.

Ofte er det også virkningsfuldt at sende en pressemeddelelse som en mail til udvalgte journalister. Mangler du mailadresser, er kommunikationsafdelingen gerne behjælpelig.

Inden du sender din pressemeddelelse ud, så sørg altid for at have relevante bilag eller evt. billeder klar til at vedhæfte pressemeddelelsen. Overvej også om din pressemeddelelse skal lægges på randers.dk og måske også på Broen.

Send din pressemeddelelse ud, så den matcher medierne.

Møder man på arbejde mellem 08:00 og 16:00, er det typisk, at en pressemeddelelse er klar til udsendelse ved middagstid, men det er et rigtig skidt tidspunkt. Vil du have medierne til at læse pressemeddelelsen, skal du ramme dem enten før redaktionsmøderne eller som led i forberedelse til dagen efter.

Radio, tv og onlinemedier er tidligt oppe. De åbner flest pressemeddelelser mellem kl. 04:00 og 06:00 om morgenen. De trykte medier, landsdækkende dagblade, regionale dagblade og fagblade går i gang kl. 06:00 og læser flest pressemeddelelser mellem kl. 07:00 og 10:00. Omkring kl. 19:00-20:00 læser de igen, for da forbereder de sig til dagen efter.

Nyhedsbureauerne er mest interesserede mellem kl. 06:00 og 08:00 om morgenen.